Kā parakstīt uzņēmuma e-pasta vēstuli: Labākā prakse

Lūk, kā profesionālajos e-pasta ziņojumos veikt parakstīšanos, ja vēlaties nodrošināt labāku atbildes rādītāju un vispārējo metriku, kā arī uzlabot iespaidu par savu zīmolu.

Kāpēc profesionālajos e-pasta ziņojumos ir svarīgs e-pasta parakstīšanās?

Lielākā daļa cilvēku aizver e-pasta vēstuli, par to īpaši nedomājot. Varat ierakstīt kaut ko līdzīgu, piemēram, "Paldies", "Ar laba vēlējumiem" vai pat "Jauku dienu". Tomēr, vairāk domājot par to, kā jūs noslēdzat e-pasta vēstuli, var ievērojami ietekmēt rezultātu.

Labs biznesa e-pasta noslēgums var palīdzēt identificēt jūs kā sūtītāju turpmākai atsaucei, motivēt saņēmēju veikt turpmākas darbības, sniegt saņēmējam papildu kontaktinformāciju vai vienkārši atstāt lasītājam labu pirmo iespaidu par jums un jūsu uzņēmumu, kas ir īpaši svarīgi, ja strādājat ar jaunu klientu.

Noslēguma frāze, ko izvēlaties savam e-pasta ziņojumam, ir pēdējā lieta, ko auditorija izlasa pēc tam, kad tā pabeidz jūsu ziņojumu. Neatkarīgi no tā, vai sūtāt oficiālus e-pasta ziņojumus savam uzņēmumam vai personīgus e-pastus individuāliem kontaktiem, ir svarīgi, kā jūs noslēdzat e-pastu.

Tas var būt viens no visvairāk motivējošiem faktoriem, kas nosaka, kādas darbības viņi veiks pēc jūsu e-pasta saņemšanas vai vai arī vai viņi vispār veiks kādas darbības. Galu galā e-pasta sūtīšana ir tikai vēl viena veida saruna, un tas, kā saruna beidzas, mēdz būt diezgan svarīgi, neatkarīgi no tā, vai tie ir lietišķi vai neoficiāli e-pasti.

Ja jūs iepazītos ar jaunu cilvēku, pēc sarunas ar viņu jūs neapgrieztos un aizietu prom, nenoslēdzot sarunu - jūs, visticamāk, pateiktu viņam, ka bija patīkami ar viņu iepazīties un ka cerat drīz atkal ar viņu aprunāties. Jūsu e-pasta noslēgumam jābūt draudzīgam, profesionālam un pieklājīgam, kā arī skaidram, sniedzot norādījumus par turpmāko rīcību.

Kā aizvērt e-pastu

Lai sagatavotu labākos e-pasta vēstuļu slēgumus, jāpatur prātā dažas dažādas lietas.

Pirmkārt, ir jāizlemj, vai slēgšana ir piemērots risinājums šim e-pasta ziņojumam. Ja jūs ar kādu personu veicat e-pasta apmaiņu turp un atpakaļ, tad šajā brīdī noslēguma izlaišana var šķist labs risinājums.

Tomēr, ja tas tā ir, tad veltiet laiku, lai padomātu, vai tas, ka jūs iekļaujat noslēgumu, atstās labu iespaidu. Pat tad, ja esat sarakstījies ar kādu cilvēku jau ilgāku laiku un saruna ir kļuvusi mazliet brīvāka salīdzinājumā ar to, kāda tā bija sākumā, jūs varat parādīt, ka esat profesionāls un turpināt radīt labu iespaidu, katru reizi izvēloties labu noslēgumu.

Turklāt paturiet prātā, ka persona, kurai nosūtāt e-pastu, var pārsūtīt to tālāk citiem, kuri iepriekš nav ar jums sazinājušies. Spēcīgs, profesionāls e-pasta paraksts šajos e-pasta ziņojumos radīs profesionālāku iespaidu, salīdzinot ar neformāliem, personīgiem e-pastiem.

Lietojiet savu vārdu un uzvārdu

Parakstot e-pasta vēstules, ir ieteicams vienmēr norādīt savu vārdu un uzvārdu, jo īpaši dažās pirmajās e-pasta vēstulēs, ko sūtāt.

Tas ļauj nodrošināt, ka e-pasta saņēmējam ir skaidra personas, ar kuru viņš sazinās, identitāte, un jūs varat izvairīties no pārpratumiem ar citiem kontaktpersonām, kurām var būt tāds pats vārds kā jums.

