Tudo o que você precisa saber sobre como usar um verificador de e-mail

O software de verificação de e-mail é uma ferramenta essencial para todo profissional de marketing. Existem vários métodos que você pode usar para tentar verificar se os endereços de e-mail que você coletou são válidos, com pessoas reais recebendo suas mensagens e campanhas. Entretanto, as medidas manuais nem sempre são as mais confiáveis e consomem muito tempo.

O uso de um verificador de e-mail de boa reputação garante que suas campanhas cheguem a uma caixa de entrada válida, proteja suas mensagens contra rejeições leves e difíceis, maximize sua pontuação de capacidade de entrega de e-mail e evite que seu domínio seja colocado na lista negra. No caso da capacidade de entrega de e-mail, investir tempo e esforço na limpeza e na manutenção de seu banco de dados de contatos, bem como na segmentação e no envolvimento de seu público-alvo, é fundamental para obter um ROI melhor.

Se esses motivos não forem suficientes para convencê-lo, continue lendo, pois explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o uso de verificadores de e-mail e o quanto eles são valiosos para profissionais de marketing por e-mail de todos os níveis.

O que é verificação de e-mail?

Um verificador de e-mail, validador, verificador ou qualquer outro nome que possa receber foi projetado para examinar suas listas de e-mail de marketing para garantir que todos os seus dados sejam válidos e que os endereços para os quais suas campanhas estão sendo enviadas existam e sejam capazes de aceitar suas mensagens.

Um verificador de e-mail verifica os endereços de e-mail em busca de spam, contas de e-mail inexistentes, endereços de e-mail temporários, e-mails falsos, endereços com erros de digitação e muito mais. Ele verifica a validade do endereço de e-mail conectando-se ao servidor de e-mail e verificando os registros MX.  Ele ajuda a identificar endereços inválidos, como endereços de e-mail descartáveis, que podem levar a muitas reclamações de spam e prejudicar a reputação do remetente e os esforços de marketing por e-mail. Analisaremos todos os tipos de endereços de e-mail defeituosos mais adiante e por que, se não forem detectados, eles são tão prejudiciais às suas campanhas de marketing por e-mail.

A maioria dos sistemas de verificação de e-mail opera como serviços on-line, geralmente com ferramentas de desktop que se integram à sua pilha de marketing para tornar a operação mais fácil e acessível.

Ao utilizar um serviço on-line com servidores de e-mail dedicados para executar seus processos, você protege o endereço IP da sua empresa – outro elemento crucial para manter seu domínio seguro e longe de qualquer lista negra.

Por que você precisa de verificação de e-mail?

A resposta a essa pergunta tem tudo a ver com acapacidade de entrega de e-mails do .

Os profissionais de marketing por e-mail entendem que ter as melhores mensagens de campanha do mundo não proporcionará os retornos e as vendas de que precisam se elas não chegarem com segurança às caixas de entrada dos destinatários. Para garantir que seus e-mails cheguem onde precisam chegar, há fatores que cada provedor de serviços de e-mail verifica para proteger seus usuários e servidores de e-mail contra abusos e serviços de baixa qualidade.

Normalmente, essas medidas incluem a criação de mensagens com conteúdo que tenha valor real para os destinatários, não seja spam, de baixa qualidade ou ilegal, venha de um domínio e endereço IP confiáveis e seja enviado para endereços de e-mail válidos e atuais. O uso de uma ferramenta de validação de e-mail melhora a qualidade dos seus dados e ajuda a garantir que o endereço de e-mail seja válido e que o domínio seja aceito.

Uma boa ferramenta de verificação de e-mail verificará o endereço de e-mail real, bem como o domínio, para garantir que as informações do cliente sejam precisas. Esse processo também é importante para as equipes de vendas e para o enriquecimento de dados.
O envio de suas campanhas para listas que contêm endereços de e-mail falsos, errados, desatualizados ou inexistentes prejudica a reputação do seu domínio e a capacidade de entrega de e-mails.

A capacidade de entrega de e-mails é um aspecto essencial do marketing por e-mail, pois afeta diretamente o ROI de suas campanhas. Um grande número de e-mails enviados para caixas de correio que não são aceitos pode resultar em baixas taxas de abertura e redução do envolvimento com seu público. Uma maneira de melhorar a capacidade de entrega é limpar e atualizar regularmente seu banco de dados de contatos, além de segmentar seu público de forma eficaz.

