Prečo sa moje e-maily vracajú ako nedoručiteľné?

Prečo sa moje e-maily vracajú ako nedoručiteľné?

Doručiteľnosť e-mailov je kritickým aspektom e-mailového marketingu a komunikácie, ktorý by podniky a jednotlivci nemali považovať za samozrejmosť. Jedným z najčastejších problémov, s ktorými sa ľudia stretávajú v súvislosti s doručiteľnosťou e-mailov, je problém nedoručiteľných e-mailov. Ak ste niekedy odoslali e-mail len preto, aby ste dostali správu, že je nedoručiteľný, možno sa čudujete, prečo sa to deje.

Existuje niekoľko dôvodov, prečo sa e-maily môžu vrátiť ako nedoručiteľné, vrátane nasledujúcich:

• nesprávne e-mailové adresy
• problémy s e-mailovým serverom príjemcu
• filtre nevyžiadanej pošty
• a ďalšie. 

V niektorých prípadoch môže problém spočívať v e-mailovom serveri odosielateľa, napríklad ak bola IP adresa zaradená na čiernu listinu alebo bol odosielateľ označený ako spamer. 

Zdroj

Ak chcete zabezpečiť úspešné doručovanie e-mailov, je dôležité prijať opatrenia na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov vrátane pravidelného čistenie e-mailového zoznamu, používať renomovaného poskytovateľa e-mailových služieb, vyhýbať sa taktikám spamu a dodržiavať predpisy o e-mailovom marketingu.

Prečo nás teda neustále trápia problémy s doručovaním e-mailov a nedoručiteľné adresy? Pozrieme sa na bežné dôvody, prečo sa to stáva, čo každý z nich znamená a ako tieto problematické spätné e-maily odstrániť.

Dva hlavné typy odmietnutých e-mailov

Existujú dva typy spätných e-mailových odkazov: mäkké a tvrdé. Jeden vyvoláva väčšie obavy ako druhý, ale ak sa niektorý z nich objavuje v zoznamoch e-mailových kampaní vo väčšom počte, ako je prijateľné, je čas zistiť, prečo.

1. Soft bounce e-mailové návraty

Mäkký odraz je dočasný problém. Váš server sa bude pokúšať doručiť váš e-mail, kým sa nedostane do schránky príjemcu, alebo to vzdá po stanovenom počte pokusov alebo časovom limite.

Mäkké odrazy môžu byť spôsobené dočasnými poruchami e-mailového servera, naplnením poštovej schránky príjemcu, takže na serveri nie je dostatok miesta pre vašu správu, alebo bol obsah e-mailu jednoducho príliš veľký.

Neodstraňujte predčasne adresy s mäkkým odchodom - často sa vyriešia samy bez akejkoľvek akcie. Avšak pretrvávajúce mäkké odrazy je potrebné preskúmať, a ak sa vám nepodarí vyriešiť problém, musíte zvážiť ich odstránenie zo svojich zoznamov.

Zdroj

2. Tvrdé vrátenie e-mailu

Tvrdý odraz je o niečo závažnejší, pretože oznamuje trvalý problém a môže byť spôsobený viacerými príčinami. Trvalé odmietnutie znamená, že ide o nesprávnu e-mailovú adresu, alebo neexistuje, nemá potrebný e-mailový server, alebo je adresa neplatná z iného dôvodu. Môže to tiež znamenať, že vaša adresa je na čiernej listine alebo ju server príjemcu zakázal.

Ak nie je možné nájsť chybu a opraviť ju, je potrebné odstrániť zo zoznamov e-maily, ktoré sa ťažko odrážajú.

Nedoručený e-mail vrátený odosielateľovi

Ďalším problémom, ktorý môže vzniknúť v súvislosti s doručiteľnosťou e-mailov, je fenomén "e-mail vrátený odosielateľovi". K tomu dochádza vtedy, keď e-mailová správa nie je doručená určenému príjemcovi a namiesto toho sa vráti odosielateľovi s chybovou správou. 

Existuje niekoľko dôvodov, prečo sa to môže stať, vrátane: 

• neplatná e-mailová adresa
• plná poštová schránka
• alebo chyba servera. 

V niektorých prípadoch môže e-mailový server príjemcu správu odmietnuť kvôli filtrom spamu, čiernym listinám alebo iným bezpečnostným opatreniam. 

Ak sa chcete vyhnúť tomu, aby sa vaše e-maily vrátili odosielateľovi, je nevyhnutné zabezpečiť, aby boli e-mailové adresy v zozname adresátov presné a aktuálne. Dôležité je tiež monitorovať e-mailové adresy miera odskočenia, čo je percento e-mailov, ktoré sa vrátili ako nedoručiteľné, a prijmite opatrenia na odstránenie neaktívnych alebo neplatných e-mailových adries zo zoznamu. 

Okrem toho je potrebné dodržiavať osvedčené postupy e-mailového marketingu, ako je personalizácia správ, vyhýbanie sa spamový jazyk a taktikya poskytnutie jednoduchého spôsobu odhlásenia príjemcov môže pomôcť zlepšiť doručiteľnosť e-mailov a znížiť riziko vrátenia e-mailov odosielateľovi.

