7 veiksmingi būdai, kaip pasiekti "Inbox Zero

Lapkričio 24 d., 2022 m.
8

Ar kada nors teko patirti sekmadienio baimę?

Tas baimės jausmas, kurį jaučiate prieš prasidedant darbo savaitei, kai žinote, kad jūsų darbų sąrašas ilgas kaip ranka, o miegas bus trumpas ir nepastovus.

Žinojimas, kad, atėję į darbą ir atsidarę el. pašto dėžutę, turėsite susidurti su 808 neperskaitytais el. laiškais, nes jų per dieną gaunama vis daugiau.

Galbūt specializuojatės sveikatos priežiūros programinės įrangos sprendimų srityje, kuriate naujausias technologijas arba racionalizuojate klientų gyvenimo ciklo valdymo procesą - kad ir kokia būtų jūsų verslo sritis, el. pašto perkrova gali turėti didelį poveikį.

yra . el. pašto perkrova?

Kiekvienas, turintis el. pašto adresą, žino, kokį stresą patiria stebėdamas, kaip kaupiasi neperskaityti laiškai, į kuriuos neatsakoma ir į kuriuos niekas neatsako. 

Nemokamai naudoti iš "Pexels" gautą paveikslėlį

Elektroninio pašto perkrova yra būtent tai, kaip ir skamba: nesugebėjimas neatsilikti nuo darbinių ar asmeninių el. laiškų, o neretai ir nuo vieno, ir nuo kito.

Gaunate per daug el. laiškų ir neturite pakankamai laiko į juos atsakyti. Tai gali turėti įtakos jūsų asmeniniam darbui ir verslo efektyvumui.

Atsakymas į šį klausimą - pasiekti "nulinę pašto dėžutę", t. y. nebūtinai turėti tuščią el. pašto dėžutę, bet neturėti neperskaitytų el. laiškų, valdyti komunikacijos krūvį ir turėti daug tvarkingesnę pašto dėžutę.

Kaip atpažinti el. pašto perkrovą

Atpažinti el. pašto pertekliaus požymius yra pirmas žingsnis siekiant ištrūkti iš el. pašto dėžutės. Štai keletas dalykų, į kuriuos reikėtų atkreipti dėmesį:

Ar jūsų komanda veiksmingai bendrauja?

Džefas išsiuntė Sally tris svarbius tolesnius el. laiškus apie paskutinį susitikimą, tačiau Sally neperskaitytų laiškų yra šimtai.

Įtampa darbe vis didėja. Sally vis dažniau renkasi rūkymo pertraukėles. Projektų valdymas yra nuvažiavęs nuo bėgių. Ir Džefas vis dar nežino, kokį šriftą turi naudoti naujausiame rinkodaros kampanija.

Skamba pažįstamai?

Elektroninio pašto perkrova gali trukdyti bendrauti darbo vietoje. Jei informacija skleidžiama neefektyviai, kyla pavojus, kad vėluos terminai, nežinosite kaip valdyti projektus efektyviai, komandos draugų sumaištis ir svarbių detalių praleidimas pro akis.

Prarandate ar praleidžiate svarbius pranešimus?

Perpildyta pašto dėžutė ne tik trukdo bendrauti apskritai, bet ir kelia pavojų, kad praleisite daugybę dalykų. Nepageidaujami el. laiškai paslėps laiškus, kuriuos iš tikrųjų reikia perskaityti.

Nauji el. laiškai išstumia senus el. laiškus iš el. pašto kliento sąrašo. Kai sąrašas bus pakankamai ilgas, ar kada nors galėsite peržiūrėti tuos senus el. laiškus? O jei jie svarbūs? O jei juose yra ta vienintelė informacija, kurios ieškojote valandų valandas?

Net jei turite atskirą aplanką svarbiausiems el. laiškams, pernelyg lengva nepastebėti, ištrinti ar užsimerkti prieš tą adatą šieno kupetoje.

Ar kenčia jūsų išorinė komunikacija?

