E-posti sünkroonimine tähendab protsessi, millega tagatakse, et sama e-posti kogum on kättesaadav ja ajakohane mitmes seadmes või e-posti kliendis. See tähendab, et luuakse sujuv ühendus e-posti serveri ja e-posti kontole juurdepääsuks kasutatavate seadmete, näiteks nutitelefonide, tahvelarvutite, arvutite või veebipõhiste e-posti klientide vahel.
Kui e-posti sünkroniseerimine on lubatud, kajastuvad kõik ühes seadmes tehtud toimingud, näiteks e-kirjade lugemine, kustutamine või teisaldamine, kõigis teistes seadmetes, mis on ühendatud sama e-posti kontoga. Selline sünkroniseerimine tagab, et kasutaja e-posti kasutuskogemus jääb järjepidevaks, olenemata sellest, millist seadet ta kasutab.
E-kirjade sünkroonimine tugineb protokollile, mida tuntakse IMAP (Internet Message Access Protocol) või Exchange ActiveSync (EAS) nime all. IMAP on kõige sagedamini kasutatav protokoll, mis võimaldab meiliklientidel pääseda ligi kauges e-posti serveris salvestatud e-kirjadele ja nendega manipuleerida. EAS seevastu on Microsofti poolt välja töötatud protokoll, mis on spetsiaalselt mõeldud e-posti, kontaktide, kalendrite ja muude andmete sünkroniseerimiseks serverite ja seadmete vahel.
Sünkroonimisprotsess hõlmab mitmeid olulisi etappe. Esiteks loob e-posti klient ühenduse e-posti serveriga, kasutades selleks sobivat protokolli. See ühendus võimaldab meilikliendil hankida e-posti päised, mis sisaldavad olulist teavet iga e-kirja kohta, näiteks saatja, teema ja ajatempel. Seejärel hangib e-posti klient serverist valitud e-kirjade kogu sisu.
Kui e-kirjad on kliendiseadmesse alla laaditud, saadetakse kõik e-kirjas tehtud muudatused, näiteks selle märkimine loetud, teise kausta viimine või kustutamine, tagasi serverisse. Seejärel uuendab server vastavalt oma kirjeid, tagades, et muudatused kajastuvad kõigis kontoga ühendatud seadmetes.
E-posti sünkroonimine pakub kasutajatele mitmeid eeliseid. See võimaldab sujuvat juurdepääsu e-kirjadele erinevatest seadmetest, tagades, et olulised sõnumid ei jää kunagi tähelepanuta. Näiteks kui e-kiri on nutitelefonis loetud, siis ilmub see loetud kujul ka kasutaja arvutisse. See sünkroniseerimine laieneb ka muudele e-kirjadega seotud tegevustele, näiteks sõnumite koostamine, neile vastamine või edastamine. Kõik postkasti struktuuris tehtud muudatused, näiteks kaustade loomine või e-kirjade korraldamine kategooriatesse, sünkroonitakse samuti kõigis seadmetes.
Lisaks pakub e-posti sünkroniseerimine usaldusväärset varundusmehhanismi. Kuna e-kirjad salvestatakse serveris, saab kasutaja isegi siis, kui seade kaob või rikneb, oma e-kirjadele ligi teisest seadmest. Selline koondamine tagab, et kriitiline teave ei kao ja seda saab hõlpsasti taastada.