Επαλήθευση δεδομένων CRM: Σταματήστε να μαντεύετε, αρχίστε να επαληθεύετε

Δεν είναι πάντα δραματικό. Μερικές φορές είναι αργή. Μικροπράγματα όπως ένα όνομα εταιρείας που λείπει, ένας άδειος αριθμός τηλεφώνου και επαφές χωρίς σαφείς αναθέσεις ιδιοκτήτη. Δεν μπορείτε να καταλάβετε αν κάποιος έχει ήδη επικοινωνήσει μαζί σας ή αν πρόκειται για μια ολοκαίνουργια επαφή.

Αυτό συμβαίνει όταν τα δεδομένα του CRM δεν ελέγχονται. Το σύστημα εξακολουθεί να φαίνεται γεμάτο, αλλά η πραγματική αξία χάνεται. Και ξαφνικά, χρειάζεστε πραγματικά μια σωστή επαλήθευση των δεδομένων CRM.

Η επαλήθευση των δεδομένων CRM βοηθά τις σύγχρονες επιχειρήσεις να διατηρήσουν τις πελατειακές τους λειτουργίες από το να διαλυθούν.

Χωρίς καθαρά δεδομένα, τα εργαλεία σας χάνουν τον σκοπό τους, οι εκστρατείες δεν αποδίδουν σωστά, οι πωλήσεις επιβραδύνονται και οι σχέσεις με τους πελάτες ξεθωριάζουν. Και οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το CRM σας (όπως το μάρκετινγκ, η υποστήριξη, οι διαχειριστές λογαριασμών) απογοητεύονται γρήγορα.

Δεν έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε μια μεγάλη πλατφόρμα CRM ή κάτι ελαφρύ. Εάν οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό δεν είναι πλήρεις και αξιόπιστες, τότε χτίζετε στρατηγικές που βασίζονται σε εικασίες.

Ας τα κατανοήσουμε όλα αυτά.

Τι είναι η επαλήθευση δεδομένων CRM (και γιατί πρέπει να σας ενδιαφέρει);

Η επαλήθευση δεδομένων CRM είναι η διαδικασία ελέγχου ότι όλες οι πληροφορίες που βρίσκονται στο σύστημα CRM είναι ακριβείς, χρησιμοποιήσιμες και πραγματικές.

Δεν είναι ξεπερασμένο. Δεν είναι επινοημένο. Δεν καταχωρήθηκαν από κάποιον που χτύπησε το πληκτρολόγιο με τον αγκώνα του στις 5 μ.μ. μιας Παρασκευής.

Καλύπτει τα πάντα, από τον έλεγχο της παραδοσιμότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως τον εντοπισμό αντιγράφων, τον καθορισμό προβλημάτων μορφοποίησης και την επικύρωση στοιχείων επικοινωνίας, όπως αριθμοί τηλεφώνου, ονόματα εταιρειών, τίτλοι θέσεων εργασίας και άλλα.

Μπορούμε να τα ονομάσουμε θεμελιώδη πράγματα.

Τα επαληθευμένα δεδομένα του CRM είναι αυτά που σας επιτρέπουν να προσεγγίσετε πραγματικά τις επαφές σας, να κατανοήσετε το κοινό σας και να αναλάβετε ουσιαστική δράση. Είναι το θεμέλιο για κάθε απόφαση που λαμβάνουν οι ομάδες πωλήσεων και μάρκετινγκ:

• Οι επαγγελματίες του μάρκετινγκ χρειάζονται καθαρές, τμηματοποιημένες λίστες επαφών για να στείλουν το σωστό μήνυμα στους σωστούς ανθρώπους.
• Οι αντιπρόσωποι πωλήσεών σας βασίζονται σε ενημερωμένα αρχεία επαφών για να προγραμματίζουν επαφές, να κλείνουν συναντήσεις και να προωθούν συμφωνίες.
• Η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών σας χρειάζεται ακριβείς πληροφορίες επικοινωνίας και πλαίσιο για να βοηθήσει τους ανθρώπους γρήγορα, χωρίς να χάνει χρόνο.

