Кожен електронний лист, який ви надсилаєте, говорить щось про ваш бізнес… ще до того, як його хтось прочитає. Один лише рядок відправника може викликати довіру або викликати здивування.
Ось чому формат вашої ділової електронної адреси має більше значення, ніж багато хто думає. Це одна з тих дрібниць, яка непомітно впливає на те, наскільки професійно ви виглядаєте, наскільки організованою почувається ваша електронна команда і наскільки впевнено клієнти реагують на вас.
Що робить адресу електронної пошти професійною
Професійна адреса електронної пошти має три переваги: вона чітка, послідовна та пов’язана з вашим брендом.
Має бути легко розпізнати, хто за ним стоїть, він має відповідати тому ж шаблону, що й решта вашої команди, і відповідати вашій бізнес-сфері.
Порівняйте:
- поганий приклад: coolguy1997@gmail.com
- хороший приклад: michael@northhillsconsulting.com
Різниця не лише естетична. Вона психологічна. Одне виглядає як хобі. Інша – як бізнес.
Ви не можете підробити довіру, але ви можете правильно її відформатувати.
Поширені професійні формати електронної пошти (і коли їх використовувати)
Різні команди та індустрії використовують різні патерни неймінгу. Мета полягає в тому, щоб знайти той, який відповідає вашому розміру, тону та структурі.
Ось найпоширеніші та найпрактичніші варіанти:
1. firstname@company.com
Простий, персональний, ідеальний для малого бізнесу та фрілансерів. Він відчувається доступним і водночас професійним.
2. firstname.lastname@company.com
Більш формальний і масштабований. Ідеально підходить для великих команд або корпоративних середовищ, де потрібно уникати дублікатів.
3. role@company.com
Функціональні та зрозумілі: sales@, support@, info@ або billing@ легко запам’ятовуються клієнтами. Вони також добре підходять для відділів, які працюють зі спільними поштовими скриньками.
4. team@company.com або contact@company.com
Чудово підходить для стартапів або креативних брендів, які хочуть мати дружній тон, не вказуючи на одну особу.
Яку б структуру ви не обрали, дотримуйтесь її в усій команді. Коли кожен співробітник використовує однаковий шаблон для адреси електронної пошти або підпису, це виглядає навмисно: саме так і виглядає професіоналізм.
Як обрати правильний формат для вашого бізнесу
Найкращий формат залежить від вашої сцени та структури:
- Фрілансери або одноосібні засновники: використовуйте firstname@yourdomain.com для створення особистого, але достовірного іміджу.
- Малий бізнес: використовуйте firstname.lastname@yourdomain.com для підвищення впізнаваності та послідовності.
- Зростаючі команди: використовуйте department@yourdomain.com для масштабованої комунікації.
Перш ніж зупинитися на одному з них, запишіть короткий довідник правил іменування. Це заощадить вам час, коли ви найматимете першого працівника або додаватимете нові вхідні скриньки.
Після того, як ваш формат буде готовий, ви можете створити свою бізнес-адресу електронної пошти та налаштувати кастомні поштові скриньки у власному домені. Це займе лише кілька хвилин і одразу підніме імідж вашого бренду.
Реальні приклади бізнес-адрес електронної пошти
У різних галузях використовуються різні стилі, але всі вони спрямовані на одне: ясність.
Ось кілька прикладів, які показують, як формат і тон узгоджуються з типом бізнесу:
- Консалтингові фірми зазвичай обирають firstname@firmname.com, щоб зберегти особистий характер спілкування, але при цьому виглядати професійно. Він добре підходить для індивідуального спілкування з клієнтами.
- Роздрібні бренди віддають перевагу адресам на кшталт sales@brandname.com або support@brandname.com. Вони легко запам’ятовуються і допомагають клієнтам швидко зв’язатися з потрібною людиною.
- SaaS-компанії часто використовують team@startup.com або hello@startup.com. Це справляє враження дружньої, спільної роботи, що відповідає сучасному технологічному тону.
- Агенції нерухомості схиляються до firstname.lastname@agency.com, оскільки кілька агентів можуть використовувати один і той самий домен.
- Навчальні заклади використовують info@academy.com або contact@schoolname.com для доступності та професійного, нейтрального тону.
Кожен підхід розповідає дещо іншу історію: доступну, формальну, колективну чи довірливу. Важливо, щоб ваш формат відповідав індивідуальності вашого бренду і був послідовним у кожному електронному листі, надісланому від вашої компанії.
Помилки, яких слід уникати при створенні бізнес-адреси електронної пошти
Кілька швидких способів швидко втратити довіру:
- Використання цифр, смайликів або символів(john123@ виглядає недбало).
- Змішування особистого та робочого доменів(john@myhobby.com для консультаційного пітчу).
- Створення непослідовних форматів в межах однієї компанії.
- Використання безкоштовних доменів для ділового спілкування.
Клієнти не аналізують це свідомо, але ці деталі залишають враження, які запам’ятовуються.
Отримати електронну пошту на основі домену часто дешевше і швидше, ніж ви думаєте; і це запобігає розриву довіри ще до того, як він виникне.
На винос
Професійна електронна адреса не просто допомагає людям зв’язатися з вами. Вона показує, яким ви хочете, щоб вас запам’ятали.
Ваша адреса повинна виглядати так само, як звучить ваш бренд: чітко, надійно та виразно.
Тож перш ніж надсилати чергову пропозицію з Gmail, витратьте десять хвилин на налаштування формату, узгодження роботи команди та створення власного бізнес-листа.
Це один з найменших кроків, які ви можете зробити, щоб ваш бізнес виглядав миттєво більш легітимним.
