За тези от вас, които мразят да искат от хората да отделят от времето си, писането на имейл за насрочване на среща може да изглежда като влизане в лъвска пещера, независимо дали става въпрос за лична или виртуална среща.
Но с правилния подход и подходящите думи можете да сте сигурни, че молбата ви за среща ще бъде приета сериозно и ще успее да премине дори през препълнената пощенска кутия.
Предлагаме ви пълно ръководство за писане на имейли за насрочване на срещи в 7 лесни стъпки.
Съвет: преди да изпратите имейли с искания за срещи за планиране до списък (особено при изпращане на студени имейли), трябва да сте сигурни, че ги изпращате на правилните хора. Ето защо предлагаме валидиране на имейли първо с Bouncer.
#1 Пишете убедителни редове на темите
Добрата тема трябва да бъде креативна и ангажираща, като същевременно подсказва за какво става дума в имейла с искане за среща.
Например, ако се обръщате към някого с покана за бизнес среща, помислете за нещо от рода на “ Нека обсъдим това на кафе.“ Ако имате нужда от по-завладяваща тема, опитайте това: “ Готови ли сте да се свържете лично?„. Поканата за среща по имейл може да бъде предизвикателство, но най-ефективните имейли с искане за среща показват, че всичко започва с темата.
Кратките, сладки и точни теми винаги са най-подходящи за предаване на съобщението. Добавете не повече от 9 думи и 60 знака за най-добро отваряне и отговор. Така че, каквото и да решите да използвате, напишете ясна и кратка тема, която насърчава читателите да отворят имейла ви и, надяваме се, незабавно адресира тяхната болка.
#2 Използвайте подходящ поздрав според ситуацията
Важно е да запомните, че когато пишете имейл с искане за среща, стилът ви трябва да съответства на ситуацията. Насрочването на срещи чрез имейл задава тона на действителната среща.
Ако пишете на колега, това е вътрешна комуникация. Можете да я поддържате лека с игрив, хумористичен и непринуден тон. За разлика от това, ако изпращате имейл за среща или запитвания до клиенти или хора от официална бизнес среда, използвайте език, който показва уважение и професионализъм – направете съобщението си официално и пропуснете разговорния тон.
Ето какъв е съветът: Ако не познавате получателя лично, опитайте се да разберете повече за него. В днешно време почти всички са в LinkedIn, така че са необходими само секунди, за да ги потърсите и да създадете по-ефективни имейли с искане за среща.
Установете кои са те и каква е точната им длъжност. Проверете два пъти името на компанията, за да не допуснете правописни грешки – това е от решаващо значение, когато използвате шаблони за имейли с искания за срещи.
Поздравяването на някого по име ще ви помогне да създадете по-лична връзка от самото начало. Избягвайте заглавия като sили Г-жана всяка цена.
#3 Посочете какво искате и не заобикаляйте темата
Подходящото уводно изречение обикновено е основният проблем при писането на имейли с искания за срещи. След това не искате да губите времето на читателя. Преминете направо към същността и посочете за какво пишете. Обяснете с няколко изречения защо се обръщате към вас и каква е вашата молба за среща.
Избягвайте да отклонявате вниманието на получателя – преминете направо към подробностите за срещата. Уточнете темата на срещата (можете дори да включите дневен ред на срещата, за да знае получателят колко време да отдели). Например: „Пиша ви, за да поискам среща с вас във вторник, 7 май, в 10:00 ч., за да обсъдим предстоящата маркетингова кампания. Ето дневния ред на срещата:…“.
Не забравяйте също така да посочите какъв вид среща възнамерявате да проведете – бърз чат или истинска онлайн среща.
#4 Обяснете стойността, която получателят ще получи
В повечето случаи хората, които определят срещите, се грижат повече за осъществяването им. Ето защо трябва да насърчите получателя и да му обясните защо трябва да отдели време от деня си, за да се срещне с вас.
Помислете за ползата, която биха имали, ако се съгласят да се срещнат – какво биха могли да научат? Кои предстоящи предизвикателства можете да помогнете да бъдат решени и да ги включите в дневния ред на срещата?
Например, можете да предложите:
- A Безплатно демонстрация на ценен инструмент
- помощ при решаването на проблем за това лице (например, увеличаване на ефективността на платените реклами).
- среда за сътрудничество и споделяне на идеи.
- мозъчна атака за намиране на решение
Подчертаването на тези ползи и очакваното постигане на целта в имейла с искане за среща ще ги мотивира да дадат приоритет на планираната среща по имейл.
Също така е важно да не пропускате логистични подробности за срещата. Кой ще присъства? Колко време трябва да продължи срещата? Предоставянето на тази информация предварително им дава цялата информация, от която се нуждаят, за да определят дали си струва да участват в кратката дискусия.
