E-mails calorosos: O que são e como escrever um?

mar 16, 2022
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Escrever e-mails frios às vezes pode parecer fácil, pois você está começando do zero. O destinatário não o conhece, você não o conhece e você está apenas começando a conversa.

Mas escrever um e-mail de aquecimento? Muito mais difícil do que isso.

E-mails de aquecimento ou e-mails quentes são e-mails de acompanhamento para destinatários que não responderam ao e-mail inicial que você enviou a eles. Eles podem parecer chatos e desnecessários, mas na verdade podem aumentar suas taxas de resposta e as taxas de resposta e ter um impacto sobre suas taxas de conversão de clientes em potencial.

Hoje, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre esse tipo de e-mail.

O que é um e-mail de aquecimento?

Um e-mail de aquecimento é um e-mail que é o segundo (ou terceiro, quarto...) em uma sequência de e-mails em que você deseja reengajar o destinatário e fazer com que ele interaja com você. Como o e-mail anterior não funcionou como pretendido, o e-mail de aquecimento tem como objetivo reacender o interesse e iniciar uma conversa ou fazer com que eles comprem depois de seu e-mail de apresentação saiu.

e-mail quente vs. e-mail frio

Fonte

Um e-mail de aquecimento se conecta à mensagem do e-mail original e lembra o destinatário sobre sua oferta. Ele pode ser acionado automaticamente um determinado período de tempo após o envio do e-mail anterior, por exemplo, após um período de dois dias. Como alternativa, eles podem ser enviados após um evento de acionamento. Por exemplo, quando alguém clica em um link no e-mail anterior, recebe um e-mail de aquecimento como acompanhamento de seus representantes de vendas, perguntando se deseja uma demonstração, uma avaliação gratuita ou um convite para um evento de networking.

Modelo de e-mail de acompanhamento caloroso

Há muitos métodos diferentes que você pode usar para manter suas pistas quentes, incluindo e-mail marketing, social media marketing e engajamento, e promover seu pequeno negócio de outras formas.

No entanto, uma e-mail de acompanhamento é uma parte crucial de seu sucesso. Os e-mails são fáceis, rápidos e entregues diretamente aos leads. Você pode programar uma mensagem de acompanhamento com antecedência usando a automação de e-mail para garantir que a mensagem certa com o conteúdo relevante seja enviada exatamente no momento certo.

Quando você dá este passo para manter suas pistas quentes, você demonstra a eles que está levando tempo para acompanhá-los pessoalmente e os faz saber que você está sério e ansioso para construir um relacionamento com eles. E, atualmente, também é bom mostrar a eles que você é uma pessoa real.

Por isso, é uma boa ideia usar um modelo de e-mail que o ajudará a garantir que cada e-mail inicial enviado se destaque da melhor maneira possível, de forma significativa e relevante.

O que incluir em um e-mail de acompanhamento

Ao escrever e-mails de aquecimento, há vários aspectos que sempre vale a pena incluir se você quiser alcançar seu cliente ideal. Esses são:

Conexão significativa

Você deve vincular seu negócio a algo que tenha notado sobre seu lead. Por exemplo, pode ser algo que você tenha notado em relação ao site ou à mídia social dele. 

Você também pode usar a prova social e mencionar um cliente conhecido para o qual trabalhou ou um resultado alcançado que possa impressionar o cliente. Essa é uma maneira eficaz de empurrar os clientes potenciais mais para baixo no funil de vendas.

Ou você pode usar pontos problemáticos comuns no setor deles que eles poderiam resolver com a ajuda de seu conjunto de habilidades. Por exemplo, os representantes de vendas poderiam enviar um e-mail a um cliente potencial sobre uma ferramenta de CRM que reduz o tempo de administração em 30% toda semana.

Inicie essa conexão imediatamente a partir do assunto do e-mail e explique: 1) o que você está oferecendo e 2) que você está atualizando a mensagem anterior. Dessa forma, eles saberão que você não recebeu a pessoa errada e que está retomando a conversa inicial.

Declaração de valor

Ofereça uma breve explicação sobre o que você está oferecendo e por que vale a pena que eles dediquem mais tempo para explorá-lo. Aponte o que sua empresa faz e o que torna sua marca melhor do que a concorrência.

