Це не завжди драматично. Іноді це відбувається повільно. Дрібниці на кшталт відсутньої назви компанії, порожнього номера телефону чи контактів без чіткого призначення власника. Ви не можете сказати, чи хтось уже зв’язувався з вами, чи це новий контакт.
Ось що трапляється, коли дані CRM не перевіряються. Система все ще виглядає повною, але реальна цінність вислизає. І раптом вам дійсно потрібна належна перевірка даних CRM.
Перевірка даних CRM допомагає сучасним компаніям утримувати операції з клієнтами від розкриття.
Без чистих даних ваші інструменти втрачають сенс, кампанії дають збої, продажі сповільнюються, а відносини з клієнтами згасають. А люди, які користуються вашою CRM (маркетинг, підтримка, менеджери по роботі з клієнтами), швидко розчаровуються.
Неважливо, чи використовуєте ви відому CRM-платформу, чи щось легше. Якщо інформація в ній не є повною та достовірною, ви будуєте стратегію на здогадках.
Давайте розберемося в цьому.
Що таке верифікація даних CRM (і чому вас це повинно хвилювати)?
Верифікація даних CRM – це процес перевірки того, що вся інформація, яка міститься у вашій CRM-системі, є точною, придатною для використання та реальною.
Не застаріла. Не вигаданий. Не введений кимось, хто вдарив ліктем по клавіатурі о п’ятій годині вечора в п’ятницю.
Він охоплює все: від перевірки доставлення електронних листів до виявлення дублікатів, виправлення проблем із форматуванням і перевірки контактних даних, таких як номери телефонів, назви компаній, посади тощо.
Ми можемо назвати це фундаментальними речами.
Перевірені дані CRM – це те, що дозволяє вам дійсно зв’язатися з вашими контактами, зрозуміти вашу аудиторію та вжити дієвих заходів. Це основа для кожного рішення, яке приймають ваші команди з продажу та маркетингу:
- Вашим маркетологам потрібні чисті, сегментовані списки контактів, щоб надсилати правильні повідомлення потрібним людям.
- Ваші торгові представники покладаються на актуальні записи контактів, щоб планувати подальші дії, призначати зустрічі та просувати угоди.
- Вашій службі підтримки потрібна точна контактна інформація та контекст, щоб допомогти людям швидко і без зайвих витрат часу.
Отже, якщо дані вашої CRM невірні, застарілі або дублюються, ви говорите не з тими людьми, з якими потрібно. Або взагалі ні з ким.
Існує також технічний рівень всього цього. CRM зараз підключені до кожного куточка бізнесу. Вони керують автоматизацією. Живлять інформаційні панелі. Запускають повідомлення. Коли вхідні дані безладні, вся система починає шуміти.
Перевірка даних CRM допомагає запобігти цьому.
Так ви зможете підтримувати чіткість записів у CRM, послідовність в управлінні контактами та відповідність ваших маркетингових зусиль і зусиль з продажу реальності.
А тепер хороші новини?
Вам не потрібно годинами копатися в електронних таблицях або вручну переглядати кожен запис. Є розумніші способи впоратися з цим.
Реальні ризики ігнорування якості даних
Коли дані CRM залишаються без контролю, ви не одразу помічаєте проблему. Починається все з дрібниць – кампанії не працюють, тикети в службі підтримки сповільнюються, контакти виглядають дивним чином. Нічого драматичного чи термінового.
Але в глибині душі ваша CRM-платформа роздувається від ненадійних вхідних даних. І ці прогалини починають проявлятися скрізь у бізнесі. І саме це робить її небезпечною.
Давайте розберемося:
Ви витрачаєте час на гонитву в глухому куті
Ваш відділ продажів дзвонить на відключені номери. Ваші маркетингові кампанії надходять на адреси, які неможливо доставити. А ті красиві листи, на створення яких ви витратили години? Вони потрапляють в нікуди.
Кожна хвилина, яку ваша команда витрачає на роботу з неякісними даними, – це хвилина, коли вони не спілкуються з реальними людьми. Наслідки цього швидко накопичуються, особливо для співробітників відділу продажів і маркетингу, які щотижня жонглюють десятками (або сотнями) потенційних клієнтів.
Це означає, що ваші маркетингові повідомлення не потрапляють туди, куди повинні. І ваша звітність про ефективність не працює, тому що вона ґрунтується на непослідовних, фрагментарних записах.
