Wie man eine geschäftliche E-Mail abzeichnet: Bewährte Praktiken

3. August 2022
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Die Art und Weise, wie Sie eine E-Mail abschließen, ist wichtig, insbesondere wenn Sie eine Geschäfts- oder Marketing-E-Mail versenden. Die Worte, die Sie für das Ende Ihrer E-Mail wählen, können darüber entscheiden, ob Sie einen guten oder schlechten Eindruck hinterlassen.

Ein professioneller Schluss trägt dazu bei, dass der Leser einen guten Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen erhält, während ein fehlender oder unprofessioneller Schluss das Gegenteil bewirken kann.

Wenn es darum geht, eine E-Mail zu beenden, kann das, was Sie schreiben, wichtiger sein, als Sie vielleicht denken. Einige Arten, eine E-Mail zu beenden, können besser sein als andere, je nachdem, an wen Sie eine E-Mail schreiben und was Ihr Hauptziel ist. Ihre E-Mail-Signatur kann einen großen Unterschied für den Abschluss Ihrer E-Mail und den Eindruck, den sie bei Ihren Empfängern hinterlässt, ausmachen.

Hier erfahren Sie, wie Sie sich in Ihren professionellen E-Mails abmelden können, wenn Sie bessere Antwortquoten und Gesamtkennzahlen erzielen sowie den Eindruck von Ihrer Marke verbessern möchten.

Warum ist die Abmeldung in beruflichen E-Mails wichtig?

Die meisten Menschen schließen eine E-Mail, ohne groß darüber nachzudenken. Sie können etwas wie "Danke", "Mit freundlichen Grüßen" oder sogar "Einen schönen Tag noch" schreiben. Wenn Sie sich jedoch mehr Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre E-Mails beenden, kann dies einen großen Unterschied für das Ergebnis bedeuten.

E-Mail-Posteingang


Ein guter Abschluss einer Geschäfts-E-Mail kann dazu beitragen, Sie als Absender zu identifizieren, den Empfänger zu weiteren Maßnahmen zu motivieren, ihm weitere Kontaktinformationen zu geben oder einfach einen guten ersten Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen zu hinterlassen, was besonders wichtig ist, wenn Sie es mit einem neuen Kunden zu tun haben.

Der Schlusssatz, den Sie für Ihre E-Mail wählen, ist das letzte, was Ihr Publikum liest, nachdem es Ihre Nachricht beendet hat. Ganz gleich, ob Sie formelle E-Mails für Ihr Unternehmen oder persönliche E-Mails an einzelne Kontakte versenden, die Art und Weise, wie Sie eine E-Mail beenden, ist wichtig.

Sie kann einer der motivierendsten Faktoren sein, wenn es darum geht, welche Handlungen der Empfänger nach dem Erhalt Ihrer E-Mail vornimmt oder ob er überhaupt etwas unternimmt. Schließlich ist eine E-Mail nur eine andere Art von Konversation, und wie eine Konversation endet, ist in der Regel sehr wichtig, egal ob es sich um geschäftliche oder informelle E-Mails handelt.

Wenn Sie jemanden neu kennenlernen, würden Sie sich nach einem Gespräch nicht einfach umdrehen und weggehen, ohne das Gespräch abzuschließen - Sie würden ihm wahrscheinlich sagen, dass es schön war, ihn kennenzulernen, und dass Sie hoffen, bald wieder mit ihm zu sprechen. Ihr E-Mail-Schlusswort sollte freundlich, professionell und höflich sein und gleichzeitig klare Anweisungen für die nächsten Schritte enthalten.

Wie man eine E-Mail schließt

Wenn es darum geht, die besten Abschlüsse für Ihre E-Mails zusammenzustellen, gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Die erste ist, zu entscheiden, ob ein Schlusswort für diese E-Mail angemessen ist oder nicht. Wenn Sie in einem E-Mail-Austausch mit jemandem hin- und hergehen, kann es eine gute Option sein, den Schluss zu überspringen.

Wenn dies jedoch der Fall ist, dann nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, ob es eine gute Wirkung haben wird, wenn Sie das Schlusswort einfügen. Auch wenn Sie jemandem schon eine ganze Weile E-Mails schreiben und die Konversation im Vergleich zum Anfang etwas lockerer geworden ist, können Sie zeigen, dass Sie professionell sind und weiterhin einen guten Eindruck hinterlassen, indem Sie jedes Mal einen guten Schluss wählen.

