受信トレイをゼロにする7つの効果的な方法

何 でござる メール過多？

メールアドレスを持つ人なら誰でも、未読、未回答のまま溜まっていく自分のメールを見るストレスはわかる。 

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メール過多とは、その名の通り、仕事やプライベートのメールに追われることで、その両方をこなすことができない状態を指します。

たくさんのメールが来て、対応する時間がない。これは、個人のパフォーマンスだけでなく、ビジネスの効率にも影響します。

この答えは、受信箱ゼロを達成することだ。必ずしもメールの受信箱が空っぽになるわけではないが、未読メールがゼロになり、通信量が管理できるようになり、受信箱がずっと整理される。

メール過多を見分ける方法

メール過多の兆候に気づくことが、受信トレイゼロへの第一歩です。そこで、気をつけるべきことをいくつか挙げてみよう：

あなたのチームは、効果的にコミュニケーションをとっていますか？

JeffはSallyに前回のミーティングに関する重要なフォローアップメールを3通送っているが、Sallyの未読メールは数百通も放置されている。

職場の緊張はますます高まっている。サリーはますます頻繁にタバコを吸うようになった。 プロジェクトマネジメント はレールから外れている。そしてジェフ 今なお 最新作ではどんなフォントを使えばいいのかわからない。 マーケティングキャンペーン.

聞き覚えはありませんか？

メール過多は職場のコミュニケーションを妨げます。情報が効率的に伝達されないと、締め切りが遅れたり、次のことがわからなくなったりする危険性があります。 プロジェクトの管理方法 チームメイトが混乱し、肝心な部分が抜け落ちてしまう。

重要なメッセージを紛失したり、見逃していませんか？

一般的なコミュニケーションに支障をきたすだけでなく、受信トレイがいっぱいになると、見落としの危険も出てくる。迷惑メールは、本当に読むべきメールを隠してしまいます。

新しいメールは、メールクライアントのリストを古いメールに押しやる。そのリストが長くなったら、古いメールに手をつけられるだろうか？もしそのメールが重要だったら？何時間も無駄にして探していた情報が含まれていたら？

たとえ重要なメールを別のフォルダに入れていたとしても、見落としたり、削除したり、干し草の山の中の針に気づかなくなったりするのは簡単すぎる。

社外とのコミュニケーションでお困りではありませんか？

顧客からの返信を何日も何週間も待たされたり、カスタマーサービスが行き届いていないとクレームを受けたりしている場合、膨大な量のメールによってメール過多になっている可能性があります。

を下げる。 AHT（平均処理時間） は、リピートサービスを伴う良いビジネスを構築するために不可欠です。

電子メールの過負荷は、大切な顧客や取引先を遠ざける危険性があります。

仕事帰りにメールチェックをしていませんか？

ワークライフバランスは私たち全員にとって不可欠だが、ほとんどの人は時間管理戦略を持っていない。

家に帰ると、受信トレイを無意識にチェックし、電子メールに返信する。 会議のフォローアップ は良いワークライフバランスとは正反対だ。

もし、勤務時間中に上記をすべて終わらせることができず、ダウンタイムに大量のキャッチアップをしようとしているのなら、間違いなくメール過多になっています。

ワークライフバランスの悪化が、健康、人間関係、生産性に影響を及ぼすという、かなり憂慮すべき統計があります。

画像出典 エルゴノミクトレンド・ドットコムより

これは、メールの過負荷が企業に与える影響につながります

人間も企業も同じようにシステムであり、過負荷のかかったシステムは劣化し、パフォーマンスを低下させ、最終的には故障につながる。

を提供する企業であろうと メール検証サービス や、ウェブサイトのコードを書く個人のフリーランサーは、メールの過負荷の影響を受ける可能性があります。

従業員への影響

ワークライフバランスの大切さについてお話させていただきました。

もちろんメール過多がすべてではないが、従業員の私生活における苦痛の一因となっている。

重要なプロジェクトを中断して問い合わせに対応したり、昼休みに受信トレイをスクロールしたり、ベッドの中で同僚に返信したり、未読のメールが溜まっていくのを気にしながらも、それを処理しなければならないと思いながら、1日に何時間もかけて通信手段を確保しようとする。 何時の間にか.

これは個人の生産性を低下させ、燃え尽き症候群につながる可能性があります。

企業への影響

ストレスや疲れを抱えた社員は、会社全体に悪影響を及ぼすのは当然です。

不幸な従業員は、履歴書に磨きをかけています。もしあなたの会社の目標が従業員の定着であるならば、メールの過負荷がビジネスに与える影響を理解する必要があります。

メールは仕事から注意を引き離す。Eメールは集中力を削ぎ、集中力を重要な仕事に振り向けるのが難しくなります。もし従業員が仕事の一部を ワークスケジュール 受信トレイを処理するのは、効率的な仕事ではない。

これは、あなたの会社に有害な影響を与える可能性があります。見込み客への対応に時間がかかりすぎることで、ビジネスチャンスを失うかもしれません。重要な情報を失い、納期を遅らせてしまうかもしれません。あなたの会社の価値を下げてしまうかもしれません。 丁寧なメールキャンペーン メールのキャッチアップに追われることで

これは、個人にとってもビジネスにとっても、生産性を高めることにはつながりません。

では、どうすれば受信トレイ・ゼロを達成できるのか？

私たちは、受信トレイゼロが必ずしもメールゼロを意味するものではないことを明確にしました。 フルストップ.受信トレイゼロとは、管理しやすい受信トレイのことで、デジタルライフでそれを実現するための実証済みのテクニックを紹介しよう。