#5 Предлагане на няколко часа за срещи
Когато планирате среща, предложете повече от едно време за среща в имейла с искане за среща. Това не само дава възможност и на двамата да намерите време за среща, което да отговаря на вашите възможности, но също така показва вашата гъвкавост и че уважавате скъпите предпочитания на колегата си.
Ето един примерен имейл, който може да предизвика положителен отговор:
Вземете предвид и местното време. Ако планирате среща с човек от друга част на земното кълбо, уверете се, че той познава часовите зони, в които се уговаря среща.
Информацията за часовите зони е важна част от писането на имейли с искания за срещи. Ако не можете да разберете, че насрочвате важна среща в 4 ч. сутринта, как тогава можете да разрешите тяхната болка? Планирайте срещите за удобство на всички.
#6 Поискайте отговор, за да потвърдите срещата
Уточнете предварително дали имате нужда от отговор на имейла с искане за среща или не (“ Ще се радвам да ми отговорите на този въпрос„) и когато ви е необходима. Не бъдете прекалено настойчиви и взискателни. Вместо това проявявайте уважение и признателност към времето на другия.
Искането за изпращане на потвърждение също така ви дава възможност да проверите повторно датата, подходящия час, графика на срещата и други подробности, както и да потвърдите резервацията на конферентната зала (което е от съществено значение за официалната среща).
Ето какъв е съветът: Можете също така да автоматизирате процеса и да изпратите заявка от календара с имейл с покана за среща. Налични са различни инструменти, които можете да използвате за тази цел. Много от тях, като например Календарът на Google, имат вградена тази функция. Тя помага да се спести време и да се улесни планирането на офлайн и онлайн срещи за всички участници.
#7 Проследяване, ако е необходимо, със следващ имейл за насрочване на среща
Случвало ли ви се е да изпратите имейл, за да поканите някого да се срещнете, само за да чуете радиомълчание през следващите няколко седмици? Макар че това не е точно професионална комуникация, вашите получатели вероятно получават всякакви имейли с молби за срещи и може би са твърде заети, за да отговорят на първоначалния ви имейл.
Невинаги е лесно да получите отговор на професионални имейли. За да сте сигурни, че няма забавяне при организирането на бърза среща и че всички страни са в течение, най-добре е да проследите с напомняне.
Ефективността на последващия имейл не може да бъде надценена – процентът на отговорите може да бъде дори до 40% по-висок, отколкото при първоначалния имейл с искане за среща. .
Използвайте инструменти за проследяване на имейли, за да разберете дали съобщението ви е било прочетено и дали не са предприети действия. Това е особено полезно за хора, които изпращат дълги вериги от имейли с искания за срещи и им е трудно да проследяват всичките си разговори за насрочване на срещи.
Добра новина – ако поемете инициативата да изпратите последващ имейл, вашата заявка за среща няма да се изгуби в безредието. Можете да повторите ключовите детайли, да изпратите подробен дневен ред или да определите идеалното време, което е подходящо за получателя.
Ако искате да научите повече за това как да пишете бизнес имейли, вижте това: Ръководство за B2B маркетингови имейли – какво работи и какво не .
#8 Добавяне на връзка към инструмент за планиране по ваш избор
Намирането на подходящо време за среща може да се окаже доста трудна задача. Потенциалните ви клиенти имат различни графици от вас и когато поискате среща по имейл, трябва да им дадете възможност за избор.
Съществуват различни инструменти, които могат да помогнат на имейлите ви с искания за студени срещи да станат още по-добри. Например, Calendly.
Можете да използвате този инструмент, за да предложите на потенциалните си клиенти всички свободни часове за индивидуална среща. Те получават достъп до вашия онлайн календар и могат да изберат времето, което е подходящо и за тях, което увеличава шансовете ви за положителен отговор и успешна среща.
Приложения като Calendly се свързват с други популярни инструменти за срещи, като Google Meet и Zoom, така че ще получавате известия на имейл адреса си за всяка нова резервирана среща.
Шаблон за имейл с искане за бизнес среща
Независимо дали пишете перфектно електронно писмо с искане за среща, за да се срещнете с колеги, потенциален клиент или бизнес партньори, можете да използвате тези готови шаблони за електронна поща за своето предложение за среща.
Пс. Чувствайте се свободни да адаптирате тези образци на имейли с искания за срещи към вашите нужди и към видовете искания за срещи, които искате да изпратите.
Шаблон на имейл за среща 1
Тема на имейла: Да поговорим
Уважаеми [име] ,
Обръщам се към вас, за да поискам среща с вас относно [тема] в удобно за вас време.
Свободен съм на [дата] в [време] или [дата] в [време] . Мога да създам среща чрез [приложение] . Уведомете ме, ако някоя от тези дати е подходяща за вас.
