Погана гігієна списків знижує залученість і наражає вас на ризик потрапляння в спам-пастки та отримання скарг.
Дані управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) – це основа вашої ефективності.
У цій статті я поясню, як погані дані потрапляють до вашої CRM, як вони впливають на розміщення вхідних повідомлень і що ви можете з цим зробити. Я також торкнуся юридичних аспектів і розповім про інструменти, які допоможуть зберегти ваші списки здоровими.
TLDR: підсумок
- Погані дані CRM (помилки, дублікати, застарілі контакти) шкодять результативності та репутації.
- Високий рівень відмов і скарг сигналізує провайдерам поштових скриньок про необхідність фільтрувати або блокувати ваші імейли.
- Регулярне очищення, валідація та сегментація списків покращують залученість та розміщення в папці “Вхідні”.
- Дотримуйтесь GDPR та подібних законів: збирайте згоду, записуйте її належним чином і видаляйте застарілі або неактивні дані.
- Використовуйте такі інструменти, як Bouncer, щоб перевіряти адреси, блокувати фейкові реєстрації, виявляти спам-пастки та збагачувати дані CRM.
- Здорові дані призводять до меншої кількості відмов, більшої залученості та кращої репутації відправника.
Як бувають погані дані CRM і чому це важливо
Погані дані надходять з багатьох місць.
- Помилки ручного введення, пропущені або застарілі поля створюють неточні записи контактів.
- Інтеграції можуть створювати дублікати, якщо одна особа з’являється в кількох списках.
- З часом адреси стають неактуальними, оскільки люди змінюють роботу або покидають поштові скриньки.
Якщо ними не керувати, ці застарілі записи перетворюються на спам-пастки: адреси, які виглядають дійсними, але відстежуються фільтруючими організаціями, щоб відловлювати безвідповідальних відправників.
Коли ви надсилаєте листи на недійсні або покинуті адреси, показник жорстких відмов зростає, а високі показники відмов є одним із негативних сигналів, які погіршують репутацію домену.
Погана сегментація – ще один тихий вбивця. Якщо у вашій CRM немає повних або узгоджених полів, ви можете надсилати нерелевантні повідомлення, що призводить до відписок або скарг на спам.
Провайдери поштових скриньок уважно відстежують взаємодію та скарги – кілька скарг можуть зашкодити вашій репутації у фільтрах.
Рутинні гігієнічні процеси та їхній вплив
Першим кроком на шляху до чистих даних є визначення поняття “неактивний”.
Ви можете вибрати контакти, які нічого не відкривали і не натискали протягом шести місяців. Перш ніж видаляти їх, проведіть кампанію повторного залучення, запитавши, чи хочуть вони отримувати ваші імейли. Видаліть тих, хто неактивний. Це допоможе підвищити загальний показник відкриттів і кліків, що інтерпретується провайдерами як позитивне залучення.
Перевірка адрес є життєво важливою. Перевіряйте нових підписників на вході та періодично перевіряйте існуючі списки. Сервіси перевірки відсіюють недійсні, одноразові або ризиковані адреси, тому вони ніколи не потрапляють до вашої черги відправки, що знижує показник жорстких відмов.
Об’єднуйте дублікати та стандартизуйте формати даних, щоб персоналізація працювала і ви не надсилали випадково два дещо різних повідомлення одній людині. Регулярне очищення та верифікація сприяють кращій сегментації, зменшенню кількості відмов і скарг, що сприяє зміцненню репутації домену.
Комплаєнс і правові аспекти зберігання та використання даних
У різних регіонах встановлені різні правила обробки персональних даних.
Відповідно до Загального регламенту захисту даних (GDPR), вам потрібна законна підстава для зберігання та обробки даних кожного контакту. Згода має бути зафіксована з чітким аудиторським слідом, і люди можуть вимагати видалення даних у будь-який час. Зберігання контактів без дійсної згоди не тільки порушує комплаєнс, але й захаращує вашу CRM неактивними або ризикованими записами.
