Noe av det vanskeligste med å sette opp e-post for bedrifter er at du ikke kan begrense bedriften din til bare én e-postadresse.
Du trenger sannsynligvis en egen e-postadresse for administrerende direktør, regnskap, markedsføring og andre avdelinger, i tillegg til e-postadresser for nøkkelpersoner som er kontaktpunkter for kunder i virksomheten. Det kan føre til mange forskjellige individuelle innbokser som må administreres. Heldigvis er et e-postalias en enkel og ofte gratis løsning som kan gjøre det hele mye enklere å håndtere.
Det er mange gode grunner til å opprette et e-postalias som er forskjellig fra den primære adressen din, men som fortsatt går til innboksen din. Det kan være nyttig både i jobbsammenheng og privat, for å få bedre orden i e-postinnboksen og oppnå ekstra sikkerhet og personvern. Aliaser kan brukes til å raskt identifisere innkommende meldinger fra ulike kilder, og de kan også brukes til å registrere seg på ting på nettet. De fleste store e-posttjenester, inkludert Gmail og Microsoft, lar deg sette opp ett eller flere e-postaliaser.
Hva er en alias-e-post?
Når du starter en bedrift, kan kostnadene ved å komme i gang være en kilde til stress. Det er viktig å tenke på hva du trenger av grunnleggende ting, inkludert en profesjonell e-postadresse.
E-postadressen til bedriften din kommer til å fungere som en markør for din digitale tilstedeværelse, og vil ofte være den viktigste måten kundene samhandler med bedriften din på. Når du oppretter den primære e-postadressen din, vil dette være hovedadressen som bedriften sender og mottar e-post fra. Dessuten er dette adressen hele kontaktlisten din ser når du tar kontakt.
Et e-postalias er imidlertid en funksjon som lar deg opprette andre e-postadresser som automatisk videresender innkommende meldinger til bedriftens primære e-postadresse. Dermed slipper du å sette opp flere e-postbokser eller betale ekstra avgifter til e-postleverandøren.
For eksempel kan bedriftens hoved-e-postadresse være johnsmith@company.com, og du kan opprette en aliasadresse på js@company.com ved hjelp av det samme e-postdomenet.
Et e-postalias er også kjent som en alternativ e-postadresse, og refererer til en videresendingsadresse. Det kan også defineres som et kallenavn som du kan bruke for å beskytte det virkelige navnet ditt på Internett. For bedrifter kan det være navnet på en avdeling eller en markedsføringskampanje.
Et alias har en egen innboks, men den trenger ikke å åpnes for å håndtere e-postmeldinger som mottas av den. Alle innkommende meldinger videresendes til den primære e-postkontoen din. Den bruker også alle de samme kontaktene og kontoinnstillingene som den primære kontoen din.
De viktigste fordelene ved å bruke et e-postalias
Det kan være flere grunner til at du ønsker å bruke et e-postalias. Noen av de viktigste fordelene ved å bruke et e-postalias inkluderer:
- Mer effektiv innboksadministrasjon: Alt leveres til samme innboks, noe som kan gjøre det enklere å spore kommunikasjonen, og du kan sette opp e-postautomatisering og filtre for å forenkle prosessen ytterligere.
- Virksomheter kan spare verdifull tid ved å unngå å måtte hoppe mellom kontoer.
- Et e-postalias kan brukes til å holde en primær jobb-e-post privat, samtidig som du fortsatt mottar e-post i den primære innboksen. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel ønsker å følge med på konkurrentene dine ved å melde deg på e-postmarkedsføringskampanjene deres.
- Aliaser kan gjøre det enklere for nye små bedrifter å sortere, ettersom disse selskapene kanskje ikke har en kundeservice- eller regnskapsavdeling ennå.
E-postaliaser er en god løsning for alle bedrifter som har behov for å motta e-post for ulike ansatte eller avdelinger på samme sted.
Når er alias-e-postkontoer nyttige?