Jei jūsų klientai nuolat laukia atsakymo kelias dienas ar savaites arba jei gaunate skundų dėl nepakankamo klientų aptarnavimo, gali būti, kad kenčiate nuo el. pašto perkrovos dėl didelio el. laiškų kiekio.

Sumažinti savo AHT (vidutinis aptarnavimo laikas) yra labai svarbus norint sukurti gerą verslą, kuriame būtų teikiamos pakartotinės paslaugos.

Dėl el. laiškų perkrovos kyla pavojus, kad galite atstumti savo vertingus klientus ir klientus.

Ar po darbo tikrinate el. laiškus?

Geras darbo ir asmeninio gyvenimo balansas yra gyvybiškai svarbus mums visiems, nors dauguma mūsų neturi laiko valdymo strategijos.

Grįžę namo įkyriai tikrinate savo pašto dėžutę, atsakinėjate į el. laiškus ir tolesni veiksmai po susitikimų. tai priešinga gero darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrai.

Jei darbo valandomis nespėjate atlikti visų pirmiau išvardytų veiksmų ir didelę dalį savo prastovos laiko praleidžiate bandydami pasivyti, vadinasi, tikrai esate perkrautas el. paštu.

Yra keletas nerimą keliančių statistinių duomenų, rodančių, kad prasta darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra gali turėti įtakos sveikatai, santykiams ir produktyvumui.

 

darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros statistika

Paveikslėlio šaltinis iš ergonomictrends.com

Tai rodo, kokį poveikį jūsų įmonei daro el. pašto perkrova.

Tiek žmonės, tiek įmonės yra sistemos, o perkrautos sistemos blogėja, blogėja jų veikimas ir galiausiai žlunga.

Nesvarbu, ar esate įmonė, siūlanti el. pašto tikrinimo paslaugos arba individualus laisvai samdomas darbuotojas, kuris rašo svetainės kodą, galite patirti el. pašto perkrovą.

Poveikis darbuotojams

Kalbėjomės apie gero darbo ir asmeninio gyvenimo balanso svarbą.

Elektroninio pašto perkrova, žinoma, nėra visa priežastis, tačiau ji prisideda prie darbuotojo asmeninio gyvenimo problemų.

Valandų valandas per dieną praleidžiate stengdamiesi susitvarkyti su pranešimais; nuolat atitrūkstate nuo svarbių projektų, kad atsakytumėte į užklausas; per pietų pertrauką naršote savo pašto dėžutę; atsakinėjate kolegoms miegodami; net tiesiog nerimaujate dėl besikaupiančių neperskaitytų el. laiškų, žinodami, kad turėsite su jais susidoroti. tam tikru metu.

Tai gali sumažinti asmeninį produktyvumą ir lemti perdegimą.

Poveikis bendrovėms

Suprantama, kad stresą patiriantys ir pervargę darbuotojai neigiamai veikia visą jūsų įmonę.

Nepatenkinti darbuotojai rašo savo gyvenimo aprašymus; jei jūsų įmonės tikslas - išlaikyti darbuotojus, turite suprasti, kokį poveikį jūsų verslui daro elektroninio pašto perkrova.

Elektroniniai laiškai atitraukia dėmesį nuo darbo. Jie trukdo sutelkti dėmesį, o jį gali būti sunku nukreipti atgal į svarbias užduotis. Jei jūsų darbuotojai dalį darbo laiko praleidžia darbo grafikai gauti per savo pašto dėžutes, jie dirba neefektyviai.

Tai gali turėti neigiamos įtakos jūsų įmonei. Per ilgai delsdami atsakyti potencialiems klientams galite prarasti verslo galimybes. Prarasdami svarbią informaciją galite nukelti terminus. Galite nuvertinti savo kruopščiai parengta el. pašto kampanija paskęsti el. pašto pasivijimo žaidime.

Visa tai nepadeda nei asmeniui, nei įmonei dirbti produktyviau.

Taigi kaip pasiekti, kad į dėžutę nepatektų nė vienas pranešimas?

