Cum să semnați un e-mail de afaceri: Cele mai bune practici

Iată cum să faceți sign-off în e-mailurile profesionale, dacă doriți să asigurați rate de răspuns mai bune și o mai bună măsurare generală, precum și să îmbunătățiți impresia despre brandul dumneavoastră.

De ce contează semnarea emailului în emailurile profesionale?

Majoritatea oamenilor închid un e-mail fără să se gândească prea mult la el. Puteți pune ceva de genul "Mulțumesc", "Cu drag" sau chiar "O zi bună". Cu toate acestea, dacă vă gândiți mai mult la modul în care vă încheiați e-mailurile, puteți face o diferență uriașă în ceea ce privește rezultatul.

O bună încheiere a unui e-mail de afaceri poate ajuta la identificarea dumneavoastră ca expeditor pentru referințe viitoare, poate motiva destinatarul să ia măsuri suplimentare, poate oferi destinatarului informații de contact suplimentare sau pur și simplu poate lăsa cititorului o primă impresie bună despre dumneavoastră și despre afacerea dumneavoastră, ceea ce este deosebit de important dacă aveți de-a face cu un client nou.

Fraza de încheiere pe care o alegeți pentru e-mailul dvs. este ultimul lucru pe care publicul dvs. îl citește după ce vă termină mesajul. Indiferent dacă trimiteți e-mailuri formale pentru afacerea dvs. sau e-mailuri personale către contacte individuale, modul în care încheiați un e-mail este important.

Acesta poate fi unul dintre cei mai motivanți factori atunci când vine vorba de acțiunile pe care le vor întreprinde, ca urmare a primirii e-mailului dumneavoastră, sau dacă vor întreprinde vreo acțiune. La urma urmei, trimiterea de e-mailuri este doar un alt tip de conversație, iar modul în care se încheie o conversație tinde să fie destul de important, fie că este vorba de e-mailuri de afaceri sau informale.

Dacă ați cunoaște pe cineva nou, nu v-ați întoarce și ați pleca după ce ați vorbit cu el fără să încheiați conversația - probabil că i-ați spune că a fost o plăcere să-l cunoașteți și că sperați să mai vorbiți cu el în curând. Încheierea e-mailului dvs. ar trebui să fie prietenoasă, profesională și politicoasă, alături de faptul că trebuie să fie clară atunci când vine vorba de furnizarea de instrucțiuni pentru următorii pași de urmat.

Cum se închide un e-mail

Când vine vorba de a pune laolaltă cele mai bune încheieri pentru e-mailurile dumneavoastră, trebuie să țineți cont de câteva lucruri diferite.

Prima este de a decide dacă închiderea este sau nu o opțiune adecvată pentru acest e-mail. Dacă aveți un schimb de e-mailuri cu cineva, atunci săriți peste încheierea poate părea o opțiune bună în acest moment.

Cu toate acestea, dacă acesta este cazul, atunci gândiți-vă puțin la faptul că includerea încheierii va avea sau nu un impact bun. Chiar dacă trimiteți e-mailuri cuiva de ceva vreme și conversația a devenit puțin mai informală față de cum a fost la început, puteți arăta că sunteți profesionist și puteți continua să faceți o impresie bună alegând de fiecare dată o încheiere bună.

De asemenea, nu uitați că persoana căreia îi trimiteți un e-mail îl poate transmite și altor persoane care nu au mai comunicat cu dumneavoastră. Un mesaj puternic, semnătură profesională de e-mail în aceste discuții prin e-mail va da o impresie mai profesională în comparație cu e-mailurile mai informale, personale.

Folosiți numele dvs. complet

Este o idee bună să includeți întotdeauna numele dvs. complet atunci când vă semnați e-mailurile, în special în primele e-mailuri pe care le trimiteți.

Acest lucru vă permite să vă asigurați că destinatarul e-mailului este clar în ceea ce privește identitatea persoanei cu care comunică și puteți evita orice confuzie cu alte persoane de contact care ar putea avea același prenume ca și dumneavoastră.

