Le codage couleur des courriels dans Outlook peut considérablement améliorer votre productivité et votre organisation en vous permettant de classer visuellement vos messages par catégorie et par ordre de priorité. Grâce à la possibilité d'attribuer des couleurs différentes à des expéditeurs, des sujets ou des catégories spécifiques, vous pouvez rapidement identifier et trier vos courriels en fonction de vos préférences. Voici un guide étape par étape sur la manière d'attribuer un code couleur aux messages électroniques dans Outlook :
Étape 1 : Activer le formatage conditionnel
1. Ouvrez Microsoft Outlook et allez dans l'onglet "Affichage" situé en haut de la fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton "View Settings" dans le groupe "Current View".
3. Dans la boîte de dialogue "Paramètres d'affichage avancés", cliquez sur le bouton "Formatage conditionnel".
Étape 2 : Créer une nouvelle règle
1. Dans la boîte de dialogue "Mise en forme conditionnelle", cliquez sur le bouton "Ajouter" pour créer une nouvelle règle.
2. Donnez à votre règle un nom descriptif qui vous aidera à l'identifier ultérieurement.
3. Cliquez sur le bouton "Police" pour choisir la couleur que vous souhaitez attribuer aux courriels répondant aux critères spécifiés.
4. Vous pouvez également modifier d'autres options de formatage, telles que le style de police, la taille et les effets, si vous le souhaitez.
5. Cliquez sur le bouton "Condition" pour définir les critères des courriels que vous voulez colorer.
6. Dans la boîte de dialogue "Filtre", spécifiez les conditions qui doivent être remplies pour qu'un courriel soit codé en couleur.
- Vous pouvez choisir de coder les courriels par couleur en fonction du nom de l'expéditeur, de l'objet, de l'importance ou d'autres critères.
- Par exemple, pour attribuer un code couleur à tous les courriels provenant d'un expéditeur spécifique, sélectionnez le champ "De" et saisissez l'adresse électronique de l'expéditeur.
7. Une fois que vous avez défini les critères souhaités, cliquez sur "OK" pour revenir à la boîte de dialogue "Formatage conditionnel".
Étape 3 : Appliquer la règle
1. Dans la boîte de dialogue "Mise en forme conditionnelle", vous pouvez voir une liste de toutes les règles que vous avez créées.
2. Utilisez les boutons "Déplacer vers le haut" ou "Déplacer vers le bas" pour classer les règles par ordre de priorité si vous en avez plusieurs.
3. Cliquez sur "OK" pour appliquer la règle et revenir à la boîte de dialogue "Paramètres d'affichage avancés".
4. Dans la boîte de dialogue "Paramètres d'affichage avancés", cliquez sur "OK" pour enregistrer les modifications et revenir à votre boîte de réception Outlook.
Étape 4 : Afficher les courriers électroniques codés par couleur
Maintenant que vous avez défini les règles de codage couleur, vous remarquerez que les courriels répondant aux critères spécifiés s'affichent dans la couleur choisie dans votre boîte de réception Outlook.
Conseils supplémentaires :
- Vous pouvez créer plusieurs règles pour attribuer un code couleur aux messages électroniques en fonction de différents critères. Par exemple, vous pouvez attribuer une couleur différente aux courriels de votre patron ou aux courriels dont l'objet contient un mot-clé spécifique.
- Pour modifier ou supprimer des règles existantes, suivez les mêmes étapes que celles mentionnées ci-dessus et apportez les modifications nécessaires.
- Vous pouvez également appliquer un code couleur à des dossiers ou sous-dossiers spécifiques en accédant à la boîte de dialogue "Formatage conditionnel" à partir des paramètres "Affichage" du dossier.
En codant vos courriels par couleur, vous pouvez facilement identifier les messages importants et les classer par ordre de priorité, trier votre boîte de réception de manière efficace et rester organisé. Cette fonction peut être particulièrement utile aux personnes qui reçoivent un grand nombre d'e-mails ou qui doivent gérer plusieurs projets simultanément.