Paaiškinome, kad "nulinė gaunamųjų laiškų dėžutė" nebūtinai reiškia nulinį el. laiškų skaičių. taškas. Nulinė pašto dėžutė - tai lengvai valdoma pašto dėžutė, todėl pateikiame keletą patikrintų būdų, kaip tai pasiekti savo skaitmeniniame gyvenime.

Bendraukite kitomis priemonėmis

Kai kurie produktyvumo ekspertai sako, kad el. laiškai yra pervertinami.

Gerai, tai netiesa. Elektroninis paštas - tai šiuolaikinių technologijų stebuklas, sukėlęs revoliuciją mūsų bendravimo srityje.

Tačiau jiems yra laikas ir vieta, o tai nėra visą laiką ir visur. Ypač reklaminiai el. laiškai gauname kasdien.

Momentinių žinučių siuntimas

Siųsdami el. laišką jau pripažįstate, kad į jūsų užklausą nereikia atsakyti iš karto. Momentinės žinutės yra kaip el. laiškai, bet greitesnės, todėl pokalbiai gali vykti kiekvienam asmeniui patogiu metu.

Vienas iš būdų, kaip pasiekti "nulinę" pašto dėžutę ir išvengti nepageidaujamų laiškų, yra tiesiog išsiųsti "Slack" žinutę. Tai vienas paprasčiausių el. pašto valdymo patarimų, jei norite išvengti pašto tikrinimo kelis kartus per dieną.

Skambučiai telefonu

Jei jums reikia greito atsakymo į kokį nors klausimą arba norite ką nors išsiaiškinti, balso skambučiai vis dar yra viena geriausių bendravimo priemonių. Netgi verta naudoti fiksuotojo telefono ryšio paslauga kuris yra patikimas ir gali veikti bet kuriuo metu, be interneto arba nutrūkus elektros energijos tiekimui.

Vienas iš būdų išlaikyti švarią pašto dėžutę - kartkartėmis pakelti telefono ragelį.

Akis į akį

Kai kuriems dalykams vis dar naudingas tiesioginis bendravimas. Idėjų aptarimas su komanda arba ilgas svarbios informacijos aptarimas gali būti naudingesnis asmeniniuose susitikimuose arba vaizdo skambučiuose. Geriausia iš pat pradžių atsikratyti nereikalingų el. laiškų ir nereikalingų pranešimų el. paštu.

Nors tokie susitikimai ne visiems įmanomi (pvz., nuotoliniams darbuotojams), jie yra puikus būdas skirti šiek tiek dėmesio savo komandai.

Veiksmingai bendrauti

Ar po susitikimo esate užverčiami tolesniais el. laiškais?

Jei taip, galbūt jūsų susitikimai nėra tokie produktyvūs, kokie galėtų būti, ir galite imtis kelių paprastų veiksmų, kad tai ištaisytumėte - netapdami produktyvumo guru.

Kruopščiai planuokite susitikimus, kad atsakytumėte į kuo daugiau klausimų, o pabaigoje skirkite laiko papildomiems klausimams, apibendrinimams ir svarbioms diskusijoms.

Kai rašysite tolesnius el. laiškus, įsitikinkite, kad jie yra aukštos kokybės, įskaitomus, juose būtų pateikta reikiama informacija, kad jie nevirstų nepageidaujamais laiškais, kurių niekas neskaito.

Nustatykite lūkesčius dėl reagavimo laiko

Laiku bendrauti gali trukdyti tokie dalykai kaip problemos sudėtingumas arba skirtingose laiko juostose veikiančios įmonės.

Be to, kad naudojate skirtingus kanalus, nustatydami realius atsakymų lūkesčius, galite padėti ir darbuotojams, ir klientams atsipalaiduoti, nes jie žinos, kada į jų el. laiškus bus atsakyta.

Galite nustatyti įmonės el. pašto politika, įskaitant tai, kad į visus el. laiškus bus atsakyta per 24 valandas. Taip sumažinsite žmonių susirūpinimą dėl to, kad jie bus ignoruojami, ir norą visą dieną tikrinti savo pašto dėžutę. Tuomet laiško gavėjas gali įvertinti, kiek laiko užtruks išspręsti užklausą, ir nustatyti realų tinkamo atsakymo terminą.

