Külmalt saadetud e-kirjade all mõistetakse seda, et vestluse algatamiseks või ametialase suhte loomiseks pöördutakse e-posti teel üksikisikute või ettevõtete poole, kellega teil ei ole varasemat suhet või sidet. See on laialdaselt kasutatav strateegia müügis, võrgustike loomisel, äriarenduses ja isegi tööotsingutel. Tõhusa külma e-kirja koostamine nõuab siiski hoolikat planeerimist, isikupärastamist ning vastuvõtja aja ja eelistuste austamist.
1. Uurige ja tuvastage oma sihtmärk: Enne külma e-kirja saatmist on oluline uurida ja tuvastada isik või organisatsioon, kellega soovite ühendust võtta. See hõlmab nende rolli, huvide ja võimalike ühisosa mõistmist. Mida rohkem te oma sihtrühma kohta teate, seda paremini saate oma e-kirja kohandada, et püüda nende tähelepanu.
2. Koostage veenev teemarida: See on esimene asi, mida teie saaja näeb, seega peab see olema tähelepanu köitev ja asjakohane. See peaks olema lühike, selge ja piisavalt intrigeeriv, et ahvatleda vastuvõtjat e-kirja avama. Vältige üldiste või rämpsposti teemaridade kasutamist, sest need võivad põhjustada teie e-kirja ignoreerimist või rämpspostina märgistamist.
3. Isikupärastage oma e-kiri: Üldised, massiliselt saadetud e-kirjad annavad harva positiivseid tulemusi. Võtke aega, et isikupärastada oma e-kiri, pöördudes adressaadi poole tema nime järgi ja viidates mis tahes asjakohasele teabele, mille olete oma uurimistöö käigus avastanud. See näitab, et olete näinud vaeva, et mõista nende vajadusi ja huvisid, mis suurendab positiivse vastuse saamise tõenäosust.
4. Olge lühike ja selge: Olge oma e-kirja tekstis lühike ja minge otse asja juurde. Hõivatud spetsialistid saavad iga päev arvukalt e-kirju, seega on oluline austada nende aega. Teavitage selgelt, miks te ühendust võtate, millist väärtust saate pakkuda ja kuidas see on seotud nende konkreetse olukorra või huvidega. Kasutage lühikesi lõike, punktide või nummerdatud loetelusid, et parandada loetavust.
5. Pakkumise väärtus: Vastuse tõenäosuse suurendamiseks tõstke esile väärtust, mida te saate vastuvõtjale pakkuda. Olgu see siis lahendus nende ees seisvale probleemile, asjakohane ressurss või koostöövõimalus, tehke selgeks, kuidas teie e-kiri neile kasu toob. Väärtuse pakkumine näitab, et te ei otsi midagi ainult enda jaoks, vaid olete tõeliselt huvitatud vastastikku kasuliku suhte loomisest.
6. Näidake autentsust ja professionaalsust: Kuigi külm e-kiri võib olla teavitamise vorm, on oluline säilitada professionaalne toon ja näidata autentsust. Vältige liigset müügikeelt või pealetükkivat keelt, sest see võib olla eemaletõukav. Selle asemel olge ehtsad, lugupidavad ja viisakad oma e-kirjas. Ärge unustage grammatika- ja õigekirjavigade kontrollimist, et edastada professionaalsust.
7. Sisaldab selget üleskutset tegutsemiseks: Selleks, et julgustada vastamist, lõpetage oma e-kiri selge üleskutsega tegutsemiseks. See võib olla palve kohtumiseks, küsimus vestluse algatamiseks või kutse edasiste ressursside uurimiseks.