Barevné kódování e-mailů v aplikaci Outlook může výrazně zvýšit vaši produktivitu a organizovanost tím, že vám umožní vizuálně kategorizovat a upřednostňovat zprávy. Díky možnosti přiřadit různé barvy konkrétním odesílatelům, předmětům nebo kategoriím můžete rychle identifikovat a třídit e-maily na základě svých preferencí. Zde je návod krok za krokem, jak v aplikaci Outlook barevně označit e-maily:
Krok 1: Povolení podmíněného formátování
1. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook a přejděte na kartu ""Zobrazení"" umístěnou v horní části okna.
2. Klikněte na tlačítko ""Nastavení zobrazení"" ve skupině ""Aktuální zobrazení"".
3. V dialogovém okně ""Pokročilé nastavení zobrazení"" klikněte na tlačítko ""Podmíněné formátování"".
Krok 2: Vytvoření nového pravidla
1. V dialogovém okně ""Podmíněné formátování"" klikněte na tlačítko ""Přidat"" a vytvořte nové pravidlo.
2. Dejte pravidlu popisný název, který vám později pomůže s jeho identifikací.
3. Klikněte na tlačítko ""Font"" a vyberte barvu, kterou chcete přiřadit e-mailům splňujícím zadaná kritéria.
4. V případě potřeby můžete upravit i další možnosti formátování, například styl písma, velikost a efekty.
5. Kliknutím na tlačítko ""Podmínka"" definujte kritéria pro e-maily, které chcete barevně označit.
6. V dialogovém okně ""Filtr"" zadejte podmínky, které musí být splněny, aby byl e-mail barevně označen.
- E-maily můžete barevně označit podle jména odesílatele, předmětu, důležitosti nebo jiných kritérií.
- Chcete-li například barevně označit všechny e-maily od určitého odesílatele, vyberte pole ""Od"" a zadejte e-mailovou adresu odesílatele.
7. Po nastavení požadovaných kritérií se kliknutím na tlačítko ""OK"" vraťte do dialogového okna ""Podmíněné formátování"".
Krok 3: Použití pravidla
1. V dialogovém okně ""Podmíněné formátování"" se zobrazí seznam všech vytvořených pravidel.
2. Pokud máte více pravidel, použijte tlačítka ""Posunout nahoru"" nebo ""Posunout dolů"" pro stanovení priority.
3. Kliknutím na tlačítko ""OK"" pravidlo aplikujete a vrátíte se do dialogového okna ""Pokročilé nastavení zobrazení"".
4. V dialogovém okně ""Rozšířené nastavení zobrazení"" uložte změny kliknutím na ""OK"" a vraťte se do schránky aplikace Outlook.
Krok 4: Zobrazení barevně označených e-mailů
Po nastavení pravidel barevného kódování si všimnete, že e-maily splňující zadaná kritéria se ve složce Doručená pošta aplikace Outlook zobrazují ve zvolené barvě.
Další tipy:
- Můžete vytvořit více pravidel pro barevné kódování e-mailů na základě různých kritérií. Můžete například chtít přiřadit jinou barvu e-mailům od svého šéfa nebo e-mailům s určitým klíčovým slovem v předmětu.
- Chcete-li upravit nebo odstranit stávající pravidla, postupujte podle stejných kroků, které jsou uvedeny výše, a proveďte potřebné změny.
- Barevné kódování můžete použít také na konkrétní složky nebo podsložky, a to tak, že v nastavení složky ""Zobrazení"" otevřete dialogové okno ""Podmíněné formátování"".
Díky barevnému kódování e-mailů můžete snadno identifikovat a upřednostňovat důležité zprávy, efektivně třídit doručenou poštu a udržovat si pořádek. Tato funkce může být zvláště výhodná pro osoby, které dostávají velké množství e-mailů nebo potřebují spravovat více projektů současně.