A capacidade de entrega de e-mails depende muito da reputação do remetente

A reputação do remetente de e-mail de cada empresa depende das informações dos provedores de e-mail e de seus julgamentos sobre seu endereço IP ou nome de domínio de e-mail.

Eles monitoram atributos como taxa de rejeição , filtragem de spam, falta de envolvimento e outros e, a partir dessas descobertas, você recebe umapontuação deremetente  específica  para o seu domínio.

Se sua pontuação de remetente cair muito, esses mesmos provedores de serviços de e-mail o punirão de acordo, com maior probabilidade de as mensagens serem bloqueadas ou entregues diretamente na pasta de spam em vez de na caixa de entrada. É trágico ver e-mails de empresas legítimas acabarem em uma pasta de spam ou serem bloqueados porque seus profissionais de marketing não limparam suas listas de e-mail.

Como funciona a verificação de e-mail?

Cada ferramenta de verificação de e-mail opera de sua própria maneira, mas a maioria segue os mesmos tipos de processo, realizando as seguintes varreduras.

Verificação da sintaxe correta

A sintaxe de cada endereço de e-mail segue um formato que seu verificador pode confirmar.

Ele tem uma parte local, o nome de usuário ou título genérico, o símbolo de arroba (@) e um nome de domínio com sua extensão, cada um separado por um símbolo de ponto (.):

• [email protected]
• [email protected]

Além de detectar quaisquer erros no formato padrão, um endereço válido…

• Pode ter apenas 64 caracteres na parte local (o nome de usuário)
• Usar uma seleção de caracteres especiais específicos, mas não no início ou no final do nome de usuário e nem no nome de domínio (exceto o acento agudo e o hífen).

Verificação de nomes de domínio válidos

As verificações de domínio procuram empresas e sites que não existam mais e que o domínio esteja escrito corretamente. Os sites são regularmente fechados, as empresas falham e os domínios expiram; se essas instâncias ocorrerem por qualquer motivo, o domínio desaparecerá com eles e com todos os endereços de e-mail associados a ele.

Verificação de endereços de e-mail genéricos

Uma opção de e-mail abrangente foi projetada para entregar todos os e-mails enviados para o domínio em que não exista um nome de usuário específico. Assim, por exemplo, se você enviar um e-mail para [email protected] e não houver esse endereço, a mensagem será entregue em uma caixa de entrada alternativa, onde a empresa poderá verificá-la para ver se precisa de algo ou se gostaria de responder.

Então, qual é o problema com isso? Voltando à capacidade de entrega de e-mails, os provedores de serviços de e-mail detectam que o e-mail não é direcionado a uma pessoa identificável e é marcado como possível spam ou contato não solicitado. Para proteger a reputação e a pontuação do remetente, o verificador de e-mail destaca todos os endereços genéricos e os marca como arriscados.

Verificação dos registros MX de cada servidor de e-mail

Outra verificação é garantir que o endereço de e-mail tenha uma entrada de troca de correio (registro MX) apropriada que indique que o endereço é real e está registrado em um nome de domínio hospedado. Os registros MX do servidor de e-mail estão disponíveis on-line, e verificá-los inclui uma série de verificações e validações técnicas que garantem que cada endereço seja válido.

Envio de um ping de endereço de e-mail

Seu verificador de e-mail envia o que é chamado de ping para um endereço de e-mail para confirmar que ele é capaz de receber mensagens. Se um ping for enviado e obtiver uma resposta, isso mostra que o destinatário pretendido tem um endereço e uma caixa de entrada prontos e aguardando mensagens, está ativo e é considerado seguro para envio.

Verificação de lista negra

Se um endereço de e-mail recebe continuamente uma pontuação ruim, ele é colocado na lista negra pelos provedores de serviços. Esses endereços são normalmente associados a endereços de spam, bots, reclamantes conhecidos, e-mails fraudulentos,armadilhas de spam  e muito mais. O envio para endereços incluídos em listas negras afetará sua taxa de rejeição e afetará sua pontuação de remetente.

Os motivos pelos quais a verificação de e-mail é tão importante

1. Mantém suas listas de e-mail limpas, saudáveis e atualizadas

A remoção de endereços de e-mail inativos, falsos e inativos mantém sua lista cheia de seguidores engajados e sua reputação de remetente elevada. A verificação de e-mail é uma etapa necessária para manter a qualidade e a eficácia de suas campanhas de e-mail. Quanto mais limpas forem suas listas e quanto maior for a pontuação do remetente, maiores serão suas chances de ter todas as suas campanhas entregues e convertidas em vendas e no engajamento de que você precisa.

