Mengapa ini sampai ke meja Anda? Karena keluhan mendarat di meja Anda terlebih dahulu. ISP menilai reputasi pengirim Anda. Dan regulator mengharapkan sumber yang bersih, bukan alasan vendor. Itulah mengapa hari ini kami akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang undang-undang privasi dan broker data.
Dalam panduan ini, kita akan menghubungkan titik-titik tersebut. Apa yang dilakukan oleh pialang data. Bagaimana seharusnya registri bekerja. Apa arti temuan EFF/PRC terhadap risiko. Kemudian kita akan membahas risiko, praktik terbaik, dan menunjukkan kepada Anda daftar periksa yang dapat Anda jalankan hari ini.
Apa yang diungkapkan oleh investigasi EFF & RRT
Pembicaraan tentang undang-undang privasi dan pialang data semakin keras tahun ini ketika para peneliti dari Electronic Frontier Foundation (EFF) dan Privacy Rights Clearinghouse (PRC) menemukan sesuatu yang seharusnya membuat setiap pemasar berhenti sejenak. Mereka menemukan bahwa banyak pialang data yang secara sistematis melewatkan langkah dasar untuk mendaftar ke otoritas negara bagian: 291 perusahaan di California, 524 di Texas, 475 di Oregon, dan 309 di Vermont.
Itu adalah tanda bahaya bagi siapa pun yang membeli daftar atau menambahkan data.
Undang-undang pendaftaran ini ada untuk menciptakan sinar matahari. Mereka membuat daftar broker data:
- siapa mereka,
- jenis data apa yang mereka jual,
- dan bagaimana orang dapat menghapus diri mereka sendiri dari database tersebut.
Namun, ketika ratusan perusahaan ini tidak melakukan registrasi, transparansi tersebut lenyap. Konsumen kehilangan visibilitas ke mana detail mereka pergi, dan regulator kehilangan jejak siapa yang ada di pasar.
Laporan tersebut tidak menyebutkan nama setiap perusahaan yang tidak mendaftar secara terbuka, tetapi polanya jelas. Lusinan bisnis terdaftar di satu yurisdiksi, namun mengabaikan yurisdiksi lain yang memiliki aturan yang hampir sama. Beberapa menggunakan anak perusahaan untuk beroperasi secara diam-diam di negara bagian di mana mereka tidak mengajukan dokumen.
Mengapa ini merupakan lampu peringatan?
Pialang data memberi makan banyak proses pemasaran yang umum – penyewaan daftar email, pengayaan data, dan pemodelan audiens. Jika broker melanggar aturan di satu area, kemungkinan besar mereka mengambil jalan pintas di tempat lain. Bekerja sama dengan mereka bisa membuat perusahaan Anda terekspos pada investigasi, daftar hitam, atau lebih buruk lagi, rasa malu karena dikaitkan dengan vendor yang melanggar privasi.
Bagaimana cara kerja registrasi pialang data
Setiap negara bagian dengan sistem seperti itu mengharuskan pialang untuk melakukannya:
- mengirimkan detail kontak,
- menjelaskan jenis data yang mereka tangani,
- menjelaskan bagaimana mereka mengumpulkan persetujuan,
- dan mengungkapkan prosedur penyisihan (opt-out).
Beberapa bahkan memerlukan pembaruan tahunan untuk membuktikan bahwa informasi tersebut masih akurat.
Idenya sangat sederhana: orang harus bisa mengetahui siapa yang menyimpan data mereka dan membuat mereka berhenti jika mereka menginginkannya.
Untuk bisnis, transparansi tersebut menetapkan dasar untuk kemitraan yang beretika. Saat Anda memeriksa vendor, Anda bisa mencari catatan pendaftaran mereka, melihat kategori data yang mereka perdagangkan, dan memverifikasi bahwa mereka memenuhi permintaan penghapusan.
Namun, sistem ini hanya berfungsi jika para pialang berpartisipasi. Jika separuh pemain tetap tersembunyi, daftar publik menjadi tidak lengkap dan kurang dapat dipercaya.
Lanskap peraturan untuk persetujuan email/data
Di sebagian besar wilayah, keikutsertaan adalah yang utama.
