Zakaj se moja e-poštna sporočila vračajo kot nedostavljiva?

Zakaj se moja e-poštna sporočila vračajo kot nedostavljiva?

Dostopnost e-pošte je ključni vidik trženja in komunikacije prek e-pošte, ki ga podjetja in posamezniki ne smejo jemati za samoumevnega. Ena najpogostejših težav, s katerimi se ljudje srečujejo v zvezi z dostavljivostjo e-pošte, je problem nedostavljenih e-poštnih sporočil. Če ste že kdaj poslali e-poštno sporočilo samo zato, da ste prejeli sporočilo, da ga ni mogoče dostaviti, se morda sprašujete, zakaj se to dogaja.

Obstaja več razlogov, zakaj se e-poštna sporočila lahko vrnejo kot nedostavljiva, med drugim naslednji:

• napačni e-poštni naslovi
• težave s prejemnikovim e-poštnim strežnikom.
• filtri za neželeno pošto
• in še več. 

V nekaterih primerih je lahko težava v e-poštnem strežniku pošiljatelja, na primer če je naslov IP uvrščen na črno listo ali če je pošiljatelj označen kot pošiljatelj neželene pošte. 

Vir:

Da bi zagotovili uspešno dostavo e-poštnih sporočil, je pomembno, da sprejmete ukrepe za izboljšanje dostavljivosti e-poštnih sporočil, vključno z rednim čiščenje seznama e-pošte, uporabo uglednega ponudnika e-poštnih storitev, izogibanje taktikam neželene pošte in upoštevanje predpisov o trženju e-pošte.

Zakaj nas torej nenehno pestijo težave z dostavo e-pošte in nedostavljivimi naslovi? Ogledali si bomo pogoste razloge, zakaj se to dogaja, kaj vsak od njih pomeni in kako odpraviti problematične povratne e-poštne naslove.

Dve glavni vrsti vrnjenih e-poštnih sporočil

Obstajata dve vrsti povratnih sporočil: mehka in težka. Ena vzbuja več skrbi kot druga, vendar če se na seznamih vaših e-poštnih kampanj pojavlja v večjem številu, kot je sprejemljivo, je čas, da ugotovite, zakaj.

1. Vrnitev e-poštnih sporočil z mehkim odbojem (soft bounce)

Mehak odskok je začasna težava. Vaš strežnik bo še naprej poskušal dostaviti vaše e-poštno sporočilo, dokler ne bo prišlo v prejemnikov poštni predal ali pa bo po določenem številu poskusov ali časovnem roku prenehal z dostavo.

Do "mehkih" povratnih sporočil lahko pride zaradi začasnih motenj v delovanju e-poštnega strežnika, če je poštni predal prejemnika poln, tako da v strežniku ni dovolj prostora za vaše sporočilo, ali če je bila vsebina vašega e-poštnega sporočila preprosto prevelika.

Ne brišite predčasno naslovov z mehkim odbojem - pogosto se rešijo sami od sebe brez kakršne koli akcije. Vendar pa je treba vztrajno ponavljajoče se "mehke odmeve" raziskati, in če težave ne morete rešiti, morate razmisliti o njihovem izbrisu s seznamov.

Vir:

2. Vrnitev e-poštnih sporočil s trdim odbojem

Težek odskok je nekoliko resnejša, saj napoveduje trajno težavo, ki jo lahko povzroči več razlogov. Trajna zavrnitev pomeni, da gre za nepravilen e-poštni naslov ali da ta ne obstaja, da nima potrebnega e-poštnega strežnika ali da je naslov neveljaven iz kakšnega drugega razloga. Pomeni lahko tudi, da je vaš naslov uvrščen na črno listo ali ga je prejemnikov strežnik prepovedal.

Težko vrnjena e-poštna sporočila je treba odstraniti s seznamov, če napake ni mogoče najti in odpraviti.