2. Reduza as rejeições e diminua a taxa de rejeição de seus e-mails

Há dois tipos de taxas de rejeição: hard bounce e soft bounce.

Umhard bounce   é um e-mail que nunca será entregue, por exemplo, a uma caixa postal inexistente ou a um endereço falso.

Soft bounces são mensagens enviadas para endereços que podem ser entregues, mas que não foram recebidas naquela ocasião. Tentativas posteriores podem ou não chegar à caixa de entrada de destino, mas, de qualquer forma, o excesso de soft bounces afeta a capacidade de entrega de e-mails e a reputação do remetente.

3. Melhora a capacidade de entrega de e-mails

Uma sólida reputação de e-mail garante os mais altos níveis de capacidade de entrega, assegurando que as mensagens cheguem às caixas de entrada que você precisa.

4. Eleva o perfil e a reputação da marca

Com conteúdo valioso chegando ao destinatário pretendido, você constrói relacionamentos mais sólidos com os clientes. A confiança na marca desempenha um papel importante nas conversões, mostrando o quanto a reputação é importante.

5. Aumentar as conversões

O marketing por e-mail ainda é um dos principais métodos de marketing. O ROI desse método é um dos principais métodos

6. Mantém a reputação de seu remetente

Toda vez que você verifica a existência de um endereço de e-mail, está protegendo a reputação do remetente. As várias taxas de sucesso e fracasso associadas à capacidade de entrega de e-mails não são algo que deva ser considerado levianamente. Se você está enviando e-mails sem verificar se os dados estão tão limpos quanto possível, está se encaminhando para problemas.

É fácil proteger sua reputação de remetente; verificar os endereços de e-mail em todas as suas listas exige pouco esforço, garantindo suas melhores chances de entrega, vendas e ROI.

Quantos tipos de ferramentas de verificação de e-mail existem?

Dependendo do estágio em que se encontra o processo, você precisará de coisas diferentes do seu verificador de e-mail.

Verificador de e-mail em massa

A verificação manual de milhares de endereços de e-mail seria impossível e, se não fosse impossível, consumiria muito tempo. Quando você tivesse verificado todos esses endereços de e-mail, sua campanha estaria desatualizada.

O upload de uma lista de e-mails diretamente para uma ferramenta de verificação de e-mails foi projetado para economizar tempo e esforço. Depois de executar todas as verificações, o software informa quais e-mails são válidos, inválidos ou arriscados, limpando suas listas de e-mail e protegendo seus servidores de e-mail.

Um verificador de e-mail em massa é ideal para verificar listas novas e antigas em que o status de cada endereço de e-mail é desconhecido ou possivelmente desatualizado, de forma rápida e eficiente.

Verificador de e-mail em tempo real

Um verificador de e-mail em tempo real pode qualificar seus endereços no momento da coleta ou isoladamente, quando necessário. Como alternativa, talvez você precise verificar rapidamente se um endereço de e-mail existe, se acabou de receber um possível lead ou se precisa ser adicionado à sua lista de e-mails com endereços inválidos.

A verificação de e-mails no momento de sua coleta garante que os dados que você usa sejam de qualidade suficientemente alta desde o início. Adicionar um verificador de e-mail aos formulários de coleta de dados qualifica os novos e-mails à medida que são adicionados às suas listas. É uma ótima maneira de garantir que as pessoas que preenchem seus formulários não cometam erros ou erros de digitação ao preencher o campo relevante do formulário.

Verificação automatizada de e-mail

Conforme discutido, os e-mails comerciais raramente duram para sempre, muitos deles têm um prazo de validade excepcionalmente curto. O uso de uma ferramenta de verificação de e-mail que automatiza varreduras regulares de suas listas ajuda a manter o controle de todos os endereços que foram cancelados e não existem mais. O verificador de e-mail pode verificar os registros MX, verificar o domínio e validar o e-mail recebido para garantir que os endereços de e-mail sejam válidos

Um profissional de marketing experiente verifica suas listas antes da entrega de cada campanha para garantir os melhores resultados possíveis, mas um sistema automatizado de verificação de e-mail pode lembrá-lo de realizar essas verificações ou realizar a ação automaticamente para você.

Quando uma empresa precisa verificar os endereços de e-mail?

1. Quando eles são novos no marketing

Dependendo do tamanho da sua operação, um membro da equipe pode ser responsável por várias funções e atividades. Há muito o que aprender sobre marketing e vendas, e o e-mail ainda é um dos melhores e mais econômicos desempenhos. As verificações de e-mail são importantes para garantir que o ROI permaneça alto e que os endereços de e-mail cheguem ao destinatário pretendido.

