Písanie e-mailu s cieľom osloviť zákazníka sa vzťahuje na proces písania personalizovanej a presvedčivej správy s cieľom nadviazať komunikáciu s osobou, ktorá nemá s odosielateľom žiadny predchádzajúci vzťah alebo spojenie. Cold outreach e-maily sa bežne používajú v rôznych kontextoch, napríklad pri predaji, vytváraní sietí, hľadaní práce a spolupráci, na nadviazanie nových kontaktov, preskúmanie príležitostí alebo generovanie potenciálnych zákazníkov.
1.
Pochopenie účelu
Prvým krokom pri písaní oslovovacieho e-mailu je jasne definovať účel vašej správy. Chcete sa predstaviť, ponúknuť produkt alebo službu, požiadať o stretnutie alebo o radu? Pochopenie vášho cieľa vám pomôže štruktúrovať e-mail a odovzdať presvedčivú správu.
2.
Vyhľadávanie príjemcu
Pred vytvorením e-mailu je nevyhnutné vykonať dôkladný prieskum príjemcu. Poznajte jeho minulosť, záujmy a všetky dôležité informácie, ktoré vám pomôžu nadviazať skutočný kontakt. Tieto poznatky vám umožnia prispôsobiť e-mail konkrétne jeho potrebám, čím sa zvýši šanca na pozitívnu odpoveď.
3.
Vytvorenie silného riadku predmetu
Predmet je to prvé, čo príjemca uvidí, preto musí byť pútavý a stručný. Vytvorte predmet, ktorý jasne vyjadruje účel vášho e-mailu a láka príjemcu, aby ho otvoril. Vyhnite sa všeobecným alebo spamovým predmetom, pretože môžu viesť k ignorovaniu vášho e-mailu alebo k jeho označeniu ako spamu.
4.
Prispôsobenie e-mailu
Personalizácia je kľúčom k napísaniu účinného e-mailu s chladným oslovením. Začnite oslovením príjemcu jeho menom namiesto používania všeobecných pozdravov. Uveďte všetky spoločné kontakty, spoločné záujmy alebo nedávne úspechy, aby ste preukázali, že ste si urobili domácu úlohu a máte skutočný záujem o kontakt s ním.
5.
Pútavý úvod
Úvod e-mailu by mal byť pútavý a stručný. Jasne uveďte, kto ste, stručne vysvetlite účel oslovenia a zdôraznite všetky relevantné referencie alebo úspechy, ktoré potvrdzujú vašu dôveryhodnosť. Upútajte pozornosť príjemcu a vzbuďte v ňom záujem o ďalšie čítanie.
6.
Poskytovanie hodnoty
Ak chcete zvýšiť šance na pozitívnu odozvu, je nevyhnutné ponúknuť príjemcovi hodnotu. Vysvetlite, ako mu vaša ponuka alebo spolupráca môže byť prospešná, ako vyrieši problém, ktorý môže mať, alebo ako prispeje k dosiahnutiu jeho cieľov. Ukážte, že ste venovali čas pochopeniu ich potrieb, a predstavte presvedčivý dôvod, prečo by sa s vami mali spojiť.
7.
Výzva na akciu
E-mail ukončite jasnou a stručnou výzvou na akciu. Bez ohľadu na to, či ide o žiadosť o stretnutie, žiadosť o odporúčanie alebo žiadosť o ďalšie informácie, uľahčite príjemcovi odpoveď. Uveďte jasné pokyny, ako vás môže kontaktovať, a vopred vyjadrite vďačnosť za jeho čas a pozornosť.
8.
Leštenie a korektúry
Pred odoslaním e-mailu o oslovení si nájdite čas na jeho korektúru a vyladenie. Uistite sa, že vaša gramatika, pravopis a interpunkcia sú správne. Dobre napísaný a bezchybný e-mail svedčí o profesionalite a pozornosti venovanej detailom, čo zvyšuje pravdepodobnosť pozitívnej odpovede.
9.
Sledovanie a vytrvalosť
V mnohých prípadoch nemusí jediný oslovovací e-mail priniesť okamžité výsledky. Ak nedostanete odpoveď, je dôležité zdvorilo a vytrvalo ju sledovať. Vyhnite sa však nátlaku alebo agresivite. Dobre načasované a ohľaduplné následné kroky môžu príjemcovi pripomenúť váš pôvodný e-mail a zvýšiť šance na pozitívny výsledok.