Külmalt suunatud e-kirja kirjutamine tähendab isikupärastatud ja veenva sõnumi koostamist, mille eesmärk on algatada suhtlus kellegagi, kellel ei ole saatjaga varasemat suhet või sidet. Külmalt suunatud e-kirju kasutatakse tavaliselt erinevates kontekstides, näiteks müügi, võrgustike loomise, tööotsimise ja koostöö puhul, et luua uusi sidemeid, uurida võimalusi või luua juhtumeid.
1.
Eesmärkide mõistmine
Esimene samm külma kontaktmeili kirjutamisel on sõnumi eesmärgi selge määratlemine. Kas teie eesmärk on ennast tutvustada, pakkuda toodet või teenust, paluda kohtumist või küsida nõu? Eesmärgi mõistmine aitab teil oma e-kirja struktureerida ja edastada veenvat sõnumit.
2.
Retsipiendi uurimine
Enne e-kirja koostamist on väga oluline teha põhjalikud uuringud adressaadi kohta. Saage aru tema taustast, huvidest ja mis tahes asjakohasest teabest, mis aitab teil luua tõelist sidet. Need teadmised võimaldavad teil kohandada oma e-kirja konkreetselt nende vajadustele, suurendades positiivse vastuse saamise tõenäosust.
3.
Tugeva teemarivi loomine
Teema on esimene asi, mida adressaat näeb, seega peab see olema tähelepanuväärne ja lühike. Koostage teemarida, mis annab selgelt edasi teie e-kirja eesmärgi ja meelitab vastuvõtjat seda avama. Vältige üldisi või rämpsposti teemaridu, sest need võivad viia selleni, et teie e-kiri jäetakse tähelepanuta või märgitakse rämpspostiks.
4.
E-kirja isikupärastamine
Isikupärastamine on tõhusa külma kontaktmeetme kirjutamise võti. Alustage adressaadi poole pöördumisega tema nime järgi, selle asemel, et kasutada üldisi tervitusi. Viidake ühistele sidemetele, ühistele huvidele või hiljutistele saavutustele, et näidata, et olete teinud oma kodutöö ja olete tõeliselt huvitatud nendega suhtlemisest.
5.
Kaasahaarav sissejuhatus
Teie e-kirja sissejuhatus peaks olema kaasahaarav ja lühike. Selgitage selgelt, kes te olete, selgitage lühidalt, mis eesmärgil te ühendust võtate, ja tooge esile kõik asjakohased volitused või saavutused, mis kinnitavad teie usaldusväärsust. Haara vastuvõtja tähelepanu ja tee ta uudishimulikuks, et ta loeks edasi.
6.
Väärtuse pakkumine
Positiivse vastuse tõenäosuse suurendamiseks on oluline pakkuda vastuvõtjale väärtust. Selgitage, kuidas teie pakkumine või koostöö võib neile kasu tuua, lahendada nende probleemi või aidata kaasa nende eesmärkide saavutamisele. Näidake, et olete võtnud aega, et mõista nende vajadusi ja esitada veenev põhjus, miks nad peaksid teiega koostööd tegema.
7.
Üleskutse tegutsemiseks
Lõpetage oma e-kiri selge ja kokkuvõtliku üleskutsega tegutsemiseks. Olenemata sellest, kas tegemist on kohtumise, soovituse või lisateabe küsimise taotlusega, tehke vastuvõtja jaoks lihtsaks vastamine. Andke selged juhised, kuidas ta saab teiega ühendust võtta, ja väljendage eelnevalt tänu nende aja ja tähelepanu eest.
8.
Lihvimine ja korrektuur
Enne külma kontaktmeili saatmist võtke aega selle korrektuurile ja lihvimisele. Veenduge, et teie grammatika, õigekiri ja kirjavahemärgid on korrektsed. Hästi kirjutatud ja vigadeta e-kiri näitab professionaalsust ja tähelepanu üksikasjadele, mis suurendab positiivse vastuse tõenäosust.
9.
Järelmeetmed ja püsivus
Paljudel juhtudel ei pruugi üks külm kontakt e-kiri anda koheseid tulemusi. Kui te ei saa vastust, on oluline viisakalt ja järjekindlalt jätkata. Vältige aga pealetükkivat või agressiivset käitumist. Hästi ajastatud ja kaalutletud järelkontrolliga saab saajale meelde tuletada teie esialgset e-kirja ja suurendada positiivse tulemuse tõenäosust.