Di Uni Eropa, GDPR dan peraturan ePrivacy memperlakukan email sebagai data pribadi, jadi Anda memerlukan persetujuan yang jelas dan terinformasi sebelum mengirim pemasaran. Simpan bukti kapan dan bagaimana Anda mendapatkannya. Untuk persetujuan dengan risiko yang lebih tinggi, keikutsertaan ganda adalah pilihan yang paling aman. Hal ini diwajibkan di Jerman berdasarkan keputusan pengadilan, dan diperlakukan seperti yang diwajibkan di Austria. Beberapa pasar Eropa lainnya merekomendasikannya, meskipun mereka tidak mewajibkannya.
AS menggunakan model opt-out di bawah CAN-SPAM, tetapi bukan berarti “apa pun boleh.” Anda memerlukan baris subjek yang jujur, tanda berhenti berlangganan yang terlihat jelas, dan alamat surat fisik di setiap pesan. Anda juga perlu memproses opt-out dengan cepat-dalam tenggat waktu yang ditetapkan.
Kanada berada di ujung yang ketat dengan CASL, yang membutuhkan persetujuan tegas dan identifikasi yang jelas dalam setiap pesan. Hal ini juga menjangkau melampaui batas negara ketika pesan masuk ke kotak masuk Kanada.
*Wilayah lain lebih condong ke model Uni Eropa-Australia dan Selandia Baru menggunakan sistem ikut serta. Korea Selatan menambahkan irama pembaruan persetujuan. Inggris mencerminkan pendekatan Uni Eropa dengan aturan PECR-nya sendiri di samping GDPR Inggris.
Sekarang, tentang praktik berisiko tinggi.
- 1. Daftar yang dibeli menciptakan kesenjangan persetujuan yang tidak dapat Anda perbaiki di kemudian hari. Orang-orang tidak setuju untuk mendengar dari merek Anda, sehingga keluhan meningkat dan keterkiriman menurun.
- 2. Pengikisan dan pemanenan memicu masalah privasi dan anti-spam.
- 3. Formulir yang tidak jelas juga merupakan jebakan – jika kotak pendaftaran tidak menjelaskan apa yang didapat dan seberapa sering, persetujuan tidak akan bertahan selama audit.
Bahasa persetujuan yang jelas, ekspektasi yang jelas, dan catatan bukti menghindarkan Anda dari masalah.
Pemeriksaan realitas cepat pada persyaratan konten email.
- 1. Jaga kejujuran detail pengirim.
- 2. Cocokkan baris subjek dengan badan surat.
- 3. Sertakan tautan berhenti berlangganan yang berfungsi dan alamat pos.
Dasar-dasar ini terdengar sederhana, tetapi ini adalah tempat banyak tim tersandung. Hal ini juga melindungi reputasi pengirim Anda, karena penyedia kotak surat mencari sinyal-sinyal ini ketika menentukan kotak masuk vs. spam.
Satu lagi: pelacakan dan personalisasi.
Di yurisdiksi yang lebih ketat, pelacakan pembukaan dan klik mungkin memerlukan persetujuan terpisah yang serupa dengan persetujuan cookie. Beri tahu orang-orang tentang apa yang Anda lacak, berikan pilihan, dan dokumentasikan. Gunakan hanya data yang benar-benar Anda perlukan untuk janji yang Anda buat saat mendaftar. Hal ini akan membuat program Anda tetap ketat dan jejak audit Anda jelas.
Risiko bagi pemasar yang mengambil data dari broker yang tidak patuh
Mari kita bahas sisi praktisnya: apa yang terjadi jika Anda mengandalkan data yang teduh?
#1 Hukum
Meskipun perusahaan Anda tidak mengumpulkan data itu sendiri, regulator masih dapat meminta pertanggungjawaban Anda karena menggunakan informasi yang tidak dikumpulkan secara sah. Beberapa negara bagian memperlakukan pembelian atau penggunaan data pialang yang tidak terdaftar sebagai partisipasi dalam pelanggaran yang sama.
Reputasi #2
Orang-orang semakin sadar akan privasi setiap tahun. Jika terungkap bahwa basis data pelanggan Anda berasal dari broker yang sedang diselidiki, kepercayaan audiens Anda akan menguap dengan cepat. Setelah cerita menyebar secara online, tidak ada pernyataan privasi yang dapat menambal celah itu.