Credibilidade

Você pode adicionar URLs para aumentar sua credibilidade, vinculando a várias fontes, inclusive amostras do seu trabalho, estudos de caso, depoimentos, avaliações e qualquer outra forma de prova social que dê mais credibilidade a você e à sua empresa.

Convite para se conectar

Por fim, você deve incluir um convite informal para conexão em todos os seus e-mails de acompanhamento de vendas. Por exemplo, isso deve ser feito de forma casual, perguntando se eles gostariam de agendar uma ligação ou quando gostariam de ter notícias suas novamente. Evite ser insistente e mantenha a chamada para ação simples.

Qual deve ser o tamanho de um e-mail de aquecimento?

É essencial que seus e-mails de acompanhamento sejam curtos - não mais do que 125 palavras geralmente é a melhor opção. Você não quer escrever uma postagem de blog, um e-book ou oferecer algum tipo de recurso útil para eles. Cem palavras ou mais é o ponto ideal para obter as melhores taxas de conversão.

Tudo o que você está tentando fazer com este tipo de e-mail é abrir o potencial para uma reunião ou uma chamada com sua liderança; você não precisa se preocupar em compartilhar sua história de vida ou certificar-se de que eles estejam cientes de suas ofertas de solução da empresa.

Um e-mail curto será mais fácil para seu lead ler e ajudará a evitar uma situação em que ele simplesmente passe o olho e decida que não tem tempo para consumir tudo aquilo. Se estiver tentando manter a essência da sua proposta, mas não conseguir chegar ao tamanho certo do e-mail, entre em contato com o serviço de redação studycrumb.com onde você obterá ajuda profissional.

Linhas de assunto de e-mail quentes - aquecimento da caixa de entrada

A maioria de nós já ignorou vários e-mails ao longo de nossas vidas e, na maioria das vezes, essa decisão é tomada com base apenas na linha de assunto. Quando os destinatários de e-mail leem uma linha de assunto, decidimos imediatamente se vale a pena abrir e ler um e-mail.

Com as pessoas recebendo mais mensagens de e-mail do que nunca em suas caixas de entrada, criar linhas de assunto de e-mail que se destaquem da multidão e incentivem o leitor a abrir a mensagem é fundamental para garantir o sucesso de suas equipes de vendas.

É importante incluir uma conexão significativa em sua linha de assunto. Uma boa idéia é usar o pedido de conexão significativa que você incluiu no corpo do e-mail que pode ser trabalhado na linha de assunto. Ou, você pode usar esta oportunidade para destacar outra conexão significativa que você aprendeu sobre sua liderança.

E-mails personalizados são a melhor forma de agir, mas isso pode ser difícil se você estiver entrando em contato com eles pela primeira vez alcance ao frio. Para obter as melhores taxas de cliques, faça experiências com linhas de assunto e continue testando até encontrar algo que funcione para seu público-alvo.

Dicas para aquecer seu e-mail e obter os melhores resultados

Quando você tiver uma compreensão sólida de quem você está enviando e-mails e o que eles estão procurando, começará a se sentir mais natural quando você estiver escrevendo e-mails de acompanhamento caloroso.

Não se envolva demais nas especificidades do que você deve escrever e lembre-se que há um propósito principal de enviar um e-mail de acompanhamento caloroso, que é o de iniciar uma conversa.

É uma boa idéia começar a testar os e-mails de acompanhamento com seus contatos perfeitos e descobrir o que funciona melhor para você.

Se você quiser começar a resolver o problema de não ter tempo ou esquecer de seguir consistentemente para manter seus contatos quentes antes que eles estejam prontos para fazer uma compra, então você pode querer considerar investir em um CRM para seu negócio.

Um bom CRM pode ajudá-lo a montar um plano de acompanhamento robusto e enviar lembretes para que você alcance, tornando mais fácil manter-se em cima de seu acompanhamento e conseguir mais negócios.

Como funciona um serviço de aquecimento de e-mail?

O aquecimento é um processo necessário se você estiver empenhado no sucesso de suas campanhas de e-mail frio. Afinal de contas, se suas mensagens de e-mail forem parar na pasta de spam, você não receberá respostas. Quando você cria uma campanha de e-mail frio e enviar e-mails friosSe você não tiver uma resposta, deve reservar alguns segundos para pensar em como melhorar sua reputação de remetente, a taxa de abertura e como fazer com que seus e-mails não sejam mais denunciados como spam.

