Посібник з експорту контактів з Outlook

Коли ви використовуєте поштову платформу, у вас буде файл контактів, які ви додали до системи протягом певного часу.

Microsoft Outlook – це популярна платформа електронної пошти, яка може автоматично створювати список контактів на основі електронних повідомлень, які ви надсилаєте та отримуєте. Однак бувають випадки, коли вам може знадобитися перенести ці контакти на іншу платформу, наприклад, Gmail. Розуміння того, як експортувати контакти Outlook, заощаджує час і зусилля, дозволяючи швидко переміщати контакти з однієї платформи на іншу.

Чому важливо експортувати контакти з Outlook?

Є кілька причин, чому вам може знадобитися знати, як експортувати контакти Outlook. Наприклад, вам може знадобитися перенести контакти на інший пристрій або комп’ютер, створити резервну копію, імпортувати їх в іншу поштову службу, наприклад Gmail, керувати ними в програмі Microsoft Excel або експортувати їх у vCard або віртуальну візитну картку. Більшість з цих варіантів вимагають експорту в різні типи файлів. Наприклад, якщо ви експортуєте контакти до різних поштових служб, вам, як правило, потрібен файл у форматі CSV. З іншого боку, для віртуальної візитки може знадобитися файл VCF, який дозволяє імпортувати контакти безпосередньо в Excel. PST-файл зазвичай потрібен для резервного копіювання контактів і даних.

Способи експорту контактів Outlook

Існує кілька способів експорту контактів Outlook залежно від вашої версії програми. Програма Outlook поводитиметься однаково незалежно від того, чи ви використовуєте операційну систему Windows або macOS.

Як експортувати контакти з Outlook 2010

Outlook 2010 – це стара версія програми, яка сьогодні не часто використовується, але деякі компанії все ще використовують її переважно для внутрішніх комунікацій. Деякі люди все ще використовують Outlook 2010, оскільки хочуть залишатися в межах одного року випуску програми, щоб заощадити гроші. Якщо ви використовуєте Outlook 2010 і хочете експортувати свої контакти, ось кроки, яких слід дотримуватися:

1. Відкрийте Outlook на ПК або Mac.
2. Перейдіть до стрічки у верхній частині програми і виберіть “Файл”.
3. Натисніть “Параметри” і виберіть “Додатково” у діалоговому вікні.
4. Виберіть “Експортувати”, щоб відкрити Майстер імпорту та експорту.
5. Виберіть “Експортувати файл” і натисніть “Далі”.
6. У вікні “Створити тип файлу” виберіть потрібний тип експорту.
7. З’явиться список папок, які ви можете експортувати. У цьому списку виберіть папку контактів, яку ви експортуєте.
8. Натисніть “Огляд” перед тим, як вибрати папку для експорту.
9. Назвіть ваш файл під опцією “Зберегти експортований файл як
10. Виберіть “ОК”, потім “Далі”, потім “Готово”.
11. Коли Outlook завершить експорт, натисніть “ОК”.
12. Переконайтеся, що ваш файл збережено там, де ви хотіли.

Як експортувати контакти Outlook 2013

Outlook 2013 – це найновіша версія програми Outlook, яка має іншу кодову базу, ніж Office 365. Через це вона має різні кроки, яких слід дотримуватися порівняно з останніми версіями програми під час експорту контактів. Однією з головних переваг Outlook 2013, і чому багато людей продовжують користуватися ним і сьогодні, є те, що він має окрему від інших програму, яка коштує дешевше. Якщо ви використовуєте Outlook 2013 і хочете експортувати контакти, виконайте наведені нижче дії:

1. Відкрийте Outlook на ПК або Mac.
2. Перейдіть у верхню ліву частину екрана програми і виберіть вкладку “Файл”.
3. Натисніть на “Відкрити та експортувати” з лівого боку.
4. З’явиться список опцій. Виберіть “Імпорт/Експорт”.
5. З’явиться ще один список варіантів. Виберіть “Експортувати у файл”, а потім “Далі”.
6. Виберіть “Значення, розділені комами”, а потім “Далі”.
7. У розділі “Особисті папки” виберіть “Контакти”, а потім “Далі”.
8. Натисніть “Огляд”, перш ніж вибрати місце, куди ви хочете зберегти експортований файл.
9. Виберіть ім’я для вашого файлу, натисніть “Далі”, а потім “Готово”.
10. Переконайтеся, що ваш файл збережено в потрібному місці.

