Hur du avslutar ett e-postmeddelande är viktigt, särskilt om du skickar ett affärs- eller marknadsföringsmeddelande. De ord du väljer när du skriver slutet på ditt e-postmeddelande kan vara avgörande för om du gör ett bra eller dåligt intryck.
En professionell avslutning bidrar till att läsaren får ett gott intryck av dig och ditt företag, medan ingen avslutning eller ett oprofessionellt e-postavslut kan få motsatt effekt.
När det gäller att avsluta ett e-postmeddelande kan det du skriver vara viktigare än du kanske inser. Vissa sätt att avsluta ett e-postmeddelande kan vara bättre än andra, beroende på vem du skickar e-post till och vad ditt huvudmål är. Din e-postsignatur kan göra en enorm skillnad för din e-postavslutning och det intryck den gör på dina mottagare.
Så här gör du för att logga in i dina professionella e-postmeddelanden, om du vill säkerställa bättre svarsfrekvenser och övergripande mätvärden samt förbättra intrycket av ditt varumärke.
Varför är sign-off viktigt i professionella e-postmeddelanden?
De flesta stänger ett e-postmeddelande utan att tänka så mycket på det. Du kan skriva något i stil med ”Tack”, ”Med vänliga hälsningar” eller till och med ”Ha en trevlig dag”. Men om du tänker mer på hur du avslutar dina e-postmeddelanden kan det göra stor skillnad för resultatet.
En bra avslutning på ett företagsmejl kan hjälpa till att identifiera dig som avsändare för framtida referens, motivera mottagaren att vidta ytterligare åtgärder, förse mottagaren med ytterligare kontaktinformation eller helt enkelt lämna läsaren med ett bra första intryck av dig och ditt företag, vilket är särskilt viktigt om du har att göra med en ny kund.
Den avslutningsfras som du väljer för ditt e-postmeddelande är det sista som din publik läser efter att de har läst ditt meddelande. Oavsett om du skickar formella e-postmeddelanden för ditt företag eller personliga e-postmeddelanden till enskilda kontakter är det viktigt hur du avslutar ett e-postmeddelande.
Det kan vara en av de mest motiverande faktorerna när det gäller vilka åtgärder de vidtar efter att ha fått ditt e-postmeddelande, eller om de vidtar några åtgärder alls. När allt kommer omkring är e-post bara en annan typ av konversation, och hur en konversation slutar tenderar att vara ganska viktigt, oavsett om det gäller affärs- eller informella e-postmeddelanden.
Om du träffar en ny person skulle du inte bara vända dig om och gå därifrån utan att avsluta samtalet – du skulle förmodligen säga att det var trevligt att träffas och att du hoppas att vi ses snart igen. Ditt avslutande mejl bör vara vänligt, professionellt och artigt, samtidigt som det är tydligt när det gäller att ge instruktioner för nästa steg.
Hur du stänger ett e-postmeddelande
När det gäller att sätta ihop de bästa avsluten för dina e-postmeddelanden finns det några olika saker att tänka på.
Det första är att bestämma om avslutning är ett lämpligt alternativ för det här e-postmeddelandet eller inte. Om du diskuterar fram och tillbaka i ett e-postmeddelande med någon, kan det vara ett bra alternativ att hoppa över avslutningen just nu.
Men om så är fallet bör du ta dig tid att fundera på om det kommer att ge ett bra intryck om du inkluderar avslutningen. Även om du har mejlat med någon ganska länge och konversationen har blivit lite mer avslappnad jämfört med hur det var i början, kan du visa att du är professionell och fortsätta att göra ett gott intryck genom att välja en bra avslutning varje gång.
Tänk också på att den person som du skickar ett e-postmeddelande till kan vidarebefordra det till andra som inte har kommunicerat med dig tidigare.En stark, professionell e-postsignatur i dessa e-posttrådar ger ett mer professionellt intryck jämfört med mer informella, personliga e-postmeddelanden.
Använd ditt fullständiga namn
Det är en bra idé att alltid ange ditt fullständiga namn när du undertecknar dina e-postmeddelanden, särskilt i de första e-postmeddelandena som du skickar.
På så sätt kan du se till att e-postmottagaren är tydlig när det gäller identiteten på den person som de kommunicerar med, och du kan undvika förvirring med andra kontakter som kan ha samma förnamn som du.
Även om du vill ha en mer avslappnad e-postsignatur och en vänlig e-postkorrespondens ska du alltid ange ditt fullständiga namn.
Var professionell
Oavsett vad du väljer att skriva som avslutning på ditt e-postmeddelande är det viktigt att vara professionell. Tänk på konversationens sammanhang och personen som du skickar e-post till innan du bestämmer dig för vilken typ av avslutning som är lämpligast att använda.
Du bör undvika en avslappnad ton om du skickar e-post till en ny kund som du inte har kontaktat tidigare. Även om en vänlig ton kan tolkas som en trevlig gest, vill du ha en mer formell avslutning för första gången du kontaktar någon.
Om du däremot kommunicerar med någon som du har träffat personligen eller har talat med ganska mycket via e-post och lärt känna ganska väl, är det inget fel med att vara mer avslappnad, särskilt i uppföljningsmejl.
Om du är osäker på vilken ton du ska använda är det alltid bättre att vara för professionell än att inte vara tillräckligt professionell. Det är därför din standard e-postsignatur alltid bör vara en mer formell.