Há duas formas principais de você lidar com este processo - manualmente ou utilizando uma ferramenta. Normalmente, você obterá uma boa reputação de remetente quando aquecer seus e-mails manualmente. No entanto, a desvantagem disso é que pode consumir muito tempo, e você precisará se lembrar de acompanhar seus leads e aumentar gradualmente o volume.

Isto significa que não há pausas no processo e que é algo que você precisará ter em mente todos os dias. Sem mencionar, você também precisará descobrir como fazer isso em primeiro lugar.
Por outro lado, o processo é muito mais fácil quando você aquece seus e-mails automaticamente.

É fácil de começar e como funciona automaticamente, você não precisa gastar todo o seu tempo se preocupando com a forma como está indo ou se lembrando de fazer o acompanhamento. Se você decidir escolher o aquecimento automático do e-mail, então você precisará encontrar um serviço no qual você possa confiar para fazer um bom trabalho.

Como aquecer o domínio

Aquecimento de seu domínio é frequentemente necessário para aumentar a capacidade de entrega e as taxas de abertura de e-mails.

Comece registrando um novo domínio que possa ser usado para e-mails de saída e, em seguida, aqueça um endereço de e-mail. Isso se deve ao fato de que, quando você envia e-mails de um domínio totalmente novo, isso pode ser considerado suspeito pelos filtros antispam.

Isso coloca você em risco de destruir o reputação do remetente de seu domínio, o que leva à devolução de e-mails. Quanto mais mensagens devolvidas você enviar, maior será o risco de ser bloqueado ou acabar em listas negras.

Como fazer o aquecimento do e-mail

Antes de iniciar uma nova campanha de divulgação de e-mails frios, você deve passar não menos do que três meses trabalhando na reputação de seu e-mail para receber um impacto positivo. Isto porque leva tempo para ganhar uma boa reputação de e-mail. Um novo domínio é tratado de forma neutra, e a idade do domínio é um dos principais fatores que um filtro anti-spam verificará.

Você precisa ir devagar ao aquecer seu e-mail e domínio. Gaste pelo menos três meses para fazer isso e tenha em mente os fatores que podem atrapalhar o processo, para que você possa evitá-los. Evite configurar mais de uma conta de e-mail imediatamente, enviar e-mails com uma frequência suspeita e uma lista de clientes potenciais de baixa qualidade.

Você também deve criar um nome de domínio que seja consistente com seu nome de domínio principal. Isto porque seu nome de domínio aparece em seu endereço de e-mail e é uma parte crucial de sua mensagem.

Se seu nome de domínio não for semelhante ou pelo menos relevante ao seu site principal, isto cria inconsistências que podem levar a suspeitas.

Envolvimento

Começar com um e-mail forte é apenas a primeira etapa de uma ótima sequência de e-mails. Os e-mails de aquecimento permitem que você desenvolva essa história, envolva seus leitores e os leve um passo mais perto da conversão. 

Mas antes de enviar qualquer e-mail, você precisa ter certeza de que está enviando para uma lista de endereços de e-mail válidos. Para isso, basta usar o Bouncer, que analisa suas listas de e-mail e remove endereços desatualizados, armadilhas de spam, typos, catch-all emails and every other address that can ruin your deliverability.

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Perguntas mais freqüentes

Qual é a principal diferença entre um e-mail frio e um e-mail quente?

Com um e-mail frio, você não tem nenhuma informação prévia. relacionamento com o destinatário e você pode estar fazendo uma divulgação típica de vendas para clientes em potencial. Eles não sabem nada sobre você e estão recebendo seu e-mail do nada. Um e-mail quente é o segundo, terceiro ou qualquer outro e-mail que eles recebem de você e já têm uma conexão com você.

Como escrever um e-mail caloroso?

Faça com que o e-mail seja mais sobre o destinatário e menos sobre você. Você está criando uma conexão, portanto, tente relacionar o e-mail atual com o primeiro que você enviou ao destinatário. Você pode fazer uma rápida recapitulação da mensagem inicial que enviou. Pegue um detalhe do primeiro e-mail e fale sobre ele novamente. Outra alternativa é relacionar um evento importante na vida profissional do destinatário e relacioná-lo a ele - isso certamente o tornará mais "caloroso".

Linha e pontos