Vše, co potřebujete vědět o používání nástroje pro kontrolu e-mailů

Software pro ověřování e-mailů je nezbytným nástrojem pro každého obchodníka. Dobře, existují různé metody, kterými se můžete pokusit ověřit, že e-mailové adresy, které jste shromáždili, jsou platné a na konci vašich zpráv a kampaní jsou skuteční lidé. Manuální opatření však nejsou vždy nejspolehlivější a jsou neuvěřitelně časově náročná.

Použití renomovaného nástroje pro kontrolu e-mailů zajistí, že vaše kampaně budou doručeny do platné schránky, ochrání vaše zprávy před měkkými a tvrdými odrazy, maximalizuje skóre doručitelnosti e-mailů a zabrání zařazení vaší domény na černou listinu. V případě doručitelnosti e-mailů je klíčem k dosažení lepší návratnosti investic investování času a úsilí do čištění a údržby databáze kontaktů, jakož i do segmentace a zapojení publika.

Pokud vás tyto důvody nepřesvědčily, čtěte dále a my vám vysvětlíme vše, co potřebujete vědět o používání kontrolorů e-mailů a o tom, jak cenné jsou pro e-mailové marketéry všech úrovní.

Co je to ověření e-mailu?

Kontrola e-mailů, validátor, verifikátor nebo jakýkoli jiný název je určen ke skenování marketingových e-mailových seznamů, aby se zajistilo, že všechna vaše data je platný a adresy, na které vaše kampaně směřují, existují a jsou schopny přijímat vaše zprávy.

Kontrola e-mailů ověřit e-mail adresy pro spam, neexistující e-mailové účty, dočasné e-mailové adresy, falešné e-maily, chybně zadané adresy a další. Ověřuje platnost e-mailové adresy připojením k poštovnímu serveru a kontrolou záznamů MX. Pomáhá identifikovat neplatné adresy, například jednorázové e-mailové adresy, které mohou vést k vysokému počtu stížností na nevyžádanou poštu a poškozovat pověst odesílatele a úsilí o e-mailový marketing. Později se podíváme na všechny typy chybných e-mailových adres a na to, proč jsou pro vaše e-mailové marketingové kampaně tak škodlivé, pokud je neodhalíte.

Většina systémů pro ověřování e-mailů funguje jako online služby, často s nástroji pro stolní počítače, které se integrují s vaším marketingovým zásobníkem, aby bylo jejich fungování plynulejší a přístupnější.

Využitím online služby s vyhrazenými poštovními servery pro provoz jejich procesů chráníte IP adresu své společnosti - další klíčový prvek pro udržení vaší domény v bezpečí a mimo černé listiny.

Proč potřebujete ověření e-mailu?

Odpověď na tuto otázku se týká doručitelnost e-mailů.

Tvůrci e-mailových kampaní si uvědomují, že sebelepší kampaně jim nepřinesou potřebné výnosy a prodeje, pokud se bezpečně nedostanou do schránek příjemců. Aby zajistili, že se jejich e-maily dostanou tam, kam potřebují, existují faktory, které každý poskytovatel e-mailových služeb kontroluje, aby ochránil své uživatele a poštovní servery před zneužitím a nízkou kvalitou služeb.

Tato opatření obvykle zahrnují vytváření zpráv s obsahem, který má pro příjemce skutečnou hodnotu, není spamový, nekvalitní nebo nelegální, pochází z renomované domény a IP adresy a je zasílán na platné a aktuální e-mailové adresy. Uzpívat nástroj pro ověřování e-mailů zlepšuje vaši da kvalitu dat a pomáhá zajistit, aby e-mailová adresa byla platná a doména byla akceptována.

Dobrý nástroj pro ověření e-mailu zkontroluje skutečnou e-mailovou adresu i doménu, aby se ujistil, že informace o zákazníkovi jsou správné. Tento proces je důležitý také pro prodejní týmy a obohacování dat.
Odesílání kampaní na seznamy, které obsahují falešné, nesprávné, chybně zadané, neaktuální nebo neexistující e-mailové adresy, poškozuje pověst vaší domény a doručitelnost e-mailů.

