您发送的每封电子邮件都会对您的企业产生影响……甚至在别人阅读之前。仅发件人一行就能建立信任或引起注意。
这就是为什么商务电子邮件地址的格式比大多数人意识到的更重要。这是一个小细节，它悄无声息地塑造了你的专业形象、你的电子邮件团队的组织感以及客户对你的信任度。
如何让电子邮件地址看起来更专业
一个专业的电子邮件地址要做好三件事：清晰、一致，并与您的品牌相关联。
它应该很容易识别幕后黑手，遵循与团队其他成员相同的模式，并与您的业务领域相匹配。
比较
- 坏例子： coolguy1997@gmail.com
- 良好范例： michael@northhillsconsulting.com
这种差异不仅仅是美学上的。而是心理上的。一个看起来像业余爱好。另一个看起来像生意。
你无法伪造可信度，但你可以正确格式化可信度。
常见的专业电子邮件格式（以及何时使用）
不同的团队和行业使用不同的命名模式。我们的目标是找到一种适合您的规模、基调和结构的命名模式。
以下是最常见、最实用的选择：
1. firstname@company.com
简洁、个性，是小型企业或自由职业者的理想选择。它给人平易近人的感觉，同时又不失专业性。
2. firstname.lastname@company.com
更正式、更可扩展。非常适合需要避免重复的大型团队或企业环境。
3. role@company.com
销售@、支持@、信息@或账单@易于客户记忆。对于处理共享收件箱的部门来说，这些名称也很有效。
4. team@company.com 或 contact@company.com
非常适合初创企业或创意品牌，它们需要一种友好的语气，但又不指向某个人。
无论你选择哪种结构，都要在整个团队中保持一致。如果每位员工的电子邮件地址或电子邮件签名都采用相同的模式，就会给人一种有意为之的感觉：这就是专业精神的体现。
如何选择适合您企业的格式
最佳格式取决于您的阶段和结构：
- 自由职业者或个人创始人：使用firstname@yourdomain.com打造个人化而又可信的形象。
- 小企业：使用firstname.lastname@yourdomain.com建立认知度和一致性。
- 不断壮大的团队：使用department@yourdomain.com进行可扩展的通信。
在确定一个之前，请写下一份快速命名规则手册。当您雇佣第一位员工或添加新的收件箱时，这将为您节省时间。
格式准备就绪后，您就可以 创建自己的 企业电子邮件地址，并在自己的域名下设置自定义邮箱。只需几分钟，就能立即提升您的品牌形象。
商务电子邮件地址的真实案例
不同的行业使用不同的风格，但它们都追求一个目标：清晰。
以下几个例子说明了格式和语气如何与企业类型相匹配：
- 咨询公司通常会选择firstname@firmname.com来保持个性化交流，同时又不失专业性。它非常适合一对一的客户关系。
- 零售品牌更喜欢sales@brandname.com或support@brandname.com 这样的地址。这些地址易于记忆，能帮助客户快速联系到正确的人。
- SaaS 公司通常使用team@startup.com或hello@startup.com。它给人以友好、协作的印象，与现代科技的基调相吻合。
- 房地产代理公司倾向于使用firstname.lastname@agency.com，因为多家代理公司可能共享同一域名。
- 教育机构使用info@academy.com或contact@schoolname.com，以便于访问，并使用专业、中立的语气。
每种方式都能讲述一个略有不同的故事：平易近人、正式、集体或值得信赖。重要的是，您的邮件格式要与您的品牌个性相匹配，并在公司发送的每封邮件中保持一致。
创建企业电子邮件地址时应避免的错误
几种快速失去信誉的方法：
- 使用数字、 表情符号或符号（john123@看起来很粗心）。
- 混合个人和工作领域（john@myhobby.com，用于咨询推销）。
- 在一家公司内创建不一致的格式。
- 使用免费域名进行商务交流。
客户不会有意识地进行分析，但这些细节会给他们留下深刻印象。
获取基于域名的电子邮件往往比你想象的更便宜、更快捷，而且还能防患于未然。
外卖
一个专业的电子邮件地址不仅能帮助人们联系到你。它代表了你希望被记住的方式。
您的地址应该像您的品牌名称一样：清晰、可靠、用心。
因此，在你用Gmail 发送另一份建议书之前，请花十分钟设置你的格式，调整你的团队，并创建你的定制商务电子邮件。
这是您可以采取的最小步骤之一，能让您的企业立即看起来更合法。