Ви порушуєте автоматизацію та робочі процеси
Сучасні системи управління взаємовідносинами з клієнтами тісно пов’язані між собою. Одна невірна адреса електронної пошти може не здатися великою проблемою, доки вона не зламає всю послідовність листів, не позначить помилку в синхронізації CRM або не зупинить автоматизацію, від якої залежить ваша команда.
І давайте навіть не будемо заглиблюватися в кошмар проекту міграції даних, побудованого на брудних записах. Це все одно, що налити зіпсоване молоко в чисту пляшку і сподіватися, що ніхто не помітить.
Ви наражаєте себе на комплаєнс-ризики
Закони про конфіденційність не жартують. GDPR, CCPA та інші регіональні нормативні акти вимагають від компаній зберігати точні дані про клієнтів, надавати людям доступ до їхніх записів і видаляти інформацію на вимогу.
Зберігання дублюючої, невірної або оманливої інформації про клієнтів наражає вашу компанію на юридичні ризики. Особливо, якщо хтось отримує повідомлення, яке призначалося зовсім іншій особі.
Як ваша CRM-система стає безладною в першу чергу
Цікаво, як це зазвичай відбувається? Ось найпоширеніший сценарій:
Ручне введення даних під тиском
Члени вашої команди спілкуються з лідами, роблять нотатки, планують подальші дії. Усе вручну. І десь у цьому міксі вони двічі вводять “John Doe” – один раз з назвою компанії, один раз без. Вони забувають перевірити форматування номера телефону. Або помиляються в електронній пошті і не помічають цього.
Здавалося б, нічого особливого. Але тепер є два записи. І половина інформації невірна. Помножте це на цілу команду, на тижні чи місяці, і це буде як снігова куля.
Список імпортних товарів без захисних бар’єрів
Припустимо, ваша маркетингова команда купує список лідів або імпортує контакти з вебінару. Чудово. Але якщо перед імпортом немає перевірки або валідації, ви просто закинете купу сумнівних записів у свою систему.
Старі листи. Відвідувачі поза офісом. Контакти п’ятирічної давнини. Все змішано з вашими реальними даними. Ніяких фільтрів, ніяких прапорців. І тепер ваші CRM-записи переповнені контактами, які ніколи не конвертуються.
Помилки інтеграції
Витягуєте контакти з таких інструментів, як форми реєстрації, живий чат, платформи для проведення заходів або білінгові системи? Чудово, якщо тільки налаштування синхронізації не вирівняні, поля не збігаються або виявлення дублікатів слабке.
Тепер у вас є три версії однієї і тієї ж людини, з різними посадами та суперечливими електронними листами. І ніхто не впевнений, яка з них справжня.
Відсутність права власності
У багатьох компаніях ніхто офіційно не відповідає за дані. Вони просто… існують. Тож коли вони починають погіршуватися, ніхто не знає, хто має це виправити. Маркетинг звинувачує відділ продажів. Відділ продажів звинувачує операційний відділ. Операційний відділ каже, що це проблема автоматизації. А в CRM все ще повно безладу.
Перенесення застарілих даних
А може, у вас була масова міграція даних зі старої системи? Якщо так, то, ймовірно, вона принесла з собою кілька скелетів. Застарілі поля, порушене форматування або залишки тестових контактів. Тоді ніхто цього не помітив, але тепер це вже вбудовано у вашу нову систему – і повільно поширюється.
Якість даних CRM – це процес. І коли цього процесу не існує, починається занепад. Непомітно і через кожну взаємодію з клієнтом.
Очищення даних CRM проти перевірки даних проти збагачення даних
Гаразд, у вас є плутані дані. Що далі? Тут більшість людей трохи заплутуються:
- Прибирання.
- є валідація
- і є збагачення
Вони звучать схоже, але виконують різну роботу.
Спойлер: Якщо ви використовуєте такі інструменти, як Bouncer, ви маєте всі вищезгадані функції під одним дахом.
Очищення даних = виправлення або видалення
Це базовий скраб. Ви знаходите дублікати, об’єднуєте їх і видаляєте неякісні імейли. Ви виправляєте форматування – пишете імена з великої літери, виправляєте домени, видаляєте емодзі з поля “Ім’я” (ви здивуєтеся, як часто це трапляється).
Очищення є реактивним. Воно бере те, що вже є у вашій CRM-програмі, і намагається навести лад у хаосі.
Це допомагає, наприклад:
- Об’єднати дублікати записів
- Видалити дані тесту
- Стандартизуйте поля
- Підвищення точності даних
Це цифровий еквівалент фрази: “Давайте приберемо на кухні, перш ніж почнемо готувати”.
