Farebné kódovanie e-mailov v programe Outlook môže výrazne zvýšiť vašu produktivitu a organizáciu tým, že vám umožní vizuálne kategorizovať a uprednostňovať správy. Vďaka možnosti priradiť rôzne farby konkrétnym odosielateľom, predmetom alebo kategóriám môžete rýchlo identifikovať a triediť e-maily na základe svojich preferencií. Tu je sprievodca krok za krokom, ako farebne označiť e-maily v programe Outlook:
Krok 1: Povolenie podmieneného formátovania
1. Otvorte aplikáciu Microsoft Outlook a prejdite na kartu ""Zobraziť"", ktorá sa nachádza v hornej časti okna.
2. Kliknite na tlačidlo ""Nastavenia zobrazenia"" v skupine ""Aktuálne zobrazenie"".
3. V dialógovom okne ""Rozšírené nastavenia zobrazenia"" kliknite na tlačidlo ""Podmienené formátovanie"".
Krok 2: Vytvorenie nového pravidla
1. V dialógovom okne ""Podmienené formátovanie"" kliknite na tlačidlo ""Pridať"" a vytvorte nové pravidlo.
2. Dajte pravidlu opisný názov, ktorý vám neskôr pomôže pri jeho identifikácii.
3. Kliknutím na tlačidlo ""Font"" vyberte farbu, ktorú chcete priradiť e-mailom spĺňajúcim zadané kritériá.
4. V prípade potreby môžete upraviť aj ďalšie možnosti formátovania, napríklad štýl písma, veľkosť a efekty.
5. Kliknutím na tlačidlo ""Podmienka"" definujte kritériá pre e-maily, ktoré chcete farebne označiť.
6. V dialógovom okne ""Filter"" zadajte podmienky, ktoré musia byť splnené, aby bol e-mail farebne označený.
- Môžete si vybrať farebné označenie e-mailov na základe mena odosielateľa, predmetu, dôležitosti alebo iných kritérií.
- Ak chcete napríklad farebne označiť všetky e-maily od konkrétneho odosielateľa, vyberte pole ""Od"" a zadajte e-mailovú adresu odosielateľa.
7. Po nastavení požadovaných kritérií kliknite na tlačidlo ""OK"", čím sa vrátite do dialógového okna ""Podmienené formátovanie"".
Krok 3: Uplatnenie pravidla
1. V dialógovom okne ""Podmienené formátovanie"" sa zobrazí zoznam všetkých pravidiel, ktoré ste vytvorili.
2. Ak máte viacero pravidiel, použite tlačidlá ""Posunúť nahor"" alebo ""Posunúť nadol"" na určenie priority.
3. Kliknutím na tlačidlo ""OK"" aplikujte pravidlo a vráťte sa do dialógového okna ""Rozšírené nastavenia zobrazenia"".
4. V dialógovom okne ""Rozšírené nastavenia zobrazenia"" kliknite na ""OK"", čím uložíte zmeny a vrátite sa do priečinka doručenej pošty programu Outlook.
Krok 4: Zobrazenie farebne označených e-mailov
Teraz, keď ste nastavili pravidlá farebného kódovania, si všimnete, že e-maily, ktoré spĺňajú zadané kritériá, sa v priečinku doručenej pošty aplikácie Outlook zobrazujú zvolenou farbou.
Ďalšie tipy:
- Môžete vytvoriť viacero pravidiel na farebné označovanie e-mailov na základe rôznych kritérií. Môžete napríklad chcieť priradiť inú farbu e-mailom od svojho šéfa alebo e-mailom s konkrétnym kľúčovým slovom v predmete.
- Ak chcete upraviť alebo odstrániť existujúce pravidlá, postupujte podľa vyššie uvedených krokov a vykonajte potrebné zmeny.
- Farebné kódovanie môžete použiť aj na konkrétne priečinky alebo podpriečinky tak, že v nastaveniach priečinka ""Zobraziť"" otvoríte dialógové okno ""Podmienené formátovanie"".
Farebným kódovaním e-mailov môžete ľahko identifikovať a uprednostňovať dôležité správy, efektívne triediť doručenú poštu a udržiavať si poriadok. Táto funkcia môže byť obzvlášť prospešná pre jednotlivcov, ktorí dostávajú veľké množstvo e-mailov alebo potrebujú spravovať viacero projektov súčasne.