Typy nedoručiteľných e-mailov

Nasledujúci zoznam obsahuje väčšinu bežných príčin, prečo sa vám e-maily vracajú. Keď sa z akéhokoľvek dôvodu vráti nedoručiteľný e-mail, zvyčajne obsahuje automatické vysvetlenie problému (an správa automatického odpovedníka). Každý problém má špecifický kód, ktorý obsahuje stručné vysvetlenie problému v danom prípade.

1. Neexistujúce e-mailové adresy

Existuje mnoho dôvodov, prečo sa z kedysi aktívnej a zdravej e-mailovej adresy môžu vrátiť e-maily. Zamestnanci opúšťajú zamestnanie a organizácie, aktualizujú názvy domén pri zmene značky alebo menia poskytovateľov služieb, takže ich staré kontaktné údaje vrátane e-mailových adries prestávajú existovať.

2. Chyby e-mailovej adresy

Bežný problém e-mailu marketéri sú ľudskou chybou. Je veľmi jednoduché nesprávne napísať e-mailovú adresu, aj keď ju používatelia poznajú naspamäť, a takáto e-mailová adresa sa stane nedoručiteľnou.

3. Server je nedostupný

Ak váš poštový server nedokáže nájsť poštový server príjemcu, nemá šancu doručiť váš e-mail určenému príjemcovi - je to ako pokúšať sa poslať list do domu, ktorý neexistuje alebo sa nachádza na neznámej ulici!

Servery môžu byť vypnuté z rôznych dôvodov: môže to byť z dôvodu plánovanej údržby, preťaženia, havárie alebo iných komplikácií s priestorom alebo funkciou servera. Zvyčajne tieto chyby prinášajú mäkké odrazy, preto ich sledujte, ak pretrvávajú; môže ísť o vážnejší problém.

4. Plná poštová schránka

Zlá správa e-mailov vedie k preplneným priečinkom a plným schránkam. Ak poštová schránka prekročí svoj limit a na vašu správu nezostane miesto, vráti sa ako mäkký odchod. Môže to byť spôsobené tým, že používateľ je neorganizovaný, ale rovnako ľahko to môže byť aj tým, že už toto e-mailové konto nepoužíva.

5. Vaša e-mailová správa prekračuje limity príjemcu

V závislosti od toho, ako si každý príjemca nastaví svoje e-mailové konto, je typický limit pre veľkosť e-mailu približne 10 MB. Ak vaše správy obsahujú veľké súbory alebo ak má príjemca nastavený oveľa nižší limit, ako je zvyčajne akceptovaný, server ich odmietne z dôvodu príliš veľkej veľkosti.

6. Prekročili ste limit odosielania

Niektoré servery nepovoľujú odosielanie e-mailov v dávkach väčších ako 25 naraz. Ak tento limit prekročíte, budete mať problémy - ak sa pokúsite odoslať dávky nad 100, môže sa stať, že vás dokonca zablokujú na vlastných serveroch.

7. Zablokované e-mailové adresy a zamietnuté povolenia

Ak je vaša e-mailová adresa zablokovaná, je to preto, že server príjemcu rozhodol, že nie je dôveryhodná, alebo používateľ napísal osobitné pravidlá na zabrániť prechodu určitých typov správ..

Niektoré servery sú prísnejšie ako iné: napríklad servery nemocníc, ordinácií, škôl, vysokých škôl a štátnych úradov. Ak máte problémy s týmto typom príjemcov, budete ich musieť kontaktovať alternatívnym spôsobom a požiadať ich, aby vás pridali do svojho zoznamu "bezpečných odosielateľov".

Vaša e-mailová adresa mohla získať zlú povesť, ak ju použili spamerov, aby uskutočnili podvodnú kampaň.. V takom prípade musíte skontrolovať priemyselné čierne listiny, aby ste zistili, či ste neboli označení ako odosielateľ spamu. Ak áno, na vymazanie vašej adresy je potrebné vykonať konkrétne kroky.

8. Vaše e-maily sú zaradené do greylistingu

Ak prichádzajúci server nerozpozná e-mail IP adresa, môže ho dočasne odmietnuť.

9. Správy s automatickou odpoveďou

Hoci nejde o typickú správu o odmietnutí ako takú, tieto odpovede sa dostanú do vašej doručenej pošty spolu s ostatnými chybovými správami. Keď používateľ odíde na dovolenku alebo nie je v stave prijímať a čítať svoje e-maily, nastaví automatické odpovede, aby odosielatelia vedeli, že ide o tento prípad.

V týchto situáciách sa pôvodný e-mail dostane podľa potreby do schránky prijatých správ - spätná správa slúži výlučne na informáciu odosielateľa.

Sú nedoručiteľné e-maily zlé pre vašu doručiteľnosť?