他の手段で伝える

Eメールは過大評価されている、と生産性向上の専門家は言うだろう。

さて、そんなことはありません。電子メールは、私たちのコミュニケーション方法を一変させた現代技術の奇跡です。

しかし、彼らには時間と場所があり、それはない。 ねんちゅう そして どこにも.特に プロモーションメール 私たちが日常的に得ているものです。

インスタントメッセージング

電子メールを送信することは、あなたの問い合わせがすぐに返答を必要としないことをすでに認めています。インスタントメッセージは電子メールのようなものですが、より迅速で、お互いの都合の良い時間に行ったり来たりすることができます。

受信トレイゼロを達成し、迷惑メールを避ける方法の1つは、代わりにSlackメッセージを送るだけだ。1日に何度もメールをチェックするのを避けたいなら、最も簡単なメール管理のヒントの1つだ。

電話

何かすぐに答えが必要なときや、何かを話し合う必要があるとき、 音声通話 は今でも最高のコミュニケーションツールのひとつである。を使う価値さえある。 こじんでんわサービス 信頼性が高く、インターネットがなくても、停電中でも、いつでも使える。

受信トレイをきれいに保つ方法のひとつは、時々電話を取ることだ。

フェイス・トゥ・フェイス

それでも、直接会って話した方がいいこともある。チーム内でアイデアを出し合ったり、重要な情報をじっくり話し合ったりするには、直接顔を合わせる会議やビデオ通話が効果的だ。不要なEメールや不必要なEメール通知は、最初から排除するのがベストだ。

このようなミーティングは、すべての人（例えばリモートワーカー）に可能というわけではないが、クルーと集中する時間を持つには良い方法だ。

効果的なコミュニケーション

会議の後、フォローアップのメールが殺到していませんか？

もしそうなら、あなたのミーティングは生産性が低いのかもしれない。

できるだけ多くの質問に答えられるよう、会議を慎重に計画し、最後にフォローアップの質問、まとめ、重要な話し合いの時間を設ける。

また、フォローアップのメールを書くときは、以下のことを確認してください。 ハイクオリティ読まれない迷惑メールになってしまわないように、読みやすく、必要な情報が含まれていること。

応答時間に関する期待値の設定

タイムリーなコミュニケーションの妨げとなるのは、問題の複雑さや、異なるタイムゾーンで活動するビジネスなどです。

チャネルの使い分けはもちろんのこと、返信に対する現実的な期待値を設定することで、従業員も顧客もメールメッセージの返信がいつ来るかわかるので、リラックスできる。

を設定することができます。 カンパニー・メール・ポリシーまた、すべてのメールに24時間以内に返信することを明記します。こうすることで、無視されることへの不安や、一日中受信トレイをチェックし続けたいという衝動を和らげることができます。メールの受信者は、その問い合わせを解決するためにどれくらいの時間がかかるかを判断し、適切な返答をするための現実的な時間枠を設定することができます。

送り手は、迅速な対応で安心 ファーストコンタクトの解決と、受信者が適切に対処するための十分な時間が与えられています。

受信トレイを管理する時間を確保する

受信トレイを常に監視していると、プレッシャーになり、他の仕事から注意が奪われてしまう。受信トレイが散らかっていると、毎週何時間もメッセージを整理しなければならなくなる。

特に大量のメールを受信している場合は、日中にメールをチェックする時間を設けましょう。

これは、人や業界によって異なるでしょうが、受信トレイ管理のための時間を設定することで、より整理され、気が散らないようにすることができます。

朝一番、お昼前、一日の終わりに試してみてください。あるいは、数時間連続してメールに対応し、残りの時間は他のことに取り組む方が効果的かもしれません。

どのようなスケジュールであれ、1つあれば、一度に1つのことに集中でき、問題なくEメールリストを整理できる。

メールフォルダを作成する

メールフォルダーは見落とされがちなツールですが、情報をファイリングするための優れたシステムです。

フォルダを使って、メールをカテゴリーや優先度に分けて整理しましょう。メールを読んだら、そのメールがどこに行くのかを考え、その場所に置きましょう。例えば、メールフィルターを使って、プロモーションメールは1つのフォルダに、重要なメールはすぐにアクションが必要なアクションフォルダに振り分けることができます。

さらに組織を発展させ 別メールアカウント 仕事用、私物用、登録用など。

自動化の活用

件名に含まれるジャンク、人物、特定のスパムワードをブロックするフィルターを設定することは、良いスタートとなります。

を使用することもできます。 メールオートメーション を使えば、受信メールと送信メッセージを効率化できます。例えば、顧客からの問い合わせをトリガーに、「メールを受け取りました」というシンプルな内容で承認プロセスを自動化することができます。あるいは、よくある質問を網羅したメールテンプレート。

削除、配信停止、スパムとしてマークする

冷酷になれ。Eメールプログラムに囚われないこと。

もし、古い、重要でないメールがあれば、削除してください。

フィルターを通過するスパムがあれば、それをマークする。

昔好きだったけどもう読まないブログがあったら、そのメーリングリストの登録を解除してください。

インボックスゼロ、つまり重要な連絡事項を読み、返信し、効率的にファイリングすることを目指しているのだ。

すぐに受信トレイゼロを達成

より生産的に働き、より効率的にコミュニケーションをとり、仕事のストレスを本来あるべきところに置いておくことは可能です。

受信トレイを徹底的に掃除し、メール過多が再び忍び寄るのを食い止めるための実証済みの戦略をいくつか使えば、あっという間に受信トレイゼロにすることができます。すべてはメール管理戦略から始まります。