У Сполучених Штатах закони про захист даних є більш фрагментарними. Закон CAN-SPAM Act регулює комерційну електронну пошту і вимагає чіткої ідентифікації, дійсної поштової адреси та простого механізму відмови від розсилки.
Деякі штати йдуть далі: Каліфорнійський закон про конфіденційність споживачів (CCPA) надає мешканцям право доступу, видалення та відмови від продажу даних, а аналогічні закони в Колорадо та Вірджинії слідують тому ж духу.
У Канаді CASL (Канадське законодавство про боротьбу зі спамом) вимагає явної або неявної згоди перед надсиланням маркетингових листів. Це одна з найсуворіших антиспамових систем, яка передбачає суворі покарання за її недотримання.
В інших країнах, таких як Австралія (Закон про спам 2003 року) та Сінгапур (PDPA), існують власні вимоги щодо згоди та відмови від підписки.
У всіх цих структурах найкращі практики залишаються однаковими:
- збирати згоду прозоро,
- зберігати докази,
- і поважати запити на виведення коштів.
Подвійна реєстрація допомагає перевірити зацікавленість і зменшити кількість фейкових реєстрацій. Угоди про обробку даних з постачальниками CRM або провайдерами електронної пошти уточнюють, хто відповідає за захист даних.
Хоча деталі залежать від країни, принцип є універсальним: чисті, законні та поважні практики роботи з даними захищають вашу репутацію та ефективність роботи.
Інструменти, робочі процеси та технології для захисту репутації відправника
Ведіть окремі списки заборони для адрес, які повертаються, відписуються або скаржаться.
Придушення поганих адрес зупиняє повторні відправлення на них. Інструменти можуть автоматизувати дедуплікацію, періодичну перевірку та моніторинг ключових показників. Посібник з репутації доменів Valimail зазначає, що відправники повинні стежити за скаргами на спам (утримувати їх на рівні нижче 0,1 %), відстежувати показники відмов і уникати спам-пасток.
Раптові сплески гучності або скарги є тривожними сигналами.
Badsender рекомендує використовувати діагностичні інструменти, такі як Talos або Barracuda, щоб перевірити, чи не заблокований ваш домен або IP, а також підготувати план розминки для будь-яких нових доменів або IP-адрес відправників.
Ви також можете інтегрувати сервіси перевірки адрес у точці входу (реєстраційні форми), під час імпорту та в автоматизовані процедури, які регулярно перевіряють списки.
Bouncer: покращення якості даних перед відправкою
Bouncer – це платформа для перевірки електронної пошти, яка допомагає тримати ваші списки контактів чистими та безпечними.
Його основний додаток дозволяє завантажити список і перевірити кожну адресу на достовірність, можливість доставки та ризики.
- Ви можете підключити його через API, щоб перевіряти адреси в режимі реального часу.
- Bouncer Shield захищає ваші форми реєстрації, блокуючи фальшиві або шкідливі адреси, як тільки відвідувач вводить їх.
- Перевірка токсичності оцінює адреси за шкалою від 0 до 5, виділяючи ті, що пов’язані зі спам-пастками або судовими процесами.
- Deliverability Kit від Bouncer тестує розміщення поштових скриньок і перевіряє автентичність, а модуль Data Enrichment додає загальнодоступну інформацію про компанію, щоб збагатити вашу CRM.
- Аналітика взаємодії з клієнтами показує нещодавню активність: останнє відкриття, клік або відповідь, щоб ви могли сегментувати їх за залученістю.
Платформа розміщена в ЄС, відповідає вимогам GDPR і має майже ідеальний час безвідмовної роботи. Використання такого інструменту, як Bouncer, як частини вашого робочого процесу з контролю якості даних, зменшує кількість відмов і захищає вашу репутацію відправника.
Тепер ви можете почати абсолютно безкоштовно зі 100 кредитів.
