Kai reikia laukti atsakymo į el. laišką, tinkamas laikas gali skirtis priklausomai nuo kelių veiksnių, įskaitant el. laiško pobūdį, siuntėjo lūkesčius ir gavėjo asmenines ar profesines aplinkybes. Tačiau yra keletas bendrų gairių, kurios gali padėti valdyti lūkesčius ir užtikrinti veiksmingą bendravimą.
Apsvarstykite skubumą
Nustatant tinkamą laukimo laikotarpį labai svarbus el. laiško turinio skubumas. Jei į el. laišką reikia nedelsiant atkreipti dėmesį arba jis susijęs su laiko požiūriu svarbiais klausimais, pagrįsta tikėtis greito atsakymo, paprastai per 24 valandas. Skubūs reikalai gali būti svarbūs verslo užklausimai, laiku atnaujinami projektai arba kritinės situacijos.
Kita vertus, jei el. laiškas yra daugiau informacinio pobūdžio arba neskubus, galima skirti ilgesnį atsakymo laiką. Tai gali būti bendrojo pobūdžio užklausos, ne itin svarbūs atnaujinimai arba prašymai pateikti laiko atžvilgiu nesvarbią informaciją.
Žinokite siuntėjo lūkesčius
Norint nustatyti tinkamą atsakymo laiką, labai svarbu suprasti siuntėjo lūkesčius. Kai kurie asmenys ar organizacijos savo el. pašto ar bendravimo politikoje gali aiškiai nurodyti pageidaujamą atsakymo laiką. Tokiais atvejais patartina laikytis šių gairių, kad būtų išlaikyti profesionalūs santykiai ir užtikrintas veiksmingas bendradarbiavimas.
Jei siuntėjas nenurodė savo lūkesčių, naudinga atsižvelgti į jūsų santykių su juo kontekstą. Pavyzdžiui, jei anksčiau dažnai ir laiku bendravote, gali būti tikimasi, kad atsakysite per trumpesnį laiką. Ir atvirkščiai, jei siuntėjas yra žinomas kaip kantrus arba anksčiau yra pripažinęs, kad vėluoja atsakyti, galite lanksčiau pasirinkti atsakymo laiką.
Atsižvelkite į gavėjo aplinkybes
Atsakymo trukmei taip pat gali turėti įtakos gavėjo asmeninės ar profesinės aplinkybės. Reikėtų atsižvelgti į tokius veiksnius kaip darbo krūvis, užimtumas ir laiko juostų skirtumai. Būtina atsižvelgti į gavėjo tvarkaraštį ir prioritetus, nes jis ne visada gali turėti galimybę atsakyti iš karto.
Jei jums reikia greito atsakymo, patartina el. laiško temoje arba žinutėje nurodyti, kad tai skubu, kad gavėjas galėtų atitinkamai nustatyti prioritetus. Arba, jei klausimas nėra skubus, mandagu pripažinti ir atsižvelgti į gavėjo užimtumą, suteikiant jam pakankamai laiko atsakyti.
Tolesni veiksmai ir eskalavimas
Jei per pagrįstą laiką nesulaukėte atsakymo, derėtų imtis tolesnių veiksmų, susijusių su pirminiu el. laišku. Švelnus priminimas arba mandagus pasiteiravimas apie el. laiško statusą gali padėti paskatinti atsakymą. Tačiau labai svarbu apsišarvuoti kantrybe ir vengti pernelyg didelio atkaklumo, nes gavėjui vis tiek gali prireikti papildomo laiko atsakyti į jūsų laišką.
Kai kuriais atvejais, jei klausimas yra labai skubus arba labai svarbus, gali prireikti el. laišką perduoti aukštesniam vadovui arba ieškoti alternatyvaus bendravimo būdo, pavyzdžiui, skambučio telefonu arba asmeninio susitikimo. Tačiau eskalavimas turėtų būti taikomas tik išskirtinėmis aplinkybėmis ir neturėtų būti naudojama kaip pirmoji priemonė.