Bahkan pemasar yang paling berdedikasi pun pernah mengabaikan kesehatan daftar email mereka pada suatu saat. Mungkin Anda berpikir “daftar yang lebih besar selalu lebih baik,” atau mungkin Anda terlalu sibuk meluncurkan kampanye berikutnya. Namun seiring berjalannya waktu, daftar yang terabaikan tidak hanya menurunkan tingkat keterbukaan Anda, tetapi juga membahayakan reputasi pengirim (dan hasil Anda). Jadi, bagaimana Anda tahu kapan daftar Anda telah melewati batas dari “sedikit berantakan” menjadi “perlu pembersihan darurat”?
Berikut ini adalah 11 tanda yang menunjukkan bahwa sudah waktunya untuk menggunakan sapu digital-dan apa yang harus dilakukan.
1. Tingkat keterbukaan Anda anjlok
Jika Anda melihat tingkat keterbukaan Anda terus menurun-bahkan setelah Anda menguji baris subjek dan waktu pengiriman-itumerupakan tanda bahaya.
Pelanggan yang tidak aktif atau tidak tertarik akan menurunkan keterlibatan dan mengirimkan sinyal negatif ke penyedia kotak masuk.
Tingkat keterbukaan yang turun secara konsisten berarti sudah waktunya untuk menyingkirkan kontak yang tidak terlibat dan kembali ke daftar yang sehat dan responsif.
Awasi tren ini dan bertindak cepat sebelum hal ini merusak keterkiriman Anda.
Penurunan jumlah pembukaan juga bisa menunjukkan masalah tersembunyi lainnya, seperti konten yang sudah ketinggalan zaman atau masalah teknis yang mempengaruhi penempatan kotak masuk.
Jangan menunggu sampai angka Anda mencapai titik terendah-mulai kampanye re-engagement atau lakukan pembersihan menyeluruh saat Anda melihat adanya penurunan.
Ingat, penyedia kotak masuk seperti Gmail dan Outlook sangat memperhatikan keterlibatan Anda, jadi Anda tidak bisa memalsukannya dengan daftar pasif yang besar.
Audiens yang lebih kecil namun aktif akan selalu mengungguli audiens yang besar dan tidak tertarik.
2. Rasio pentalan terus meningkat
Lonjakan hard bounce (alamat email yang tidak valid atau tidak ada) adalah tanda yang jelas bahwa daftar Anda sudah basi.
Hal ini bisa jadi disebabkan oleh prospek lama, pendaftaran yang salah eja, atau bahkan bot yang menyelinap masuk ke dalam formulir Anda.
Rasio pentalan yang tinggi adalah salah satu cara tercepat untuk ditandai sebagai spammer potensial.
Pembersihan daftar secara rutin mencegah Anda mengirim ke alamat yang sudah mati dan menjaga skor pengirim Anda tetap aman.
Rasio pentalan yang merayap naik lebih dari sekadar gangguan teknis-ini merupakan peringatan bahwa proses pendaftaran Anda mungkin perlu ditingkatkan juga.
Memvalidasi pendaftaran baru secara teratur membantu Anda menemukan kesalahan ketik atau alamat palsu sebelum mereka merusak daftar Anda dari dalam ke luar.
Pantau pentalan lunak dan keras: pentalan lunak yang menjadi kronis sering kali berubah menjadi pentalan keras jika Anda mengabaikannya.
Rasio pentalan yang tinggi juga bisa berarti basis data pemasaran Anda sudah terlalu tua untuk dapat diandalkan-jangan takut untuk membuangnya.
3. Keluhan spam meningkat
Jika semakin banyak penerima yang menandai email Anda sebagai spam-bahkan hanya sebagian kecil saja-sudah waktunya untuk melakukan peninjauan serius.
Mungkin orang tidak ingat pernah mendaftar, atau mungkin Anda mengirim email ke daftar yang sudah dibeli (bukan ide yang bagus).
Terlalu banyak keluhan yang membuat Anda disaring atau dimasukkan ke dalam daftar hitam, dan memulihkannya bukanlah hal yang mudah.
Perhatikan umpan balik dari penyedia email Anda dan segera atasi akar penyebabnya.
Keluhan spam bisa melonjak jika Anda mengubah frekuensi pengiriman atau konten tanpa peringatan.