Вимірювання впливу та бенчмаркінг
Вам потрібні критерії, щоб оцінити, чи працюють ваші зусилля з гігієни.
Відстежуйте показники жорстких відмов, м’яких відмов, частоту скарг на спам і показники залучення (відкриттів, кліків, відповідей) з плином часу.
Valimail радить тримати кількість скарг на спам на рівні менше однієї на тисячу повідомлень і уважно стежити за показниками відмов.
Також відстежуйте конверсії або подальші дії (продажі, підписки, відповіді), оскільки висока результативність без значущого залучення все одно сигналізує про проблеми з таргетингом.
Порівняйте очищені сегменти з необробленими: надішліть ту саму кампанію до меншого, очищеного списку та до повного списку і подивіться, яка з них показує кращі результати.
З часом очищені списки повинні демонструвати більшу залученість і менше негативних сигналів.
Важливі цифри зі звіту Bouncer про гігієну списків електронної пошти
Перш ніж завершити, давайте подивимося, про що свідчать дані.
Наш звіт про гігієну списків розсилки поєднує в собі результати понад 250 опитувань, 12 експертів з електронної пошти та 50 сторінок аналізу – перший у своєму роді звіт від Bouncer.
Результати дослідження підкреслюють, наскільки поширеним явищем все ще є погана гігієна даних, і чому підтримка чистоти в CRM безпосередньо впливає на результати роботи.
Ознайомтеся з повним текстом звіту: Звіт про гігієну списків електронної пошти
📉 Погіршення якості даних та проблеми з доставкою
- 36% маркетологів зазначили, що найбільшою проблемою для них є управління показниками відмов та скаргами на спам.
- 29,2% помітили погіршення якості виконання за останні шість місяців, тоді як лише 14,6% побачили покращення.
- Закинуті або недійсні імейли залишаються основною причиною поганої репутації відправника.
🧹 Перерахуйте звички в прибиранні
- 6,7% взагалі не чистять свої списки.
- 39,5% видаляють неактивних підписників лише час від часу.
- 52% сегментують свої списки розсилки – майже половина все ще надсилає всім одне й те саме повідомлення.
- Орієнтовні показники відмов:
0-2%: відмінна гігієна
2-5%: прийнятно
5-10%: потребує перегляду
10%+: серйозна проблема з гігієною
Прогалини в комплаєнсі та автентифікації
- 42,7% респондентів не використовують SPF, DKIM або DMARC для автентифікації своїх електронних листів.
- 41,5% відстежують свою репутацію відправника щомісяця, а 10,7% не відстежують її взагалі.
- Погана автентифікація або моніторинг підвищує ризик фільтрації спаму та потрапляння домену до чорного списку.
📊 Залучення та вплив на репутацію
- Середній відсоток відкриття: 20-30%
- Середній показник кліків: 10-20%
- 62,2% ніколи не потрапляли до чорного списку – ознака того, що регулярне очищення та перевірка працюють.
- 70% компаній ніколи не консультувалися з експертами з доставки, навіть коли мали проблеми з розміщенням поштових скриньок.
Висновок
Погані дані підривають навіть найкраще написаний лист.
Невірні адреси, дублікати та застарілі поля збільшують кількість відмов і скарг, що шкодить вашій репутації відправника.
Неперевірені дані можуть порушувати закони про конфіденційність і витрачати бюджет даремно.
Ви можете виправити це шляхом аудиту CRM, регулярної перевірки та очищення списків, об’єднання дублікатів, належного запису згоди та видалення неактивних контактів або контактів, які більше не є допустимими з юридичної точки зору.
Використовуйте такі інструменти, як Bouncer, щоб перевірити та доповнити дані перед відправкою. Відстежуйте ключові показники, такі як відсоток відмов і залучення, щоб оцінити прогрес.
Інвестиції в якість даних та гігієну CRM швидко окупаються: ви витрачаєте менше коштів, охоплюючи більше потрібних людей і створюючи більш здорову репутацію відправника.