#3 Kemampuan Penyampaian
Penyedia layanan internet dan penyaring spam lebih cepat mengetahui pola keluhan dibandingkan regulator. Daftar yang bersumber dari broker yang meragukan cenderung berisi penerima yang sudah usang atau tidak bersedia. Hal ini menyebabkan tingkat bounce rate yang tinggi, keluhan spam, dan pada akhirnya penyaringan oleh penyedia email utama.
Dokumentasi #4
Sebagian besar kebijakan privasi dan persyaratan platform pemasaran mengharuskan semua data kontak dikumpulkan dengan persetujuan yang tepat. Jika audit mengungkapkan bahwa vendor Anda gagal memenuhi standar tersebut, Anda mungkin melanggar kebijakan Anda sendiri-dan ketentuan penyedia layanan email Anda. Hal ini dapat mengakibatkan penangguhan akun atau hilangnya akses ke alat pemasaran.
#5 Kontrol
Ketika Anda mengandalkan broker yang tidak jelas, Anda menyerahkan visibilitas tentang bagaimana data diperoleh dan apakah persetujuan masih berlaku. Sebaliknya, mengumpulkan alamat melalui formulir keikutsertaan langsung atau formulir terverifikasi memberi Anda bukti, stempel waktu, dan jejak audit yang jelas. Ini adalah taruhan yang lebih aman untuk setiap wilayah.
Pada akhirnya, kepatuhan dapat membangun program pemasaran yang mampu bertahan dalam pengawasan. Dan seperti yang diingatkan oleh temuan EFF, mengambil jalan pintas mungkin dapat menghemat waktu hari ini, namun akan memakan biaya yang jauh lebih besar saat regulator atau pelanggan datang mengetuk pintu besok.
Praktik terbaik untuk sumber data yang sesuai & pemeriksaan vendor
Hal pertama: kepatuhan dimulai jauh sebelum Anda mengirim kampanye pertama. Hal ini dimulai saat Anda memilih dari mana data kontak Anda berasal. Jalur yang paling aman?
▢ Bermitra hanya dengan broker atau platform yang telah lulus uji transparansi.
Yang harus dilakukan:
➡️ Periksa apakah mereka muncul dalam daftar publik di setiap negara bagian tempat mereka beroperasi. Pencarian cepat dapat memberi tahu Anda jika mereka telah mendaftar, memperbarui informasi kontak mereka, dan mencantumkan metode pengecualian. Jika catatan mereka tidak ada, itu adalah tanda bahaya pertama Anda.
Selanjutnya, lihat lebih dalam dari permukaan. Vendor yang dapat dipercaya menjelaskan dengan tepat kategori data apa yang mereka kumpulkan (bisnis, demografis, atau perilaku) dan bagaimana mereka mendapatkan persetujuan untuk setiap kategori. Jika jawabannya terdengar tidak jelas atau penuh dengan kabut hukum, tinggalkan saja. Transparansi sejati tidak perlu bersembunyi di balik jargon. Oleh karena itu:
▢ Pelajari lebih lanjut tentang mitra Anda. Apakah mereka menjelaskan data apa yang mereka peroleh? Bagaimana mereka mengelolanya?
Yang harus dilakukan
➡️ Mintalah dokumentasi yang menunjukkan dari mana setiap kontak berasal dan apa saja yang tercakup dalam izin asli. Anda tidak mempersulit; Anda melindungi kisah kepatuhan perusahaan Anda.
Selain itu, pikirkan kembali cara Anda mendefinisikan “daftar yang memenuhi syarat”. Audiens berbasis izin dan bersumber sendiri secara konsisten berkinerja lebih baik daripada apa pun yang dibeli dalam jumlah besar. Daftar yang dibeli, bahkan ketika diiklankan sebagai “ikut serta”, sering kali bergantung pada persetujuan menyeluruh yang tidak meluas ke merek Anda. Itulah mengapa Anda harus melakukannya:
▢ Bangun audiens Anda secara langsung melalui formulir pendaftaran Anda sendiri atau mitra terverifikasi alih-alih membeli daftar.