Doručitelnost e-mailů je kritickým aspektem e-mailového marketingu, protože přímo ovlivňuje návratnost investic do kampaní. Velké množství e-mailů odeslaných do schránek, které nebyly přijaty, může vést k nízké míře otevření a nižšímu zapojení vašeho publika. Jedním ze způsobů, jak zlepšit doručitelnost, je pravidelné čištění a aktualizace databáze kontaktů a také efektivní segmentace publika.

Doručitelnost e-mailů do značné míry závisí na pověsti odesílatele.

Pověst odesílatele e-mailu každé firmy závisí na informacích od poskytovatelů e-mailu a jejich úsudku o vaší IP adrese nebo názvu e-mailové domény.

Sledují atributy, jako jsou míra odskočení, filtrování nevyžádané pošty, nedostatečné zapojení a další, a na základě těchto zjištění dostanete konkrétní skóre odesílatele pro vaši doménu.

Pokud vaše skóre odesílatele klesne příliš nízko, stejní poskytovatelé e-mailových služeb vás za to náležitě potrestají a zprávy budou s větší pravděpodobností blokovány nebo doručeny přímo do složky nevyžádané pošty namísto do složky doručené pošty. Je tragické vidět, že e-maily legitimních firem končí ve složce spamu nebo jsou blokovány, protože jejich marketéři nedokázali vyčistit své e-mailové seznamy.

Jak funguje ověření e-mailu?

Každý nástroj pro ověřování e-mailů pracuje svým vlastním způsobem, ale většina z nich se řídí stejnými typy procesů, které provádějí následující kontroly.

Kontrola správné syntaxe

Syntaxe každé e-mailové adresy se řídí formátem, který může potvrdit váš kontrolní program.

Má místní část, uživatelské jméno nebo souhrnný název, symbol at (@) a název domény s jejím rozšířením, které jsou odděleny symbolem tečky (.):

[email protected]

[email protected]

Kromě odhalení případných chyb ve standardním formátu je platná adresa...

• Místní část (uživatelské jméno) může obsahovat pouze 64 znaků.
• Používat vybrané speciální znaky, ale ne na začátku nebo na konci uživatelského jména a ne v názvu domény (kromě diakritiky a pomlčky).

Kontrola platných názvů domén

Při kontrole domény se hledají již neexistující podniky a webové stránky a správný pravopis domény. Webové stránky jsou pravidelně ukončovány, podniky zanikají a domény vyprší; pokud k těmto případům z jakéhokoli důvodu dojde, doména zmizí spolu s nimi i všechny e-mailové adresy, které jsou s ní spojeny.

Kontrola záchytných e-mailových adres

Možnost catch-all email je navržena tak, aby doručovala všechny e-maily odeslané do domény, kde neexistuje konkrétní uživatelské jméno. Pokud tedy například odešlete e-mail na adresu [email protected] a taková adresa neexistuje, zpráva se doručí do alternativní schránky, kde ji může firma zkontrolovat, zda ji nepotřebuje nebo zda na ni nechce odpovědět.

V čem je tedy problém? Když se vrátíme k doručitelnosti e-mailů, poskytovatelé e-mailových služeb zjistí, že e-mail není určen identifikovatelné osobě a je označen jako možný spam nebo nevyžádané oslovení. Abyste ochránili svou pověst odesílatele a skóre, kontrolor e-mailů zvýrazní všechny záchytné adresy a označí je jako rizikové.

Kontrola záznamů MX každého e-mailového serveru

Další kontrolou je ujistit se, že e-mailová adresa má příslušný záznam o výměně pošty (MX záznam), který udává, že adresa je skutečná a registrovaná k hostovanému názvu domény. Záznamy MX poštovního serveru jsou k dispozici online a jejich ověření zahrnuje řadu technických kontrol a validací, které zajišťují, že každá adresa je platná.

