Sådan når du nul i indbakken på 7 effektive måder

Hvad er e-mail overbelastning?

Alle, der har en e-mailadresse, ved, hvor stressende det er at se sine e-mails hobe sig op, ulæste, ubesvarede og ufortrødne. 

Gratis at bruge billede fra Pexels

Overbelastning af e-mails er præcis, hvad det lyder som: manglende evne til at holde styr på dine arbejds- eller private e-mails - og ofte begge dele.

Du får for mange e-mails, og du har ikke tid nok til at svare. Det kan påvirke din personlige præstation og effektiviteten i din virksomhed.

Svaret på dette er at ramme inbox zero - ikke nødvendigvis at have en tom indbakke, men at have nul ulæste e-mails, en håndterbar kommunikationsbyrde og en meget mere organiseret indbakke.

Sådan genkender du e-mailoverbelastning

At genkende tegnene på overload af e-mails er det første skridt på vejen til at nå "inbox zero". Så her er nogle ting, du skal holde øje med:

Kommunikerer dit team effektivt?

Jeff har sendt Sally tre vigtige opfølgningsmails om deres sidste møde, men Sallys ulæste mails ligger i hundredvis.

Spændingerne på arbejdspladsen bliver større og større. Sally tager flere og flere rygepauser. Projektstyring er ude af sporet. Og Jeff stadig ikke ved, hvilken skrifttype han skal bruge i den seneste marketingkampagne.

Lyder det bekendt?

Overbelastning af e-mails kan hæmme kommunikationen på arbejdspladsen. Hvis informationerne ikke spredes effektivt, risikerer du forsinkelser, at du ikke ved, hvad der foregår. hvordan man styrer projekter effektivt, forvirring blandt dine holdkammerater, og vigtige detaljer, der falder igennem sprækkerne.

Mister du vigtige meddelelser eller går du glip af dem?

En overfyldt indbakke hæmmer ikke bare kommunikationen generelt, men giver også risiko for, at man overser noget. Uønskede e-mails vil skjule de e-mails, du virkelig har brug for at læse.

Nye e-mails skubber gamle e-mails ned ad listen i din e-mailklient. Når listen er lang nok, kommer du så nogensinde til at læse de gamle e-mails? Hvad nu, hvis de er vigtige? Hvad hvis de indeholder den ene oplysning, du har spildt timer på at lede efter?

Det er for let at overse, slette eller blive blind for nålen i høstakken, selv om du har en separat mappe til dine vigtigste e-mails.

Er din eksterne kommunikation i undertal?

Hvis dine kunder konstant venter dage eller uger på et svar fra dig, eller hvis du modtager klager over din manglende kundeservice, lider du måske af e-mail-overbelastning på grund af en enorm mængde e-mails.

At sænke din AHT (gennemsnitlig behandlingstid) er afgørende for at opbygge en god forretning med gentagne tjenester.

Overbelastning af e-mail risikerer at få dine værdsatte kunder og klienter til at gå fra dig.

Tjekker du e-mails efter arbejde?

En god balance mellem arbejde og privatliv er afgørende for os alle, selv om de fleste af os ikke har en strategi for tidsstyring på plads.

At tage hjem for tvangsmæssigt at tjekke din indbakke, besvare e-mails og opfølgning på møder er det modsatte af en god balance mellem arbejde og privatliv.

Hvis du ikke kan afslutte alt det ovenstående i arbejdstiden og bruger en stor del af din fritid på at forsøge at indhente det, har du helt sikkert overbelastning af e-mail.

Der er nogle ret alarmerende statistikker, der viser, at en dårlig balance mellem arbejdsliv og privatliv kan påvirke helbred, relationer og produktivitet.

Billedet stammer fra fra ergonomictrends.com

Dette fører os til virkningen af e-mailoverbelastning på din virksomhed

Både mennesker og virksomheder er systemer, og overbelastede systemer fører til nedbrydning, negativ ydeevne og i sidste ende til fejl.

Uanset om du er en virksomhed, der tilbyder tjenester til verifikation af e-mail eller en individuel freelancer, der skriver kode til et websted, kan du blive ramt af e-mailoverbelastning.

