Een zakelijke e-mail ondertekenen: Best Practices

Hier lees je hoe je een sign-off kunt doen in je professionele e-mails, als je wilt zorgen voor betere responspercentages en algemene statistieken, en als je de indruk over je merk wilt verbeteren.

Waarom is afmelden belangrijk in professionele e-mails?

De meeste mensen sluiten een e-mail af zonder er goed over na te denken. Je kunt iets zetten als 'Bedankt', 'Vriendelijke groeten' of zelfs 'Nog een fijne dag'. Maar als je beter nadenkt over hoe je je e-mails afsluit, kan dat een enorm verschil maken voor het resultaat.

Een goede zakelijke e-mailafsluiting kan helpen om jou als afzender te identificeren voor toekomstig gebruik, om de ontvanger te motiveren om verdere actie te ondernemen, om de ontvanger te voorzien van verdere contactinformatie of gewoon om de lezer een goede eerste indruk te geven van jou en je bedrijf, wat vooral belangrijk is als je te maken hebt met een nieuwe klant.

De afsluitende zin die je kiest voor je e-mail is het laatste wat je publiek leest nadat ze klaar zijn met je bericht. Of je nu formele e-mails verstuurt voor je bedrijf of persoonlijke e-mails naar individuele contacten, de manier waarop je een e-mail afsluit is belangrijk.

Het kan een van de meest motiverende factoren zijn als het gaat om de acties die ze ondernemen naar aanleiding van het ontvangen van je e-mail, of dat ze überhaupt actie ondernemen. E-mailen is tenslotte gewoon een ander soort gesprek en hoe een gesprek eindigt, is meestal heel belangrijk, of het nu gaat om zakelijke of informele e-mails.

Als je een nieuw iemand ontmoet, zou je je na een gesprek niet zomaar omdraaien en weglopen zonder het gesprek af te sluiten - je zou hem waarschijnlijk vertellen dat het leuk was hem te ontmoeten en dat je hoopt hem snel weer te spreken. Het einde van je e-mail moet vriendelijk, professioneel en beleefd zijn, maar ook duidelijk als het gaat om het geven van instructies voor de volgende stappen.

Een e-mail sluiten

Als het gaat om het samenstellen van de beste afsluitingen voor je e-mails, zijn er een paar verschillende dingen waar je rekening mee moet houden.

De eerste is om te beslissen of afsluiten een gepaste optie is voor deze e-mail. Als je heen en weer gaat in een e-mailwisseling met iemand, dan kan het overslaan van de afsluiting op dit moment een goede optie lijken.

Maar als dit het geval is, neem dan de tijd om na te denken of het wel of niet een goede impact zal hebben als je de afsluiting toevoegt. Zelfs als je al een tijdje met iemand mailt en het gesprek wat ongedwongener is geworden dan in het begin, kun je laten zien dat je professioneel bent en een goede indruk blijft maken door elke keer een goede afsluiting te kiezen.

Denk er ook aan dat de persoon naar wie je een e-mail stuurt, deze kan doorsturen naar anderen die nog niet eerder met je hebben gecommuniceerd. Sterk, professionele e-mailhandtekening In deze e-mail threads zal een meer professionele indruk geven in vergelijking met meer informele, persoonlijke e-mails.

Gebruik je volledige naam

Het is een goed idee om altijd je volledige naam te vermelden bij het ondertekenen van je e-mails, vooral in de eerste paar e-mails die je verstuurt.

Zo kun je ervoor zorgen dat de ontvanger van de e-mail duidelijk is over de identiteit van de persoon met wie hij communiceert en kun je verwarring voorkomen met andere contactpersonen die misschien dezelfde voornaam hebben als jij.

Ook al wil je een meer informele e-mailondertekening en een vriendelijke e-mailcorrespondentie, vermeld altijd je volledige naam.

Professioneel zijn

Wat je ook besluit te schrijven in de afsluiting van je e-mail, professionaliteit is de sleutel. Houd rekening met de context van het gesprek en de persoon die je mailt voordat je beslist welke afsluiter je het beste kunt gebruiken.

Je moet een informele toon vermijden als je een nieuwe klant mailt met wie je nog niet eerder contact hebt gehad. Hoewel een vriendelijke toon kan worden geïnterpreteerd als een aardig gebaar, wil je een meer formele afsluiting voor de eerste keer dat je iemand benadert.

Aan de andere kant, als je communiceert met iemand die je persoonlijk hebt ontmoet of met wie je veel hebt gesproken via e-mail en die je goed hebt leren kennen, dan is er niets mis mee om meer casual te zijn, vooral in follow-up e-mails.

Als je niet zeker weet wat de beste toon is, is het altijd beter om te professioneel te zijn dan niet professioneel genoeg. Daarom moet je standaard e-mailhandtekening altijd een meer formele zijn.

Wat moet er in een e-mailondertekening staan?

Een goede zakelijke e-mailafsluiting bevat verschillende elementen die de e-mail een complete, professionele uitstraling geven en een goede indruk maken op de ontvanger. Bij het afsluiten van een e-mail zijn enkele van de belangrijkste aspecten:

Je volledige naam

Het gebruik van je volledige naam bij het ondertekenen van een e-mail voelt misschien te professioneel voor sommige gesprekken, maar het is meestal het beste om dit te doen. Zo voorkom je situaties waarin je verward wordt met iemand anders met dezelfde voornaam als jij.

