ビジネスメールにサインオフする方法：ベストプラクティス

レスポンス率や全体的な指標を向上させ、ブランドに対する印象を改善したい場合、プロフェッショナルなEメールにサインオフを行う方法をご紹介します。

なぜプロフェッショナルなEメールではサインオフが重要なのか？

ほとんどの人は、あまり深く考えずにメールを閉じてしまいます。ありがとう」、「よろしくお願いします」、あるいは「いってらっしゃいませ」などです。しかし、メールの終わらせ方をもっと考えることで、結果に大きな違いが生まれます。

良いビジネスメールのクロージングは、今後の参考のために送信者であるあなたを特定したり、受信者にさらなる行動を起こさせたり、受信者にさらなる連絡先情報を提供したり、あるいは単に読者にあなたとあなたのビジネスに対する良い第一印象を残したりするのに役立ちます。

あなたが選んだメールの結びのフレーズは、あなたのメッセージを読み終えた読者が最後に読むものです。ビジネス用のフォーマルなメールであれ、個人的な連絡先へのメールであれ、メールの終わらせ方は重要です。

あなたのEメールを受け取った相手がどのような行動をとるか、あるいはまったく行動を起こさないかどうかということに関しては、最も動機づけとなる要因のひとつとなりえます。結局のところ、メールは会話の一種であり、ビジネスであれインフォーマルなメールであれ、会話をどのように終わらせるかは非常に重要なことなのです。

もしあなたが初対面の人と会ったとしたら、会話を終えずにそのまま立ち去ることはないでしょう。メールの結びは、フレンドリーかつプロフェッショナルで礼儀正しく、さらに次のステップの指示を明確に伝える必要があります。

メールを閉じるには

Eメールに最適なクロージングをまとめるとなると、留意すべき点がいくつかある。

一つ目は、このメールにクロージングが適切なオプションかどうかを判断することです。もしあなたが誰かとメールのやり取りを行ったり来たりしているのであれば、この時点でクロージングを省略するのは良い選択肢に思えるかもしれません。

しかし、もしそうであれば、クロージングを入れることが良い印象を与えるかどうか、時間をかけて考えてみてください。メールでのやり取りが長くなり、最初の頃と比べると少しカジュアルになってきたとしても、毎回良いクロージングを選ぶことで、プロフェッショナルであることをアピールし、良い印象を与え続けることができます。

また、メールを送った相手が、あなたと連絡を取ったことのない他の人にメールを転送する可能性があることも念頭に置いてください。 強い、 プロフェッショナルな電子メールの署名 そのようなメールのスレッドでは、より非公式で個人的なメールに比べて、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。

フルネームを使用する

特に最初の数通は、自分の名前をフルネームで書くようにしましょう。

これにより、メールの受信者は、通信相手の身元を明確にすることができ、あなたと同じファーストネームを持つ他の連絡先との混同を避けることができます。

もっとカジュアルなメールのサインオフやフレンドリーなメールのやり取りをしたい場合でも、必ずフルネームを記載すること。

プロフェッショナルであれ

メールの結びで何を書くにしても、重要なのはプロフェッショナリズムです。会話の文脈や相手を考慮した上で、最も適切な結びの言葉を決めましょう。

まだ連絡を取ったことのない新規の顧客にメールを送る場合は、カジュアルな口調は避けるべきです。フレンドリーな口調は好意的なジェスチャーと解釈されるかもしれませんが、初めて連絡を取る相手には、よりフォーマルなクロージングをしたいものです。

一方、実際に会ったことのある相手や、Eメールで何度も話して親しくなった相手とやりとりするのであれば、特にフォローアップのEメールでは、もっとカジュアルにしても問題はない。

どのような口調にするのがベストなのかわからない場合、プロフェッショナルでないよりは、プロフェッショナルすぎる方がいいに決まっています。だからこそ、デフォルトのメール署名は常にフォーマルなものにすべきなのです。

電子メールの署名に含めるべき内容

優れたビジネスメールの結びには、完全でプロフェッショナルな外観を与え、受信者に良い印象を与えるいくつかの異なる要素が含まれています。メールの結びで最も重要なのは、次のような点です。

フルネーム

メールにサインオフする際にフルネームを使うのは、会話によってはプロフェッショナルすぎると感じるかもしれませんが、通常はそうするのがベストです。そうすることで、同じ名字の人と間違われるような事態を避けることができます。