Siuntėjas yra užtikrintas dėl greito pirmojo kontakto sprendimas, o gavėjas turi pakankamai laiko tinkamai išspręsti šį klausimą.

Skirkite laiko gautai pašto dėžutei tvarkyti

Nuolatinis gautųjų laiškų dėžutės stebėjimas gali kelti spaudimą ir atimti jūsų dėmesį nuo kitų užduočių. Dėl perpildytos pašto dėžutės kiekvieną savaitę galite valandų valandas rūšiuoti pranešimus.

Per dieną skirkite laiko patikrinti el. paštą, ypač jei gaunate daug el. laiškų.

Priklausomai nuo asmens ir pramonės šakos, tai gali būti skirtinga, tačiau planuojant tam tikrą laiką, skirtą gautiems laiškams tvarkyti, galima geriau organizuoti savo darbą ir mažiau blaškytis.

Išbandykite iš ryto, prieš pat pietus ir dienos pabaigoje. O gal jums geriau sekasi kelias valandas iš eilės tvarkyti el. laiškus, o likusią dienos dalį dirbti kitus darbus.

Nepriklausomai nuo jūsų tvarkaraščio, turėdami vieną iš jų galėsite sutelkti dėmesį į vieną dalyką vienu metu ir be vargo rūšiuoti el. pašto sąrašus.

Sukurti el. pašto aplankus

El. laiškų aplankai gali būti nepastebimas įrankis, tačiau jie yra puiki informacijos kaupimo sistema.

Naudokite aplankus, kad el. laiškus suskirstytumėte į kategorijas arba prioritetinius lygius. Kai ką nors perskaitysite, išsiaiškinkite, kur tai dera, ir padėkite tai į savo vietą. Pavyzdžiui, galite naudoti el. pašto filtrus ir reklaminius el. laiškus surūšiuoti į vieną aplanką, o svarbius el. laiškus - į veiksmų aplankus, kuriuose reikia nedelsiant imtis veiksmų.

Galite netgi dar labiau išplėsti savo organizaciją ir atskiros el. pašto paskyros. darbui, asmeniniams reikalams, registracijai ir kt.

Naudokite automatizavimą

Gera pradžia - nustatyti filtrus, kurie blokuotų šiukšles, žmones ar konkrečius šlamšto žodžius temos eilutėse.

Taip pat galite naudoti el. pašto automatizavimas supaprastinti gaunamus el. laiškus ir siunčiamus pranešimus. Pavyzdžiui, automatizuokite patvirtinimo procesą su paprastu pranešimu "Mes gavome jūsų el. laišką...", kuris suveikia gavus kliento užklausą. Arba el. laiškų šablonai, apimantys dažniausiai užduodamų klausimų rinkinį.

Ištrinti, atsisakyti prenumeratos, pažymėti kaip šlamštą

Būkite negailestingi. El. pašto programoje neimkite belaisvių.

Jei yra senų, nesvarbių el. laiškų, į kuriuos niekada nesiruošiate atsakyti, ištrinkite juos.

Jei per filtrus patenka nepageidaujamų laiškų, pažymėkite juos.

Jei yra tinklaraštis, kurį mėgote, bet nebeskaitote, atsisakykite jo prenumeratos.

Stengiatės pasiekti "nulinę gautinų pranešimų dėžutę" - svarbius pranešimus, kuriuos perskaitote, į kuriuos atsakote ir kuriuos efektyviai užpildote.

Greitai pasieksite nulinę gautų laiškų dėžutę

Galima dirbti produktyviau, efektyviau bendrauti ir palikti stresą darbe ten, kur jam ir vieta - darbe.

Kruopščiai pavasarį išvalę gautąją pašto dėžutę ir pritaikę kelias patikrintas strategijas, kad el. pašto perkrova vėl neatsinaujintų, greitai pasieksite, kad jūsų pašto dėžutė būtų lygi nuliui. Viskas prasideda nuo el. pašto valdymo strategijos, o el. pašto dėžutę taip pat galite peržiūrėti lengvai ir greitai.

Linija ir taškai