Vad du ska inkludera i ett signoff-mail
En bra avslutning på ett företagsmail innehåller flera olika element som ger det ett komplett och professionellt utseende och gör ett gott intryck på mottagaren. Några av de viktigaste aspekterna när du avslutar ett e-postmeddelande är följande:
Ditt fullständiga namn
Att använda sitt fullständiga namn när man undertecknar ett e-postmeddelande kan kännas för professionellt för vissa konversationer, men det är oftast bäst att göra det. På så sätt undviker du situationer där du kan förväxlas med någon annan som har samma förnamn som du.
Om du vill ha en mer avslappnad approach och bara använda ditt förnamn kan du överväga att lägga till ditt fullständiga namn i din signatur, så att det fortfarande är tydligt vem du egentligen är.
Den avslutande raden
När du avslutar ditt e-postmeddelande kan en stark slutrad göra stor skillnad för vilket intryck det gör på mottagaren.
Slutraden i ditt e-postmeddelande är ett perfekt tillfälle att tacka mottagaren för att han eller hon har läst meddelandet. Du kan också inkludera en uppmaning till handling eller något annat som motiverar mottagaren att ta det önskade steget, t.ex. att klicka på en länk i e-postmeddelandet, svara dig eller något annat.
Kom ihåg att även om du skickar ett avslappnat affärsmejl är slutmålet med all e-postkommunikation att få ett svar eller någon form av åtgärd.
Din yrkestitel
Även om du inte alltid behöver använda hela titeln på ditt nuvarande jobb kan det vara bra att inkludera något som låter mottagaren veta vad din yrkestitel är.
Detta är särskilt viktigt om du kommunicerar med någon för första gången, eftersom det gör det tydligt vem de pratar med och vilken typ av frågor som du kan hjälpa dem med. Affärskontakter uppskattar denna detalj eftersom de vet om de ska fortsätta affärskommunikationen med dig eller inte.
Kontaktuppgifter
Slutligen är det alltid en bra idé att inkludera dina kontaktuppgifter. Även om mottagaren av ditt e-postmeddelande redan har din e-postadress I slutet av e-postmeddelandet kan du ange ytterligare sätt att komma i kontakt med dig, t.ex. ditt telefonnummer eller en länk till din LinkedIn-profil.
De flesta formella e-postsignaturer inkluderar andra sätt att komma i kontakt. Även om det inte tillför mycket till affärskorrespondensen är det en tumregel att använda detta utrymme för att marknadsföra din LinkedIn, webbplats, erbjudande eller något annat.
Slutord för e-postriktlinjer – bästa reglerna för e-postetikett
När du kommer till slutet av ditt e-postmeddelande vill du inte förstöra det goda intryck som du har gjort hittills med en dålig avslutning.
För att undvika detta och se till att din slutfras lämnar det bästa intrycket hos din kund bör du ha följande riktlinjer i åtanke.
Tänk på målgruppen
Det är en god idé att anpassa din avslutning till den publik som ska läsa den.
Till exempel kan ordet ”love” vara perfekt för en e-postavslutning till din partner eller din mamma, men du bör inte använda det när du kommunicerar med din nya chef eller en ny kund, som kanske inte uppskattar informella e-postavslutningar.
Tänk på din relation med den person som du skickar e-post till. De mest irriterande e-postaviseringarna är de som inte är anpassade till den målgrupp som de skickas till.
Korrekturläs din standardsignatur för e-post
Precis som resten av ditt e-postmeddelande bör avslutningen kontrolleras för stavnings- och grammatikfel innan du trycker på skicka-knappen. En avslutning som är full av grammatikfel eller stavfel kan ge mottagaren ett oprofessionellt och slarvigt intryck.
Det tar bara några minuter att snabbt dubbelkontrollera att din avslutning inte innehåller några fel i de flesta e-postappar. Du kan använda plugins för grammatik- och stavningskontroller som Grammarly för att göra det lättare att hitta eventuella misstag.
Var uppriktig
Att vara realistisk och äkta när du avslutar ditt e-postmeddelande har betydelse för vilket intryck det ger. Skriv inte bara ord som du tycker låter bra utan ta dig tid att fundera på hur genuin du är.
När du väljer en slutkläm för ditt e-postmeddelande, välj något som är äkta från din sida, oavsett om det gäller interna e-postmeddelanden eller e-postkonversationer med nya kontakter.
Inkludera nästa steg eller uppmaning till handling
Slutligen, missa inte chansen att använda din slutkläm som en möjlighet att få mottagaren att vidta den önskade åtgärden. Det kan till exempel vara något så enkelt som ”hoppas att du hör av dig snart”, eller ”låt mig veta vad du tycker” om du vill att mottagaren ska mejla tillbaka till dig. Eller, om du skickar ett marknadsföringsmejl, kan du inkludera en länk till tjänsten eller produkten i avslutningen samtidigt som du uppmanar mottagaren att kolla in den.
Hur du avslutar ett affärsmejl kan ha större inverkan på mottagaren och det intryck du gör på dem än du tror.
Avslutning
Oavsett om du skriver vardagliga e-postmeddelanden eller kommunicerar i professionella sammanhang spelar det roll hur du avslutar ditt e-postmeddelande. E-post är en av de vanligaste kommunikationsmetoderna idag och om du vill göra det på rätt sätt bör du ha professionella e-postavslut som uppmuntrar mottagaren att svara.
Och om du skickar ut många e-postmeddelanden och är orolig för om de kommer att nå rätt person… Då behöver du Bouncer. Med Bouncer kan du verifiera dina e-postlistor så att du är säker på att du inte skickar till falska, föråldrade eller felstavade adresser.
Kom igång idag och verifiera dina första 100 e-postmeddelanden gratis!