Валідація даних = перевірка їхньої легітимності
Тут ви пропускаєте свої контакти через логіку верифікації, яка перевіряє: “Чи є це реальним?”
Наприклад:
- Чи можемо ми надіслати електронного листа на цю адресу?
- Чи правильно відформатовано цей номер телефону?
- Цей домен активний і не позначений як одноразовий?
Йдеться не стільки про чистоту, скільки про впевненість. Ви не хочете писати людям, якщо ви не впевнені, що вони існують.
Це захищає вас, серед іншого, і від інших:
- Відскоки
- Скарги на спам
- Марнування зусиль у сфері маркетингу та продажів
- Недоставні записи в маркетингових кампаніях
Бонус: коли у вашій CRM вбудована валідація (привіт, Bouncer 👋), ви працюєте тільки з перевіреними контактами.
Збагачення даних = додавання корисного контексту
Це вишенька на торті. Після того, як ви очистили і перевірили, збагачення даних додає глибини. Подумайте:
- Визначення розміру компанії з публічних даних
- Автоматичне заповнення відсутніх назв посад
- Додавання історії покупок або поведінкових тегів
- Посилання на соціальні профілі
Він перетворює ваш контакт з “Джон з Gmail.com” на “Джона, керівника відділу маркетингу в B2B SaaS-компанії з 50 співробітниками”. Набагато корисніше, чи не так?
Збагачення допомагає вам:
- Персоналізуйте роботу з клієнтами
- Створюйте розумніші сегменти
- Аналізуйте конкретні групи клієнтів
- Вдосконалюйте стратегії обслуговування клієнтів
А в поєднанні з валідацією та очищенням? Саме тоді ваша CRM стає потужною, а непросто повною.
Давай виправимо це: Зустрічайте Автоочищення від Bouncer!
Таблиці, експорт, фільтри, прапорці, головний біль – це безлад. І давайте будемо чесними, ніхто більше не робить регулярний аудит даних вручну. Всі кажуть, що будуть. Але ніхто цього не робить.
Ось чому існує Bouncer AutoClean. Це безшумний інструмент очищення даних, який підтримує високу якість і цілісність даних вашої CRM, не вимагаючи від вас входу в систему або завантаження файлів.
AutoClean – це повністю автоматизований інструмент перевірки даних CRM, який підключається безпосередньо до вашої CRM (починаючи з HubSpot). Він постійно перевіряє ваш список контактів і непомітно позначає все, що схоже на фейкові домени, електронні листи з помилками або ” токсичні” адреси.
Автоочищення перевіряє нові записи щогодини. Саме так. Ви отримуєте актуальні, точні дані протягом усього дня, кожного дня. Повний контроль. Ніяких таблиць.
Це працює так:
- Виберітьсписок для моніторингу – Ви обираєте, які списки контактів повинні залишатися чистими, у розділі “Перевірка списків” у Bouncer.
- Налаштуйтелогіку – визначте, як часто Автоочищення має перевіряти ваші контакти. Ви можете запустити сканування всього списку при налаштуванні, автоматичну перевірку нових контактів щогодини або запланувати повторну перевірку.
- Встановіть розумні правила експорту – Вирішіть, що відбувається після перевірки. Зберігайте чисті, перевірені адреси. Видаляйте недоставлені або ризиковані адреси. Все, що між ними, відправляйте на карантин.
- Відстежуйтевсе на одній інформаційній панелі – Відстежуйте кожне завдання автоматичного очищення з єдиного вікна. Дізнавайтеся, коли його було створено, коли він був запущений востаннє і коли він буде запущений знову. Ви можете будь-коли призупинити, відредагувати або повторно запустити перевірку вручну.
- Автоматизуйте свої робочі процеси за допомогою чистих даних – Використовуйте поле “Bouncer Рекомендує” для запуску логіки у вашій CRM-платформі.
Ваша база даних CRM залишається чистою, навіть не ворухнувши пальцем
З функцією автоматичного очищення Bouncer ви починаєте запобігати:
- Ви не чекаєте звіту про відсоток відмов, щоб зрозуміти, що щось пішло не так.
- Ви не дізнаєтеся про неточні дані після того, як хтось надішле послідовність.
Ви вже на крок попереду, адже дані перевіряються ще до того, як хтось до них доторкнеться. Більше ніяких застарілих списків або дублікатів записів, які накопичуються, поки всі надто зайняті, щоб їх виправити.
Крім того, ви отримуєте детальний контроль над тим, як інструмент обробляє ваші дані. Хочете бути особливо обережними? Ізолюйте все, що здається вам підозрілим. Почуваєтеся впевнено? Пригнічуйте лише важкі відмовки, а решту залишайте.
