Sähköpostien värikoodaus Outlookissa voi parantaa tuottavuuttasi ja organisaatiotasi huomattavasti, sillä sen avulla voit luokitella ja priorisoida viestit visuaalisesti. Kun voit määrittää eri värejä tietyille lähettäjille, aiheille tai luokille, voit nopeasti tunnistaa ja lajitella sähköpostiviestit mieltymystesi mukaan. Tässä on vaiheittainen opas sähköpostien värikoodaamiseen Outlookissa:
Vaihe 1: Ota käyttöön ehdollinen muotoilu
1. Avaa Microsoft Outlook ja siirry ikkunan yläreunassa olevaan "Näytä" -välilehteen.
2. Napsauta ""Näkymän asetukset"" -painiketta ""Nykyinen näkymä"" -ryhmässä.
3. Napsauta ""Näkymän lisäasetukset"" -valintaikkunassa ""Ehdollinen muotoilu"" -painiketta.
Vaihe 2: Luo uusi sääntö
1. Napsauta ""Ehdollinen muotoilu"" -valintaikkunassa ""Lisää"" -painiketta luodaksesi uuden säännön.
2. Anna säännöllesi kuvaava nimi, joka auttaa sinua tunnistamaan sen myöhemmin.
3. Napsauta ""Fontti"" -painiketta valitaksesi värin, jonka haluat määrittää määritetyt kriteerit täyttäville sähköposteille.
4. Voit halutessasi muuttaa myös muita muotoiluvaihtoehtoja, kuten kirjasintyyliä, kokoa ja tehosteita.
5. Napsauta ""Ehto"" -painiketta määrittääksesi kriteerit sähköposteille, jotka haluat värikoodata.
6. Määritä ""Suodatin"" -valintaikkunassa ehdot, joiden on täytyttävä, jotta sähköposti voidaan värikoodata.
- Voit valita sähköpostiviestien värikoodauksen lähettäjän nimen, aiheen, tärkeyden tai muiden kriteerien perusteella.
- Jos haluat esimerkiksi värikoodata kaikki tietyn lähettäjän sähköpostiviestit, valitse ""Lähettäjä"" -kenttä ja kirjoita lähettäjän sähköpostiosoite.
7. Kun olet asettanut haluamasi kriteerit, napsauta ""OK"" palataksesi ""Ehdollinen muotoilu"" -valintaikkunaan.
Vaihe 3: Sovella sääntöä
1. ""Ehdollinen muotoilu"" -valintaikkunassa näet luettelon kaikista luomistasi säännöistä.
2. Käytä ""Siirry ylös"" tai ""Siirry alas"" -painikkeita priorisoidaksesi sääntöjä, jos sinulla on useita sääntöjä.
3. Napsauta ""OK"" soveltaaksesi sääntöä ja palataksesi ""Advanced View Settings"" -valintaikkunaan.
4. Valitse ""Advanced View Settings"" -valintaikkunassa ""OK"" tallentaaksesi muutokset ja palataksesi Outlookin postilaatikkoon.
Vaihe 4: Tarkastele värikoodattuja sähköpostiviestejä
Nyt kun olet määrittänyt värikoodaussäännöt, huomaat, että määritetyt kriteerit täyttävät sähköpostit näkyvät valitulla värillä Outlookin saapuneet-kansiossa.
Lisää vinkkejä:
- Voit luoda useita sääntöjä, joiden avulla voit värikoodata sähköpostit eri kriteerien perusteella. Voit esimerkiksi määrittää eri värin esimiehesi lähettämille sähköposteille tai sähköposteille, joiden aiheessa on tietty avainsana.
- Jos haluat muuttaa tai poistaa olemassa olevia sääntöjä, noudata samoja edellä mainittuja ohjeita ja tee tarvittavat muutokset.
- Voit myös soveltaa värikoodausta tiettyihin kansioihin tai alikansioihin avaamalla ""Ehdollinen muotoilu"" -valintaikkunan kansion ""Näkymä"" -asetuksista.
Värikoodaamalla sähköpostisi voit helposti tunnistaa ja priorisoida tärkeät viestit, lajitella saapuneet viestit tehokkaasti ja pysyä järjestyksessä. Tämä ominaisuus voi olla erityisen hyödyllinen henkilöille, jotka saavat paljon sähköpostiviestejä tai joiden on hallittava useita projekteja samanaikaisesti.