Έτσι, αν τα δεδομένα του CRM σας είναι λανθασμένα, παρωχημένα ή επαναλαμβανόμενα, δεν μιλάτε στους σωστούς ανθρώπους. Ή δεν μιλάτε σε κανέναν.

Υπάρχει επίσης ένα τεχνολογικό επίπεδο σε όλα αυτά. Τα CRM είναι πλέον συνδεδεμένα σε κάθε γωνιά της επιχείρησης. Ενεργοποιούν τους αυτοματισμούς. Τροφοδοτούν πίνακες ελέγχου. Προκαλούν μηνύματα. Όταν οι είσοδοι είναι ακατάστατες, όλο το σύστημα γίνεται θορυβώδες.

Η επαλήθευση των δεδομένων του CRM συμβάλλει στην αποτροπή αυτού του φαινομένου.

Με αυτόν τον τρόπο διατηρείτε τα αρχεία σας στο CRM σε εγρήγορση, τη διαχείριση των επαφών σας συνεπή και τις προσπάθειες μάρκετινγκ και πωλήσεων ευθυγραμμισμένες με την πραγματικότητα.

Τώρα, τα καλά νέα;

Δεν χρειάζεται να περνάτε ώρες ψάχνοντας σε λογιστικά φύλλα ή ελέγχοντας χειροκίνητα κάθε καταχώρηση. Υπάρχουν πιο έξυπνοι τρόποι για να το χειριστείτε αυτό.

Οι πραγματικοί κίνδυνοι από την αγνόηση της ποιότητας των δεδομένων

Όταν τα δεδομένα CRM δεν ελέγχονται, δεν παρατηρείτε το πρόβλημα αμέσως. Ξεκινάει με μικρά πράγματα – καμπάνιες που δεν αποδίδουν σωστά, εισιτήρια υποστήριξης που επιβραδύνονται, μια περίεργη επαφή εδώ και εκεί. Τίποτα δραματικό ή επείγον.

Αλλά κατά βάθος, η πλατφόρμα CRM σας διογκώνεται με αναξιόπιστες εισροές. Και αυτά τα κενά αρχίζουν να εμφανίζονται παντού αλλού στην επιχείρηση. Και αυτό είναι που το καθιστά επικίνδυνο.

Ας το αναλύσουμε:

Χάνετε χρόνο κυνηγώντας αδιέξοδα

Η ομάδα πωλήσεών σας καλεί αποσυνδεδεμένους αριθμούς. Οι καμπάνιες μάρκετινγκ σας αποστέλλονται σε μη παραλήψιμες διευθύνσεις. Και εκείνα τα όμορφα email που σχεδιάσατε με τις ώρες; Δεν καταλήγουν πουθενά.

Κάθε λεπτό που η ομάδα σας ξοδεύει δουλεύοντας με κακά δεδομένα είναι ένα λεπτό που δεν συνδέεται με πραγματικούς ανθρώπους. Ο αντίκτυπος συσσωρεύεται γρήγορα, ειδικά στο προσωπικό πωλήσεων και μάρκετινγκ που ασχολείται με δεκάδες (ή εκατοντάδες) leads κάθε εβδομάδα.

Αυτό σημαίνει ότι τα μηνύματα μάρκετινγκ δεν φτάνουν εκεί που θα έπρεπε. Και οι αναφορές επιδόσεών σας δεν είναι σωστές, επειδή προέρχονται από ασυνεπή, κατακερματισμένα αρχεία.