Ви залишаєтеся за кермом, а функція автоматичного очищення забезпечує роботу машини. Ось як ти:
- Надсилайте розумніші емейли
- Зосередьтеся на цінних ідеях, а не на брудних даних
- Звертайтеся до потрібних потенційних клієнтів
- І перестаньте витрачати час на погані записи
Функція автоматичного очищення вже доступна для HubSpot. Налаштування займає лічені хвилини, а після запуску вам більше ніколи не доведеться думати про перевірку даних CRM.
Бонус: Розумні практики управління даними CRM
Ваша операційна CRM – це жива система. І як будь-яка система, вона потребує догляду.
Що ви можете зробити, щоб підтримувати його в хорошій формі?
Аудит того, що вже є всередині
Почніть з простого і зазирніть під капот. Запустіть базовий звіт CRM для перевірки:
- Контакти без електронної пошти
- Порожні або підозрілі телефонні номери (наприклад, 1234567890)
- Контакти без власника або джерела
- Люди, які не оновлювалися більше 12 місяців
Вам не потрібно виправляти все прямо зараз. Просто усвідомлення масштабу безладу дає вам владу. Це перший крок до кращого управління даними.
Встановіть правила перед введенням нових даних
Очищення даних – це важливо. Але що має ще більше значення? Профілактика. Отже, створіть основні правила навколо:
- Форматування імені (без великих літер, без смайликів, будь ласка)
- Обов’язкові поля (не створюйте запис, якщо немає email)
- Стандартизація джерел (“Вхідні – Форма”, “Ручне введення” тощо)
- Дублювання перевірок (перед збереженням контакту)
Ви хочете, щоб ваша база даних CRM була максимально передбачуваною.
Надайте комусь право власності на дані
Це не обов’язково має бути ціла роль. Але поруч із завданням має бути ім’я. Звичайно, це не означає, що вони виконують всю роботу. Але вони стежать за тим, щоб вона була виконана. Без цього всі вважають, що цим займається хтось інший, і саме так погані звички введення даних залишаються неконтрольованими місяцями.
Скажіть “ні” імпорту сміття
Ми всі це робили. Завантажили випадковий CSV-файл з інструменту для проведення вебінару. Отримали “високоякісний” список лідів від спонсора заходу. Перетягнули 500 імен з файлу Excel, який ми знайшли в спільній папці.
А потім імпортував його прямо в CRM, нічого не перевіряючи.
Відтепер ви перевірятимете цей список, перш ніж він потрапить до вашої системи. Запитайте, чи дійсно ці контакти відповідають нашому цільовому клієнту? Чи дійсні їхні електронні адреси (якщо ви не впевнені, скористайтеся перевіркою електронної пошти, наприклад, Bouncer )? Краще почати зі 100 хороших контактів, ніж з 5 000 ризикованих, які знизять вашу результативність.
Приведіть поля CRM у відповідність до вашої реальної стратегії
Більшість CRM мають 50+ полів за замовчуванням. Можливо, вам знадобиться лише 12. Можливо, 20.
Видаліть поля, які ви не використовуєте. Перейменуйте нечіткі поля. Додайте кастомні поля, які відображають, як ваша команда насправді сегментує існуючих клієнтів або відстежує взаємодію з ними.
Чиста інформація про клієнтів означає релевантність. Вам потрібні дані, які розповідають історію, а не просто стоять на місці.
Покращуйте якість даних CRM для успіху вашого бізнесу
Будьмо реалістами: добрі наміри не масштабуються. Ви можете запланувати прибирання щомісяця. Або призначити когось перевіряти контакти щотижня. Або створити десяток потоків Zapier, щоб залатати дірки.
Або ж дозвольте автоочищенню зробити це за вас.
✅ Ніяких нагадувань
✅ Немає експорту
✅ Ніяких дебатів на тему “кому належить цей список?”
Тільки чисті, якісні дані, перевірені на льоту.
Тому що коли ваша CRM працює на основі узгоджених даних, все інше працює краще. Ваші кампанії потрапляють до потрібних людей, і ви починаєте довіряти цифрам у своїх звітах. Клієнти це теж відчувають. Ви стаєте швидшими, точнішими та більш релевантними у кожній взаємодії.
Саме так ви утримуєте існуючих клієнтів і краще обслуговуєте їх завдяки меншій кількості здогадок і більшій ясності.
Готові припинити чистити електронні таблиці? Дозвольте Автоочищенню впоратися з цим.
