Hvad er e-mailbekræftelser, og hvorfor er de vigtige?

Hvad er en bekræftelsesmail?

En bekræftelsesmail er en transaktionsmail, der sendes til en kunde eller abonnent, afhængigt af deres handlinger. En bekræftelsesmail kan sendes for et hvilket som helst antal kundehandlinger, herunder tilmelding, afsendelse af en e-mail til virksomheden, afslutning af en ordre, registrering af en begivenhed eller billetbestilling.

Kunderne forventer bekræftelsesmails for nødvendige handlinger som f.eks. tilmelding og afslutning af ordrer. De kan være med til at skabe et godt førstehåndsindtryk, presse modtageren til at huske de handlinger, han/hun har foretaget, og hjælpe med at opbygge tillid. Det forventes ikke, at en virksomhed sender alle typer transaktions- eller bekræftelsesmails, men det forventes i det mindste, at den sender dem for vigtige handlinger.

Elementerne i en bekræftelsesmail

Virksomheder sender bekræftelsesmails til forskellige typer af transaktioner, så der findes ikke en enkelt skabelon til alle e-mailbekræftelsesmails. Der er dog nogle elementer, der bør indgå i alle bekræftelsesmails, og det har de:

• Et anerkendt "Fra"-navn og en fængende emnelinje.
• Et on-brand e-maildesign, der omfatter brandfarver og et logo.
• Personlig tilpasning - Hils kunden ved navn og brug hans eller hendes navn, hvor det er relevant.
• Relevante oplysninger - Dette kan omfatte ordrenummer og oversigt eller forsendelsesoplysninger som metode og adresse, afhængigt af e-mailen.
• Det næste skridt - Lad kunden vide, hvad der sker næste gang, hvad de skal gøre, eller hvad virksomheden vil gøre.
• En opfordring til handling - ideelt set én.
• Supportoplysninger - Dette giver kunderne mulighed for at komme i kontakt med virksomheden, hvis de har brug for det.
• Ekstra oplysninger - Dette er en ekstra sektion til ting som belønninger, henvisningsprogrammer, anbefalinger og andre oplysninger, som kunden kan være interesseret i.

Lad os nu se på, hvorfor det er så vigtigt at sende en bekræftelse pr. e-mail.

En bekræftelse pr. e-mail er betryggende

Forestil dig, at du har fundet et godt tilbud på noget, du har ønsket dig i lang tid. Du bestiller det og tjekker derefter din e-mail for at se, om du har fået tilbuddet, men finder ingen bekræftelsesmail. Du bliver med rette forvirret og spekulerer på, om transaktionen blev gennemført, og om du skal bestille produktet igen.

Manglen på en bekræftelsesmail kan være utroligt frustrerende og forvirrende og kan få en kunde til ikke at bestille fra din butik igen. Det er i dag så nemt at opsætte en automatisk bekræftelsesmail, da virksomheder kan bruge de forskellige værktøjer og tjenester, der findes. På grund af dette er der ingen grund til, at en virksomhed ikke kan implementere automatiserede bekræftelsesmails til alle transaktioner.

Få kontakt med abonnenterne, når du sender en bekræftelsesmail

Der er mange grunde til, at folk tilmelder sig mailinglister. Uanset årsagen forventer de, der abonnerer, værdi, respekt og bemærkelsesværdigt indhold fra din side af og til. Hvis du ikke leverer alle disse ting, kan det føre til, at dine samtaler lider under det, og at din afvisningsprocent er højere end normalt, og at antallet af åbne e-mails er lavt.

I stedet for at spamme dine abonnenter med e-mails, som de måske ikke finder nyttige, bør du sende dem nyttige e-mails, der hjælper dig med at opbygge relationer med dine kunder og abonnenter. På den måde bliver det meget nemmere at konvertere dem til betalende kunder, fordi de vil få værdi af de tilbud og kampagner, du fortæller dem om.

E-mailbekræftelser flytter kunderne på rejsen

Selv om mange virksomheder sender engangsbekræftelsesmails, betyder det ikke, at du også skal gøre det. Du kan bruge automatiserede bekræftelsesmails til at engagere dig i dine kunder, efterhånden som du får dem igennem kunderejsen.

De tre typer af bekræftelsesmails, der hjælper dig med at gøre dette, omfatter:

• Bekræftelse af betaling
• Forsendelsesbekræftelse
• Bekræftelse af levering

Disse typer e-mails giver vigtige kontaktpunkter, som kan være til gavn for virksomheden i fremtiden. De kan f.eks. være med til at øge kundernes kendskab til mærket, hvis du bruger mærkeelementer som farver, logoer og skrifttyper i e-mailen.

De kan også være et vigtigt middel til at holde dit brand i kundernes bevidsthed, så de er meget mere tilbøjelige til at tænke på din virksomhed, når de ønsker at købe andre produkter.

En bekræftelse af e-mail er fantastisk for forretningsforbindelser

E-mailbekræftelser bør ikke kun bruges til markedsføringsrelaterede aktiviteter og handlinger, da de også kan være afgørende for forretningsforbindelser. En e-mailbekræftelse er en bekræftelsesmail, som en virksomhed sender for at fortælle, at den har modtaget en e-mail fra en kunde eller en anden forretningspartner.

