Vi bruger cookies til at give dig den bedste browseroplevelse, analysere trafikken på webstedet og styre målrettede reklamer. Når du bruger dette websted, giver du dit samtykke til vores brug af cookies. Hvis du ikke accepterer vores politik, bedes du lukke denne side

Politik om cookies

Ramte nul i indbakken: Sådan håndterer du e-mailoverbelastning i 2023

24. november 2022
7

Har du nogensinde haft søndagsangst?

Den følelse af frygt, du oplever, før arbejdsugen begynder, når du ved, at din to-do-liste er lige så lang som din arm, og at din søvn vil være kort og uregelmæssig.

Du ved, at når du sætter dig på arbejde og åbner din e-mailindbakke, skal du konfronteres med dine 808 ulæste e-mails, mens flere strømmer ind i løbet af dagen.

Du kan specialisere dig i softwareløsninger til sundhedssektoren, udvikle den nyeste teknologi eller strømline processen til styring af kundernes livscyklus - uanset hvad din virksomhed er, kan overbelastning af e-mails have en alvorlig indvirkning.

Gratis at bruge billede fra Pexels

Overbelastning af e-mails er præcis, hvad det lyder som: manglende evne til at holde styr på dine arbejds- eller private e-mails - og ofte begge dele. 

Du får for mange e-mails, og du har ikke tid nok til at svare. Det kan påvirke din personlige præstation og effektiviteten i din virksomhed.

Svaret på dette er at få en nul-indbakke - ikke nødvendigvis en tom indbakke, men ingen ulæste e-mails, en overskuelig kommunikationsbelastning og en meget mere organiseret indbakke.

Sådan genkender du e-mailoverbelastning

At genkende tegnene på overbelastning af e-mail er det første skridt på vejen til at nå nul i indbakken. Så her er nogle ting, du skal holde øje med:

Kommunikerer dit team effektivt?

Jeff har sendt Sally tre vigtige opfølgningsmails om deres sidste møde, men Sallys ulæste mails ligger i hundredvis. 

Spændingerne på arbejdspladsen bliver stadig større. Sally tager hyppigere og hyppigere rygepauser. Projektstyring er ude af sporet. Og Jeff stadig ikke ved, hvilken skrifttype han skal bruge i den seneste markedsføringskampagne. 

Lyder det bekendt?

Overbelastning af e-mail kan hæmme kommunikationen på arbejdspladsen. Hvis oplysninger ikke formidles effektivt, risikerer du forsinkelser i tidsfristerne, forvirring blandt dine kolleger og vigtige detaljer, der går tabt. 

Mister du vigtige meddelelser eller går du glip af dem? 

En overfyldt indbakke er ikke blot en hindring for kommunikationen generelt, men giver dig også risiko for at overse ting.

Nye e-mails skubber gamle e-mails ned på listen. Når listen er lang nok, vil du så nogensinde nå at få fat i de gamle e-mails? Hvad nu, hvis de er vigtige? Hvad hvis de indeholder den ene oplysning, som du har spildt timer på at lede efter?

Det er alt for nemt at overse, slette eller blive blind for nålen i høstakken.

Er din eksterne kommunikation i undertal?

Hvis dine kunder konstant venter i dage eller uger på svar fra dig, eller hvis du modtager klager over din manglende kundeservice, kan det være, at du lider af e-mailoverbelastning. 

At sænke din AHT (gennemsnitlig behandlingstid) er afgørende for at opbygge en god forretning med gentagne tjenester.

Overbelastning af e-mail risikerer at få dine værdsatte kunder og klienter til at gå fra dig.

Tjekker du e-mails efter arbejde?

En god balance mellem arbejdsliv og privatliv er afgørende for os alle. 

At gå hjem for at tjekke din indbakke, besvare e-mails og følge op på møder er det modsatte af en god balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Hvis du ikke kan afslutte alt det ovenstående i arbejdstiden og bruger en stor del af din fritid på at forsøge at indhente det, har du helt sikkert overbelastning af e-mail. 