Σπάτε αυτοματισμούς και ροές εργασίας

Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων είναι στενά συνδεδεμένα μεταξύ τους. Μια κακή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην ακούγεται μεγάλη υπόθεση, μέχρι να χαλάσει μια ολόκληρη ακολουθία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να επισημάνει ένα σφάλμα στο συγχρονισμό του CRM σας ή να σταματήσει μια αυτοματοποίηση αγωγού από την οποία εξαρτάται η ομάδα σας.

Και ας μην αναφερθούμε καν στον εφιάλτη ενός έργου μετάπτωσης δεδομένων που βασίζεται σε βρώμικα αρχεία. Είναι σαν να ρίχνεις χαλασμένο γάλα σε ένα καθαρό μπουκάλι και να ελπίζεις ότι κανείς δεν θα το προσέξει.

Εκθέτετε τον εαυτό σας σε κινδύνους συμμόρφωσης

Οι νόμοι περί απορρήτου δεν αστειεύονται. Ο GDPR, η CCPA και άλλοι περιφερειακοί κανονισμοί αναμένουν από τις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν ακριβή δεδομένα πελατών, να δίνουν στους ανθρώπους πρόσβαση στα αρχεία τους και να διαγράφουν πληροφορίες κατόπιν αιτήματος.

Η διατήρηση διπλών, εσφαλμένων ή παραπλανητικών πληροφοριών πελατών θέτει την εταιρεία σας σε νομικό κίνδυνο. Ειδικά αν κάποιος λάβει ένα μήνυμα που προοριζόταν για μια εντελώς διαφορετική επαφή.

Πώς το σύστημα CRM σας γίνεται εξαρχής ακατάστατο

Αναρωτιέστε πώς πάει συνήθως στραβά; Ακολουθεί το συνηθισμένο σενάριο:

Χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων υπό πίεση

Τα μέλη της ομάδας σας μιλούν με τους πελάτες, κρατούν σημειώσεις, προγραμματίζουν επακόλουθα. Όλα χειροκίνητα. Και κάπου σε αυτό το μείγμα, εισάγουν τον “John Doe” δύο φορές – μία με το όνομα της εταιρείας, μία χωρίς. Ξεχνούν να ελέγξουν τη μορφοποίηση του τηλεφωνικού αριθμού. Ή γράφουν λάθος το email και δεν το προσέχουν.

Δεν φαίνεται να είναι μεγάλη υπόθεση. Αλλά τώρα υπάρχουν δύο δίσκοι. Και οι μισές πληροφορίες είναι λάθος. Πολλαπλασιάστε το αυτό με μια ολόκληρη ομάδα, για εβδομάδες ή μήνες, και το πράγμα παίρνει διαστάσεις χιονοστιβάδας.

Λίστα εισαγωγών χωρίς προστατευτικά κιγκλιδώματα

Ας υποθέσουμε ότι η ομάδα μάρκετινγκ αγοράζει μια λίστα lead ή εισάγει επαφές από ένα webinar. Ωραία. Αλλά αν δεν υπάρχει έλεγχος ή επικύρωση πριν από την εισαγωγή, απλά σπρώξατε ένα σωρό αμφισβητήσιμες εγγραφές στο σύστημά σας.

Παλιά emails. Συμμετέχοντες εκτός γραφείου. Επαφές από πέντε εταιρείες πριν. Όλα αναμειγνύονται στα πραγματικά δεδομένα σας. Χωρίς φίλτρα, χωρίς σημαίες. Και τώρα, τα αρχεία του CRM σας είναι φουσκωμένα με επαφές που δεν θα μετατραπούν ποτέ.

Σφάλματα ενσωμάτωσης

Αντλείτε επαφές από εργαλεία όπως φόρμες εγγραφής, ζωντανή συνομιλία, πλατφόρμες εκδηλώσεων ή συστήματα χρέωσης; Τέλεια, εκτός αν οι ρυθμίσεις συγχρονισμού δεν είναι ευθυγραμμισμένες, τα πεδία δεν ταιριάζουν ή η ανίχνευση αντιγράφων είναι αδύναμη.

