Wat zijn e-mailbevestigingen en waarom zijn ze belangrijk?

Wat is een bevestigingsmail?

Een bevestigingsmail is een transactie-e-mail die naar een klant of abonnee wordt gestuurd, afhankelijk van hun acties. Een e-mailbevestiging kan worden verzonden voor een aantal acties van klanten, zoals inschrijven, het bedrijf een e-mail sturen, het afronden van een bestelling, registratie voor een evenement of het boeken van een ticket.

Klanten verwachten bevestigingsmails voor noodzakelijke acties zoals het inschrijven en afronden van bestellingen. Ze kunnen helpen een goede eerste indruk te maken, de ontvanger onder druk zetten over de acties die hij heeft ondernomen en vertrouwen helpen opbouwen. Van een bedrijf wordt niet verwacht dat het alle soorten transactie- of bevestigingse-mails verstuurt, maar in ieder geval wel die voor belangrijke acties.

De elementen van een bevestigingsmail

Bedrijven sturen bevestigingsmails voor verschillende soorten transacties, dus er is niet één sjabloon voor alle bevestigingsmails. Sommige elementen moeten echter in alle bevestigingsmails worden opgenomen:

• Een erkende "Van"-naam en een pakkende onderwerpregel.
• Een on-brand e-mail design met merkkleuren en een logo.
• Personalisering - De klant bij naam begroeten en waar nodig zijn naam gebruiken.
• Relevante informatie - Dit kan het bestelnummer en de samenvatting zijn of verzendinformatie zoals de methode en het adres, afhankelijk van de e-mail.
• De volgende stap - Laat de klant weten wat er daarna gebeurt, wat hij moet doen of wat het bedrijf zal doen.
• Een oproep tot actie - Idealiter één.
• Ondersteuningsinformatie - Hiermee kunnen klanten contact opnemen met het bedrijf als dat nodig is.
• Extra informatie - Dit is een extra sectie voor zaken als beloningen, verwijzingsprogramma's, aanbevelingen en andere informatie waarin de klant geïnteresseerd zou kunnen zijn.

Laten we nu eens kijken waarom het versturen van een e-mailbevestiging zo belangrijk is.

Een bevestiging per e-mail is geruststellend

Stel je voor dat je een geweldige deal hebt gevonden voor iets dat je al heel lang wilt hebben. U bestelt het en controleert vervolgens uw e-mail om te zien of u de deal hebt gekregen, om vervolgens geen bevestigingsmail te vinden. U bent terecht in de war en vraagt zich af of de transactie is voltooid en of u het product opnieuw moet bestellen.

Het ontbreken van een bevestigingsmail kan ongelooflijk frustrerend en verwarrend zijn en ervoor zorgen dat een klant niet meer bij uw winkel wil bestellen. Het instellen van een automatische bevestigingsmail is tegenwoordig zo eenvoudig omdat bedrijven gebruik kunnen maken van de verschillende beschikbare tools en diensten. Daarom is er geen reden waarom een bedrijf geen automatische bevestigingsmails voor alle transacties kan implementeren.

Maak contact met abonnees wanneer u een bevestigingsmail stuurt

Er zijn vele redenen waarom mensen zich abonneren op mailinglijsten. Ongeacht hun redenen, verwachten zij die zich inschrijven waarde, respect en opmerkelijke inhoud van u af en toe. Als u die niet levert, kan dat ertoe leiden dat uw gesprekken lijden en dat het bouncepercentage hoger is dan normaal, en de openingssnelheid van uw e-mail laag.

In plaats van uw abonnees te spammen met e-mails die ze misschien niet nuttig vinden, moet u hen nuttige e-mails sturen waarmee u een relatie met uw klanten en abonnees kunt opbouwen. Op die manier wordt het veel gemakkelijker om ze te converteren naar betalende klanten, omdat ze waarde halen uit de aanbiedingen en promoties waarover u hen vertelt.

E-mailbevestigingen verplaatsen klanten in het traject

Hoewel veel bedrijven eenmalige bevestigingsmails versturen, betekent dat niet dat u dat ook moet doen. U kunt automatische e-mailbevestigingen gebruiken om de dialoog met uw klanten aan te gaan terwijl u hen door het klanttraject leidt.

De drie soorten bevestigingsmails die u daarbij helpen zijn:

• Bevestiging van betaling
• Bevestiging van verzending
• Bevestiging van levering

Dit soort e-mails biedt belangrijke aanknopingspunten waar het bedrijf in de toekomst van kan profiteren. Ze kunnen bijvoorbeeld de merkbekendheid bij klanten vergroten als u merkelementen zoals kleuren, logo's en lettertypen in de e-mails gebruikt.

Ze kunnen ook dienen als cruciaal medium om uw merk in de gedachten van klanten te houden, zodat ze veel eerder aan uw bedrijf zullen denken wanneer ze aanvullende producten willen kopen.

Een bevestiging van e-mail is geweldig voor zakelijke relaties

E-mailbevestigingen zijn niet alleen bedoeld voor marketinggerelateerde activiteiten en acties, maar kunnen ook cruciaal zijn voor zakelijke relaties. Een e-mailbevestiging is een bevestigingsmail die een bedrijf stuurt om aan te geven dat het een e-mail van een klant of andere zakenpartner heeft ontvangen.