Ak sa počet odchodov neustále zvyšuje, je to zlá správa pre vašu skóre odosielateľa e-mailu, a slabé skóre odosielateľa nakoniec povedie k tomu, že čoraz viac správ nedorazí k cieľu.
Nikdy úplne nevymažete odchádzajúce e-maily, ale môžete ich udržať v bezpečnom rozsahu.

Ako opraviť nedoručiteľné e-maily?

Ak máte problémy s nedoručiteľnými e-mailami, môžete podniknúť niekoľko krokov na odstránenie a vyriešenie problému. 

Najprv dvakrát skontrolujte e-mailovú adresu, aby ste sa uistili, že je presná a aktuálna. Ak je e-mailová adresa príjemcu neplatná, e-mail nebude doručený. 

Potom skontrolujte chybovú správu, ktorá bola vrátená spolu s nedoručiteľným e-mailom. Chybová správa môže poskytnúť vodítko k príčine problému, napríklad plná poštová schránka alebo spamový filter blokujúci e-mail. Ak je problém na vašom e-mailovom serveri, zvážte kontaktovanie poskytovateľa e-mailových služieb, aby problém vyriešil. 

Okrem toho sa uistite, že obsah e-mailov a postupy odosielania sú v súlade s predpismi a osvedčenými postupmi e-mailového marketingu. Aby sa vaše marketingové tímy nemuseli pýtať: "Prečo sa e-maily vracajú ako nedoručiteľné?", nasledujúce tipy vám pomôžu udržať veci pod kontrolou.

1. Vyčistite svoje e-mailové zoznamy

Pre najlepší e-mail hygieny zoznamu, mali by ste ich pravidelne čistiť, aby ste zabránili zbytočným nedoručiteľným návratom e-mailov, ktoré by ovplyvnili vaše skóre odosielateľa. 

Či už to robíte ručne alebo pomocou služby čistenia zoznamu alebo softvéru, malo by to byť súčasťou vášho marketingového plánu. Softvér, ako je ten náš, pomáha zúžiť všetky druhy problémových e-mailových adries a odstraňuje ich kliknutím myši.

2. Používajte metódy opt-in pre čisté adresy

Aby ste sa vyhli pridávaniu chybných alebo falošných e-mailových adries prostredníctvom registračných formulárov, metódy dvojitého prihlásenia zabezpečia, že každá pridaná adresa je platný v čase podania žiadosti.

3. Formátujte svoje správy tak, aby boli odolné voči spamu

Toto nie je jeden z najtypickejších technických problémov, ale ak svoje správy v kampani neprechádzate kontrolou spamu, chýba vám trik. Existuje nespočetné množstvo fráz, výrazov, techník, postupov a akcií, ktoré servery považujú za potenciálne spamové správy. 

Formátovanie pôvodnej správy tak, aby vyzerala ako zdravá a dôveryhodná správa, si vyžaduje trochu starostlivého premýšľania a aplikácie.

4. Dodržiavať pravidelný harmonogram

Poštové servery sledujú, koľko e-mailov odosielate a kedy ich odosielate. Hľadajú nepravidelné rozvrhy, ktoré používajú rozosielatelia spamu. Ak sa chcete vyhnúť vyvolaniu varovných signálov, budujte počet svojich e-mailových zoznamov stabilne a posielajte kampane podľa pravidelného harmonogramu. Budete sa im javiť ako skutoční, čo od vás očakávajú, a budú vás posudzovať s čistým štítom.

Už žiadne nedoručiteľné e-maily - so službou Bouncer

Hľadáte spoľahlivý spôsob, ako zvýšiť mieru doručiteľnosti? S aplikáciou Bouncer sa vždy dostanete do schránky. Stačí spustiť zoznamy e-mailov cez náš nástroj a my vám okamžite povieme, ktoré e-maily sú vhodné na odoslanie a ktorým treba dať zbohom. 

Zaregistrujte sa ešte dnes a sledujte, ako vaša doručiteľnosť stúpa!

Často kladené otázky

Ako môže byť e-mail nedoručiteľný, ak mám správnu adresu?

Ste si istí, že máte správnu adresu? Väčšina e-mailových ID sa po niekoľkých mesiacoch stratí - ľudia opúšťajú zamestnanie, menia e-maily a život sa stáva. Je veľká pravdepodobnosť, že váš e-mail odchádza, pretože adresa už neexistuje.

Môžu nedoručiteľné e-maily nejakým spôsobom poškodiť moje podnikanie?

Áno, môžu poškodiť povesť odosielateľa a môžu vás zablokovať rôzni poskytovatelia e-mailových služieb. Aj keď neposielate spamové e-maily, môžete dostať zákaz všetkej budúcej e-mailovej marketingovej komunikácie a náprava môže trvať značný čas a peniaze.

Aký je najrýchlejší spôsob, ako vyriešiť problémy s doručiteľnosťou?

Vezmite všetky svoje poštové zoznamy a spustite ich cez aplikáciu Bouncer. Získate rýchly prehľad o tom, ktoré e-maily je potrebné nadobro odstrániť. Po odstránení neplatných adries zaznamenáte obrovský nárast vo všetkých metrikách e-mailového marketingu.