Odeslání e-mailové adresy ping

Kontrola e-mailu odešle na e-mailovou adresu tzv. ping, aby potvrdila, že je schopna přijímat zprávy. Pokud je ping odeslán a obdrží odpověď, ukazuje to, že zamýšlený příjemce má adresu a schránku připravenou a čekající na zprávy, je aktivní a je považován za bezpečný pro odesílání.

Kontrola černé listiny

Pokud je e-mailová adresa neustále špatně hodnocena, dostane se na černou listinu poskytovatelů služeb. Tyto adresy jsou obvykle spojeny se spamovými adresami, boty, známými stěžovateli a podvodnými e-maily, pasti na spama další. Odesílání na adresy zařazené na černou listinu ovlivní míru odezvy a bude mít dopad na vaše skóre odesílatele.

Důvody, proč je ověření e-mailu tak důležité

1. Udržuje vaše e-mailové seznamy čisté, zdravé a aktuální.

Odstraňování neaktivních, falešných a neaktivních e-mailových adres udržuje váš seznam plný angažovaných sledujících a vaši reputaci odesílatele na vysoké úrovni. Eověřování pošty je nezbytným krokem pro udržení kvality a účinnosti e-mailových kampaní. Čím čistší jsou vaše seznamy a čím vyšší je vaše skóre odesílatele, tím větší je vaše šance, že všechny vaše kampaně budou doručeny a povedou k prodeji a zapojení, které potřebujete.

2. Snížení počtu odmítnutých e-mailů a snížení míry odmítnutých e-mailů

Existují dva typy míry odrazu: tvrdý odraz a měkký odraz.

A tvrdý odraz je e-mail, který nebude nikdy doručen, například do neexistující schránky nebo na falešnou adresu.

Měkké odrazy jsou zprávy odeslané na doručitelné adresy, které se však v daném případě nepodařilo doručit. Další pokusy mohou, ale také nemusejí přistát v cílové schránce, ale v každém případě má příliš mnoho "měkkých odchylek" vliv na doručitelnost e-mailů a reputaci odesílatele.

3. Zlepšuje doručitelnost e-mailů

Silná pověst e-mailu zajišťuje nejvyšší úroveň doručitelnosti a zaručuje, že se zprávy dostanou do schránek, které potřebujete.

4. Zlepšuje profil a pověst značky

Díky hodnotnému obsahu, který se dostane k příjemci, budujete pevnější vztahy se zákazníky. Důvěra ve značku a důvěra hrají velkou roli v konverzích, což ukazuje, jak zásadní je pověst.

5. Zvýšení konverzí

E-mailový marketing je stále jednou z hlavních metod marketingu. Návratnost investic do této metody je jednou z předních metod

6. Udržuje pověst odesílatele

Pokaždé, když ověřujete existenci e-mailové adresy, chráníte pověst odesílatele. Různé míry úspěšnosti a neúspěšnosti spojené s doručitelností e-mailů nelze brát na lehkou váhu. Pokud odesíláte e-maily, aniž byste zkontrolovali, zda jsou vaše údaje co nejčistší, řítíte se do problémů.

Ochrana pověsti odesílatele je snadná; ověřování e-mailových adres ve vašich seznamech vyžaduje jen málo úsilí, což vám zajistí nejlepší šance na doručení, prodej a návratnost investic.

Kolik typů nástrojů pro ověření e-mailu existuje?

V závislosti na tom, v jaké fázi procesu se nacházíte, budete od nástroje pro kontrolu e-mailů potřebovat různé věci.

Hromadné ověřování e-mailů

Ruční kontrola tisíců e-mailových adres by byla nemožná, a pokud ne nemožná, tak nesmyslně časově náročná. Než byste všechny tyto e-mailové adresy zkontrolovali, vaše kampaň by už byla neaktuální.

Nahrání seznamu e-mailů přímo do nástroje pro ověřování e-mailů má ušetřit čas a úsilí. Po provedení všech kontrol vám software sdělí, které e-maily jsou platné, neplatné nebo rizikové, čímž vyčistí vaše seznamy e-mailů a ochrání vaše e-mailové servery.