Een e-mailbevestiging is vooral belangrijk als de bedrijfseigenaar of de persoon aan wie de e-mail is gericht de e-mail niet onmiddellijk kan beantwoorden. Het stelt de afzender gerust dat zijn communicatie is ontvangen en bevestigd en dat iemand er snel werk van zal maken.

Het versturen van zo'n e-mail laat ook zien dat u geeft om de e-mails die u ontvangt en dat u alle vormen van communicatie serieus neemt. Vergeet niet dat mensen zich erkend willen voelen als ze contact opnemen; het versturen van dit soort e-mails helpt daarbij.

Bevestigingsmails bieden extra marketingmogelijkheden

Bevestigingsmails hebben een zeer hoge open rate omdat mensen ze verwachten en willen weten wat erin staat, wat er verder gaat gebeuren en welke eventuele extra stappen ze moeten nemen. Daarom bieden ze extra marketingkansen voor bedrijven die er gebruik van kunnen maken.

Profiteer van de nieuwsgierigheid van mensen en de hoge open rate om de betrokkenheid te vergroten door upselling van add-ons, het voorstellen van gerelateerde producten en cross-selling.

Als u dit doet, moet u ervoor zorgen dat uw bevestigingsmails eerst transactionele e-mails zijn en daarna marketingmails. Dit betekent dat het grootste deel van de e-mail de bevestigingsinformatie moet bevatten die klanten zoeken. Daaronder kunt u engagement- en marketingberichten opnemen, zoals:

• Vragen om feedback of beoordelingen - U kunt vragen naar het aankoop- en afrekenproces, zodat u deze informatie kunt gebruiken om dingen te verbeteren.
• Een korting aanbieden - Door dit te doen kunt u de verkoop verhogen, omdat mensen eerder geneigd zijn terugkerende shoppers te worden als ze weten dat ze een goede korting krijgen bij hun volgende aankoop.
• Links naar uw sociale media, andere profielen of websites, zodat klanten weten hoe ze u desgewenst verder kunnen bereiken en benaderen.

Soorten bevestigingsmails

Nu u weet wat bevestigingsmails zijn en hoe belangrijk ze zijn, welke soorten bevestigingsmails kunt u sturen?

E-commerce bevestigingsmails

Dit is misschien wel het meest voorkomende type e-mailbevestiging. Deze categorie omvat andere soorten e-mailbevestigingen, zoals:

• E-mails ter bevestiging van de bestelling - Verzonden nadat de klant het afrekenproces heeft voltooid.
• Verzendbevestiging - Verzonden zodra het product of pakket wordt verzonden.
• Leveringsbevestiging - Verzonden na de succesvolle levering van producten of pakketten.
• Downloadbevestiging - Soms moet de klant zijn aankoop, zoals een boek, ticket of cadeaubon, downloaden.

Registratie Bevestiging

Zoals de naam al aangeeft, sturen bedrijven dit soort informatie nadat een klant zich heeft geregistreerd voor een dienst of zich heeft ingeschreven voor een e-mail nieuwsbrief.

E-mails ter bevestiging van opzegging vallen ook onder deze categorie. Net zoals bedrijven hun best doen om het mensen gemakkelijker te maken zich in te schrijven op hun lijsten of zich in te schrijven voor een dienst, moeten ze het ook gemakkelijk maken om zich uit te schrijven of hun inschrijving te annuleren. Deze e-mail komt nadat ze een van de twee hebben gedaan.

De e-mail ter bevestiging van de annulering is typisch de laatste kans die het bedrijf heeft om de klant terug te winnen of om uit te zoeken wat er is gebeurd om ervoor te zorgen dat het niet opnieuw gebeurt met andere klanten.

Bevestigingen van evenementen en lokale diensten

Deze e-mails geven de nodige details over een afspraak. Ze kunnen de tijd, locatie en andere details bevatten die de klant moet weten. Idealiter stellen ze de klant in staat het evenement aan zijn agenda toe te voegen.

Tickets en toegang tot webinars kunnen ook worden opgenomen in bevestigingsmails van evenementen als de klant dat heeft gekocht of zich daarvoor heeft aangemeld.

Reisbevestigingsmails

Net als bij bevestigingsmails voor e-commerce kent deze categorie verschillende soorten e-mails. Deze omvatten:

• Accommodatie boeken
• Vluchtbevestiging e-mails

Veel mensen worden angstig van reizen en willen weten of alle details rond zijn voordat ze naar huis vertrekken. Het versturen van dit soort e-mails is geruststellend, geeft uw klanten alle informatie over hun vlucht of accommodatie en helpt hen bij hun planning.

Bevestigingsmail automatisering

Vanwege de verschillende soorten bevestigingsmails die u moet versturen, kunt u dit proces het beste automatiseren. Het goede nieuws is dat de meeste e-maildiensten en -tools u helpen dit soort e-mails te automatiseren.

Zodra u uw e-mails en sjablonen hebt gemaakt met behulp van de hierboven beschreven elementen, hoeft u alleen nog maar alles in te laden en de dienst alles voor u te laten doen. Test wel verschillende scenario's om te zien of uw klanten de juiste e-mail ontvangen nadat ze actie hebben ondernomen.

Het is nu uw beurt om na te denken over het maken van de juiste bevestigingsmails voor uw bedrijf. Denk na over de acties van klanten op uw website, kijk voor welke acties een bevestiging nodig is en maak vervolgens voor elk scenario en elke actie de juiste e-mails.