Kode warna email di Outlook dapat sangat meningkatkan produktivitas dan organisasi Anda dengan memungkinkan Anda untuk mengkategorikan dan memprioritaskan pesan secara visual. Dengan kemampuan untuk menetapkan warna yang berbeda untuk pengirim, subjek, atau kategori tertentu, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan memilah-milah email berdasarkan preferensi Anda. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara memberi kode warna pada email di Outlook:
Langkah 1: Aktifkan Pemformatan Bersyarat
1. Buka Microsoft Outlook dan buka tab ""View"" yang terletak di bagian atas jendela.
2. Klik tombol ""Lihat Pengaturan"" di grup ""Tampilan Saat Ini"".
3. Pada kotak dialog ""Pengaturan Tampilan Lanjutan"", klik tombol ""Pemformatan Bersyarat"".
Langkah 2: Buat Aturan Baru
1. Pada kotak dialog ""Pemformatan Bersyarat"", klik tombol ""Tambah"" untuk membuat aturan baru.
2. Berikan nama deskriptif pada aturan Anda untuk membantu Anda mengidentifikasinya nanti.
3. Klik tombol ""Font"" untuk memilih warna yang ingin Anda tetapkan ke email yang memenuhi kriteria yang ditentukan.
4. Anda juga dapat memodifikasi opsi pemformatan lainnya, seperti gaya, ukuran, dan efek font, jika diinginkan.
5. Klik tombol ""Kondisi"" untuk menentukan kriteria email yang ingin Anda beri kode warna.
6. Pada kotak dialog ""Filter"", tentukan kondisi yang perlu dipenuhi agar email diberi kode warna.
- Anda dapat memilih untuk memberi kode warna pada email berdasarkan nama pengirim, subjek, tingkat kepentingan, atau kriteria lainnya.
- Misalnya, untuk memberi kode warna pada semua email dari pengirim tertentu, pilih bidang ""Dari"" dan masukkan alamat email pengirim.
7. Setelah Anda menetapkan kriteria yang diinginkan, klik ""OK"" untuk kembali ke kotak dialog ""Pemformatan Bersyarat"".
Langkah 3: Menerapkan Aturan
1. Pada kotak dialog ""Pemformatan Bersyarat"", Anda dapat melihat daftar semua aturan yang telah Anda buat.
2. Gunakan tombol ""Pindahkan ke atas"" atau ""Pindahkan ke bawah"" untuk memprioritaskan aturan jika Anda memiliki beberapa aturan.
3. Klik ""OK"" untuk menerapkan aturan dan kembali ke kotak dialog ""Pengaturan Tampilan Lanjutan"".
4. Pada kotak dialog ""Pengaturan Tampilan Lanjutan"", klik ""OK"" untuk menyimpan perubahan dan kembali ke kotak masuk Outlook Anda.
Langkah 4: Lihat Email Berkode Warna
Setelah Anda mengatur aturan kode warna, Anda akan melihat bahwa email yang memenuhi kriteria yang ditentukan akan ditampilkan dalam warna yang dipilih di kotak masuk Outlook.
Kiat Tambahan:
- Anda dapat membuat beberapa aturan untuk memberi kode warna pada email berdasarkan kriteria yang berbeda. Misalnya, Anda mungkin ingin memberikan warna yang berbeda pada email dari atasan Anda atau email dengan kata kunci tertentu pada subjeknya.
- Untuk memodifikasi atau menghapus aturan yang ada, ikuti langkah yang sama seperti yang disebutkan di atas dan buat perubahan yang diperlukan.
- Anda juga dapat menerapkan kode warna ke folder atau subfolder tertentu dengan mengakses kotak dialog ""Pemformatan Bersyarat"" dari pengaturan ""View"" folder.
Dengan memberi kode warna pada email, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi dan memprioritaskan pesan-pesan penting, memilah-milah kotak masuk secara efisien, dan tetap teratur. Fitur ini dapat sangat bermanfaat bagi individu yang menerima email dalam jumlah besar atau perlu mengelola beberapa proyek secara bersamaan.