Nedostavljeno e-poštno sporočilo vrnjeno pošiljatelju

Druga težava, ki se lahko pojavi pri dostavljivosti e-pošte, je pojav "e-pošta vrnjena pošiljatelju". Do tega pride, kadar e-poštno sporočilo ni dostavljeno predvidenemu prejemniku in je namesto tega vrnjeno pošiljatelju s sporočilom o napaki. 

To se lahko zgodi iz več razlogov, med drugim zaradi: 

• neveljaven e-poštni naslov.
• poln poštni nabiralnik
• ali napako strežnika. 

V nekaterih primerih lahko prejemnikov e-poštni strežnik zavrne sporočilo zaradi filtrov za neželeno pošto, črnih seznamov ali drugih varnostnih ukrepov. 

Če se želite izogniti vračanju e-poštnih sporočil pošiljatelju, morate poskrbeti, da so e-poštni naslovi na vašem poštnem seznamu točni in posodobljeni. Prav tako je pomembno, da spremljate svojo e-pošto stopnja odboja, kar je odstotek e-poštnih sporočil, ki se vrnejo kot nedostavljiva, in ukrepajte, da s seznama odstranite neaktivne ali neveljavne e-poštne naslove. 

Poleg tega je treba upoštevati najboljše prakse trženja e-pošte, kot so prilagajanje sporočil, izogibanje jezik in taktike neželene elektronske poštein zagotavljanje enostavnega načina odjave prejemnikov lahko izboljšata dostavljivost e-pošte in zmanjšata tveganje, da se e-poštna sporočila vrnejo pošiljatelju.

Vrste nedostavljenih e-poštnih sporočil

Na naslednjem seznamu je večina najpogostejših razlogov za vrnjena e-poštna sporočila. Ko se nedostavljeno e-poštno sporočilo iz kakršnega koli razloga vrne, običajno vključuje samodejno razlago težave (ang. sporočilo samodejnega odzivnika). Vsako vprašanje ima posebno kodo s kratko razlago težave v tem primeru.

1. Neobstoječi e-poštni naslovi

Obstaja veliko razlogov, zakaj se lahko iz nekoč aktivnega in zdravega e-poštnega naslova vrnejo e-poštna sporočila. Zaposleni zapuščajo službe in organizacije, pri preoblikovanju blagovne znamke posodobijo imena domen ali zamenjajo ponudnike storitev, zato njihovi stari kontaktni podatki, vključno z e-poštnimi naslovi, prenehajo obstajati.

2. Napake v e-poštnem naslovu

Pogosta težava pri e-pošti tržniki so človeška napaka. Tako enostavno je napačno vnesti e-poštni naslov, tudi če ga uporabniki poznajo na pamet, in tak e-poštni naslov postane nedostavljiv.

3. Strežnik ni na voljo

Če vaš poštni strežnik ne najde poštnega strežnika prejemnika, nima možnosti, da bi vaše e-poštno sporočilo dostavil predvidenemu prejemniku - to je tako, kot če bi poskušali poslati pismo v hišo, ki ne obstaja ali je v neznani ulici!

Strežniki so lahko izklopljeni iz različnih razlogov: zaradi načrtovanega vzdrževanja, preobremenitve, okvare ali drugih zapletov s prostorom ali delovanjem strežnika. Običajno te napake povzročijo mehke odmeve, zato jih spremljajte, če vztrajajo; morda gre za resnejšo težavo.

4. Poln poštni nabiralnik

Zaradi slabega upravljanja e-pošte so mape prepolne, poštni predali pa polni. Če poštni predal preseže svojo omejitev in v njem ni prostora za vaše sporočilo, se sporočilo vrne kot "mehki odboj". Lahko gre za neorganiziranost uporabnika, lahko pa tudi za to, da uporabnik tega e-poštnega računa ne uporablja več.

