Menindaklanjuti adalah bagian penting dari strategi komunikasi bisnis. Apakah Anda menindaklanjuti lamaran pekerjaan, promosi penjualan, kesempatan membangun jaringan, atau jenis komunikasi lainnya, mengirimkan email tindak lanjut yang efektif dapat membuat perbedaan yang signifikan dalam mencapai hasil yang Anda inginkan. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa strategi untuk menulis email tindak lanjut yang efektif yang akan membantu Anda tampil menonjol dan mendapatkan tanggapan yang Anda cari.
1. Tepat waktu: Pengaturan waktu sangat penting dalam hal email tindak lanjut. Anda tidak ingin menunggu terlalu lama setelah komunikasi awal Anda, karena penerima mungkin sudah pindah atau melupakan pesan Anda. Idealnya, Anda harus mengirim email tindak lanjut dalam waktu 24-48 jam setelah komunikasi awal Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda proaktif dan tertarik dengan percakapan tersebut.
2. Personalisasikan pesan Anda: Email tindak lanjut yang umum mudah dikenali dan sering kali diabaikan. Untuk membuat email tindak lanjut Anda lebih menonjol, sesuaikan dengan merujuk pada detail spesifik dari komunikasi Anda sebelumnya. Sebutkan sesuatu yang spesifik yang telah dibahas atau dibagikan dalam percakapan awal Anda untuk menunjukkan bahwa Anda memperhatikan dan benar-benar tertarik untuk melanjutkan percakapan.
3. Tetaplah ringkas: Di dunia yang serba cepat saat ini, orang-orang dibombardir dengan email setiap hari. Untuk meningkatkan kemungkinan email tindak lanjut Anda dibaca dan ditanggapi, buatlah email yang singkat dan langsung ke intinya. Nyatakan dengan jelas tujuan email Anda dan tindakan apa yang Anda harapkan dari penerima. Hindari paragraf yang panjang dan detail yang tidak perlu yang dapat membuat email Anda tampak berlebihan.
4. Berikan nilai: Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan tanggapan terhadap email tindak lanjut Anda adalah dengan memberikan nilai kepada penerima. Hal ini dapat berupa informasi tambahan, sumber daya, atau wawasan yang dapat membantu mereka dalam beberapa hal. Dengan menawarkan sesuatu yang bernilai, Anda lebih mungkin untuk menarik perhatian mereka dan membuat mereka lebih cenderung menanggapi email Anda.
5. Sertakan ajakan bertindak yang jelas: Permudah penerima untuk menanggapi email tindak lanjut Anda dengan menyertakan ajakan bertindak yang jelas. Apakah Anda meminta pertemuan, panggilan telepon, tanggapan terhadap pertanyaan, atau tindakan lainnya, nyatakan dengan jelas apa yang Anda minta dan berikan detail atau instruksi yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan penerima untuk mengambil tindakan yang diinginkan dan menanggapi email Anda.
6. Tindak lanjuti lagi jika diperlukan: Jika Anda tidak menerima tanggapan atas email tindak lanjut awal Anda, jangan takut untuk menindaklanjutinya lagi. Terkadang orang sibuk atau mungkin telah mengabaikan email Anda, jadi mengirimkan pengingat yang lembut dapat membantu. Bersikaplah sopan dan hormat dalam email tindak lanjut Anda, dan berikan kesempatan lain kepada penerima untuk merespons.
Kesimpulannya, menulis email tindak lanjut yang efektif adalah keterampilan penting yang dapat membantu Anda mencapai tujuan dan membangun hubungan yang berarti. Dengan mengikuti strategi yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan tanggapan terhadap email tindak lanjut Anda dan memajukan tujuan komunikasi Anda. Ingatlah untuk tepat waktu, mempersonalisasi pesan Anda, membuatnya ringkas, memberikan nilai, menyertakan ajakan bertindak yang jelas, dan menindaklanjuti lagi jika diperlukan. Dengan mengingat tips ini, Anda dapat membuat email tindak lanjut yang menarik yang akan membantu Anda menonjol dan mendapatkan hasil yang Anda cari.