Yang harus dilakukan
➡️ Jika Anda tergoda oleh “daftar cepat”, mintalah konfirmasi tertulis bahwa setiap kontak telah memberikan izin eksplisit dan spesifik untuk merek tertentu, dan bahwa registrasi broker masih berlaku di semua yurisdiksi yang relevan.
Selain itu, ketika risikonya terasa lebih tinggi (seperti kampanye internasional atau sektor sensitif), gunakanlah keikutsertaan ganda. Klik konfirmasi kedua itu membuktikan kepemilikan alamat dan menciptakan jejak digital: tanggal, waktu, dan metode persetujuan. Jadi, kesimpulannya:
▢ Gunakan keikutsertaan ganda.
Yang harus dilakukan
➡️ Simpan informasi ini dengan aman, idealnya dalam sebuah sistem yang mengaitkan setiap catatan dengan formulir pendaftaran yang tepat. Semakin tepat jejak audit Anda, semakin aman program Anda selama pemeriksaan peraturan.
Materi privasi Anda sendiri juga menceritakan sebuah cerita. Pastikan setiap formulir dan halaman arahan dapat dimengerti. Jika beberapa merek menggunakan satu platform, kenali setiap pengirim. Bahasa yang sederhana membangun kepercayaan dan melindungi Anda dari klaim persetujuan tersembunyi.
▢ Jaga agar formulir pendaftaran dan kebijakan privasi Anda tetap transparan dan mudah dipahami.
Yang harus dilakukan
➡️ Jelaskan dengan jelas apa yang membuat orang berlangganan, seberapa sering Anda akan menghubungi mereka, dan bagaimana mereka dapat berhenti berlangganan. Perbarui bahasa ini kapan saja jika frekuensi atau tujuan email Anda berubah.
Terakhir, perlakukan audit data sebagai pemeliharaan rutin, bukan sebagai tugas setahun sekali.
▢ Tinjau sumber data dan kontrak vendor Anda secara teratur.
Yang harus dilakukan
➡️ Jadwalkan tinjauan berkala untuk memastikan sumber Anda tetap patuh. Perbarui kontrak vendor untuk menyertakan klausul tentang kepatuhan hukum privasi dan ganti rugi. Jika mitra melanggar aturan, Anda akan memiliki perlindungan tertulis.
Alat/opsi kepatuhan & transparansi apa saja yang tersedia
Setelah praktik sumber data Anda bersih, langkah selanjutnya adalah menjaga bukti dan visibilitas. Untungnya, ada banyak alat yang dapat membantu.
Mulailah dengan pendaftar negara bagian. California, Texas, Oregon, dan Vermont masing-masing memiliki basis data online yang dapat dicari untuk pialang terdaftar. Tandai mereka. Memeriksa status mitra potensial sebelum Anda menandatangani kontrak apa pun membutuhkan waktu beberapa menit dan mengonfirmasi apakah mereka bermain sesuai aturan. Sebagian besar daftar menampilkan tanggal pendaftaran, kontak bisnis, dan URL yang disediakan untuk menyisih.
Lalu ada platform manajemen persetujuan. Perangkat ini mencatat dan mengelola izin pelanggan di bawah GDPR, CCPA, dan kerangka kerja privasi serupa. Mereka mencatat setiap tindakan persetujuan dengan stempel waktu dan alamat IP untuk menjaga bukti kepatuhan Anda tetap terorganisir dan mudah diambil. Banyak juga yang menyinkronkan dengan perangkat lunak email, dan secara otomatis dapat menandai alamat tanpa persetujuan yang valid.
Untuk mengetahui tingkat kepatuhan yang lebih dalam, jadwalkan audit privasi dan transparansi. Audit internal memeriksa apakah formulir, basis data, dan alur kerja otomatis Anda masih selaras dengan peraturan privasi yang terus berkembang. Audit eksternal (dilakukan oleh konsultan atau mitra hukum) menguji program Anda terhadap peraturan dan pola penegakan hukum.
Organisasi besar mungkin juga membutuhkan pengawasan petugas perlindungan data. DPO meninjau bagaimana data mengalir melalui tumpukan pemasaran Anda, memastikan penilaian dampak privasi dilakukan saat alat baru diperkenalkan, dan melatih tim tentang praktik terbaik. Bahkan perusahaan yang lebih kecil pun bisa menugaskan pimpinan privasi.