5. Vaše e-poštno sporočilo presega prejemnikove omejitve

Odvisno od tega, kako vsak prejemnik nastavi svoj e-poštni račun, je običajna omejitev za velikost e-poštnega sporočila približno 10 MB. Če vaša sporočila vsebujejo velike datoteke ali če je prejemnik nastavil veliko nižje omejitve, kot so običajno sprejete, jih bo strežnik zavrnil zaradi prevelike velikosti.

6. Presegli ste omejitev pošiljanja

Nekateri strežniki ne omogočajo pošiljanja e-poštnih sporočil v paketih z več kot 25 sporočili naenkrat. Če to mejo prekoračite, boste imeli težave - če boste poskušali poslati več kot 100 pošiljk, boste morda celo zaklenjeni iz lastnih strežnikov.

7. Blokirani e-poštni naslovi in zavrnjeno dovoljenje

Če je vaš e-poštni naslov blokiran, je to zato, ker se je strežnik prejemnika odločil, da ni vreden zaupanja, ali pa je uporabnik napisal posebna pravila za preprečitev prenosa določenih vrst sporočil..

Nekateri strežniki so strožji od drugih, na primer strežniki bolnišnic, ordinacij, šol, fakultet in vladnih uradov. Če imate težave s tovrstnimi prejemniki, boste morali z njimi vzpostaviti stik na drug način in jih prositi, da vas dodajo na svoj seznam "varnih pošiljateljev".

Vaš e-poštni naslov je morda pridobil slab ugled, če ga je uporabljal pošiljatelji neželene pošte, da bi izvedli podtaknjeno kampanjo.. V tem primeru morate preveriti črne sezname panoge in ugotoviti, ali ste bili označeni kot pošiljatelj neželene pošte. Če je temu tako, morate za izbris svojega naslova upoštevati posebne korake.

8. Vaša e-poštna sporočila so uvrščena na listo "greylisted".

Če dohodni strežnik ne prepozna e-poštnega sporočila Naslov IP, ga lahko začasno zavrne.

9. Sporočila samodejnega odziva

Čeprav ne gre za tipično sporočilo o zavrnitvi, bodo ti odgovori pristali v vašem poštnem predalu poleg drugih sporočil o napaki. Kadar gre uporabnik na dopust ali ne more prejeti in prebrati svoje e-pošte, nastavi samodejne odgovore, s katerimi pošiljateljem sporoči, da je temu tako.

V teh primerih prvotno e-poštno sporočilo v skladu z zahtevami pristane v mapi prejetih sporočil - povratno sporočilo je namenjeno zgolj pošiljatelju.

Ali nedostavljiva e-poštna sporočila škodijo vaši dostavljivosti?

Če se število odbojev nenehno povečuje, je to slaba novica za vašo ocena pošiljatelja e-pošte, zaradi slabe ocene pošiljatelja pa vedno več sporočil ne bo doseglo svojega cilja.
Nikoli ne boste popolnoma izničili vrnjenih e-poštnih sporočil, lahko pa jih ohranite v varnih okvirih.

Kako lahko popravim nedostavljena e-poštna sporočila?

Če imate težave z nedostavljenimi e-poštnimi sporočili, lahko storite več korakov za odpravo težav in odpravite težavo. 

Najprej dvakrat preverite e-poštni naslov in se prepričajte, da je točen in posodobljen. Če je prejemnikov e-poštni naslov neveljaven, e-poštno sporočilo ne bo dostavljeno. 

Nato preglejte sporočilo o napaki, ki je bilo vrnjeno z nedostavljenim e-poštnim sporočilom. Sporočilo o napaki lahko nakazuje vzrok težave, na primer poln poštni predal ali filter za neželeno pošto, ki blokira e-pošto. Če je težava v vašem e-poštnem strežniku, se obrnite na ponudnika e-poštnih storitev, da odpravi težavo. 