En av de største fordelene med å bruke et e-postalias er muligheten til å skape en profesjonell, digital tilstedeværelse for bedriften din. Når du for eksempel starter opp virksomheten din, er du kanskje den eneste som driver den, og da trenger du bare én e-postadresse, som er din primære e-postadresse for eventuelle henvendelser.
Det kan imidlertid være lurt å legge til en annen e-postadresse for kundeemner og faktureringsforespørsler. Ved å bruke et e-postalias kan du opprette begge disse adressene, men motta alle e-poster som sendes til en av dem i den primære innboksen.
E-postaliaser anses vanligvis som et midlertidig tiltak som brukes inntil en bedrift vokser videre og ansetter flere medarbeidere som kan administrere ulike innbokser. De kan imidlertid også brukes som en permanent løsning for å løse problemer med feilstavede e-poster.
Hvis du for eksempel vet at e-postadressen din ofte staves feil, kan du legge til disse som aliaser for å unngå at e-poster ikke blir levert.
Alternativer til e-postaliaser
En delt postkasse er en alternativ løsning til et e-postalias som kan være verdt å vurdere. De gjør det mulig å sende og motta e-post med delte adresser, og flere brukere kan logge seg på de delte postkassene for å administrere dem. I likhet med e-postaliaser krever de ingen ekstra avgifter, noe som gjør dem til et ideelt alternativ for bedrifter der et e-postalias ikke passer alle behov.
Du kan også vurdere en midlertidig adresse, men da risikerer du å miste e-postene dine når den utløper.
Når skal man bruke en alias-e-postadresse?
Det finnes en rekke situasjoner der et e-postalias kan være nyttig. Disse inkluderer:
Noen i selskapet fyller flere roller
Hvis du eller noen som jobber for bedriften din har flere roller, kan det å opprette et e-postalias være en nyttig måte å organisere kommunikasjonen på. Da slipper du å veksle mellom flere innbokser, og det blir enklere å holde oversikt over alle mottatte e-poster.
Behold tidligere ansattes kontakter
En annen grunn til å bruke alias-e-postadresser for dine ansatte er at du kan holde kontakten med folk som tar kontakt med tidligere ansatte. På den måten forblir den opprinnelige adressen til en ansatt (johnsmith@company.com) aktiv selv når John Smith slutter i selskapet, slik at du kan lese nye e-poster til denne personen i en egen postkasse.
Midlertidige e-postadresser
En midlertidig e-postadresse kan være nyttig når du trenger å registrere deg hos en tjeneste, men er usikker på hvor pålitelig den er. Hvis du ikke liker tanken på å bruke en midlertidig e-posttjeneste, kan du i stedet bruke et e-postalias. Når du ikke lenger trenger aliaset, kan du bare slette det for å slutte å motta e-post til den adressen.
Hold din personlige e-post privat
Det er alltid en god idé å holde privat- og yrkesliv adskilt. Derfor kan det være lurt å unngå å bruke en personlig e-postadresse for bedriften din. Du kan bruke et alias for å fortsette å motta e-poster som du får til den primære innboksen din, uten å avsløre personlig informasjon eller virke uprofesjonell.
Hvordan opprette e-postalias ved hjelp av forskjellige tjenester?
Nå som du vet hvor nyttig en alias-e-post kan være for bedriften din, er det verdt å vite hvordan du setter opp et e-postalias med noen av de mest populære tjenestene. Her er trinnvise instruksjoner for alle de som er verdt å nevne.
Legg til alias i Gmail
Gmail tillater hver bruker å opprette opptil tretti aliaser gratis. For å gjøre dette starter du med å logge deg på Google Admin-konsollen med en administratorkonto. Gå til Brukere via startsiden, finn deretter ønsket bruker og åpne kontosiden i listen Brukere.