Τώρα, έχετε τρεις εκδοχές του ίδιου ατόμου, διαφορετικούς τίτλους εργασίας και αντικρουόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και κανείς δεν είναι σίγουρος ποια είναι η πραγματική.

Έλλειψη ιδιοκτησίας

Σε πολλές εταιρείες, κανείς δεν είναι επίσημα υπεύθυνος για τα δεδομένα. Απλά… υπάρχουν. Έτσι, όταν αρχίζουν να υποβαθμίζονται, κανείς δεν είναι σίγουρος ποιος πρέπει να τα διορθώσει. Το μάρκετινγκ κατηγορεί τις πωλήσεις. Οι πωλήσεις κατηγορούν τις λειτουργίες. Οι υπεύθυνοι λένε ότι είναι θέμα αυτοματισμού. Και το CRM εξακολουθεί να είναι γεμάτο ακαταστασία.

Παλαιά δεδομένα που παρασύρονται

Ή μήπως είχατε μια μαζική μεταφορά δεδομένων από το παλιό σας σύστημα; Αν ναι, πιθανόν να έφερε μαζί της κάποιους σκελετούς. Ξεπερασμένα πεδία, σπασμένη μορφοποίηση, ή επαφές δοκιμών που έχουν απομείνει. Κανείς δεν το πρόσεξε τότε, αλλά τώρα έχουν ενσωματωθεί στο νέο σας σύστημα – και εξαπλώνονται αργά.

Η ποιότητα των δεδομένων CRM είναι μια διαδικασία. Και όταν δεν υπάρχει αυτή η διαδικασία, επέρχεται η παρακμή. Αθόρυβα και σε κάθε αλληλεπίδραση με τον πελάτη.

Καθαρισμός δεδομένων CRM vs. επικύρωση δεδομένων vs. εμπλουτισμός δεδομένων

Εντάξει, έχετε ακατάστατα δεδομένα. Τι κάνουμε τώρα; Εδώ είναι που οι περισσότεροι άνθρωποι μπερδεύονται λίγο:

• υπάρχει καθαρισμός
• υπάρχει επικύρωση
• και υπάρχει εμπλουτισμός

Ακούγονται παρόμοιες, αλλά κάνουν διαφορετικές δουλειές.

Συναγερμός: Αν χρησιμοποιείτε εργαλεία όπως το Bouncer, έχετε όλες τις παραπάνω δυνατότητες κάτω από μία στέγη.

Καθαρισμός δεδομένων = διόρθωση ή διαγραφή

Αυτό είναι το βασικό scrub. Βρίσκετε τα διπλότυπα, τα συγχωνεύετε και διαγράφετε τα κακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διορθώνετε τη μορφοποίηση – κεφαλαία ονόματα, διόρθωση τομέων, αφαίρεση emojis από το πεδίο First Name (θα εκπλαγείτε από το πόσο συχνά συμβαίνει αυτό).

Οκαθαρισμός είναι αντιδραστικός. Παίρνει ό,τι υπάρχει ήδη στο λογισμικό CRM και προσπαθεί να βάλει τάξη στο χάος.

Βοηθάει, για παράδειγμα:

• Συγχώνευση διπλών εγγραφών
• Αφαίρεση δεδομένων δοκιμής
• Τυποποίηση πεδίων
• Βελτίωση της ακρίβειας των δεδομένων

Είναι το ψηφιακό ισοδύναμο της φράσης “Ας καθαρίσουμε την κουζίνα πριν αρχίσουμε να μαγειρεύουμε”.

Επικύρωση δεδομένων = έλεγχος αν είναι νόμιμα

Εδώ, περνάτε τις επαφές σας από μια λογική επαλήθευσης που ελέγχει: “Είναι αληθινό;”.