Selain itu, menggunakan baris subjek yang menyesatkan atau menyembunyikan tautan berhenti berlangganan Anda adalah jalur cepat menuju keluhan.
Dorong umpan balik yang jujur dan selalu hormati pilihan berhenti berlangganan dengan segera-jika tidak, Anda akan mendapatkan masalah.
Tinjau proses pendaftaran Anda untuk memastikan prosesnya jelas, transparan, dan tidak menyisakan ruang untuk kebingungan.
4. Banyak pelanggan yang tidak terlibat
Jika sebagian besar dari daftar Anda tidak membuka atau mengklik email dalam tiga hingga enam bulan terakhir, kemungkinan besar mereka menyeret metrik Anda ke bawah.
Mengirim ke orang-orang yang tidak pernah berinteraksi akan membuat kotak masuk menganggap pesan Anda tidak penting.
Menghapus atau melibatkan kembali kontak-kontak ini dapat meningkatkan statistik Anda (dan reputasi pengirim) dengan cepat.
Fokus pada kualitas daripada kuantitas-Anda akan melihat hasil yang lebih baik dan lebih sedikit sakit kepala.
Pelanggan yang tidak terlibat mungkin juga akan melewatkan pembaruan penting, yang menyebabkan kebingungan dan lebih banyak permintaan dukungan.
Cobalah kampanye win-back untuk menghidupkan kembali minat, tetapi jangan takut untuk mengucapkan selamat tinggal jika mereka tidak merespons.
Segmentasikan daftar Anda berdasarkan tingkat keterlibatan sehingga Anda dapat menyesuaikan pendekatan dan pesan Anda.
Ketika Anda membersihkan kerumunan yang tidak responsif, audiens yang tersisa akan menjadi jauh lebih berharga.
5. Anda melihat adanya peningkatan jumlah orang yang berhenti berlangganan
Jika angka berhenti berlangganan Anda terus meningkat, jangan abaikan.
Tingkat berhenti berlangganan yang tinggi berarti konten, frekuensi, atau penargetan Anda tidak tepat-atau daftar Anda penuh dengan orang yang salah.
Terkadang, kelelahan daftar terjadi hanya karena orang-orang lupa bahwa mereka telah mendaftar sejak awal.
Membersihkan daftar Anda membantu Anda mengatur ulang ekspektasi dan fokus pada audiens yang ingin mendengar dari Anda.
Berhenti berlangganan juga dapat menandakan saatnya untuk mengevaluasi kembali proposisi nilai dan irama email Anda.
Lakukan survei pada pelanggan yang berhenti berlangganan untuk mengetahui alasan mereka berhenti berlangganan, lalu gunakan umpan balik tersebut untuk menyempurnakan strategi Anda.
Jika kampanye tertentu selalu memicu lonjakan, tinjau kembali topik dan waktu Anda untuk mengetahui relevansi dan kesesuaiannya.
Lonjakan berhenti berlangganan yang tajam setelah impor atau kampanye besar adalah tanda Anda perlu memeriksa metode sumber dan persetujuan Anda.
6. Kemampuan pengiriman tiba-tiba turun
Ketika email Anda mulai masuk ke dalam spam atau tidak terkirim sama sekali, biasanya ini bukanlah suatu kebetulan.
Kualitas daftar adalah faktor utama dalam algoritma penempatan kotak masuk.
Jika Anda melihat lebih sedikit email yang masuk ke kotak masuk, periksa alamat yang buruk, jebakan spam, atau domain yang beracun pada daftar Anda.
Pembersihan yang mendalam dapat meningkatkan keterkiriman Anda jauh lebih cepat daripada mengubah templat Anda.
Penurunan tiba-tiba sering terjadi setelah Anda menambahkan kontak baru secara massal-terutama jika mereka tidak mendengar kabar dari Anda dalam beberapa waktu.
Periksa catatan otentikasi dan skor spam Anda, tetapi ingatlah bahwa kebersihan daftar sering kali menjadi penyebab utama.
Daftar yang sehat berarti penempatan yang lebih baik, pembukaan yang lebih tinggi, dan lebih banyak konversi.
Pantau reputasi pengirim Anda secara teratur dan bertindak cepat jika Anda melihat tanda bahaya.