Finn og klikk på Alternative e-postadresser under Brukerinformasjon. Deretter kan du skrive inn et alternativt brukernavn. Husk at du ikke kan opprette et alias som allerede er tildelt noen. Når du er ferdig, lagrer du endringene. Legg til det nye aliaset i den primære e-postkontoen din, slik at du kan begynne å sende e-post fra den alternative adressen.
Legg til alias i Outlook
Outlook er en annen e-posttjeneste der brukerne har muligheten til å opprette flere alias gratis. For å opprette et e-postalias i Outlook går du til siden Legg til et alias, og logger på kontoen din om nødvendig.
Velg mellom «Legg til en eksisterende e-postadresse som et alias» eller «Opprett en ny Outlook-e-postadresse og legg den til som et alias», avhengig av hvilken du ønsker. Klikk deretter på Legg til alias. Husk at du ikke kan legge til eksisterende @live.com-, @hotmail.com- eller @msn.com-adresser som alias, og du kan heller ikke legge til et alias som allerede er knyttet til en Microsoft-konto.
Legg til alias på iCloud
Hvis du bruker iCloud-mail (også kjent som Apple-mail), kan du opprette et alias ved å åpne iCloud-mailen din og klikke på tannhjulikonet i sidefeltet. Klikk deretter på «Preferences», før du velger «Accounts» og deretter «Add an Alias». Du vil da kunne legge inn all nødvendig informasjon som fullt navn, alias, etikett og etikettfarge. Klikk på Ok, så er du ferdig.
Hva er forskjellen mellom et alias og en bruker?
Du lurer kanskje på hva som er forskjellen på e-postbrukere og e-postaliaser? Et e-postalias er en konto som kan brukes til å videresende e-post til en eksisterende e-postadresse. Den har ikke egen innboks eller lagringsplass, noe som betyr at meldinger videresendes til den primære e-postkontoen og lagres på hovedkontoserveren.
Du kan med andre ord bruke den ekte e-postadressen din fullt ut, mens aliaset bare er en tilkoblet e-postadresse som brukes til videresending av e-post.
Hvordan skiller domenealias og e-postalias seg fra hverandre?
I tillegg til alias for e-post, kan du også sette opp alias for domener . I dette tilfellet kommer aliaset etter, i stedet for før @-tegnet. Hvis du for eksempel har to selskaper, kan et domenealias være svært nyttig for å motta e-post fra begge selskapene i samme innboks, noe som hjelper deg med å administrere kommunikasjonen mer effektivt.
Avslutning
Du har sannsynligvis sendt e-post til mange aliasadresser uten å vite det tidligere. Nå som du vet hvor nyttige de kan være for alle typer virksomheter, kan du vurdere dem som et nyttig tillegg til verktøystakken din for e-postmarkedsføring.
Apropos det, det er ett verktøy til du absolutt trenger hvis du sender ut mange e-poster. Bouncer hjelper deg med å rydde opp i og validere e-postlistene dine, slik at du vet at du sender e-post til ekte personer hver gang. Bedre e-postmarkedsføring, ingen harde bounces. Hva kan man ikke like? Registrer deg og prøv Bouncer i dag!
Ofte stilte spørsmål
Hva er den beste løsningen, en alias-e-post eller en ny e-postadresse?
Det kommer an på hva du velger. Hvis alt du ønsker å gjøre er å videresende e-post og ikke bruke en adresse for utgående e-post, er en alias-e-post det beste valget. Hvis du derimot ønsker å sende ut nye e-poster, er en ny e-postadresse det beste alternativet.
Kan noen opprette en alias-e-post?
Ja, som du kan se ovenfor, tilbyr de fleste e-postleverandører dette alternativet. Du må imidlertid mest sannsynlig betale for det.
Hva kan jeg bruke som alias-e-post?
Alle e-poster du vil ha på ditt eget domene. Hoved-e-postadressen og alias-e-postadressen trenger ikke å være like på noen måte. Du kan for eksempel sette opp et alias raccoon@domain.com til hoved-e-posten din janesmith@domain.com.