Hromadný ověřovač e-mailů je ideální pro rychlou a efektivní kontrolu nových i starých seznamů, u nichž není znám stav jednotlivých e-mailových adres nebo jsou případně zastaralé.

Ověřovač e-mailů v reálném čase

Kontrola e-mailů v reálném čase může kvalifikovat vaše adresy v místě sběru nebo jednotlivě, když je to nutné. Případně můžete potřebovat rychle zkontrolovat, zda existuje e-mailová adresa, kterou jste právě obdrželi jako možný lead, nebo zda je třeba ji přidat do seznamu neplatných e-mailových adres.

Kontrola e-mailů v okamžiku jejich shromažďování zajišťuje, že data, která používáte, jsou od počátku dostatečně kvalitní. Přidáním kontroly e-mailů do formulářů pro sběr dat se nové e-maily kvalifikují v okamžiku, kdy jsou přidány do vašich seznamů. Je to skvělý způsob, jak zajistit, aby každý, kdo vyplňuje vaše formuláře, neudělal chybu nebo překlep při vyplňování příslušného pole formuláře.

Automatické ověřování e-mailů

Jak již bylo řečeno, obchodní e-maily málokdy vydrží věčně, mnohé z nich mají mimořádně krátkou dobu trvanlivosti. Používání nástroje pro ověřování e-mailů, který automatizuje pravidelné skenování seznamů, vám pomůže udržet si přehled o všech adresách, které byly zrušeny a již neexistují. Ověřovač e-mailů může kontrolovat záznamy MX, kontrolovat doménu a ověřovat příchozí e-maily, aby se ujistil, že e-mailové adresy jsou platné.

Zkušený obchodník před každým doručením kampaně zkontroluje své seznamy, aby zajistil co nejlepší výsledky, ale automatický systém ověřování e-mailů vám může tyto kontroly připomenout nebo je provést automaticky za vás.

Kdy musí firma ověřovat e-mailové adresy?

1. Když jsou v marketingu nováčci

V závislosti na velikosti vašeho provozu může být jeden člen týmu zodpovědný za různé role a činnosti. V oblasti marketingu a prodeje je toho hodně, co se můžete naučit, a e-mail je stále jedním z nejlepších a nákladově nejefektivnějších nástrojů. Ověřování e-mailů je významné pro zajištění toho, aby návratnost investic zůstala vysoká a e-mailové adresy se dostaly k určenému příjemci.

2. Zajistěte, aby nové seznamy s nízkým počtem odběratelů byly čisté.

Rozdělení marketingových seznamů do příslušných statusů a skupin je nezbytné pro zajištění toho, abyste každému z nich posílali co nejefektivnější zprávy. Vytváření nových seznamů vyžaduje pečlivost, i když je malá, proto je nezbytné ověřovat e-mailové adresy ve všech fázích.

3. Provádění základní hygieny seznamu

Hygiena seznamu by měla být pro obchodníky s e-maily prvořadá. Součástí vašeho procesu by mělo být zajištění ověření e-mailů před každým doručením a v pravidelných intervalech během roku. To vám pomůže vyhnout se odesílání e-mailů na neplatné nebo jednorázové e-mailové adresy, což může vést k vyššímu počtu odmítnutých e-mailů a v konečném důsledku poškodit pověst odesílatele. Jednoduše nahrajte své seznamy a zkontrolujte, zda neobsahují špatná e-mailová data, abyste zachovali optimální výkonnost seznamu.

4. Kvalifikace potenciálních zákazníků pro vaše prodejní oddělení

Noví potenciální zákazníci a jejich skupiny jsou pro marketing zajímavými akvizicemi, které může předat prodejcům. Ať už však zapadnou do vašeho marketingového nebo prodejního trychtýře kdekoli, musíte před jejich přidáním do seznamu nebo odesláním prodejnímu týmu ověřit e-mailové adresy. Pokud není adresa správně nastavena pro příjem e-mailů, není nikomu k ničemu.