Der er nogle ret alarmerende statistikker, der viser, at en dårlig balance mellem arbejdsliv og privatliv kan påvirke helbred, relationer og produktivitet. 

 

Billedet stammer fra fra ergonomictrends.com

Dette fører os til virkningen af e-mailoverbelastning på din virksomhed

Både mennesker og virksomheder er systemer, og overbelastede systemer fører til nedbrydning, negativ ydeevne og i sidste ende til fejl. 

Uanset om du er en virksomhed, der tilbyder tjenester til verifikation af e-mail eller en individuel freelancer, der skriver kode til et websted, kan du blive ramt af e-mailoverbelastning. 

Konsekvenser for de ansatte 

Vi talte om vigtigheden af en god balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Overbelastning af e-mail er naturligvis ikke hele historien, men det er en medvirkende faktor. 

Du bruger timer om dagen på at forsøge at få styr på kommunikationen; du afbryder konstant vigtige projekter for at besvare forespørgsler; du scroller gennem din indbakke i din frokostpause; du svarer kolleger i sengen; du bekymrer dig bare over, at dine ulæste e-mails hober sig op, vel vidende at du er nødt til at tage dig af dem på et tidspunkt.

Det kan ødelægge den personlige produktivitet og føre til udbrændthed. 

Virkninger for virksomhederne

Det er indlysende, at stressede og udbrændte medarbejdere har en negativ indvirkning på din virksomhed som helhed.

Utilfredse medarbejdere pynter på deres CV'er; hvis din virksomheds mål er at fastholde medarbejderne, skal du forstå virkningen af e-mailoverbelastning på din virksomhed. 

E-mails trækker opmærksomheden væk fra arbejdet. De afbryder fokus, og det kan være svært at omdirigere fokus tilbage til vigtige opgaver. Hvis dine medarbejdere bruger meget tid på at gennemgå deres indbakke, arbejder de ikke effektivt. 

Det kan have en skadelig indvirkning på din virksomhed. Du kan miste forretningsmuligheder ved at tage for lang tid om at svare potentielle kunder. Du kan sætte tidsfrister tilbage ved at miste vigtige oplysninger. Du kan devaluere din omhyggeligt udformet e-mail-kampagne ved at gå i stå med at indhente e-mail. 

Intet af dette fremmer produktiviteten, hverken for den enkelte eller for din virksomhed.

Hvordan opnår du så en nul indbakke?

Vi har præciseret, at nul indbakke ikke nødvendigvis er ensbetydende med nul e-mails punktum. En nul-indbakke er en håndterbar indbakke, og her er nogle gennemprøvede teknikker til at opnå det.

Billede til fri afbenyttelse fra Unsplash

Kommunikere på anden vis

E-mails er overvurderet.

Okay, det er ikke sandt. E-mail er et mirakel af moderne teknologi, som har revolutioneret vores måde at kommunikere på.

Men de har en tid og et sted, og det er ikke hele tiden og overalt

Instant messaging

Ved at sende en e-mail anerkender du allerede, at din forespørgsel ikke behøver et øjeblikkeligt svar. Øjeblikkelige beskeder er som e-mails, men hurtigere, og de giver mulighed for at chatte frem og tilbage, når det passer den enkelte person. 

Telefonopkald

Hvis du har brug for et hurtigt svar på noget eller har brug for at tale om noget, er taleopkald stadig et af de bedste kommunikationsværktøjer. 

Ansigt til ansigt

Der er stadig ting, der har godt af at blive behandlet ansigt til ansigt. Det kan være bedre at holde personlige møder eller videoopkald, hvis man skal drøfte idéer med et team eller diskutere vigtige oplysninger i detaljer. 

Kommunikere effektivt

Bliver du bombarderet med opfølgende e-mails efter et møde?

Hvis det er tilfældet, er dine møder måske ikke så produktive, som de kunne være.

