TANYA JAWAB: Email Terpental Kembali

Apa Arti Pantulan Email?

Email bounce terjadi ketika email yang Anda kirimkan tidak berhasil terkirim ke penerima yang dituju karena alasan apa pun. Email pengirim akan memberi tahu mereka bahwa email yang mereka kirimkan tidak diterima, atau masalah mendasar lainnya telah mengakibatkan kegagalan pengiriman pesan.

Jika email telah terpental kembali, Anda biasanya akan mendapatkan email dari penyedia Anda yang menyatakan mengapa terjadi bounce dan menawarkan saran untuk memperbaiki situasi.

Apa yang dimaksud dengan Hard Bounce dan Soft Bounce dalam Pemasaran Email?

Hard bounce dalam email marketing terjadi ketika email ditolak sepenuhnya. Misalnya, jika alamat email penerima Anda sudah tidak ada lagi, nama domain email tidak lagi tersedia, atau jika Anda telah memasukkan alamat email yang salah yang tidak digunakan. Hard bounce biasanya merupakan masalah permanen yang tidak dapat diperbaiki.

Di sisi lain, pantulan lunak tidak akan seserius pantulan keras. Lebih sering daripada tidak, ini akan disebabkan oleh masalah sementara, seperti kotak masuk penerima terlalu penuh atau server tidak merespons.

Anda biasanya akan mendapatkan email dari server untuk memberi tahu Anda bahwa email telah terpental dan alasannya, dan dalam kebanyakan kasus, Anda dapat mencoba lagi untuk berhasil mengirimkan ulang email di lain waktu. Dalam kebanyakan kasus, penyebab soft bounce tidak perlu dikhawatirkan dan biasanya akan diperbaiki tanpa perlu Anda mengambil tindakan apa pun.

Apa yang Menyebabkan Email Terpental Kembali?

Email yang memantul kembali dapat terjadi karena sejumlah alasan. Di antara alasan-alasan yang lebih serius yang kemungkinan besar bersifat permanen termasuk memiliki alamat email yang salah untuk penerima Anda, mengirim email ke alamat yang sudah tidak ada lagi, atau nama domain dari alamat email tidak lagi tersedia.

Penyebab di balik soft bounce biasanya bersifat sementara dan dapat diperbaiki oleh Anda sendiri, penerima atau penyedia email. Misalnya, jika kotak masuk penerima penuh, email tidak akan terpental lagi setelah mereka menghapus beberapa pesan. Kesalahan ejaan nama dalam alamat email yang menyebabkan pesan terpental juga dapat dengan mudah diperbaiki dengan memeriksa ulang ejaan sebelum mengirim ulang.

Alamat email yang tidak ada adalah alasan paling populer untuk bounce back dan biasanya disebabkan oleh kesalahan ketik dan salah eja daripada email tidak ada lagi. Hal ini dapat terjadi jika Anda mencoba mengirim email ke alamat email profesional dan penerimanya telah meninggalkan organisasi.

Apa yang Terjadi Ketika Email Terpental?

Email bounce terjadi ketika pesan gagal terkirim ke inbox penerima. Anda akan mendapatkan pesan error dari server email atau server email tujuan berupa Non-Delivery Report ketika hal ini terjadi. Pesan ini akan menginformasikan kepada Anda apa yang menyebabkan pengiriman email gagal.

Untuk memahami apa yang terjadi ketika email memantul kembali, akan membantu untuk mengetahui apa saja langkah-langkah untuk mengirimkan email.

Setelah Anda menulis dan mengirim email, email tersebut diberikan ke server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) untuk pengiriman. Server ini memeriksa email Anda dengan DNS (Domain Name Server), yang berfungsi seperti buku alamat untuk nama domain dan alamat IP server.

Setelah server penerima ditemukan, pesan diteruskan ke Mail Transfer Agent (MTA) mereka untuk menyelesaikan pengiriman, dan email dikirimkan ke penerima Anda. Tetapi ketika email memantul, langkah terakhir tidak berjalan sesuai rencana - sebaliknya, email memantul kembali.

Berapa Tingkat Bounce Rate yang Dapat Diterima untuk Email?

Idealnya, Anda ingin mendapatkan bounce rate email Anda serendah mungkin. Angka terbaik untuk ditargetkan adalah di bawah 10%.

Ini karena tingginya jumlah bounceback email yang konsisten bisa sangat berbahaya bagi kampanye email marketing Anda. Tidak hanya akan mempengaruhi reputasi IP perusahaan Anda, tetapi juga dapat berdampak pada keterkiriman email Anda di masa mendatang.

Semua perusahaan yang melakukan kampanye pemasaran email diberikan skor reputasi pengirim, yang bekerja dengan cara yang mirip dengan skor kredit Anda.

Semakin banyak email yang dipantulkan kembali atau tidak diinginkan, semakin rendah skor reputasi pengirim Anda. Dan karena mungkin sulit untuk membangun kembali skor reputasi pengirim Anda kembali ke atas, selalu yang terbaik adalah mencegahnya turun pada awalnya.

Bagaimana cara mengurangi tingkat pentalan email?

Ada beberapa metode yang perlu dipertimbangkan untuk mengurangi bounce rate email Anda. Sering kali perlu meluangkan waktu untuk mencari tahu apa alasan utama email Anda terpental; dapatkah Anda melihat sebuah pola?

Jika Anda sering berurusan dengan email yang terpental karena kesalahan ejaan dan kesalahan ketik, Anda mungkin ingin membandingkan daftar email Anda dengan email yang Anda miliki untuk penerima Anda di catatan lain untuk melihat di mana Anda dapat memperbaiki kesalahan ini.

Selain itu, kemungkinan besar Anda memiliki banyak alamat email yang tidak valid dalam daftar Anda jika Anda memiliki rasio pentalan yang tinggi, dan daftar tersebut mungkin perlu dibersihkan.

Anda dapat mencegah kesalahan lebih lanjut dengan menawarkan formulir pendaftaran online untuk mengumpulkan kontak dan menggunakan double-opt-in di mana penerima diminta untuk mengonfirmasi email mereka dengan mengklik tautan yang dikirim ke kotak masuk mereka sebelum mereka ditambahkan ke milis.

Bagaimana cara memeriksa email yang terpental?

Anda seharusnya sudah memiliki gagasan yang samar-samar setidaknya dalam hal berapa banyak email Anda yang memantul kembali karena Anda akan menerima pesan di kotak masuk Anda untuk memberi tahu Anda tentang tidak terkirimnya pesan Anda.

Anda dapat menghitung rasio pentalan email Anda dengan mudah; ini adalah jumlah email yang terpental kembali sebagai persentase dari total email yang telah Anda kirim. Anda dapat menghitungnya dengan membagi jumlah total email yang dikirim dengan jumlah total email yang terpental kembali, untuk mendapatkan bounce rate per email.

Kemudian, kalikan angka ini dengan seratus untuk mendapatkan rasio pentalan Anda sebagai persentase dari total email yang telah Anda kirim. Jika rasio pentalan Anda di atas 10%, pertimbangkan untuk menggunakan strategi yang tercantum di atas untuk menguranginya.