Kuidas me saame aidata?
Sisukord
< Kõik teemad

E-post on üks levinumaid suhtlusviise töömaailmas. Olenemata sellest, kas võtate ühendust potentsiaalse tööandja, kolleegi või kliendiga, on oluline tagada, et teie e-kirjad oleksid professionaalsed ja hästi vormistatud. Hästi vormistatud e-kiri ei anna mitte ainult professionaalsust edasi, vaid aitab ka tagada, et teie sõnum on selge ja kergesti loetav. Selles artiklis arutame mõningaid näpunäiteid ja parimaid tavasid e-kirja vormindamiseks professionaalse suhtluse jaoks.

Teema:
Teema on esimene asi, mida adressaat näeb, kui ta teie e-kirja saab, seega on oluline, et see oleks selge ja lühike. Hea teemarida peaks andma saajale aimu, mida e-kiri käsitleb, ja olema e-kirja sisuga seotud. Vältige ebamääraseid või üldsõnalisi teemaridu, sest need võivad muuta teie e-kirja ebaoluliseks või spämmiks.

Tervitused:
E-posti vastuvõtja poole pöördudes on oluline kasutada professionaalset tervitust. Kui teate isiku nime, kasutage seda oma tervituses (nt "Lugupeetud härra Smith" või "Tere, Sarah"). Kui te ei tea saaja nime, võite kasutada üldisemat tervitust, näiteks "Lugupeetud härra/naine" või "Tere, meeskond".

E-kirja sisu:
Teie e-kirja tekst peaks olema hästi struktureeritud ja kergesti loetav. Kasutage lühikesi lõike ja loetelupunkte, et teksti lahti harutada ja muuta see kergemini seeditavaks. Olge oma suhtluses selge ja kokkuvõtlik ning vältige žargooni või tehnilist keelt, millest vastuvõtja ei pruugi aru saada. Kui esitate küsimuse või palve, öelge kindlasti selgelt välja, mida te vastuvõtjalt vajate, ja esitage vajalik kontekst või taustteave.

Sulgemine:
E-kirja lõpetamisel kasutage kindlasti professionaalset allkirjastust, näiteks "siiralt" või "parimate soovidega". Kui palute saajalt vastust, võite lisada lõpetamisse üleskutse tegutsemiseks (nt "Ootan teiega peagi ühendust võtta"). Vältige lõpukõnes liiga vabas või mitteametlikus vormis sõnastust, sest see võib vähendada teie e-kirja professionaalsust.

Allkiri:
Lisage oma e-kirja lõppu professionaalne e-posti allkiri, mis peaks sisaldama teie täielikku nime, ametinimetust ja kontaktandmeid. See aitab luua teie usaldusväärsust ja lihtsustab adressaadil teiega ühendust võtta, kui tal on küsimusi või ta vajab lisateavet.

Korrektuur:
Enne e-kirja saatmist lugege see hoolikalt läbi, et vältida õigekirja- või grammatilisi vigu. Kirjavigade ja vigade tõttu võite tunduda hooletu või ebaprofessionaalne, seega võtke aega oma e-kirja läbivaatamiseks enne saatmist. Võite paluda ka kolleegil või sõbral oma e-kirja üle vaadata, et leida kõik vead, mis teil on jäänud märkamata.

Kokkuvõtteks võib öelda, et e-kirja vormindamine professionaalseks suhtluseks on oluline oskus, mis aitab teil jätta vastuvõtjatele positiivse mulje. Järgides käesolevas artiklis kirjeldatud näpunäiteid ja parimaid tavasid, saate tagada, et teie e-kirjad on selged, professionaalsed ja edastavad teie sõnumit tõhusalt. Ärge unustage pöörata tähelepanu teemaribale, tervitusele, e-kirja põhiosale, lõpetamisele, allkirjale ja korrektuurile, et teie e-kirjad oleksid hästi vormistatud ja professionaalses toonis.