Як експортувати контакти з веб-версії Outlook

Веб-версія Outlook може стати ідеальним рішенням, якщо ви хочете мати доступ до своїх контактів і повідомлень електронної пошти, коли ви не за комп’ютером. До цієї версії Outlook можна легко отримати доступ з різних пристроїв, підключених до Інтернету, зокрема ігрових ноутбуків, смартфонів, планшетів тощо, включаючи смарт-годинники та інші пристрої, не пов’язані з ПК. Якщо ви хочете експортувати контакти за допомогою веб-версії Outlook, виконайте такі дії:

1. Введіть Outlook в адресному рядку, щоб отримати доступ до веб-сайту Outlook у вибраному вами браузері.
2. Увійдіть до свого облікового запису, якщо з’явиться відповідний запит.
3. Перейдіть до нижньої частини сторінки і виберіть символ людей.
4. На панелі інструментів виберіть “Керування”, а потім “Експортувати контакти”.
5. Виберіть, чи хочете ви експортувати всі контакти або контакти з певної папки.
6. Натисніть “Експортувати”.
7. Натисніть “Зберегти як” і виберіть формат файлу, в якому ви хочете зберегти контакти.
8. Переконайтеся, що контакти збережено під тим іменем і в тому місці, яке ви вибрали.

Як експортувати контакти Outlook 365

Outlook 2016 і Outlook 2019 – це дві останні версії Outlook, сумісні з Office 365. Це створило новий процес експорту контактів для людей, які використовують найновіші версії Outlook. Використання Office 365 має багато суттєвих переваг, зокрема те, що всі програми Microsoft, такі як Windows, Word, Outlook, Excel і PowerPoint, використовують один і той самий код і можуть легко отримувати доступ одна до одної, що дає змогу швидко і легко виконувати різні функції між різними програмами, наприклад, миттєво експортувати контакти до Excel. Якщо ви використовуєте версію Outlook 365 2016 або 2019 року, виконайте ці кроки, щоб експортувати контакти:

1. Відкрийте програму Outlook 365 на своєму ПК або Mac.
2. Натисніть на іконку “Додатки” у верхньому лівому куті.
3. Виберіть “Люди”, а потім натисніть “Керувати”.
4. Виберіть “Експортувати контакти”.
5. Вирішіть, чи експортуватимете ви всі контакти, чи лише папку з певними контактами.
6. Залежно від вашого браузера, виберіть “Зберегти” або “Відкрити”.
7. Переконайтеся, що контакти збережено в потрібному місці та під потрібним іменем.

Як експортувати листи з Outlook до Gmail

Ви можете експортувати свої повідомлення електронної пошти з акаунта Outlook до акаунта Gmail, щоб створити резервну копію і отримати доступ до старих повідомлень з будь-якого місця. Для цього перед копіюванням і вставкою папок додайте свій акаунт Gmail до Outlook. Спочатку потрібно налаштувати акаунт Gmail в Outlook. Для цього виконайте такі кроки:

1. Перейдіть до піктограми налаштувань у верхньому правому куті, перш ніж вибрати “Переглянути всі налаштування Outlook”.
2. Виберіть “Пошта” на лівій панелі.
3. Натисніть “Синхронізувати електронну пошту”.
4. У розділі “Підключені акаунти” на правій панелі виберіть “Gmail”.
5. Введіть ім’я відображення, яке ви хочете використовувати під час надсилання пошти через Outlook з Gmail, на екрані “Підключити обліковий запис Google”.
6. Натисніть “ОК”.
7. Увійдіть у вибраний обліковий запис Gmail у програмі Outlook Mail, щоб дозволити Microsoft отримати доступ до нього.
8. Переконайтеся, що ви успішно підключили акаунт Gmail до Outlook, натиснувши OK.

Після того, як ви налаштували свій акаунт Gmail у Google, відкрийте Outlook і виберіть папку, що містить повідомлення, які ви хочете експортувати. Виділіть усі листи в папці, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+A або натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, виділяючи окремі листи, які ви бажаєте експортувати. Клацніть правою кнопкою миші на вибраних листах, перш ніж вибрати “Перемістити”, а потім виберіть “Інша папка”. У результаті відкриється діалогове вікно “Перемістити елементи”. Виберіть свій акаунт Gmail і виберіть або створіть нову папку в акаунті Gmail для експорту листів. Перемістіть вибрані імейли, натиснувши “ОК”.