Als je het wat nonchalanter wilt aanpakken en alleen je voornaam wilt gebruiken, kun je overwegen om je volledige naam toe te voegen aan je handtekening, zodat het nog steeds duidelijk is wie je precies bent.

De slotzin

Bij het sluiten van je e-mail kan een sterke afsluitzin het verschil maken voor de indruk die de e-mail maakt op de ontvanger.

De slotregel van je e-mail is een ideale gelegenheid om de ontvanger te bedanken voor het lezen van het bericht. Daarnaast kun je ook een oproep tot actie opnemen of iets om de ontvanger te motiveren de gewenste stap te nemen, zoals het klikken op een link in de e-mail, je te antwoorden of iets anders.

 

Onthoud dat, zelfs als je een gewone zakelijke e-mail verstuurt, het uiteindelijke doel van alle e-mailcommunicatie is om een antwoord of een bepaalde actie uit te lokken.

Je functietitel

Hoewel je niet altijd de volledige titel van je huidige baan hoeft te gebruiken, kan het nuttig zijn om iets toe te voegen om de ontvanger te laten weten wat je beroepstitel is.

Dit is vooral belangrijk als je voor het eerst met iemand communiceert, omdat het dan duidelijk is met wie ze praten en met wat voor soort zaken je ze zou kunnen helpen. Zakelijke contacten waarderen dit detail, omdat ze dan weten of ze de zakelijke communicatie met je moeten voortzetten of niet.

Contactgegevens

Tot slot is het altijd een goed idee om je contactgegevens op te nemen. Ook al heeft de ontvanger die je mailt al je e-mailadresDe afsluiting van je e-mailbericht is een goede plek om verdere manieren te geven om met je in contact te komen, zoals je telefoonnummer of een link naar je LinkedIn-profiel.

De meeste formele e-mails bevatten andere manieren om contact op te nemen. Hoewel het niet veel toevoegt aan zakelijke correspondentie, is het een vuistregel om deze ruimte te gebruiken om je LinkedIn, website, aanbieding of iets anders te promoten.

Eindes voor e-mailrichtlijnen - beste regels voor e-mailetiquette

Aan het einde van je e-mailbericht wil je de goede indruk die je tot nu toe hebt gemaakt niet verpesten met een slechte afsluiting.

Om dit te voorkomen en ervoor te zorgen dat de afsluitzin van je e-mail de beste indruk achterlaat bij je klant, moet je de volgende richtlijnen in gedachten houden.

Denk aan het publiek

Het is een goed idee om je slotwoord af te stemmen op het publiek dat het zal lezen.

Het woord 'liefde' kan bijvoorbeeld ideaal zijn voor een e-mail aan je partner of moeder, maar je kunt het beter niet gebruiken als je communiceert met je nieuwe baas of een nieuwe klant, die informele e-mail-eindes misschien niet op prijs stellen.

Denk na over je relatie met de persoon die je e-mailt. De meest irritante e-mailondertekenaars zijn degenen die niet zijn aangepast aan het publiek waar ze naartoe gaan.

Proeflees je standaard e-mailhandtekening

Net als de rest van je e-mail moet je de afsluiting controleren op spel- en grammaticafouten voordat je op de verzendknop drukt. Een e-mail die vol zit met grammaticafouten of spelfouten kan een onprofessionele, slordige indruk maken op de ontvanger.

Het kost maar een paar minuten om je afsluiting in de meeste e-mailapps snel te controleren op fouten. Je kunt plugins gebruiken voor grammatica- en spellingscontrole zoals Grammarly om het gemakkelijker te maken om fouten op te sporen.

Wees oprecht

Realistisch en oprecht zijn in de afsluiting van je e-mail heeft invloed op de indruk die je maakt. Schrijf niet zomaar woorden waarvan je denkt dat ze goed klinken zonder de tijd te nemen om na te denken over hoe oprecht je bent.

Kies bij het kiezen van een slotzin voor je e-mail iets dat oprecht is van jouw kant, of het nu gaat om interne e-mails of e-mailconversaties met nieuwe contacten.

Neem de volgende stap of oproep tot actie op

Mis tot slot niet de kans om de afsluitingszin van je e-mail te gebruiken als een kans om de ontvanger de gewenste actie te laten ondernemen. Dit kan bijvoorbeeld zoiets simpels zijn als 'hopelijk hoor ik snel van je', of 'laat me weten wat je ervan vindt' als je wilt dat de ontvanger je terugmailt. Of, als je een marketinge-mail verstuurt, kun je een link naar de dienst of het product opnemen in de afsluiting met het verzoek aan de ontvanger om het product te bekijken.

Hoe je een zakelijke e-mail afsluit, kan een grotere impact hebben op de ontvanger en de indruk die je op hen maakt dan je beseft.

Inpakken

Of je nu informele e-mails schrijft of in een professionele context communiceert, de manier waarop je je e-mail beëindigt is belangrijk. E-mail is tegenwoordig een van de meest gebruikte communicatiemethoden en als je het goed wilt doen, moet je professionele e-mail-einden hebben die de ontvanger aanmoedigen om te reageren.

En als u veel e-mails verstuurt en u zich zorgen maakt of ze wel bij de juiste persoon aankomen... Dan hebt u Bouncer nodig. Met Bouncer kunt u uw e-maillijsten verifiëren, zodat u zeker weet dat u niet naar valse, verouderde of verkeerd gespelde adressen verstuurt. 

Begin vandaag nog en verifieer je eerste 100 e-mails gratis!