Надявам се скоро да се чуем с вас!
С уважение,
[вашето име]
Шаблон за имейл 2
Тема на имейла: Сътрудничество // заявка за среща
Уважаеми [име] ,
Както обсъдихме по-рано, много се интересувам да проуча възможността за сътрудничество. Вярвам, че комбинирането на нашите силни страни и ресурси ще бъде от полза и за двете страни.
Ето дневния ред, който бях предвидил за нашата среща:
- Преглед на плановете за партньорство
- Обсъждане на потенциалните възможности и предизвикателства
- Определяне на следващите стъпки
Моля, уведомете ме, ако това [дата] A [време] работи за вас. Надявам се скоро да се свържем с вас.
Най-доброто,
[вашето име]
Шаблон за имейл 3
Тема на имейла: Да поговорим за бизнес
Здравейте [име] ,
Както знаете, нашите компании работят заедно от известно време и смятам, че е важно да поддържаме отворени линиите за комуникация и да проучваме начините, по които можем да засилим партньорството си.
Имам няколко вълнуващи идеи, които бих искал да споделя с вас, и смятам, че лична среща би била най-добрият начин да ги обсъдим по-подробно.
Бих искал да предложа дата на срещата [дата] в [време] , [местоположение/връзка към срещата] . Ако тази дата не е удобна за вас, моля, уведомете ме за няколко други дати, които биха били подходящи за вас.
С най-добри пожелания,
[ вашето име]
Шаблон за имейл 4
Линия на темата: Да се свържем за среща
Здравейте [име] ,
Сигурна съм, че сте зает, но се надявам да намерим време да разговаряме в близко бъдеще. Би било чудесно да се свържем и да обсъдим [тема на срещата] .
Бихте ли били на разположение за онлайн или лична среща? Моля, уведомете ме кое е най-подходящо за вас и ще уточним подробностите оттук нататък.
Най-доброто,
[вашето име]
Шаблон за имейл 5
Линия на темата: Да изпием по едно кафе ☕
Уважаеми [име],
Надявам се всичко да е наред. От доста време се каня да се свържа с вас, скъпи колеги, и смятам, че това ще е чудесна възможност да го направя. Мислех да се срещнем на кафе, за да обсъдим плановете си за бъдещето и как можем да укрепим партньорството си.
Дата: [дата]
Време: [време]
Място: [местоположение]
Би ли било подходящо за вашия график? Очакваме скоро да се свържем с вас.
Всичко най-добро,
[вашето име]
Идва Bouncer
Bouncer помага да се подобри възможността за доставяне на имейли, като проверява валидността на всеки адрес, намалява броя на отказите и поддържа репутацията на изпращача. Нашият инструмент за пестене на време повишава ефективността на кампаниите чрез автоматизиране на процеса на проверка, като гарантира, че вашите предложения за срещи достигат до действително заинтересовани страни. В резултат на това можете да се съсредоточите върху изготвянето на перфектното предложение за потенциалните участници.
Готови сте за работа
Само няколко кликвания ви делят от изпращането на имейл с искане за среща. Не забравяйте да проверите два пъти всички детайли и да поставите кратко описание на срещата, независимо дали планирате екипна среща или изпращате официална заявка за среща.
Ако следвате всички стъпки, описани в тази статия, поканите ви за срещи ще бъдат изключително професионални. В края на краищата, струва си да започнете с висока нота, дори преди да започне самата среща. Ако първоначалното ви послание е написано добре, то вдъхва увереност в бъдещите сътрудничества.
Често задавани въпроси
Как да напишете имейл, за да насрочите среща с шефа си?
Всички съвети по-горе са валидни и дори можете да промените някои от изброените по-горе образци на имейли, когато пишете имейл с искане за среща. Въпреки това може би е по-добре да помолите шефа си за среща чрез приложение за съобщения или лично, отколкото чрез имейл, тъй като той може да се изгуби в пощенската му кутия.
Как учтиво да поискам среща?
Използвайте фрази като „Мога ли да ви помоля за услуга“, „Бихте ли ми направили услуга“, „Мога ли да ви безпокоя за секунда“ и други подобни в имейлите си с молби за среща. Непринудената покана за среща няма да проработи, ако се свързвате с важни заинтересовани страни. Този тип имейли могат да бъдат възприети като мърляви, затова поддържайте стила на комуникация
Колко искания за срещи е добре да бъдат изпратени?
Това зависи от връзка с лицето, преди да насрочите среща. Въпреки това трябва да сведете исканията си за срещи по имейл до най-много няколко. Когато изпращате студени имейли, по-малкото е по-добре. По-добре е да изпратите една перфектна имейл молба, отколкото шепа средни такива.