Planlæg møderne omhyggeligt, så du kan besvare så mange spørgsmål som muligt, og giv tid til opfølgende spørgsmål, opsummeringer og vigtige diskussioner i slutningen af møderne. 

Og når du skriver dine opfølgningsmails, skal du sørge for, at de er høj kvalitet, læsevenlige og indeholde de nødvendige oplysninger. 

Fastsæt forventninger til svartider

Hindringer for rettidig kommunikation kan skyldes f.eks. problemets kompleksitet eller virksomheder, der opererer i forskellige tidszoner.

Ud over at bruge forskellige kanaler kan det hjælpe både medarbejdere og kunder til at slappe af, hvis du stiller realistiske forventninger til svarene.

Du kan indstille virksomhedens e-mail-politik, herunder at alle e-mails vil blive bekræftet inden for 24 timer. På den måde mindsker du folks bekymring over at blive ignoreret og deres trang til at tjekke deres indbakke hele dagen. Modtageren af e-mailen kan derefter vurdere, hvor lang tid det vil tage at løse forespørgslen, og fastsætte en realistisk tidsramme for et ordentligt svar. 

Afsenderen er sikret ved den hurtige løsning af første kontakt, og modtageren har givet sig selv tilstrækkelig tid til at behandle problemet ordentligt. 

Afsæt tid til at administrere din indbakke

Hvis du konstant overvåger din indbakke, kan det øge presset og stjæle din opmærksomhed fra andre opgaver.

Sæt tid af til at tjekke din e-mail i løbet af dagen. 

Dette vil være forskelligt alt efter person og branche, men ved at planlægge faste tidspunkter til at administrere indbakken kan du hjælpe dig med at være mere organiseret og mindre distraheret. 

Prøv først om morgenen, lige før frokost og sidst på dagen. Eller måske er du bedre til at bruge flere timer i træk på at behandle e-mails og resten af dagen på andre ting. 

Uanset hvad din tidsplan er, kan du fokusere på én ting ad gangen, hvis du har en, så du kan fokusere på én ting ad gangen. 

Opret e-mail-mapper

E-mapper kan være et overset værktøj i dit arsenal, men de er et fantastisk system til arkivering af oplysninger. 

Brug mapper til at organisere dine e-mails i kategorier eller prioritetsniveauer. Når du har læst noget, skal du finde ud af, hvor det skal hen, og lægge det på sin plads.

Du kan endda gå videre og få din organisation til at separate e-mail-konti til arbejde, personlige ting, tilmeldinger osv. 

Brug automatisering

Det er en god start at indstille filtre til at blokere uønsket materiale, personer eller specifikke spam-ord i emnelinjer.

Du kan også bruge automatisering af e-mail til at strømline dine indgående og udgående meddelelser. Som f.eks. at automatisere bekræftelsesprocessen med et simpelt "Vi har modtaget din e-mail...", der udløses ved en kundeforespørgsel. Eller e-mailskabeloner, der dækker et sæt ofte stillede spørgsmål. 

Slet, afmeld, marker som spam

Vær skånselsløs. Tag ingen fanger. 

Hvis der er gamle, uvæsentlige e-mails, som du aldrig kommer til at få behandlet, skal du slette dem.

Hvis der er spam, der kommer igennem dine filtre, skal du markere det.

Hvis der er en blog, som du tidligere har elsket, men som du ikke længere læser, så afmeld den fra den mailingliste.

Du forsøger at opnå en nul-indbakke - vigtig kommunikation, som du læser, besvarer og arkiverer effektivt. 

Nå nul indbakke på ingen tid

Det er muligt at arbejde mere produktivt, kommunikere mere effektivt og lade arbejdsstress være der, hvor den hører hjemme: på arbejdspladsen. 

Med en grundig forårsrengøring af din indbakke og et par gennemprøvede strategier til at forhindre, at e-mailoverbelastningen kommer tilbage, kan du på ingen tid nå en indbakke uden e-mail.

Linje og prikker
Linje og prikker