Chiar dacă doriți să folosiți un email mai casual și o corespondență prietenoasă, includeți-vă întotdeauna numele complet.

Fii profesionist

Indiferent de ceea ce decideți să scrieți în încheierea e-mailului, profesionalismul este cheia. Luați în considerare contextul conversației și persoana căreia îi trimiteți un e-mail înainte de a decide care este cel mai potrivit tip de încheiere pe care să îl folosiți.

Ar trebui să evitați un ton dezinvolt dacă trimiteți un e-mail unui nou client pe care nu l-ați mai contactat înainte. Deși un ton prietenos ar putea fi interpretat ca un gest frumos, doriți o încheiere mai formală pentru prima dată când contactați pe cineva.

Pe de altă parte, dacă comunicați cu o persoană pe care ați întâlnit-o personal sau cu care ați vorbit destul de mult prin e-mail și pe care ați ajuns să o cunoașteți destul de bine, atunci nu este nimic rău în a fi mai dezinvolt, mai ales în e-mailurile de follow-up.

Dacă nu sunteți sigur de cel mai bun tip de ton pe care trebuie să-l adoptați, este întotdeauna mai bine să fiți prea profesionist decât să nu fiți suficient de profesionist. Acesta este motivul pentru care semnătura dvs. de e-mail implicită ar trebui să fie întotdeauna una mai formală.

Ce trebuie să includeți într-un e-mail de confirmare

O bună încheiere a unui e-mail de afaceri include mai multe elemente diferite care îi conferă un aspect complet, profesional și fac o impresie bună asupra destinatarului. Atunci când se închide un e-mail, unele dintre cele mai importante aspecte includ:

Numele și prenumele dvs.

Folosirea numelui complet atunci când semnați un e-mail poate părea prea profesională pentru unele conversații, dar, de obicei, este mai bine să faceți acest lucru. Astfel, veți evita situațiile în care puteți fi confundat cu altcineva care are același prenume ca dumneavoastră.

Dacă doriți să adoptați o abordare mai informală și să vă folosiți doar prenumele, atunci puteți lua în considerare posibilitatea de a adăuga numele complet la semnătură, astfel încât să fie clar cine sunteți cu exactitate.

Linia de încheiere

Când încheiați e-mailul, o linie de încheiere puternică poate face diferența în ceea ce privește impresia pe care o face asupra destinatarului.

Linia de încheiere a e-mailului este o ocazie ideală pentru a împărtăși recunoștința destinatarului pentru că a citit mesajul. Pe lângă aceasta, puteți include și un apel la acțiune sau ceva care să-l motiveze pe destinatar să facă pasul dorit, cum ar fi să dea clic pe un link din e-mail, să vă răspundă sau altceva.

 

Nu uitați, chiar dacă trimiteți un e-mail de afaceri ocazional, scopul final al tuturor comunicărilor prin e-mail este de a obține un răspuns sau un fel de acțiune.

Titlul postului dvs.

Deși nu trebuie să folosiți întotdeauna titlul complet al postului actual, poate fi util să includeți ceva care să îi spună destinatarului care este titlul dumneavoastră profesional.

Acest lucru este deosebit de important în cazul în care comunicați cu cineva pentru prima dată, deoarece clarifică cu cine vorbește și cu ce fel de probleme îl puteți ajuta. Contactele de afaceri apreciază acest detaliu, deoarece știu dacă trebuie să continue sau nu comunicarea de afaceri cu dumneavoastră.

Detalii de contact

În cele din urmă, este întotdeauna o idee bună să includeți datele dumneavoastră de contact. Deși destinatarul căruia îi trimiteți un e-mail are deja adresa dvs. de e-mailÎn încheierea mesajului de e-mail, este un loc bun pentru a oferi alte modalități de a intra în contact cu dumneavoastră, cum ar fi numărul de telefon sau un link către profilul dumneavoastră de LinkedIn.