Pat tad, ja vēlaties, lai e-pasta vēstule būtu neformāla un draudzīga, vienmēr norādiet savu vārdu un uzvārdu.

Esi profesionāls

Neatkarīgi no tā, ko esat nolēmis rakstīt e-pasta noslēgumā, galvenais ir profesionalitāte. Pirms izlemjat par piemērotāko noslēguma veidu, ņemiet vērā sarunas kontekstu un personu, kurai sūtāt e-pasta vēstuli.

Ja sūtāt e-pasta vēstuli jaunam klientam, ar kuru iepriekš neesat sazinājies, jums vajadzētu izvairīties no gadījuma rakstura. Lai gan draudzīgu toni var interpretēt kā jauku žestu, pirmo reizi, kad sazināties ar kādu cilvēku, vēlaties oficiālāku noslēgumu.

No otras puses, ja sazināties ar cilvēku, ar kuru esat tikušies personīgi vai ar kuru esat daudz runājis pa e-pastu un kuru esat labi iepazinis, tad nav nekas slikts, ja saziņa, jo īpaši turpmākajos e-pasta vēstulēs, ir neformālāka.

Ja neesat pārliecināts par piemērotāko toni, vienmēr ir labāk būt pārāk profesionālam nekā nepietiekami profesionālam. Tāpēc jūsu noklusējuma e-pasta parakstam vienmēr jābūt formālākam.

Kas jāiekļauj e-pasta parakstīšanas dokumentā

Labs biznesa e-pasta noslēgums ietver vairākus dažādus elementus, kas tam piešķir pilnvērtīgu, profesionālu izskatu un rada labu iespaidu uz saņēmēju. Noslēdzot e-pasta vēstuli, daži no svarīgākajiem aspektiem ir šādi:

Jūsu pilns vārds un uzvārds

Dažās sarunās, parakstot e-pasta vēstuli, varat justies pārāk profesionāli, taču parasti tā ir labāk darīt, izmantojot savu vārdu un uzvārdu. Tas palīdzēs jums izvairīties no situācijām, kad jūs varētu sajaukt ar kādu citu personu, kurai ir tāds pats vārds kā jums.

Ja vēlaties izmantot neformālāku pieeju un izmantot tikai savu vārdu, varat apsvērt iespēju parakstam pievienot pilnu vārdu, lai joprojām būtu skaidrs, kas tieši esat.

Noslēguma rindiņa

Noslēdzot e-pasta vēstuli, spēcīga noslēguma rindkopa var būtiski ietekmēt iespaidu, kādu tā atstāj uz saņēmēju.

E-pasta vēstules nobeiguma rindiņa ir lieliska iespēja pateikties saņēmējam par to, ka viņš ir izlasījis vēstuli. Līdztekus varat iekļaut arī aicinājumu rīkoties vai kaut ko, kas motivētu saņēmēju veikt vēlamo soli, piemēram, noklikšķināt uz e-pasta vēstulē esošās saites, atbildēt jums vai veikt kādu citu darbību.

 

Atcerieties, ka pat tad, ja sūtāt parastu darba e-pasta vēstuli, visu e-pasta paziņojumu galvenais mērķis ir panākt atbildi vai kādu darbību.

Jūsu amata nosaukums

Lai gan ne vienmēr ir jāizmanto pilns jūsu pašreizējā darba vietas nosaukums, var būt noderīgi iekļaut kaut ko, kas ļautu saņēmējam uzzināt, kāds ir jūsu profesionālais nosaukums.

Tas ir īpaši svarīgi, ja ar kādu personu sazināties pirmo reizi, jo tādējādi ir skaidrs, ar ko viņi runā un kādos jautājumos jūs varētu viņiem palīdzēt. Lietišķie kontakti novērtē šo informāciju, jo viņi zina, vai turpināt ar jums biznesa saziņu, vai nē.

Kontaktinformācija

Visbeidzot, vienmēr ir lietderīgi norādīt savu kontaktinformāciju. Lai gan saņēmējam, kuram sūtāt e-pasta vēstuli, jau ir jūsu e-pasta adrese, e-pasta ziņojuma noslēgumā ir laba vieta, kur norādīt citus veidus, kā ar jums sazināties, piemēram, tālruņa numuru vai saiti uz jūsu LinkedIn profilu.

Lielākajā daļā oficiālo e-pasta paziņojumu ir norādīti citi veidi, kā sazināties. Lai gan tas lietišķajai sarakstei neko daudz nepievieno, ir noteikums izmantot šo vietu, lai reklamētu savu LinkedIn, tīmekļa vietni, piedāvājumu vai ko citu.