Konsekvenser for de ansatte

Vi talte om vigtigheden af en god balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Overbelastning af e-mails er selvfølgelig ikke hele historien, men det er en medvirkende faktor til stress i en medarbejders privatliv.

Du bruger timer om dagen på at forsøge at få styr på kommunikationen; du afbryder konstant vigtige projekter for at besvare forespørgsler; du scroller gennem din indbakke i din frokostpause; du svarer kolleger i sengen; du bekymrer dig bare over, at dine ulæste e-mails hober sig op, vel vidende at du er nødt til at tage dig af dem på et tidspunkt.

Det kan ødelægge den personlige produktivitet og føre til udbrændthed.

Virkninger for virksomhederne

Det er indlysende, at stressede og udbrændte medarbejdere har en negativ indvirkning på din virksomhed som helhed.

Utilfredse medarbejdere pynter på deres CV'er; hvis din virksomheds mål er at fastholde medarbejderne, skal du forstå virkningen af e-mailoverbelastning på din virksomhed.

E-mails trækker opmærksomheden væk fra arbejdet. De bryder fokus, og fokus kan være svært at omdirigere tilbage til vigtige opgaver. Hvis dine medarbejdere bruger dele af deres arbejdsplaner at komme igennem deres indbakker, arbejder de ikke effektivt.

Det kan have en skadelig indvirkning på din virksomhed. Du kan miste forretningsmuligheder ved at tage for lang tid om at svare potentielle kunder. Du kan sætte tidsfrister tilbage ved at miste vigtige oplysninger. Du kan devaluere din omhyggeligt udformet e-mail-kampagne ved at gå i stå med at indhente e-mail.

Intet af dette fremmer produktiviteten, hverken for den enkelte eller for din virksomhed.

Så hvordan opnår man "inbox zero"?

Vi har præciseret, at nul indbakker ikke nødvendigvis betyder nul e-mails. punktum. Inbox zero er en overskuelig indbakke, og her er nogle gennemprøvede teknikker til at opnå det i dit digitale liv.

Kommunikere på anden vis

E-mails er overvurderede, vil nogle produktivitetseksperter sige.

Okay, det er ikke sandt. E-mail er et mirakel af moderne teknologi, som har revolutioneret vores måde at kommunikere på.

Men de har en tid og et sted, og det er ikke hele tiden og overalt. Især salgsfremmende e-mails vi får hver dag.

Instant messaging

Ved at sende en e-mail anerkender du allerede, at din forespørgsel ikke behøver et øjeblikkeligt svar. Øjeblikkelige beskeder er som e-mails, men hurtigere, og de giver mulighed for at chatte frem og tilbage, når det passer den enkelte person.

En måde at nå "inbox zero" på og undgå junkmail er at sende en Slack-besked i stedet. Det er et af de nemmeste tips til e-mailhåndtering, hvis du vil undgå at tjekke din mail flere gange om dagen.

Telefonopkald

Hvis du har brug for et hurtigt svar på noget eller har brug for at tale om noget, taleopkald er stadig et af de bedste kommunikationsværktøjer. Det er endda værd at bruge en fastnettelefonitjeneste som er pålidelig og kan fungere når som helst, uden internet eller under en strømafbrydelse.

En måde at holde sin indbakke ren på er at tage telefonen i ny og næ.

Ansigt til ansigt

Nogle ting har stadig gavn af interaktion ansigt til ansigt. At kaste rundt med ideer med et team eller diskutere vigtige oplysninger i længden kan fungere bedre med personlige møder eller videoopkald. Det er bedst at slippe af med unødvendige e-mails og unødvendige e-mailnotifikationer lige fra starten.

Og selvom disse møder ikke er mulige for alle (f.eks. fjernarbejdere), er de en god måde at få lidt fokustid med dit team.

Kommunikere effektivt

Bliver du bombarderet med opfølgende e-mails efter et møde?

Hvis det er tilfældet, er dine møder måske ikke så produktive, som de kunne være, og du kan tage et par enkle skridt for at rette op på det - uden at blive en produktivitetsguru.

Planlæg møderne omhyggeligt for at besvare så mange spørgsmål som muligt, og afsæt tid i slutningen til opfølgende spørgsmål, opsummeringer og vigtige diskussioner.

