9 dôvodov, prečo nie sú e-maily doručené

Čo je to odmietnutie e-mailu?

K odmietnutiu e-mailu dochádza vtedy, keď marketingový alebo komerčný e-mail nie je doručený tak, ako bolo zamýšľané. Existuje niekoľko rôznych dôvodov, prečo k nim môže dôjsť.

Najdôležitejšia vec, ktorú si treba zapamätať, je, že odchádzajúce e-maily nielenže strácajú čas, peniaze a úsilie, ale môžu mať aj negatívny vplyv na mieru doručiteľnosti vašich e-mailov. Ak má totiž vaša firma vysokú miera odskočenia, môžu servery označiť vaše e-maily za nedôveryhodné a začať ich automaticky blokovať alebo posielať do spamu.

Z tohto dôvodu je veľmi dôležité, aby ste sledovali odchádzajúce e-maily a pravidelne čistili svoj zoznam e-mailov.

Tvrdé a mäkké odchody e-mailov

Existujú dva hlavné typy odmietnutých e-mailov - mäkké alebo tvrdé odmietnutia. Jeden je dočasný a druhý trvalý.

Mäkké odskoky: V prípade "soft bounce" to znamená, že e-mailová adresa je platnýa správa bola doručená do schránky. K odmietnutiu však došlo, pretože poštová schránka bola plná, správa bola príliš veľká pre doručenú poštu alebo bol server nefunkčný.

Vo všeobecnosti sa to považuje za dočasný problém, pretože sa dá odstrániť, ak sa opraví server, príjemca vyčistí svoju schránku alebo ak zmenšíte veľkosť správy.

Ťažké odskoky: K tvrdému odmietnutiu dôjde vtedy, keď je e-mail úplne odmietnutý z dôvodu neexistujúcej alebo inak neplatnej e-mailovej adresy.

Ide o trvalú situáciu a všetky e-mailové adresy, ktoré sa vrátia s tvrdým odmietnutím, by mali byť odstránené z vášho poštového zoznamu, aby sa táto situácia neopakovala.

Bežné dôvody, prečo sa e-maily nedoručujú

Existujú rôzne dôvody, prečo sa e-mail môže vrátiť. Medzi najčastejšie patria:

1 - E-mailová adresa neexistuje

K odmietnutiu správy, ktorá je označená ako neexistujúca e-mailová adresa, mohlo dôjsť, keď osoba, ktorá mala e-mailovú adresu, opustila organizáciu a kontakt bol vymazaný, alebo ak ste odoslali správu na e-mailovú adresu, ktorá nie je napísaná správne.

Existuje aj možnosť, že príjemca uviedol falošnú e-mailovú adresu, čo sa môže stať, ak zhromažďujete kontaktné údaje prostredníctvom online registračného formulára.

2 - Nedoručiteľný e-mail

Táto kategória odrazu je zvyčajne mäkký odraz. Ak je e-mailová správa, ktorá sa vrátila, v kategórii "nedoručiteľné", zvyčajne to znamená, že prijímajúci e-mailový server je preťažený, nedá sa nájsť alebo je dočasne nedostupný.

V mnohých prípadoch, keď sa server nedá nájsť, môže to jednoducho znamenať, že sa zrútil alebo je momentálne vypnutý z dôvodu údržby. V takom prípade to zvyčajne znamená, že stačí chvíľu počkať a skúsiť e-mail odoslať znova. Ak si však všimnete, že e-mailová adresa sa z tohto dôvodu opakovane vracia, môže to znamenať, že server je vypnutý natrvalo.

3 - Automatická odpoveď

Ak niekto odišiel na dovolenku a nastavil funkciu automatickej odpovede, všetky e-maily, ktoré mu pošlete, sa vrátia. Je však dôležité poznamenať, že na rozdiel od iných kategórií odmietnutia bude váš e-mail aj v tomto prípade úspešne doručený do schránky.

Možno by však stálo za to sledovať, ako často táto e-mailová adresa dostáva automatickú odpoveď; ak to trvá už niekoľko mesiacov a nezdá sa, že by sa osoba v dohľadnej dobe vrátila, možno by ste mali zvážiť odstránenie kontaktu zo zoznamu.

4 - Plná poštová schránka

Ak posielate e-mail kontaktu, ktorý má v doručenej pošte toľko e-mailov, že nemôže prijímať ďalšie, všetky správy, ktoré mu pošlete, sa vrátia. Zvyčajne je to však dočasné a e-mail budete môcť príjemcovi úspešne doručiť, keď bude mať v schránke dostatok miesta.

Je dôležité to sledovať, pretože to môže znamenať, že kontakt už danú adresu nekontroluje.

5 - Zablokovaný e-mail

Ak sú e-mailové adresy zaradené do kategórie "blokované", znamená to, že server zablokoval prichádzajúci e-mail. Často sa to stáva v školách alebo vládnych agentúrach, kde sú servery často prísnejšie, pokiaľ ide o prijímané e-maily, a preto je zavedenie spoľahlivého softvér školského asistenčného pracoviska môže výrazne zlepšiť komunikáciu a zefektívniť procesy technickej podpory.