Poleg tega poskrbite, da so vsebina e-pošte in postopki pošiljanja v skladu s predpisi in najboljšimi praksami e-poštnega trženja. Če želite preprečiti, da bi se vaše ekipe za trženje spraševale: "Zakaj se e-poštna sporočila vračajo kot nedostavljiva?", boste z naslednjimi nasveti poskrbeli, da bodo zadeve pod nadzorom.

1. Očistite svoje sezname e-pošte

Za najboljša e-pošta higieno seznamov, jih morate redno čistiti in tako preprečiti, da bi nepotrebna nedostavljena vrnjena e-pošta vplivala na vašo oceno pošiljatelja. 

Ne glede na to, ali to počnete ročno ali s storitvijo čiščenja seznamov ali programsko opremo, bi to že moralo biti del vašega načrta trženja. Programska oprema, kot je naša, pomaga zožiti vse vrste problematičnih e-poštnih naslovov in jih odstraniti s klikom miške.

2. Uporabite metode opt-in za čiste naslove

Da bi se izognili dodajanju napačnih ali lažnih e-poštnih naslovov prek obrazcev za prijavo, z metodami dvojne prijave zagotovite, da vsak dodani naslov je veljavna ob oddaji vloge.

3. Oblikujte sporočila tako, da bodo varna pred nezaželeno pošto

To ni ena od najbolj tipičnih tehničnih težav, vendar če sporočil kampanje ne preverjate s programom za preverjanje nezaželene pošte, vam manjka trik. Obstaja nešteto besednih zvez, izrazov, tehnik, praks in dejanj, ki jih strežniki vidijo kot potencialna neželena sporočila. 

Za oblikovanje prvotnega sporočila, da bo videti kot zdravo in zaupanja vredno sporočilo, je potreben natančen premislek in uporaba.

4. Upoštevanje rednega urnika

Poštni strežniki spremljajo, koliko e-poštnih sporočil ste poslali in kdaj ste jih poslali. Iščejo neenakomeren urnik, ki ga uporabljajo pošiljatelji neželene pošte. Če se želite izogniti opozorilnim signalom, vztrajno ustvarjajte število seznamov e-pošte in pošiljajte kampanje po rednem urniku. Tako boste videti tako pristni, kot pričakujejo, da ste, in vas bodo ocenili s čistim računom.

Nič več nedostavljenih e-poštnih sporočil - z Bouncerjem

Iščete zanesljiv način za povečanje stopnje dostavljivosti? Z Bouncerjem boste vsakič prejeli e-poštni predal. Prepustite svoje sezname e-pošte skozi naše orodje in takoj vam bomo povedali, katera e-poštna sporočila so dobra za pošiljanje in katerim se morate posloviti. 

Prijavite se še danes in opazujte, kako bo vaša dostavljivost poskočila v nebo!

Pogosto zastavljena vprašanja

Kako je lahko e-poštno sporočilo nedostavljivo, če imam pravilen naslov?

Ste prepričani, da imate pravi naslov(e)? Večina e-poštnih naslovov po nekaj mesecih zastara - ljudje zapustijo službo, zamenjajo e-poštni naslov in življenje je takšno. Obstaja velika verjetnost, da se vaša e-pošta vrača, ker naslov ne obstaja več.

Ali lahko nedostavljena e-poštna sporočila na kakršen koli način škodijo mojemu podjetju?

Da, lahko škodujejo ugledu pošiljatelja in vas lahko blokirajo različni ponudniki e-pošte. Tudi če ne pošiljate neželenih e-poštnih sporočil, lahko dobite prepoved nadaljnjega komuniciranja v okviru e-poštnega trženja, kar lahko zahteva precej časa in denarja.

Kako najhitreje odpraviti težave z dostavljivostjo?

Vzemite vse svoje poštne sezname in jih zaženite v program Bouncer. Tako boste dobili hiter pregled, katera e-poštna sporočila je treba za vedno izbrisati. Ko boste odstranili neveljavne naslove, se bodo močno povečale vse vaše metrike e-poštnega trženja.