Για παράδειγμα:

• Μπορούμε να στείλουμε email σε αυτή τη διεύθυνση;
• Είναι αυτός ο αριθμός τηλεφώνου σωστά διαμορφωμένος;
• Είναι αυτός ο τομέας ενεργός και δεν έχει επισημανθεί ως αναλώσιμος;

Δεν έχει να κάνει τόσο με το καθάρισμα όσο με την αυτοπεποίθηση. Δεν θέλετε να στέλνετε μηνύματα σε ανθρώπους αν δεν είστε αρκετά σίγουροι ότι υπάρχουν.

Αυτό σας προστατεύει, μεταξύ άλλων, από:

• Αναπηδήσεις
• Καταγγελίες spam
• Σπατάλη προσπαθειών μάρκετινγκ και πωλήσεων
• Μη παραλήψιμες εγγραφές σε εκστρατείες μάρκετινγκ

Μπόνους: όταν το CRM σας έχει ενσωματωμένη την επικύρωση (γεια σου, Bouncer 👋), εργάζεστε μόνο με επαληθευμένες επαφές.

Εμπλουτισμός δεδομένων = προσθήκη χρήσιμου πλαισίου

Αυτό είναι το κερασάκι στην τούρτα. Αφού καθαρίσετε και επαληθεύσετε, ο εμπλουτισμός δεδομένων προσθέτει βάθος. Σκεφτείτε:

• Αντλώντας το μέγεθος της εταιρείας από δημόσια δεδομένα
• Αυτόματη συμπλήρωση ελλειπόντων τίτλων εργασίας
• Προσθήκη ιστορικού αγορών ή ετικετών συμπεριφοράς
• Σύνδεση με κοινωνικά προφίλ

Μετατρέπει την επαφή σας από “John at Gmail.com” σε “John, Head of Marketing at a 50-person B2B SaaS company”. Πολύ πιο χρήσιμο, σωστά;

Ο εμπλουτισμός σας βοηθά:

• Εξατομικευμένη προσέγγιση
• Δημιουργήστε πιο έξυπνα τμήματα
• Ανάλυση συγκεκριμένων ομάδων πελατών
• Βελτίωση των στρατηγικών εξυπηρέτησης πελατών

Και όταν συνδυάζεται με επικύρωση και καθαρισμό; Εκεί είναι που το CRM σας γίνεται ισχυρό – όχιαπλώς πλήρες.

Ας το διορθώσουμε: AutoClean της Bouncer.

Υπολογιστικά φύλλα, εξαγωγές, φίλτρα, σημαίες, πονοκέφαλοι – είναι ένα χάος. Και ας είμαστε ειλικρινείς, κανείς δεν κάνει πλέον τακτικό έλεγχο δεδομένων με το χέρι. Όλοι λένε ότι θα το κάνουν. Κανείς δεν το κάνει στην πραγματικότητα.

Γι’ αυτό υπάρχει το Bouncer AutoClean. Είναι το αθόρυβο εργαλείο καθαρισμού δεδομένων που διατηρεί την ποιότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων του CRM σας σε υψηλά επίπεδα, χωρίς να σας γκρινιάζει για συνδέσεις ή μεταφορτώσεις αρχείων.

Το AutoClean είναι ένα πλήρως αυτοματοποιημένο εργαλείο επαλήθευσης δεδομένων CRM που συνδέεται απευθείας στο CRM σας (ξεκινώντας από το HubSpot). Ελέγχει διαρκώς τη λίστα επαφών σας και επισημαίνει αθόρυβα οτιδήποτε προκλητικό, όπως ψεύτικα domains, email με τυπογραφικά λάθη ή τοξικές διευθύνσεις.

Το AutoClean ελέγχει τις νέες καταχωρήσεις κάθε ώρα. Αυτό είναι σωστό. Λαμβάνετε ενημερωμένα, ακριβή δεδομένα όλη την ημέρα, κάθε μέρα. Απόλυτος έλεγχος. Μηδέν υπολογιστικά φύλλα.

