"Outlook" el. laiškų žymėjimas spalvomis gali labai padidinti jūsų produktyvumą ir organizuotumą, nes leidžia vizualiai suskirstyti pranešimus į kategorijas ir nustatyti jų prioritetus. Turėdami galimybę priskirti skirtingas spalvas konkretiems siuntėjams, temoms ar kategorijoms, galite greitai atpažinti ir rūšiuoti el. laiškus pagal savo pageidavimus. Čia pateikiamas žingsnis po žingsnio vadovas, kaip "Outlook" programoje žymėti el. laiškus spalvomis:
1 veiksmas: įgalinkite sąlyginį formatavimą
1. Atidarykite "Microsoft Outlook" ir eikite į skirtuką ""Peržiūrėti"", esantį lango viršuje.
2. Spustelėkite ""View Settings"" mygtuką, esantį grupėje "Current View" (Dabartinis vaizdas).
3. Dialogo lange ""Išplėstiniai rodinio nustatymai"" spustelėkite mygtuką ""Sąlyginis formatavimas"".
2 veiksmas: sukurti naują taisyklę
1. Dialogo lange ""Sąlyginis formatavimas"" spustelėkite mygtuką ""Pridėti"", kad sukurtumėte naują taisyklę.
2. Suteikite taisyklei aprašomąjį pavadinimą, kad vėliau galėtumėte ją lengviau identifikuoti.
3. Spustelėkite mygtuką ""Šriftas"" ir pasirinkite spalvą, kurią norite priskirti nurodytus kriterijus atitinkantiems el. laiškams.
4. Taip pat galite keisti kitas formatavimo parinktis, pvz., šrifto stilių, dydį ir efektus.
5. Spustelėkite mygtuką ""Sąlyga"", kad nustatytumėte el. laiškų, kuriuos norite žymėti spalvomis, kriterijus.
6. Dialogo lange ""Filtras"" nurodykite sąlygas, kurios turi būti įvykdytos, kad el. laiškas būtų žymimas spalvomis.
- Galite pasirinkti spalvinį el. laiškų žymėjimą pagal siuntėjo vardą, temą, svarbą ar kitus kriterijus.
- Pavyzdžiui, norėdami spalvomis žymėti visus konkretaus siuntėjo el. laiškus, pasirinkite lauką ""Nuo"" ir įveskite siuntėjo el. pašto adresą.
7. Nustatę norimus kriterijus, spustelėkite ""Gerai"", kad grįžtumėte į dialogo langą "Sąlyginis formatavimas".
3 veiksmas: taikyti taisyklę
1. Dialogo lange ""Sąlyginis formatavimas"" matysite visų sukurtų taisyklių sąrašą.
2. Mygtukais "Perkelti aukštyn" arba "Perkelti žemyn" nustatykite taisyklių prioritetus, jei turite kelias taisykles.
3. Spustelėkite ""Gerai"", kad pritaikytumėte taisyklę ir grįžtumėte į dialogo langą ""Išplėstiniai rodinio nustatymai"".
4. Dialogo lange ""Išplėstiniai peržiūros nustatymai"" spustelėkite ""Gerai"", kad išsaugotumėte pakeitimus ir grįžtumėte į "Outlook" pašto dėžutę.
4 veiksmas: peržiūrėkite spalvotais kodais pažymėtus el. laiškus
Dabar, kai nustatėte spalvinio kodavimo taisykles, pastebėsite, kad el. laiškai, atitinkantys nurodytus kriterijus, "Outlook" gautųjų laiškų dėžutėje rodomi pasirinkta spalva.
Papildomi patarimai:
- Galite sukurti kelias taisykles, kad el. laiškus žymėtumėte spalvomis pagal skirtingus kriterijus. Pavyzdžiui, galbūt norėsite priskirti kitokią spalvą el. laiškams iš savo viršininko arba el. laiškams su tam tikru raktiniu žodžiu temoje.
- Norėdami pakeisti arba ištrinti esamas taisykles, atlikite tuos pačius pirmiau minėtus veiksmus ir atlikite reikiamus pakeitimus.
- Taip pat galite taikyti spalvinį kodavimą konkretiems aplankams ar pakatalogiams, pasiekę dialogo langą ""Sąlyginis formatavimas"" iš aplanko ""Peržiūrėti"" nustatymų.
Spalvotais kodais žymėdami el. laiškus galite lengvai nustatyti svarbius pranešimus ir nustatyti jų prioritetus, efektyviai rūšiuoti gautąją pašto dėžutę ir išlikti organizuoti. Ši funkcija gali būti ypač naudinga asmenims, gaunantiems daug el. laiškų arba turintiems vienu metu valdyti kelis projektus.