Cele mai multe dintre acordurile formale de semnare prin e-mail includ și alte modalități de a lua legătura. Deși nu adaugă prea multe la corespondența de afaceri, este o regulă de bază să folosiți acest spațiu pentru a vă promova LinkedIn, site-ul web, oferta sau altceva.

Sfârșitul ghidurilor de e-mail - cele mai bune reguli de etichetă pentru e-mailuri

Când ajungeți la sfârșitul mesajului de e-mail, nu doriți să stricați impresia bună pe care ați făcut-o până acum cu o încheiere proastă.

Pentru a evita acest lucru și pentru a vă asigura că fraza de încheiere a e-mailului dvs. lasă cea mai bună impresie asupra clientului, țineți cont de următoarele orientări.

Luați în considerare publicul

Este o idee bună să vă adaptați încheierea la publicul care o va citi.

De exemplu, cuvântul "love" ar putea fi ideal pentru a încheia un e-mail adresat partenerului de viață sau mamei tale, dar nu ar trebui să-l folosești atunci când comunici cu noul tău șef sau cu un nou client, care s-ar putea să nu aprecieze finalurile informale ale e-mailurilor.

Gândiți-vă la relație cu persoana căreia îi trimiteți un e-mail. Cele mai enervante semnări de e-mail sunt cele care nu sunt adaptate la publicul căruia îi sunt adresate.

Corectați semnătura de e-mail implicită

La fel ca și restul e-mailului, încheierea trebuie verificată pentru a nu conține greșeli de ortografie și gramatică înainte de a apăsa butonul de trimitere. O încheiere plină de greșeli gramaticale sau de ortografie poate da o impresie neprofesionistă și neglijentă destinatarului.

Nu este nevoie decât de câteva minute pentru a verifica rapid dacă închiderea dvs. nu conține erori în majoritatea aplicațiilor de e-mail. Puteți utiliza pluginuri pentru verificatoare gramaticale și ortografice cum ar fi Grammarly pentru a facilita localizarea greșelilor.

Fii sincer

Fiind realist și sincer în încheierea e-mailului, acesta are un impact asupra impresiei pe care o lasă. Nu scrieți doar cuvinte care credeți că sună bine fără să vă gândiți cât de sincer sunteți.

Atunci când alegeți o linie de încheiere pentru e-mailul dumneavoastră, alegeți ceva care să fie autentic din partea dumneavoastră, fie că este vorba de e-mailuri interne sau de conversații cu noi contacte.

Includeți pasul următor sau un apel la acțiune

În cele din urmă, nu ratați șansa de a folosi linia de încheiere a e-mailului ca o oportunitate de a determina destinatarul să întreprindă acțiunea dorită. De exemplu, ar putea fi ceva la fel de simplu ca un "sper să am vești de la tine în curând" sau "spune-mi ce părere ai", dacă vrei ca destinatarul să-ți răspundă la e-mail. Sau, dacă trimiteți un e-mail de marketing, puteți include în încheiere un link către serviciul sau produsul respectiv, solicitând în același timp destinatarului să îl verifice.

Modul în care închei un e-mail de afaceri poate avea un impact mai mare asupra destinatarului și a impresiei pe care o ai asupra acestuia decât îți dai seama.

Încheiere

Indiferent dacă scrieți e-mailuri ocazionale sau comunicați în contexte profesionale, modul în care vă încheiați e-mailul contează. E-mailul este una dintre cele mai comune metode de comunicare din ziua de azi și, dacă doriți să o faceți bine, ar trebui să aveți finaluri de e-mail profesionale care să încurajeze destinatarul să răspundă.

Și dacă trimiteți multe e-mailuri și vă faceți griji dacă vor ajunge la persoana potrivită... Aveți nevoie de Bouncer. Cu Bouncer, vă puteți verifica listele de e-mailuri, astfel încât să fiți sigur că nu trimiteți la adrese false, depășite sau scrise greșit. 

Începeți astăzi și verificați primele 100 de e-mailuri gratuit!