En bekræftelse af e-mailen er især vigtig, hvis virksomhedsejeren eller den person, som e-mailen er adresseret til, ikke kan svare på e-mailen med det samme. Det forsikrer afsenderen om, at hans kommunikation er blevet modtaget og bekræftet, og at nogen vil tage sig af den snart.

At sende en sådan e-mail viser også, at du er interesseret i de e-mails, du modtager, og at du tager alle former for kommunikation alvorligt. Husk, at folk ønsker at føle sig anerkendt, når de henvender sig. Ved at sende denne type e-mail kan du opnå dette.

Bekræftelsesmails giver yderligere muligheder for markedsføring

Bekræftelsesmails har en meget høj åbningsrate, fordi folk forventer dem og ønsker at vide, hvad de indeholder, hvad der vil ske næste gang, og hvilke yderligere skridt de skal tage, hvis der er nogen. Derfor giver de yderligere markedsføringsmuligheder for virksomheder, der kan drage fordel af dem.

Udnyt folks nysgerrighed og den høje åbningsrate til at skabe engagement ved at sælge tillægsprodukter, foreslå relaterede produkter og krydssalg.

Hvis du gør det, skal du sikre, at dine bekræftelsesmails først og fremmest er transaktionsmails og dernæst markedsføringsmails. Det betyder, at hovedparten af e-mailen skal indeholde de oplysninger om bekræftelse, som kunderne søger. Herunder kan du inkludere engagement og markedsføringsmeddelelser som f.eks:

• Spørg om feedback eller anmeldelser - Du kan spørge om købs- og checkout-processen, så du kan bruge disse oplysninger til at forbedre tingene.
• Tilbud om rabat - Dette kan hjælpe dig med at øge salget, da folk er mere tilbøjelige til at blive gentagne kunder, hvis de ved, at de får en god rabat ved deres næste køb.
• Links til dine sociale medier, andre profiler eller websteder, så kunderne ved, hvordan de kan komme i kontakt med dig og få mere kontakt med dig, hvis de ønsker det.

Typer af bekræftelsesmails

Nu hvor du ved, hvad bekræftelsesmails er, og hvad de er vigtige for, hvilke typer bekræftelsesmails kan du så sende?

E-handel Bekræftelsesmails

Dette er måske den mest almindelige type e-mailbekræftelse. Denne kategori omfatter andre typer af e-mailbekræftelser, f.eks:

• E-mails med ordrebekræftelse - Sendes, når kunden har gennemført kasseprocessen.
• Forsendelsesbekræftelse - Sendes, når produktet eller pakken er afsendt.
• Leveringsbekræftelse - Sendes efter en vellykket levering af produkter eller pakker.
• Downloadbekræftelse - Nogle gange har kunden brug for at downloade sit køb, f.eks. en bog, en billet eller et gavekort.

Bekræftelse af registrering

Som navnet antyder, sender virksomheder denne type oplysninger, når en kunde har tilmeldt sig en tjeneste eller abonneret på et nyhedsbrev via e-mail.

E-mails med bekræftelse af afbestilling hører også under denne kategori. Ligesom virksomheder forsøger så vidt muligt at gøre det nemmere for folk at tilmelde sig deres lister eller registrere sig til en tjeneste, bør de også gøre det nemt for dem at afmelde sig eller annullere deres tilmelding. Denne e-mail er det, der kommer, efter at de har gjort en af de to ting.

E-mailen med bekræftelse af annulleringen er typisk den sidste chance virksomheden har for at vinde kunden tilbage eller finde ud af, hvad der skete, så det ikke sker igen med andre kunder.

Bekræftelser af begivenheder og lokale tjenester

Disse e-mails indeholder de nødvendige oplysninger om en aftale. De kan indeholde tid, sted og andre oplysninger, som kunden bør kende. Ideelt set bør de give kunden mulighed for at tilføje begivenheden til sin kalender.

Billetter og adgang til webinarer kan også indgå i e-mailen til bekræftelse af begivenheden, hvis det er det, kunden har købt eller tilmeldt sig.

E-mails med bekræftelse af rejser

Ligesom med e-mails til bekræftelse af e-handel indeholder denne kategori forskellige typer e-mails. De omfatter:

• Booking af overnatning
• E-mails med bekræftelse af flyrejser

Mange mennesker er nervøse for at rejse og vil gerne vide, at alle detaljer er afklaret, inden de rejser hjemmefra. At sende denne type e-mails er betryggende, giver dine kunder alle de oplysninger, de har brug for om deres fly eller indkvartering, og hjælper dem med planlægningen.

Automatisering af bekræftelsesmail

På grund af de forskellige typer af bekræftelsesmails, du skal sende, er det bedst at automatisere processen. Den gode nyhed er, at de fleste e-mailtjenester og værktøjer hjælper dig med at automatisere disse typer e-mails.

Når du har oprettet dine e-mails og skabeloner ved hjælp af de elementer, der er beskrevet ovenfor, skal du blot indlæse det hele og lade tjenesten gøre alting for dig. Test forskellige scenarier for at se, om dine kunder modtager den korrekte e-mail efter at have foretaget en handling.

Nu er det din tur til at begynde at tænke på at skabe de rigtige bekræftelsesmails til din virksomhed. Overvej kundernes handlinger på dit websted, se hvilke handlinger der kræver bekræftelse, og opret derefter de rigtige e-mails til hvert scenarie og hver handling.