5. Kontrola, zda probíhající kampaně přinesou výsledky

Nemůžeme zdůraznit, jak příliš mnoho špatných e-mailů v seznamu snižuje reputaci a skóre odesílatele. Jakákoli černá znaménka proti vašim e-mailovým serverům, doménám nebo záznamům MX mohou snížit výkonnost. Možná si myslíte, že mírné snížení skóre odesílatele není příliš významné, ale může snížit úspěšnost doručení kampaně, což ovlivní vaše prodeje, návratnost investic a hospodářský výsledek. Tam, kde se každá část vašich marketingových výdajů tolik počítá, je nutné zajistit, aby každá e-mailová adresa byla platná.

Jaké neplatné adresy ověření e-mailu detekuje?

Všechny druhy e-mailových adres mohou poškodit vaši reputaci odesílatele a snížit vaše skóre odesílatele; nejčastěji se vyskytují následující adresy, které jsou zahrnuty do prověřování e-mailů.

Falešné e-mailové adresy

Proč by lidé vytvářeli falešné e-mailové adresy? Řekněme, že uživatel chce získat přístup k bezplatnému stažení nebo k jinému způsobu gated contentu. V těchto případech je poměrně standardní, že poskytovatel vymění svůj obsah za e-mailovou adresu, kterou může přidat do svých marketingových seznamů. Chtějí však pouze obsah, bílou knihu, bezplatný materiál, slevový kód nebo cokoli jiného, co je k mání, aniž by přidali svůj e-mail do marketingového seznamu. Nejjednodušší způsob je vymyslet si falešnou e-mailovou adresu a použít ji v příslušném formulářovém poli.

Bez vhodného procesu ověřování e-mailu, který kontroluje, zda je každá e-mailová adresa v místě sběru dat platná, získá uživatel přístup k tomu, co chce, aniž by byl přidán do dalších seznamů.

Jednorázová e-mailová adresa

Dočasná nebo jednorázová e-mailová adresa se často používá v případech, kdy falešná e-mailová adresa neumožňuje přístup k výše uvedenému uzavřenému obsahu. Tyto adresy mají velmi omezenou životnost - jen tak dlouho, aby splnily požadovaný úkol. Jakmile obsah, kód nabídky nebo bezplatný dárek získáte, e-mailová adresa zmizí a dále zahlcuje váš mailing list neplatnými e-maily. Zajištění ověření e-mailů před doručením vás zachrání před jejich odesíláním na jednorázové nebo dočasné e-mailové adresy.

Pasti na spam

E-mailové adresy spamových pastí se používají k vyhledávání obchodníků, kteří si vytvořili marketingové seznamy nevhodnými prostředky, a také k zachycení spammerů při akci. Poskytovatelé internetových služeb a antispamové organizace tyto adresy sledují, aby identifikovali podniky, které si neověřují platnost svých kontaktů a příjemců, což ovlivňuje jejich pověst odesílatele. Pravidelným ověřováním e-mailových adres v celém seznamu adresátů se vyhněte odesílání e-mailů do spamových pastí a špatných e-mailů.

Záchytné adresy

Jak již bylo uvedeno dříve, univerzální e-mailové adresy nejsou spojeny s příslušností ke konkrétnímu uživateli a jsou považovány za spam nebo nekvalifikované. Nástroj pro kontrolu e-mailů odhalí všechny takové adresy, na které je třeba se vyhnout odesílání e-mailů.

Adresy založené na rolích

E-mailové adresy založené na rolích opět nejsou spojeny s konkrétním uživatelem, takže jsou považovány za špatné praktiky pro marketing. E-maily odeslané na adresy sales@, info@, support@ a další jsou doručovány do sdílených e-mailových schránek, a nikoli konkrétním příjemcům. Jedná se o další černě poznamenanou praktiku, která ovlivňuje pověst odesílatele.

Známí stěžovatelé

Kdykoli příjemce stiskne ve svém e-mailovém klientovi tlačítko pro odesílání nevyžádané pošty, vyvolá to reakci poskytovatele služeb. Uživatelé, kteří pravidelně vyhazují platné e-mailové kampaně do spamu, místo aby se odhlásili, jsou poskytovateli označeni. Vzhledem k tomu, že nadměrné množství stížností ovlivňuje pověst odesílatele, kvalitní program pro kontrolu e-mailů vyhledá související adresy a označí je jako rizikové příjemce, abyste se mohli před jejich chováním chránit.