Og når du skriver dine opfølgningsmails, skal du sørge for, at de er høj kvalitetDe skal være letlæselige og indeholde de nødvendige oplysninger, så de ikke ender som junkmails, der ikke bliver læst.

Fastsæt forventninger til svartider

Hindringer for rettidig kommunikation kan skyldes f.eks. problemets kompleksitet eller virksomheder, der opererer i forskellige tidszoner.

Ud over at bruge forskellige kanaler kan realistiske forventninger til svar hjælpe både medarbejdere og kunder med at slappe af, da de ved, hvornår deres e-mailbeskeder vil blive besvaret.

Du kan indstille virksomhedens e-mail-politik, herunder at alle e-mails vil blive bekræftet inden for 24 timer. På den måde mindsker du folks bekymring over at blive ignoreret og deres trang til at tjekke deres indbakke hele dagen. Modtageren af e-mailen kan derefter vurdere, hvor lang tid det vil tage at løse forespørgslen, og fastsætte en realistisk tidsramme for et ordentligt svar.

Afsenderen er sikret ved den hurtige løsning af første kontakt, og modtageren har givet sig selv tilstrækkelig tid til at behandle problemet ordentligt.

Afsæt tid til at administrere din indbakke

Konstant overvågning af din indbakke kan øge presset og stjæle din opmærksomhed fra andre opgaver. En rodet indbakke kan få dig til at sortere beskeder i timevis hver uge.

Sæt tid af i løbet af dagen til at tjekke din e-mail, især hvis du modtager en stor mængde e-mails.

Dette vil være forskelligt alt efter person og branche, men ved at planlægge faste tidspunkter til at administrere indbakken kan du hjælpe dig med at være mere organiseret og mindre distraheret.

Prøv først om morgenen, lige før frokost og sidst på dagen. Eller måske er du bedre til at bruge flere timer i træk på at behandle e-mails og resten af dagen på andre ting.

Uanset hvad din tidsplan er, vil det give dig mulighed for at fokusere på én ting ad gangen og sortere i e-mail-lister uden problemer.

Opret e-mail-mapper

E-mapper kan være et overset værktøj i dit arsenal, men de er et fantastisk system til arkivering af oplysninger.

Brug mapper til at organisere dine e-mails i kategorier eller prioritetsniveauer. Når du har læst noget, så find ud af, hvor det skal hen, og læg det på sin plads. Du kan f.eks. bruge e-mailfiltre og sortere salgsfremmende e-mails i én mappe og vigtige e-mails i handlingsmapper, der kræver øjeblikkelig handling.

Du kan endda gå videre og få din organisation til at separate e-mail-konti til arbejde, personlige ting, tilmeldinger osv.

Brug automatisering

Det er en god start at indstille filtre til at blokere uønsket materiale, personer eller specifikke spam-ord i emnelinjer.

Du kan også bruge automatisering af e-mail til at strømline dine indgående e-mails og udgående beskeder. Som at automatisere bekræftelsesprocessen med en simpel "vi har modtaget din e-mail...", der udløses ved en kundeforespørgsel. Eller e-mailskabeloner, der dækker et sæt ofte stillede spørgsmål.

Slet, afmeld, marker som spam

Vær skånselsløs. Tag ingen fanger i dit e-mailprogram.

Hvis der er gamle, uvæsentlige e-mails, som du aldrig kommer til at få behandlet, skal du slette dem.

Hvis der er spam, der kommer igennem dine filtre, skal du markere det.

Hvis der er en blog, som du tidligere har elsket, men som du ikke længere læser, så afmeld den fra den mailingliste.

Du forsøger at opnå inbox zero - vigtige meddelelser, som du læser, svarer på og arkiverer effektivt.

Nå indbakke nul på ingen tid

Det er muligt at arbejde mere produktivt, kommunikere mere effektivt og lade arbejdsstress være der, hvor den hører hjemme: på arbejdspladsen.

Med en grundig forårsrengøring af din indbakke og et par velafprøvede strategier til at forhindre, at overbelastningen af e-mails kommer snigende igen, kan du hurtigt nå til nul i indbakken. Det hele starter med en e-mailhåndteringsstrategi, og du kan også nemt og hurtigt gå igennem dine e-mails.