Кольорове кодування листів в Outlook може значно підвищити вашу продуктивність і організованість, дозволяючи візуально класифікувати повідомлення та визначати їхні пріоритети. Завдяки можливості призначати різні кольори певним відправникам, темам або категоріям, ви можете швидко ідентифікувати та сортувати листи відповідно до своїх уподобань. Ось покрокова інструкція про те, як додавати кольори до листів в Outlook:
Крок 1: Увімкніть умовне форматування
1. Відкрийте Microsoft Outlook і перейдіть на вкладку "Перегляд", розташовану у верхній частині вікна.
2. Натисніть на кнопку "Налаштування вигляду" в групі "Поточний вигляд".
3. У діалоговому вікні "Додаткові параметри подання" натисніть кнопку "Умовне форматування".
Крок 2: Створіть нове правило
1. У діалоговому вікні "Умовне форматування" натисніть кнопку "Додати", щоб створити нове правило.
2. Дайте своєму правилу описову назву, яка допоможе вам ідентифікувати його пізніше.
3. Натисніть кнопку "Шрифт", щоб вибрати колір, який ви хочете призначити листам, що відповідають зазначеним критеріям.
4. Ви також можете змінити інші параметри форматування, такі як стиль, розмір і ефекти шрифту, за бажанням.
5. Натисніть кнопку "Умова", щоб визначити критерії для імейлів, які ви хочете закодувати кольором.
6. У діалоговому вікні "Фільтр" вкажіть умови, яким має відповідати лист, щоб його було позначено кольором.
- Ви можете вибрати колірне кодування імейлів на основі імені відправника, теми, важливості або інших критеріїв.
- Наприклад, щоб позначити кольором всі імейли від певного відправника, виберіть поле "Від кого" і введіть адресу електронної пошти відправника.
7. Після встановлення потрібних критеріїв натисніть "ОК", щоб повернутися до діалогового вікна "Умовне форматування".
Крок 3: Застосуйте правило
1. У діалоговому вікні "Умовне форматування" ви можете побачити список усіх створених вами правил.
2. Використовуйте кнопки "Перемістити вгору" або "Перемістити вниз", щоб визначити пріоритетність правил, якщо їх декілька.
3. Натисніть "ОК", щоб застосувати правило і повернутися до діалогового вікна "Додаткові параметри подання".
4. У діалоговому вікні "Додаткові параметри подання" натисніть "ОК", щоб зберегти зміни і повернутися до поштової скриньки Outlook.
Крок 4: Перегляньте кольорові імейли
Тепер, коли ви налаштували правила кольорового кодування, ви помітите, що імейли, які відповідають заданим критеріям, відображаються обраним кольором у вашій поштовій скриньці Outlook.
Додаткові поради:
- Ви можете створити кілька правил для кольорового кодування листів на основі різних критеріїв. Наприклад, ви можете призначити різний колір листам від вашого керівника або листам з певним ключовим словом у темі.
- Щоб змінити або видалити існуючі правила, виконайте ті ж самі кроки, що й вище, і внесіть необхідні зміни.
- Ви також можете застосувати кольорове кодування до певних тек або підтеки, відкривши діалогове вікно "Умовне форматування" з налаштувань теки "Перегляд".
За допомогою кольорового кодування листів ви можете легко ідентифікувати важливі повідомлення та визначати їх пріоритетність, ефективно сортувати свою поштову скриньку та залишатися організованим. Ця функція може бути особливо корисною для тих, хто отримує велику кількість електронних листів або керує кількома проектами одночасно.