E-pasta vadlīniju beigas - labākie e-pasta etiķetes noteikumi

Tuvojoties e-pasta ziņojuma noslēgumam, nevēlaties sabojāt līdz šim radīto labo iespaidu ar sliktu noslēgumu.

Lai no tā izvairītos un pārliecinātos, ka jūsu e-pasta noslēguma frāze atstāj vislabāko iespaidu uz klientu, ievērojiet šādas vadlīnijas.

Apsveriet auditoriju

Ir labi pielāgot noslēguma tekstu auditorijai, kas to lasīs.

Piemēram, vārds "mīlu" varētu būt ideāli piemērots e-pasta vēstules noslēgumā jūsu otrajai pusītei vai mammai, taču to nevajadzētu lietot, sazinoties ar jauno priekšnieku vai jaunu klientu, jo viņiem varētu nepatikt neformāls e-pasta vēstules noslēgums.

Padomājiet par savu attiecības ar personu, kurai sūtāt e-pastu. Visvairāk kaitinošas ir tās e-pasta vēstules, kas nav pielāgotas auditorijai, kurai tās tiek sūtītas.

Pārbaudiet savu noklusējuma e-pasta parakstu

Tāpat kā pārējā e-pasta daļā, arī noslēgumā, pirms nospiežat pogu "sūtīt", ir jāpārbauda, vai tajā nav pareizrakstības un gramatikas kļūdu. Noslēgumā, kurā ir gramatikas vai pareizrakstības kļūdas, saņēmējs var gūt neprofesionālu un paviršu iespaidu.

Tas prasa tikai dažas minūtes, lai vairumā e-pasta lietotņu ātri vēlreiz pārbaudītu, vai noslēgumā nav kļūdu. Varat izmantot spraudņus gramatikas un pareizrakstības pārbaudītāji piemēram, Grammarly, lai būtu vieglāk atrast kļūdas.

Esi sirsnīgs

Reālistiska un patiesa attieksme, slēdzot e-pasta vēstuli, ietekmē iespaidu, kādu tā atstāj. Nelietojiet vienkārši uzrakstīt vārdus, kas, jūsuprāt, izklausās labi, neveltot laiku pārdomām par to, cik patiesi jūs esat.

Izvēloties e-pasta vēstules nobeiguma rindiņu, izvēlieties kaut ko patiesu no savas puses, neatkarīgi no tā, vai tas ir iekšējais e-pasts vai e-pasta sarunas ar jauniem kontaktiem.

Ietveriet nākamo soli vai aicinājumu rīkoties

Visbeidzot, nepalaidiet garām iespēju izmantot e-pasta noslēguma rindkopu kā iespēju panākt, lai saņēmējs veiktu vēlamo darbību. Piemēram, tas varētu būt kaut kas tik vienkāršs kā "ceru, ka jūs drīz uzklausīsim" vai "dariet man zināmu, ko jūs domājat", ja vēlaties, lai saņēmējs jums atbildētu uz e-pastu. Vai arī, ja sūtāt mārketinga e-pasta vēstuli, tās noslēgumā varat iekļaut saiti uz pakalpojumu vai produktu, vienlaikus aicinot saņēmēju to pārbaudīt.

Tas, kā jūs noslēdzat uzņēmuma e-pasta vēstuli, var ietekmēt saņēmēju un iespaidu, kādu uz viņu atstājat, vairāk, nekā jūs domājat.

Pabeigšana

Neatkarīgi no tā, vai rakstāt parastus e-pasta ziņojumus vai sazināties profesionālā kontekstā, ir svarīgi, kā jūs noslēdzat savu e-pasta vēstuli. E-pasts mūsdienās ir viens no visizplatītākajiem saziņas veidiem, un, ja vēlaties to darīt pareizi, e-pasta vēstuļu nobeigumam jābūt profesionālam, kas mudina saņēmēju atbildēt.

Un, ja sūtāt daudz e-pasta vēstuļu un uztraucaties, vai tie sasniegs pareizo personu... Jums ir nepieciešams Bouncer. Izmantojot Bouncer, varat pārbaudīt savus e-pasta sarakstus, lai būtu droši, ka nesūtāt uz viltotām, novecojušām vai nepareizi uzrakstītām adresēm. 

Sāciet darbu jau šodien un pārbaudiet savus pirmos 100 e-pasta ziņojumus bez maksas!