Як експортувати листи Outlook до Excel

Ви також можете експортувати листи Outlook, надіславши їх на аркуш Excel, створивши електронну таблицю з різними стовпчиками. Це може бути особливо корисно, якщо ви вже використовуєте Excel, наприклад, для бухгалтерських цілей. Щоб це зробити, виконайте такі дії:

1. Перейдіть до меню “Файл” в Outlook і виберіть “Відкрити та експортувати”.
2. Виберіть Імпорт/Експорт.
3. Виберіть “Експортувати до файлу”, а потім натисніть “Далі”.
4. Виберіть “Microsoft Excel”, а потім натисніть “Далі”.
5. Виберіть папку електронної пошти, з якої ви хочете експортувати повідомлення, і натисніть “Далі”.
6. Виберіть папку, до якої ви хочете зберегти експортовані імейли, і дайте ім’я експортованому файлу, перш ніж натиснути “ОК”.
7. Натисніть “Далі”, а потім “Готово”.
8. Новий файл Excel буде доступний для відкриття у вибраному вами місці.

Якщо ви хочете експортувати контакти або повідомлення електронної пошти, зробити це за допомогою Outlook дуже просто.

Найкращі практики експорту Переліку

Початок експортного процесу

Щоб розпочати процес експорту контактів Outlook, відкрийте вікно Microsoft Outlook і перейдіть до меню “Файл”, розташованого у верхньому лівому куті. Звідти натисніть “Файл”, а потім виберіть “Експортувати”, щоб відкрити опції експорту. Запуститься майстер експорту контактів Outlook, який допоможе вам виконати всі кроки для експорту контактів з Outlook.

Вибір типу та формату файлу

У вікні прогресу експорту, що з’явиться, вам буде запропоновано кілька варіантів типу файлу, який ви хочете створити. Для більшої універсальності виберіть тип файлу “Значення, розділені комами (CSV)”. Файли CSV легко імпортуються в програми для роботи з електронними таблицями, а також можуть використовуватися для синхронізації з Google Контактами. Крім того, ви можете вибрати “Файл даних Outlook (PST)”, якщо бажаєте.

Вибір папки “Контакти

Після вибору формату CSV вам буде запропоновано вибрати папку з контактами, які ви хочете експортувати. Перейдіть до папки “Папка контактів” і виберіть її. Переконайтеся, що ви вибрали правильну папку, яка містить усі вибрані контакти, які ви хочете експортувати.

Налаштування імені та розташування файлу

Після вибору папки контактів вам потрібно буде вказати ім’я та місце розташування для вашого нового файлу контактів. Натисніть “Огляд” і виберіть директорію, куди ви хочете зберегти файл. Введіть ім’я файлу, яке допоможе вам одразу ідентифікувати нові контакти. Ви також можете вибрати “Файл” у нижньому лівому кутку, щоб отримати доступ до додаткових опцій збереження.

Завершення експорту

Перед початком експорту у вас буде можливість переглянути вибрані дані. Перевірте, чи немає порожніх клітинок або помилок, які можуть порушити процес експорту. Після того, як ви будете задоволені, натисніть “Експортувати”, щоб розпочати експорт. Буде створено новий файл CSV, а вікно прогресу експорту покаже, коли процес буде завершено.

Імпорт на інші платформи

Ваш новий файл контактів, тепер у форматі CSV, готовий до використання. Ви можете імпортувати цей файл у програму електронних таблиць для подальшої організації або безпосередньо в інший поштовий акаунт, наприклад, Google Contacts. Просто виберіть “Імпортувати” у відповідній платформі та виберіть щойно створений CSV-файл.

Додаткові поради щодо контактів електронною поштою

Якщо ви хочете імпортувати ці контакти в інший обліковий запис електронної пошти, не забудьте вибрати “Експортувати у файл” у початковому вікні Outlook. Це гарантує, що ваші контакти електронної пошти будуть включені в процес експорту, що полегшить керування комунікаціями на різних платформах.