Λειτουργεί ως εξής:

1. Επιλέξτε μια λίστα για παρακολούθηση – Επιλέγετε ποιες λίστες επαφών θα παραμείνουν καθαρές, από την ενότητα Επαλήθευση λίστας στο Bouncer.
2. Ορίστε τη λογική σας – Ορίστε πόσο συχνά το AutoClean θα πρέπει να επαληθεύει τις επαφές σας. Μπορείτε να εκτελέσετε πλήρη σάρωση της λίστας κατά τη ρύθμιση, να επαληθεύετε αυτόματα τους νέους συνδέσμους κάθε μία ώρα και να προγραμματίσετε την εκ νέου επαλήθευση.
3. Ορίστε έξυπνους κανόνες εξαγωγής – Αποφασίστε τι θα συμβεί μετά την επαλήθευση. Διατηρήστε καθαρές, επαληθευμένες διευθύνσεις. Καταργήστε τις μη παραλήψιμες ή τις επικίνδυνες. Θέστε σε καραντίνα οτιδήποτε ενδιάμεσο.
4. Παρακολουθήστε τα πάντα σε ένα ταμπλό – Παρακολουθήστε κάθε εργασία AutoClean από μια ενιαία προβολή. Δείτε πότε δημιουργήθηκε, πότε εκτελέστηκε τελευταία φορά και πότε θα εκτελεστεί ξανά. Μπορείτε να διακόψετε, να επεξεργαστείτε ή να επανεκτελέσετε χειροκίνητα τους ελέγχους ανά πάσα στιγμή.
5. Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας σας με καθαρά δεδομένα – Χρησιμοποιήστε το πεδίο “Bouncer Recommends” για να ενεργοποιήσετε τη λογική μέσα στην πλατφόρμα CRM σας.

Η βάση δεδομένων του CRM σας παραμένει καθαρή χωρίς να κουνήσετε το δάχτυλο

Με το AutoClean της Bouncer, αρχίζετε να προλαμβάνετε:

• Δεν περιμένετε την αναφορά του ποσοστού αναπήδησης για να σας πει ότι κάτι πήγε στραβά.
• Δεν ανακαλύπτετε ανακριβή δεδομένα αφού κάποιος στείλει μια ακολουθία.

Είστε ήδη ένα βήμα μπροστά, επειδή τα δεδομένα έχουν ελεγχθεί πριν τα αγγίξει κανείς. Δεν υπάρχουν πλέον ξεπερασμένες λίστες ή διπλές εγγραφές που συσσωρεύονται ενώ όλοι είναι πολύ απασχολημένοι για να τις διορθώσουν.

Επίσης, έχετε λεπτομερή έλεγχο του τρόπου με τον οποίο το εργαλείο χειρίζεται τα δεδομένα σας. Θέλετε να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί; Θέστε σε καραντίνα οτιδήποτε είναι έστω και λίγο ύποπτο. Νιώθετε αυτοπεποίθηση; Καταστέλλετε μόνο τις σκληρές αναπηδήσεις και κρατήστε τις υπόλοιπες.

Εσείς παραμένετε υπεύθυνοι, αλλά το AutoClean διατηρεί το μηχάνημα σε λειτουργία. Με αυτόν τον τρόπο:

• Στείλτε πιο έξυπνα emails
• Επικεντρωθείτε σε πολύτιμες πληροφορίες, όχι σε βρώμικα δεδομένα
• Προσεγγίστε τους σωστούς δυνητικούς πελάτες
• Και σταματήστε να σπαταλάτε χρόνο σε κακές εγγραφές

Το AutoClean είναι διαθέσιμο τώρα για το HubSpot. Χρειάζονται λίγα λεπτά για να το ρυθμίσετε – και μόλις τεθεί σε λειτουργία, δεν χρειάζεται να σκεφτείτε ποτέ ξανά την επαλήθευση των δεδομένων του CRM.

