A codificação de e-mails por cores no Outlook pode aumentar muito sua produtividade e organização, permitindo que você categorize e priorize visualmente suas mensagens. Com a capacidade de atribuir cores diferentes a remetentes, assuntos ou categorias específicas, você pode identificar e classificar rapidamente seus e-mails com base em suas preferências. Aqui está um guia passo a passo sobre como codificar e-mails por cores no Outlook:
Etapa 1: Ativar a formatação condicional
1. Abra o Microsoft Outlook e vá para a guia ""Exibir"" localizada na parte superior da janela.
2. Clique no botão ""View Settings"" no grupo ""Current View"".
3. Na caixa de diálogo ""Advanced View Settings"", clique no botão ""Conditional Formatting"".
Etapa 2: Criar uma nova regra
1. Na caixa de diálogo ""Conditional Formatting"", clique no botão ""Add"" para criar uma nova regra.
2. Dê à sua regra um nome descritivo para ajudá-lo a identificá-la posteriormente.
3. Clique no botão ""Font"" para escolher a cor que deseja atribuir aos e-mails que atendem aos critérios especificados.
4. Você também pode modificar outras opções de formatação, como estilo, tamanho e efeitos da fonte, se desejar.
5. Clique no botão ""Condition"" para definir os critérios para os e-mails que você deseja codificar por cores.
6. Na caixa de diálogo ""Filter"", especifique as condições que precisam ser atendidas para que um e-mail seja codificado por cores.
- Você pode optar por codificar os e-mails por cores com base no nome do remetente, no assunto, na importância ou em outros critérios.
- Por exemplo, para codificar por cores todos os e-mails de um remetente específico, selecione o campo ""From"" e digite o endereço de e-mail do remetente.
7. Depois de definir os critérios desejados, clique em ""OK"" para retornar à caixa de diálogo ""Conditional Formatting"".
Etapa 3: Aplicar a regra
1. Na caixa de diálogo "Conditional Formatting" (Formatação condicional), você pode ver uma lista de todas as regras que criou.
2. Use os botões ""Mover para cima"" ou ""Mover para baixo"" para priorizar as regras se você tiver várias.
3. Clique em ""OK"" para aplicar a regra e retornar à caixa de diálogo ""Advanced View Settings"".
4. Na caixa de diálogo "Advanced View Settings" (Configurações de exibição avançada), clique em "OK" para salvar as alterações e retornar à caixa de entrada do Outlook.
Etapa 4: Visualizar os e-mails codificados por cores
Agora que você configurou as regras de codificação de cores, perceberá que os e-mails que atendem aos critérios especificados são exibidos na cor escolhida na caixa de entrada do Outlook.
Dicas adicionais:
- Você pode criar várias regras para codificar e-mails por cores com base em diferentes critérios. Por exemplo, talvez você queira atribuir uma cor diferente a e-mails do seu chefe ou a e-mails com uma palavra-chave específica no assunto.
- Para modificar ou excluir regras existentes, siga as mesmas etapas mencionadas acima e faça as alterações necessárias.
- Também é possível aplicar o código de cores a pastas ou subpastas específicas acessando a caixa de diálogo "Formatação condicional" nas configurações "Exibir" da pasta.
Ao codificar seus e-mails por cores, você pode identificar e priorizar facilmente mensagens importantes, classificar sua caixa de entrada com eficiência e manter-se organizado. Esse recurso pode ser particularmente útil para pessoas que recebem um grande volume de e-mails ou que precisam gerenciar vários projetos simultaneamente.