7. Anda masih mengirim ke daftar lama, impor, atau yang sudah dibeli
Jika daftar Anda berisi kontak dari pameran dagang lima tahun yang lalu-atau, lebih buruk lagi, orang-orang yang tidak pernah berinteraksi dengan Anda-berhentilah dan kaji ulang.
Daftar yang dibeli atau dipinjam sangat berisiko dan penuh dengan jebakan (alamat mati, keluhan spam, dan banyak lagi).
Kontak-kontak ini tidak mungkin berinteraksi dan cenderung merusak reputasi pengiriman Anda.
Hapus atau izinkan kembali pelanggan ini sebelum Anda melakukan kerusakan lebih lanjut.
Menggunakan daftar yang sudah ketinggalan zaman atau pihak ketiga dapat dengan cepat membuat Anda masuk dalam daftar hitam dan dikunci oleh ESP (penyedia layanan email).
Penerima mungkin telah berganti pekerjaan, berganti email, atau melupakan Anda sama sekali – yang menyebabkan tingkat bounce dan komplain yang tinggi.
Selalu kembangkan daftar Anda secara organik, dengan persetujuan yang jelas dan terinformasi dari setiap pelanggan.
Membersihkan alamat lama akan melindungi merek Anda dan menjaga komunikasi Anda tetap efektif.
8. Alamat duplikat atau berbasis peran ada di mana-mana
Melihat banyak alamat “info@,” “support@,” atau alamat duplikat dalam daftar Anda?
Email berbasis peran sering kali tidak memiliki orang yang sebenarnya di belakangnya, dan duplikat mengganggu pengguna dan merusak statistik Anda.
Mengirim beberapa email ke kotak masuk yang sama adalah cara yang pasti untuk diabaikan atau dilaporkan.
Alat pembersih daftar dapat menemukan dan menghapusnya untuk mendapatkan daftar yang lebih bersih dan akurat.
Email duplikat dan email berbasis peran jarang terkonversi dan dapat menimbulkan masalah keterkiriman dengan ISP.
Email ini juga cenderung memicu balasan otomatis atau keluhan spam jika terlalu banyak yang dihubungi sekaligus.
Rutinitas kebersihan yang baik akan mengidentifikasi dan menyingkirkan alamat-alamat ini sebelum kampanye ditayangkan.
Selalu memprioritaskan individu yang nyata dan unik daripada akun umum atau akun umum.
9. Laporan Anda menunjukkan banyak pantulan sementara (lunak)
Soft bounce terjadi karena alasan sementara – kotak masuk penuh, masalah server, atau email yang ditandai untuk ditinjau.
Namun jika Anda melihat soft bounce berulang kali dari alamat yang sama, ini merupakan pertanda bahwa kontak tersebut sudah tidak valid atau tidak aktif.
Terus menerus mengirim email soft bounce pada akhirnya akan mengubahnya menjadi hard bounce dan merusak reputasi Anda.
Gosok alamat-alamat ini secara teratur untuk menjaga metrik Anda tetap jujur dan daftar Anda tetap berkinerja baik.
Jangan abaikan soft bounce yang berulang-periksa apakah alamat tersebut salah ketik, ditinggalkan, atau diblokir.
Soft bounce juga dapat menjadi sinyal firewall perusahaan yang lebih ketat atau penyaringan yang perlu Anda selidiki.
Pantau kategori pentalan Anda di setiap laporan kampanye untuk menemukan tren ini sebelum meningkat.
Tetapkan kebijakan internal untuk berapa banyak soft bounce yang Anda izinkan sebelum menghapus alamat secara permanen.
10. Keluhan dari tim penjualan atau dukungan Anda
Jika kolega Anda menyebutkan bahwa prospek atau pelanggan tidak menerima email penting, berarti ada yang salah dengan keterkiriman Anda.
Hal ini sering kali berawal dari daftar yang membengkak dan berkualitas rendah yang merusak skor pengirim Anda.
Lebih buruk lagi, Anda mungkin mengirim email ke orang yang salah karena catatan yang sudah usang atau segmentasi yang buruk.
Pembersihan daftar akan mengembalikan akurasi dan kepercayaan dalam komunikasi keluar Anda.