もっとカジュアルなアプローチでファーストネームだけを使いたいのであれば、フルネームを署名に加えることを検討してもいいだろう。

結びの言葉

メールを締めくくる際、強い結びの一行は受信者に与える印象を大きく変えます。

メールの結びの行は、メッセージを読んでくれた受信者に感謝の気持ちを伝える絶好の機会です。これと一緒に、メール内のリンクをクリックする、返信する、など、受信者が希望するステップを踏み出す動機となるような行動喚起や何かを盛り込むこともできます。

 

たとえカジュアルなビジネスメールであっても、すべてのメールコミュニケーションの最終的なゴールは、返信や何らかのアクションを引き出すことであることを忘れないでください。

役職名

必ずしも現在の仕事の肩書きをフルに使う必要はありませんが、あなたの職業上の肩書きが何であるかを相手に知らせるために、何か一言添えておくと便利です。

誰と話しているのか、どのような事柄について相談に乗ってくれるのかが明確になるからだ。ビジネスの相手は、あなたとのビジネス・コミュニケーションを続けるかどうかがわかるので、この詳細を高く評価する。

連絡先

最後に、あなたの連絡先詳細を記載することは常に良いアイデアです。メールを送る相手はすでに メールアドレスメールメッセージの最後には、電話番号やLinkedInプロフィールへのリンクなど、あなたと連絡を取るためのさらなる方法を提供するのに良い場所です。

ほとんどの正式なEメールのサインオフは、他の連絡方法を含んでいます。ビジネス上のやり取りにはあまりプラスにはなりませんが、LinkedInやウェブサイト、オファー、その他の何かを宣伝するためにこのスペースを使うのが鉄則です。

Eメールガイドラインの語尾 - Eメールエチケットのベストルール

メールメッセージの最後を締めくくるとき、下手な締め方でこれまでの好印象を台無しにしたくありません。

このような事態を避け、メールの結びのフレーズが顧客に最高の印象を残すようにするには、以下のガイドラインを念頭に置いてください。

観客を考慮する

クロージングは、それを読む読者に合わせて調整するのがよい。

例えば、「love」という単語は、恋人や母親へのEメールの結びには理想的かもしれないが、新しい上司や新しいクライアントとのコミュニケーションには使うべきではない。

自分のことを考えよう 関係 メールを送る相手と一緒に。最も迷惑なメールの送り主は、相手に合わせていないものです。

デフォルトのEメール署名を校正する

メールの他の部分と同じように、送信ボタンを押す前にクロージングにもスペルミスや文法ミスがないかチェックする必要があります。文法ミスやスペルミスの多いクロージングは、受信者にプロらしくない、ずさんな印象を与えてしまいます。

数分あれば、ほとんどのメールアプリで、クロージングにエラーがないか素早くダブルチェックできます。プラグインは 文法・スペルチェッカー Grammarlyのようなものを使えば、間違いを簡単に見つけることができる。

誠実であれ

Eメールのクロージングは、現実的であること、本物であることが印象に影響します。自分がどれだけ本物であるかを考える時間を取らずに、ただ聞こえの良い言葉を書くのはやめましょう。

メールの結びのセリフを選ぶときは、社内メールであれ、新しいコンタクトとのメールでの会話であれ、あなた自身が本物であることを示すものを選びましょう。

次のステップや行動喚起を含める

最後に、メールの結びの言葉を、受信者が望むアクションを起こすきっかけにするチャンスを逃さないようにしましょう。例えば、受信者にメールを返信してもらいたいのであれば、「近日中にご連絡を差し上げます」、「ご意見をお聞かせください」といったシンプルなものでも構いません。また、マーケティングメールであれば、サービスや商品へのリンクを文末に記載し、受信者にチェックしてもらうこともできます。

ビジネスメールの結び方は、あなたが思っている以上に受信者や相手に与える印象に大きな影響を与えます。

ラッピング

カジュアルなメールを書くにしても、プロフェッショナルなコミュニケーションをするにしても、メールの終わり方は重要です。Eメールは今日最も一般的なコミュニケーション手段のひとつであり、それを正しく行いたいのであれば、受信者に返信を促すようなプロフェッショナルなEメールの終わり方をすべきです。

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