Bedenken Sie außerdem, dass die Person, der Sie eine E-Mail schicken, diese möglicherweise an andere weiterleitet, die noch nicht mit Ihnen kommuniziert haben. Eine starke, professionelle E-Mail-Signatur in diesen E-Mail-Threads vermitteln einen professionelleren Eindruck als informelle, persönliche E-Mails.

Verwenden Sie Ihren vollständigen Namen

Es ist eine gute Idee, immer Ihren vollen Namen anzugeben, wenn Sie Ihre E-Mails unterschreiben, besonders in den ersten E-Mails, die Sie versenden.

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der E-Mail-Empfänger die Identität der Person, mit der er kommuniziert, kennt, und Sie können Verwechslungen mit anderen Kontakten vermeiden, die möglicherweise denselben Vornamen wie Sie haben.

Auch wenn Sie eine eher beiläufige E-Mail-Abmeldung und eine freundliche E-Mail-Korrespondenz wünschen, sollten Sie immer Ihren vollen Namen angeben.

Professionell sein

Unabhängig davon, was Sie in Ihrem E-Mail-Schlusswort schreiben möchten, ist Professionalität der Schlüssel. Berücksichtigen Sie den Kontext der Konversation und die Person, die Sie anschreiben, bevor Sie sich für die am besten geeignete Art des Schlusswortes entscheiden.

Sie sollten einen lockeren Ton vermeiden, wenn Sie einen neuen Kunden anschreiben, mit dem Sie zuvor noch keinen Kontakt hatten. Ein freundlicher Ton könnte zwar als nette Geste aufgefasst werden, aber wenn Sie sich zum ersten Mal an jemanden wenden, sollten Sie einen formelleren Abschluss wählen.

Wenn Sie hingegen mit jemandem kommunizieren, den Sie persönlich getroffen haben oder mit dem Sie schon viel per E-Mail gesprochen und ihn gut kennen gelernt haben, dann spricht nichts dagegen, etwas lockerer zu sein, vor allem in den Folge-E-Mails.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Ton Sie anschlagen sollen, ist es immer besser, zu professionell zu sein, als nicht professionell genug. Deshalb sollte Ihre Standard-E-Mail-Signatur immer eine förmlichere sein.

Was in einer E-Mail-Abmeldung enthalten sein sollte

Eine gute Geschäfts-E-Mail enthält mehrere Elemente, die ihr ein vollständiges, professionelles Aussehen verleihen und einen guten Eindruck beim Empfänger hinterlassen. Zu den wichtigsten Aspekten beim Schließen einer E-Mail gehören:

Ihr vollständiger Name

Ihren vollen Namen zu verwenden, wenn Sie eine E-Mail unterschreiben, mag sich für manche Gespräche zu professionell anfühlen, aber es ist in der Regel am besten, dies zu tun. So vermeiden Sie Situationen, in denen Sie mit jemandem verwechselt werden könnten, der denselben Vornamen hat wie Sie.

Wenn Sie einen zwangloseren Ansatz wählen und nur Ihren Vornamen verwenden möchten, könnten Sie in Erwägung ziehen, Ihren vollständigen Namen in Ihre Unterschrift einzufügen, damit immer noch klar ist, wer Sie genau sind.

Das Schlusswort

Wenn Sie Ihre E-Mail abschließen, kann eine aussagekräftige Schlusszeile den entscheidenden Unterschied für den Eindruck ausmachen, den sie beim Empfänger hinterlässt.

Die Schlusszeile Ihrer E-Mail ist eine ideale Gelegenheit, sich beim Empfänger für das Lesen der Nachricht zu bedanken. Außerdem können Sie eine Aufforderung zum Handeln oder etwas anderes einfügen, um den Empfänger zu motivieren, den gewünschten Schritt zu tun, z. B. auf einen Link in der E-Mail zu klicken, Ihnen zu antworten oder etwas anderes.

E-Mail-Schlussbemerkung

 


Denken Sie daran: Auch wenn Sie eine beiläufige geschäftliche E-Mail verschicken, ist das Ziel jeder E-Mail-Kommunikation, eine Antwort oder eine Aktion auszulösen.

Ihre Berufsbezeichnung

Auch wenn Sie nicht immer Ihre vollständige Berufsbezeichnung verwenden müssen, kann es sinnvoll sein, etwas hinzuzufügen, das den Empfänger über Ihre Berufsbezeichnung informiert.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren, da so klar wird, mit wem er spricht und bei welcher Art von Angelegenheiten Sie ihm helfen könnten. Geschäftskontakte wissen dieses Detail zu schätzen, da sie wissen, ob sie die geschäftliche Kommunikation mit Ihnen fortsetzen sollen oder nicht.