6 - Filter nevyžiadanej pošty

V niektorých prípadoch môžu byť príčinou nárastu počtu nedoručených e-mailov spamové filtre. Ak používate čierna listina e-mailovú adresu alebo IP adresu, potom je pravdepodobné, že žiadna z hromadne odoslaných správ nebude doručená a prijatá príjemcami.

7 - Nesprávne pripojenie súboru

Väčšina poskytovateľov e-mailového hostingu má obmedzenia týkajúce sa typu a veľkosti príloh súborov. Tie sa môžu vzťahovať na klienta, z ktorého správu odosielate, aj na príjemcu. Väčšinou je to spôsobené nesprávnou veľkosťou súboru, pričom väčšina tohto typu odmietnutí sa vyskytuje v dôsledku príliš veľkých príloh.

8 - Greylisting

Greylist je určitý typ spamového filtra, ktorý na krátky čas nedovolí doručenie e-mailu. Môže to byť 900 sekúnd alebo menej. Keď sa to stane, zvyčajne dostanete kód spätného odbitia, ktorý vás informuje o situácii. Po uplynutí tohto časového rámca server vydá druhú žiadosť a dokončí proces doručenia.

9 - Zlá reputácia odosielateľa

A nakoniec, ak neexistujú žiadne zjavné dôvody, prečo sa e-mail odrazil, ako napríklad veľká príloha alebo už neexistujúci e-mail, a zaznamenávate iné problémy s doručiteľnosťou, môže byť na vine skóre odosielateľa.

Skóre odosielateľa alebo skóre reputácie sa vzťahuje na spôsob, akým sú e-mailové adresy vnímané poskytovateľmi internetových služieb. Ak máte nízke skóre odosielateľa, potom sa mnohé, ak nie všetky vaše správy nikdy nedostanú do zamýšľaných schránok.

Ako znížiť počet odmietnutých e-mailov

Vysoká miera odchodov nie je pre váš e-mailový zoznam dobrá a má veľký vplyv na doručiteľnosť a celkovú úspešnosť vašich e-mailových marketingových kampaní. Je dôležité pozorne sledovať mieru odchodov a byť pripravený podniknúť ďalší krok, ak vidíte, že niektoré e-mailové adresy neustále odchádzajú.

Používanie e-mailového testera

Jedným z najlepších spôsobov, ako udržať nízku mieru odmietnutia pred začatím odosielania marketingových e-mailov, je použiť nástroj na testovanie e-mailov pred začatím odosielania správ príjemcom. Testovanie zoznamu e-mailových adries vám umožní zistiť, či máte nejaké problémy, ktoré pravdepodobne povedú k tvrdému odmietnutiu, ako sú falošné e-mailové adresy, neplatné e-mailové adresy, pravopisné chyby a preklepy alebo neexistujúce e-mailové adresy.

Ako vám môže tester doručiteľnosti pomôcť vyhnúť sa odchodom

Tester doručiteľnosti vám pomôže získať jasnejšiu predstavu o tom, ktoré e-mailové adresy pravdepodobne dostanú vaše správy a ktoré budú skôr odmietnuté. Keď sa e-mailová adresa vráti ako neplatná alebo neexistujúca, môžete ju jednoducho odstrániť zo zoznamu bez toho, aby ste museli posielať e-mail a riskovať zvýšenie miery odmietnutia.

Nástroj na testovanie doručiteľnosti vám pomôže určiť, ktoré e-mailové adresy sú pozastavené, neexistujúce alebo nedoručiteľné, aby ste ich mohli okamžite odhlásiť zo zoznamu.

Po odstránení e-mailovej adresy možno budete chcieť zvážiť, či sa s príjemcom nespojíte iným spôsobom, aby ste zistili, či sa jeho e-mailová adresa zmenila, a pošlete mu odkaz na vstupnú stránku na generovanie potenciálnych zákazníkov, ktorá mu umožní zaregistrovať sa pomocou novej, správnej e-mailovej adresy.

Validačný tester - aká je najlepšia metóda?

Popri nástrojoch, ktoré môžete použiť na spustenie testu všetkých e-mailových adries, ktoré ste zhromaždili pre svoj zoznam, aby ste skontrolovali všetky nepresné alebo už neexistujúce, je dvojitý opt-in ďalším spôsobom, ako sa môžete uistiť, že odosielate e-maily len príjemcom, ktorí sú overení a chcú od vás dostávať správy.

Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je nastaviť automatický potvrdzujúci e-mail, ktorý sa odošle na všetky e-mailové adresy zadané do vášho prihlasovacieho formulára, s odkazom, na ktorý príjemca klikne, aby potvrdil, že sa skutočne prihlásil do vášho zoznamu a chce od vás dostávať ďalšiu komunikáciu.

Po vykonaní tohto úkonu by ste mali e-mailovú adresu pridať do zoznamu až po tom, ako dostanete potvrdenie, že príjemca nasledoval odkaz v e-maile.

E-maily sa môžu vrátiť z mnohých dôvodov. Najčastejšie ide o dočasný problém, napríklad plnú schránku alebo veľký súbor, ktorý sa dá odstrániť. Tvrdé odrazy spôsobené napríklad nesprávnymi e-mailovými adresami však môžu vážne poškodiť vaše skóre odosielateľa a viesť k ďalším odchodom v budúcnosti.