Ketika tim penjualan atau dukungan Anda dibanjiri dengan keluhan “Saya tidak pernah mendapatkan email tersebut”, inilah saatnya untuk menyelidiki.
Umpan balik internal sering kali merupakan sistem peringatan dini terbaik Anda untuk bencana pengiriman.
Audit CRM Anda untuk keakuratan data dan bersihkan daftar Anda untuk menghindari kehilangan percakapan penting.
Ingat, daftar yang bersih membuat seluruh bisnis Anda lebih efisien-bukan hanya tim pemasaran Anda. Pertimbangkan untuk mengintegrasikan alat bantu seperti perangkat lunak manajemen kantor virtual untuk memusatkan komunikasi dan memelihara catatan kontak terbaru dengan mudah.
11. Masuknya pendaftaran yang mencurigakan atau jelas-jelas palsu secara tiba-tiba
Melihat banyak nama yang tidak jelas, domain gratis, atau email yang terlihat dibuat secara otomatis?
Bot dan pendaftaran palsu dapat mengisi daftar Anda dengan data buruk lebih cepat daripada yang Anda sadari.
Alamat-alamat ini tidak pernah berkonversi, tidak pernah berinteraksi, dan hanya akan merusak metrik Anda.
Alat verifikasi yang baik, ditambah pembersihan rutin, membuat daftar Anda aman dari akun palsu.
Pertimbangkan untuk menambahkan CAPTCHA atau opt-in ganda pada formulir pendaftaran Anda untuk mengurangi penipuan pada sumbernya.
Periksa lonjakan pendaftaran yang tiba-tiba dan tidak biasa setelah meluncurkan iklan atau hadiah-ini adalah waktu yang tepat bagi bot untuk menyerang.
Periksa pola pendaftaran baru (domain yang berulang, konvensi penamaan yang aneh, dll.) yang mengindikasikan akun palsu.
Alat dan proses pencegahan menjaga daftar Anda tetap sehat sebelum masalah dimulai.
Tiga skenario yang patut dicontoh
Skenario 1: Bom waktu pameran dagang
Setelah mengimpor daftar kontak dari konferensi industri tahun lalu, sebuah perusahaan SaaS melihat lonjakan besar dalam tingkat bounce rate dan keluhan. Dalam beberapa minggu, reputasi pengirim mereka merosot dan bahkan pelanggan setia mereka mulai melewatkan pembaruan produk.
Pelajaran: Jangan sembarangan menambahkan kontak lama atau yang sudah dibeli-selalu konfirmasi ulang persetujuan dan bersihkan sebelum mengirim.
Skenario 2: Pembunuh daftar yang “diam”
Tim pemasaran peritel melihat tingkat keterbukaan terus menurun selama enam bulan, namun menganggap hal tersebut hanyalah “kelelahan pasar”. Ketika mereka akhirnya menjalankan kampanye re-engagement, separuh dari daftar tersebut tidak aktif atau tidak valid.
Pelajaran: Keterlibatan yang rendah sering kali merupakan masalah kesehatan daftar, bukan hanya masalah konten – bersihkan lebih awal dan sering.
Skenario 3: Serangan bot
Setelah kampanye giveaway besar-besaran, sebuah merek tiba-tiba melihat ratusan pendaftaran baru dengan nama yang aneh dan domain email gratis. Jika tidak dicentang, akun-akun bot ini akan meningkatkan soft bounce dan laporan yang tidak sesuai, yang hampir saja membuat pengirimnya masuk ke dalam api penyucian spam.
Pelajaran: Gunakan alat verifikasi dan pembersihan daftar secara teratur untuk mencegah pendaftaran palsu mengacaukan daftar dan metrik Anda.
Pikiran terakhir
Bayangkan daftar email Anda sebagai sebuah taman – pemangkasan secara teratur adalah satu-satunya cara untuk menjaganya tetap sehat dan berkembang. Semakin lama Anda menunggu untuk membersihkannya, semakin besar kerusakan yang dapat ditimbulkan oleh daftar yang membengkak dan basi terhadap reputasi pengirim dan ROI Anda.
Tanggapi sinyal ini dengan serius, jadwalkan pembersihan mendalam secara teratur, dan kampanye Anda akan menjangkau lebih banyak orang – yang mungkin saja menjadi penggemar terbesar Anda berikutnya.