Kontaktangaben

Schließlich ist es immer eine gute Idee, Ihre Kontaktdaten anzugeben. Auch wenn der Empfänger, dem Sie eine E-Mail schicken, bereits über Ihre E-Mail AdresseAm Ende Ihrer E-Mail-Nachricht können Sie weitere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme angeben, z. B. Ihre Telefonnummer oder einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil.

Die meisten formellen E-Mail-Abmeldungen enthalten andere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Auch wenn es nicht viel zur Geschäftskorrespondenz beiträgt, ist es eine Faustregel, diesen Raum zu nutzen, um für Ihr LinkedIn, Ihre Website, Ihr Angebot oder etwas anderes zu werben.

Endungen für E-Mail-Richtlinien - die besten Regeln für die E-Mail-Etikette

Wenn Sie zum Ende Ihrer E-Mail-Nachricht kommen, wollen Sie den guten Eindruck, den Sie bisher gemacht haben, nicht durch einen schlechten Schluss ruinieren.

Um dies zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Schlussformel den besten Eindruck bei Ihrem Kunden hinterlässt, sollten Sie die folgenden Richtlinien beachten.

Berücksichtigen Sie das Publikum

Es ist eine gute Idee, das Schlusswort auf die Zielgruppe zuzuschneiden, die es lesen wird.

So mag das Wort "love" ideal sein, um eine E-Mail an Ihren Lebensgefährten oder Ihre Mutter zu schließen, aber Sie sollten es nicht verwenden, wenn Sie mit Ihrem neuen Chef oder einem neuen Kunden kommunizieren, die informelle E-Mail-Endungen möglicherweise nicht schätzen.

Denken Sie über Ihre Beziehung mit der Person, die Sie anschreiben. Die ärgerlichsten E-Mail-Abmeldungen sind diejenigen, die nicht auf die Zielgruppe abgestimmt sind, an die sie gehen.

Lesen Sie Ihre Standard-E-Mail-Signatur Korrektur

Genau wie der Rest Ihrer E-Mail sollte auch das Schlusswort auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüft werden, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Ein Schlusswort, das mit Grammatik- oder Rechtschreibfehlern gespickt ist, kann beim Empfänger einen unprofessionellen, schlampigen Eindruck hinterlassen.

In den meisten E-Mail-Programmen können Sie in wenigen Minuten Ihren Abschluss auf Fehler überprüfen. Sie können Plugins verwenden für Grammatik- und Rechtschreibprüfung wie Grammarly, um das Auffinden von Fehlern zu erleichtern.

Aufrichtig sein

Ein realistischer und echter Abschluss Ihrer E-Mail wirkt sich auf den Eindruck aus, den sie hinterlässt. Schreiben Sie nicht einfach Worte, von denen Sie denken, dass sie gut klingen, ohne sich Zeit zu nehmen, darüber nachzudenken, wie echt Sie sind.

Wählen Sie bei der Wahl eines Schlusswortes für Ihre E-Mail etwas, das für Sie authentisch ist, sei es bei internen E-Mails oder bei E-Mail-Konversationen mit neuen Kontakten.

Fügen Sie den nächsten Schritt oder die Aufforderung zum Handeln ein

Verpassen Sie nicht die Chance, Ihre E-Mail-Schlusszeile als Gelegenheit zu nutzen, den Empfänger zu der gewünschten Aktion zu bewegen. Dies könnte zum Beispiel etwas so Einfaches sein wie "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören" oder "Lassen Sie mich wissen, was Sie denken", wenn Sie möchten, dass der Empfänger Ihnen zurückschreibt. Wenn Sie eine Marketing-E-Mail verschicken, können Sie auch einen Link zu der Dienstleistung oder dem Produkt in den Schluss einfügen und den Empfänger auffordern, es auszuprobieren.

Die Art und Weise, wie Sie eine geschäftliche E-Mail abschließen, kann einen größeren Einfluss auf den Empfänger und den Eindruck, den Sie bei ihm hinterlassen, haben, als Sie denken.

Einpacken

Ob Sie nun zwanglose E-Mails schreiben oder in einem beruflichen Kontext kommunizieren, die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail beenden, ist wichtig. Die E-Mail ist heute eines der gängigsten Kommunikationsmittel, und wenn Sie es richtig machen wollen, sollten Sie professionelle E-Mail-Enden verwenden, die den Empfänger zu einer Antwort ermutigen.

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