Neaktivní e-mailové adresy

Uživatelé neustále mění e-mailové adresy. Mění zaměstnání, poskytovatele služeb, mění role a další. Výsledkem je, že to, co bylo kdysi zdravým a cenným marketingovým potenciálem, může zmizet během několika měsíců od přidání do jakéhokoli seznamu.

Dalším typem registrované neaktivity je situace, kdy uživatelé nadále mažou vaše marketingové zprávy, aniž by je otevřeli. Nízká míra zapojení opět ovlivňuje hodnocení odesílatele, takže vyčištění tohoto typu neaktivních e-mailových adres by mělo být další nezbytnou součástí hygieny vašeho seznamu.

V podobných situacích si uživatelé mohou založit účet u bezplatné e-mailové služby s jediným záměrem, aby jej využívali k přístupu ke speciálním nabídkám a uzavřeným článkům na webových stránkách. Přestože je bezplatná e-mailová adresa zcela platná, je nepravděpodobné, že by ji uživatel vzhledem k zamýšlenému použití kontroloval. Jak vidíte, nestačí e-mailovou adresu jen ověřit, ale také zkontrolovat, jak je aktivní.

Nejčastější dotazy týkající se ověřování e-mailů

Mohu propojit kontrolu e-mailů se svou marketingovou platformou a softwarem pro doručování e-mailů?

Kvalitní nástroj pro ověřování e-mailů bude integrován s vaším marketingovým zásobníkem. Ať už pomocí API nebo jiné možnosti, měli byste být schopni provádět kontroly v aplikaci a ověřovat e-mailové adresy.

Je použití bezplatného nástroje pro kontrolu e-mailů dobrý nápad?

Získání hodnotné bezplatné e-mailové služby zní jako skvělý nápad. Bezplatné programy pro kontrolu e-mailů však bývají omezené v tom, co poskytují. Některé pouze kontrolují prostřednictvím hlavních poskytovatelů bezplatných účtů (Google, Yahoo, Hotmail atd.) s jednoduchou kontrolou SMTP. Bohužel tento typ kontroly některé platné adresy odmítne a jiné, které nejsou, schválí.

Pokud nepatříte mezi náročné uživatele, někteří důvěryhodní poskytovatelé nabízejí základní nebo zkušební účty, na kterých je možné získat 100 kreditů na bezplatnou kontrolu e-mailové adresy. Pokud potřebujete kontrolovat více e-mailů, je přechod z bezplatné e-mailové služby na placený účet jednoduchý.

Mohu zkontrolovat, zda e-mailová adresa existuje v různých seznamech?

Seriózní ověřovatel e-mailů kontroluje duplicity v seznamech, a pokud spravujete několik seznamů, měli byste být upozorněni na duplicitní e-mailové adresy v celém účtu.

Musíte mít nějaké technické zkušenosti, abyste mohli používat ověřovač e-mailů?

Vůbec ne. Kvalitní ověřovač e-mailů se bude opět snadno ovládat a pro věci, kterými si nejste jisti, budou k dispozici praktické návody a uživatelské příručky. Software provede všechny technické kontroly a vy se budete moci soustředit na marketing na svých zdravých seznamech a na sledování dalších e-mailů od svých nejlepších potenciálních zákazníků.

Co se stane, když obdržím výsledky ověření e-mailu?

V závislosti na tom, jak váš nástroj pro kontrolu e-mailů funguje, si budete moci stáhnout výsledky kontroly; v závislosti na nástroji pro správu seznamů pak můžete problémové e-mailové adresy odstranit, dát do karantény nebo je vyfiltrovat ze seznamu odesílatelů.

Jak přesné jsou nástroje pro ověřování e-mailů?

Bouncer má přesnost více než 99,5%. Nedělali bychom svou práci, kdybychom nebyli co nejpřesnější.