E-kirja tõhus lõpetamine on oluline, et jätta püsiv mulje ja säilitada oma suhtluses professionaalne toon. See, kuidas te oma e-kirja lõpetate, võib mõjutada seda, kuidas vastuvõtja teie sõnumit tajub, ja võib isegi mõjutada teie suhtluse tulemust. Selles jaotises leiate mõistlikke nõuandeid ja strateegiaid, kuidas lõpetada e-kiri väärikalt ja professionaalselt.
1. Valige sobiv sulgemine:
E-kirja lõpetamisel on oluline valida lõppsõna, mis on kooskõlas teie sõnumi konteksti ja tooniga. Tavaliselt kasutatavad lõpetused on näiteks ""Lugupidamisega"", ""Parimad tervitused"", ""Lugupidamisega"" ja ""Lugupidamisega"". Need lõpetused väljendavad viisakust ja professionaalsust, mistõttu sobivad need ametlike või äriga seotud e-kirjade puhul. Mitteametlikumate või juhuslike e-kirjade puhul võite valida lõpetused nagu ""Parimate soovidega"", ""Tervitused"" või ""Tänud"".
2. Lisage oma täisnimi:
Ärge unustage alati lisada oma täisnime pärast sulgemist, et tagada nõuetekohane identifitseerimine. See on eriti oluline, kui suhtlete isikutega, kes ei pruugi teid või teie e-posti aadressi tunda. Oma nime lisamine lisab isiklikku puudutust ja aitab luua teie ja vastuvõtja vahel sidet.
3. Kaaluge professionaalse allkirja lisamist:
Professionaalse allkirja kasutamine e-kirja lõpus võib suurendada teie usaldusväärsust ja anda lisakontaktandmeid. Allkiri sisaldab tavaliselt teie nime, ametinimetust, ettevõtte nime, kontaktandmeid ja mõnikord ka linki teie veebisaidile või sotsiaalmeediaprofiilidele. Allkirja kasutamine tagab, et saajal on kogu vajalik teave, et ta saaks teiega hõlpsasti ühendust võtta.
4. Väljendage tänulikkust või tunnustust:
Sõltuvalt e-kirja olemusest võib tänu või tunnustuse avaldamine olla läbimõeldud viis oma sõnumi lõpetamiseks. Kui keegi on teid abistanud, andnud väärtuslikku teavet või võtnud aega, et vastata teie päringutele, tugevdab nende jõupingutuste tunnustamine suhteid ja näitab teie tänulikkust. Lihtne ""Aitäh teie aja eest"" või ""Ma hindan teie abi"" võib aidata kaasa positiivsete sidemete loomisele.
5. Pakkuda abi või järgmisi samme:
Teatud olukordades võib olla asjakohane pakkuda abi või visandada järgmised sammud. Kui arutate projekti, koostööd või mis tahes käimasolevat küsimust, näitab põhipunktide kokkuvõtmine ja järgmiste tegevuste väljapakkumine teie ennetavat lähenemist ja tagab selguse. See aitab vältida arusaamatusi ja ühtlustab suhtlusprotsessi.
6. Kohandage lõpetamine vastuvõtjale:
Arvestage oma e-kirja lõpu kujundamisel saaja rolli, suhet ja formaalsuse taset. Näiteks kui saadate e-kirja ülemusele, võite kasutada ametlikumat lõpetust ja näidata austust. Kui te aga kirjavahetate kolleegiga või lähedase tuttavaga, võib sobida veidi vabam lõpp. Kui kohandate oma lõpetamist vastavalt vastuvõtjale, aitab see luua kontakti ja näitab, et olete teadlik ametialasest etiketist.
Pidage meeles, et viis, kuidas te e-kirja lõpetate, võib oluliselt mõjutada teie sõnumi üldist tooni ja tajumist. Järgides neid suuniseid, saate tagada, et teie e-kirjade lõpud on professionaalsed ja viisakad ning jätavad vastuvõtjatele positiivse mulje.