2. Garantir que as novas listas de poucos assinantes estejam limpas

A classificação das listas de marketing em status e agrupamentos apropriados é essencial para garantir que você esteja enviando as mensagens mais eficazes para cada uma delas. A criação de novas listas requer cuidado, por menor que seja, portanto, é essencial verificar os endereços de e-mail em todos os estágios.

3. Realizar a higiene essencial da lista

A higiene da lista deve ser fundamental para os profissionais de marketing por e-mail. Garantir que as verificações de e-mail ocorram antes de cada entrega e em intervalos regulares ao longo do ano deve fazer parte do seu processo. Isso pode ajudá-lo a evitar o envio de e-mails para endereços de e-mail inválidos ou endereços descartáveis, o que pode levar a uma taxa de rejeição mais alta e, em última análise, prejudicar a reputação do remetente. Basta carregar suas listas e verificar se há dados de e-mail inválidos para manter o desempenho ideal da lista.

4. Qualificar leads para seu departamento de vendas

Novos clientes em potencial, e lotes deles, são aquisições interessantes para o marketing entregar às vendas. No entanto, onde quer que eles se encaixem no seu funil de marketing ou vendas, é necessário verificar os endereços de e-mail antes de adicioná-los a uma lista ou enviá-los à sua equipe de vendas. Se um endereço não estiver configurado corretamente para receber e-mails, ele não terá utilidade para ninguém.

5. Verificar se as campanhas em andamento produzirão resultados

Não podemos deixar de enfatizar que o excesso de e-mails ruins em uma lista prejudicará a reputação e a pontuação do seu remetente. Qualquer marca negativa em seus servidores de e-mail, domínios ou registros MX pode prejudicar o desempenho. Você pode achar que uma pequena redução na pontuação do remetente não é muito significativa, mas ela pode reduzir o sucesso da entrega de uma campanha, afetando suas vendas, o ROI e o resultado final. Como cada parte de seus gastos com marketing é muito importante, é imperativo garantir que cada endereço de e-mail seja válido.

Que tipos de endereços inválidos são detectados pela verificação de e-mail?

Todos os tipos de endereços de e-mail podem prejudicar sua reputação de remetente e diminuir sua pontuação de remetente; os seguintes são os mais predominantes e estão incluídos em suas verificações de e-mail.

Endereços de e-mail falsos

Por que as pessoas criariam endereços de e-mail falsos? Digamos que o usuário queira acessar um download gratuito ou algum outro método de conteúdo fechado. Nesses casos, é bastante comum que o provedor troque seu conteúdo por um endereço de e-mail que possa ser adicionado às suas listas de marketing. No entanto, eles só querem o conteúdo, o white paper, o brinde, o código de desconto ou o que quer que esteja disponível sem adicionar seu e-mail à lista de marketing. A maneira mais fácil é criar um endereço de e-mail falso e usá-lo no campo de formulário relevante.

Sem um processo adequado de verificação de e-mail que verifique se cada endereço de e-mail é válido no ponto de coleta de dados, o usuário obtém acesso ao que deseja sem ser adicionado a mais nenhuma lista.

O endereço de e-mail descartável

Um endereço de e-mail temporário ou descartável é geralmente usado quando um endereço de e-mail falso não fornece acesso ao conteúdo bloqueado mencionado anteriormente. Esses endereços têm uma vida útil muito limitada – apenas o tempo suficiente para fazer o trabalho necessário. Depois que o conteúdo, o código da oferta ou o brinde é adquirido, o endereço de e-mail desaparece, sobrecarregando ainda mais a sua lista de correspondência com e-mails inválidos. Garantir a verificação dos e-mails antes da entrega evita que você os envie para endereços de e-mail descartáveis ou temporários.

Armadilhas de spam

Os endereços de e-mail de armadilha de spam são usados para rastrear profissionais de marketing que criaram listas de marketing por meios impróprios e também para capturar spammers em ação. Os ISPs e as organizações antispam rastreiam esses endereços para identificar empresas que não verificam a validade de seus leads e destinatários, o que afeta a reputação do remetente. Evite enviar e-mails para armadilhas de spam e e-mails ruins verificando regularmente os endereços de e-mail em toda a sua lista de e-mails.

