Microsoftin kehittämän suositun sähköpostiohjelman Outlookin avulla käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa sähköposteja tehokkaasti. Kun Outlookin kautta lähetetään liitetiedostoja tai tiedostoja, on olemassa tiettyjä tiedostokokorajoituksia, joista käyttäjien on oltava tietoisia. Nämä rajoitukset on otettu käyttöön, jotta voidaan varmistaa sähköpostin sujuva lähetys ja estää sähköpostipalvelimien ylikuormittuminen.
Yleisesti ottaen Outlookin kautta lähetettävien liitetiedostojen enimmäiskoko vaihtelee sovelluksen version ja kokoonpanon sekä käytettävän sähköpostipalveluntarjoajan mukaan. Seuraavat ohjeet voivat kuitenkin antaa yleisen käsityksen tiedostokokorajoituksista:
1. Outlookin työpöytäsovellus: Outlookin työpöytäversiossa, kuten Outlook 2019, Outlook 2016 tai aiemmissa versioissa, liitetiedoston enimmäiskoko on yleensä rajoitettu 20 megatavuun (MB). Tämä tarkoittaa, että voit liittää ja lähettää enintään 20 Mt:n kokoisia tiedostoja sähköpostia kohden.
2. Outlook Web App (OWA): Kun käytetään Outlookin verkkoversiota, joka tunnetaan nimellä Outlook Web App tai Outlook on the web, liitetiedoston enimmäiskoko on yleensä suurempi kuin työpöytäsovelluksessa. OWA sallii usein jopa 25 tai jopa 35 Mt:n suuruiset liitetiedostot sähköpostipalvelun tarjoajasta riippuen.
On tärkeää huomata, että nämä kokorajoitukset koskevat nimenomaan itse liitetiedostoa eivätkä sisällä sähköpostiviestin kokoa tai muuta sisältöä. Siksi on tärkeää ottaa huomioon sähköpostin koko, mukaan lukien sekä liitetiedosto että viestin runko, jotta vastaanottajan sähköpostipalvelimen asettamat sähköpostin kokorajoitukset eivät ylittyisi.
Outlookin tai vastaanottajan sähköpostipalvelimen asettaman liitetiedoston enimmäiskokorajan ylittäminen voi johtaa erilaisiin ongelmiin. Sähköpostin lähettäminen voi esimerkiksi epäonnistua tai se voi palautua lähettäjälle virheilmoituksella, jossa ilmoitetaan, että liitetiedosto on liian suuri. Lisäksi suuret liitetiedostot voivat kuluttaa huomattavasti kaistanleveyttä ja tallennustilaa, erityisesti käyttäjillä, joilla on rajallinen internet- tai postilaatikkokapasiteetti.
Näiden rajoitusten poistamiseksi on olemassa vaihtoehtoisia menetelmiä suurten tiedostojen jakamiseen. Yksi yleinen tapa on käyttää pilvitallennuspalveluja, kuten OneDrivea tai Dropboxia, tiedoston lataamiseen ja sen jälkeen jakaa latauslinkki sähköpostitse. Toinen vaihtoehto on pakata tiedosto tiedostopakkausohjelmistolla ja pienentää sen kokoa ennen sen liittämistä sähköpostiin.
Yhteenvetona voidaan todeta, että Outlookissa lähetettävien liitetiedostojen enimmäiskoko riippuu sovelluksen versiosta ja käytettävästä sähköpostipalveluntarjoajasta. On tärkeää ottaa nämä rajoitukset huomioon, jotta sähköpostin lähetys onnistuisi ja jotta voidaan tarvittaessa tutkia vaihtoehtoisia menetelmiä suurten tiedostojen jakamiseen.