Taktik lain yang jarang digunakan adalah tinjauan kebijakan. Kedengarannya membosankan tetapi membuahkan hasil. Tinjau kembali kebijakan privasi, bahasa persetujuan, dan kontrak vendor Anda setiap kuartal. Perbarui mereka ketika ada undang-undang regional baru yang muncul atau ketika susunan pemasaran Anda berubah.
Terakhir, baca laporan regulator. Organisasi seperti EFF, RRT, dan berbagai otoritas perlindungan data secara teratur menerbitkan pembaruan tentang interpretasi baru dari undang-undang yang ada. Mengikuti pengarahan mereka akan membantu Anda mengantisipasi perubahan sebelum penegakan hukum menyusul.
Daftar periksa praktis
Anda telah membaca konteks, risiko, dan perangkatnya. Sekarang, inilah daftar periksa tindakan cepat Anda untuk menjaga privasi pemasaran Anda tetap terjaga sepanjang tahun:
▢ Verifikasi status registrasi setiap broker.
Sebelum menerima mitra data, periksa nama mereka di semua pendaftaran negara bagian yang relevan. Konfirmasikan detailnya sesuai dengan entitas kontrak mereka dan pendaftarannya belum kedaluwarsa.
▢ Hanya menerima persetujuan yang terdokumentasi.
Bekerja sama dengan pihak ketiga yang dapat menunjukkan bukti izin yang jelas – tanggal, metode, dan teks persetujuan. Tidak ada tangkapan layar, tidak ada pernyataan yang tidak jelas, dan tidak ada kata “percayakan kepada kami.”
▢ Gunakan partisipasi ganda saat taruhannya tinggi.
Kapan pun Anda menargetkan negara dengan undang-undang privasi yang lebih ketat atau menangani data sensitif, aktifkan email konfirmasi. Catat metadata seperti stempel waktu, perangkat, dan jalur konfirmasi. Ini adalah perlindungan hukum terbaik Anda.
▢ Jaga agar kata-kata privasi tetap jelas dan manusiawi.
Halaman pendaftaran Anda harus menjelaskan dengan tepat apa yang pelanggan dapatkan dan seberapa sering. Hindari kotak tersembunyi atau janji yang tidak jelas. Buatlah pilihan untuk berhenti berlangganan dengan mudah dan terlihat di setiap pesan. Transparansi memberi Anda kredibilitas dan membantu Anda menghindari perselisihan.
▢ Memantau perubahan hukum secara teratur.
Undang-undang privasi tingkat negara bagian terus berkembang. Berlangganan buletin dari lembaga perlindungan data atau pengawas privasi. Pemindaian bulanan yang sederhana dapat menyelamatkan Anda dari praktik-praktik yang sudah ketinggalan zaman.
Di luar daftar tersebut, perlakukan kepatuhan sebagai sebuah proses yang hidup. Perbarui dokumen. Simpan catatan audit. Jadikan privasi sebagai bagian dari budaya pemasaran Anda.
Kata-kata terakhir tentang undang-undang privasi dan broker data
Pesan untuk para pemasar sangat sederhana: bersikaplah transparan, dapatkan persetujuan yang sebenarnya, dan ketahui dengan tepat dari mana data Anda berasal. Sekarang Anda tahu betapa berantakannya masalah yang bisa terjadi dengan undang-undang privasi dan perantara data. Kesenjangan dalam pendaftaran dan pengawasan adalah semacam tanda bahaya, yang bisa merembet langsung ke kampanye Anda sendiri.
Langkah cerdas adalah menjadi yang terdepan. Bekerja hanya dengan broker yang membuktikan kepatuhan. Buatlah daftar melalui keikutsertaan asli dan simpan catatan persetujuan Anda dengan baik. Gunakan perangkat yang melacak izin, tetap ingin tahu tentang aturan baru, dan perbarui materi privasi Anda sebelum ada yang menyuruh.
Dan jika Anda membutuhkan bantuan dalam pemasaran email atau verifikasi daftar, cobalah Bouncer. Alat bantu kami membantu Anda menjaga daftar Anda tetap bersih, patuh, dan berkinerja tinggi – dan tim dukungan kami selalu siap membantu Anda melakukannya dengan benar.