Endereços genéricos

Conforme discutido anteriormente, os endereços de e-mail genéricos não estão associados a um usuário específico e são considerados spam ou não qualificados. Um verificador de e-mail revelará todos esses endereços para os quais você precisa evitar o envio de e-mails.

Endereços baseados em funções

Os endereços de e-mail baseados em funções, mais uma vez, não estão associados a um usuário específico e, portanto, são considerados práticas ruins para o marketing. Os e-mails enviados para os endereços sales@, info@, support@ e outros são entregues a caixas de entrada de e-mail compartilhadas e não a destinatários específicos. Essa é outra prática que afeta a reputação do remetente.

Reclamações conhecidas

Sempre que um destinatário pressiona o botão de spam em seu cliente de e-mail, ele aciona uma resposta do provedor de serviços. Os usuários que regularmente despejam campanhas de e-mail válidas no spam em vez de cancelar a assinatura são sinalizados pelos provedores. Como o excesso de reclamações afeta a reputação do remetente, um verificador de e-mail de qualidade procurará endereços associados e os sinalizará como destinatários de risco para que você possa se proteger contra esse comportamento.

Endereços de e-mail inativos

Os usuários mudam de endereço de e-mail o tempo todo. Eles mudam de emprego e de provedor, mudam de função e muito mais. Como resultado, o que antes era um lead de marketing saudável e valioso pode desaparecer em poucos meses após ser adicionado a qualquer lista.

Outro tipo de inatividade registrada é quando os usuários continuam a excluir suas mensagens de marketing sem abri-las. As baixas taxas de engajamento, mais uma vez, afetam as pontuações do remetente, portanto, a limpeza desse tipo de endereço de e-mail inativo deve ser outra parte essencial da higiene da sua lista.

Em situações semelhantes, os usuários podem criar uma conta em um serviço de e-mail gratuito com a única intenção de usá-la para acessar ofertas especiais e artigos de sites fechados. Apesar de o endereço de e-mail gratuito ser bastante válido, é improvável que o usuário o verifique, considerando o uso pretendido. Como você pode ver, não basta verificar um endereço de e-mail, mas também verificar se ele está ativo.

Perguntas frequentes sobre verificação de e-mail

Posso vincular meu verificador de e-mail à minha plataforma de marketing e ao software de envio de e-mail?

Uma ferramenta de verificação de e-mail de boa qualidade se integrará à sua pilha de marketing. Seja com uma API ou outra opção, você deve ser capaz de executar suas verificações no aplicativo para verificar endereços de e-mail.

É uma boa ideia usar um verificador de e-mail gratuito?

Obter um valioso serviço de e-mail gratuito parece ser uma ótima ideia. Entretanto, os verificadores de e-mail gratuitos tendem a ser limitados no que fornecem. Alguns se limitam a verificar os principais provedores de contas gratuitas (Google, Yahoo, Hotmail, etc.) com uma simples verificação de SMTP. Infelizmente, esse tipo de verificação rejeita alguns endereços válidos e aprova outros que não são.

Se você não for um usuário intenso, alguns provedores confiáveis oferecem contas básicas ou de teste, com créditos para 100 verificações gratuitas de endereços de e-mail. Se você precisar verificar mais e-mails, é simples fazer o upgrade do serviço de e-mail gratuito para uma conta paga.

Posso verificar se um endereço de e-mail existe em listas diferentes?

Um verificador de e-mail de boa reputação verificará se há duplicatas nas listas e, se você gerencia várias listas, deverá ser notificado sobre endereços de e-mail duplicados em toda a sua conta.

É necessário ter alguma experiência técnica para usar um verificador de e-mail?

Nem um pouco. Mais uma vez, um verificador de e-mail de boa qualidade será fácil de operar e, para os aspectos que você não tem certeza, haverá guias práticos e guias do usuário. O software faz todas as verificações técnicas, permitindo que você se concentre no marketing para suas listas saudáveis e no rastreamento de mais e-mails de seus melhores clientes potenciais.

O que acontece quando recebo os resultados da verificação de meu e-mail?

Dependendo de como o verificador de e-mail opera, você poderá fazer download dos resultados da verificação; por outro lado, dependendo da ferramenta de gerenciamento de listas, você poderá excluir, colocar em quarentena ou filtrar os endereços de e-mail problemáticos de suas listas de remetentes.

Qual é a precisão das ferramentas de verificação de e-mail?

O Bouncer tem uma precisão de mais de 99,5%. Não estaríamos fazendo nosso trabalho se não fôssemos tão precisos quanto possível.

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