Μπόνους: Έξυπνες πρακτικές διαχείρισης δεδομένων CRM

Το λειτουργικό σας CRM είναι ένα ζωντανό σύστημα. Και όπως κάθε σύστημα, χρειάζεται φροντίδα.

Τι μπορείτε να κάνετε για να το διατηρήσετε σε καλή κατάσταση;

Ελέγξτε τι υπάρχει ήδη μέσα

Ξεκινήστε απλά και ρίξτε μια ματιά κάτω από το καπό. Εκτελέστε μια βασική αναφορά CRM για να ελέγξετε για:

• Επαφές χωρίς email
• Κενοί ή ύποπτοι τηλεφωνικοί αριθμοί (όπως 1234567890)
• Επαφές χωρίς ιδιοκτήτη ή πηγή
• Άτομα που δεν έχουν ενημερωθεί εδώ και 12+ μήνες

Δεν χρειάζεται να τα διορθώσετε όλα τώρα. Το να γνωρίζετε το μέγεθος του χάους σας δίνει δύναμη. Αυτό είναι το πρώτο βήμα προς την καλύτερη διακυβέρνηση δεδομένων.

Ορισμός κανόνων πριν από την εισαγωγή νέων δεδομένων

Ο καθαρισμός των δεδομένων είναι σημαντικός. Αλλά τι έχει μεγαλύτερη σημασία; Η πρόληψη. Έτσι, δημιουργήστε βασικούς κανόνες γύρω από:

• Μορφοποίηση ονόματος (όχι κεφαλαία, όχι emojis, παρακαλώ)
• Υποχρεωτικά πεδία (μην δημιουργήσετε εγγραφή αν δεν υπάρχει email)
• Τυποποίηση των πηγών (“Εισερχόμενο – Έντυπο”, “Χειροκίνητη καταχώρηση”, κ.λπ.)
• Έλεγχοι διπλών επαφών (πριν από την αποθήκευση μιας επαφής)

Θέλετε να διατηρήσετε τη βάση δεδομένων του CRM σας όσο το δυνατόν πιο προβλέψιμη.

Δώστε σε κάποιον την κυριότητα των δεδομένων

Δεν χρειάζεται να είναι ένας ολόκληρος ρόλος. Αλλά θα πρέπει να υπάρχει ένα όνομα δίπλα στην εργασία. Βέβαια, αυτό δεν σημαίνει ότι κάνουν όλη τη δουλειά. Αλλά φροντίζουν να γίνει. Χωρίς αυτό, όλοι υποθέτουν ότι το χειρίζεται κάποιος άλλος, και έτσι οι κακές συνήθειες καταχώρησης δεδομένων μένουν ανεξέλεγκτες για μήνες.

Πείτε όχι στις εισαγωγές σκουπιδιών

Όλοι το έχουμε κάνει. Κατεβάσαμε ένα τυχαίο CSV από ένα εργαλείο διαδικτυακών σεμιναρίων. Πήραμε μια “υψηλής ποιότητας” λίστα lead από έναν χορηγό εκδήλωσης. Σύραμε 500 ονόματα από ένα αρχείο Excel που βρήκαμε σε έναν κοινόχρηστο φάκελο.

Και στη συνέχεια το εισήγαγε κατευθείαν στο CRM χωρίς να ελέγξει τίποτα.

Από εδώ και στο εξής, θα ελέγχετε τη λίστα αυτή πριν αγγίξει το σύστημά σας. Ρωτήστε, ταιριάζουν αυτές οι επαφές πραγματικά με τον πελάτη-στόχο μας; Είναι έγκυρα τα emails (χρησιμοποιήστε έναν ελεγκτή email όπως το Bouncer αν δεν είστε σίγουροι); Είναι προτιμότερο να ξεκινήσετε με 100 καλές επαφές παρά με 5.000 επικίνδυνες επαφές που καταστρέφουν την παραδοσιμότητά σας.

Ευθυγραμμίστε τα πεδία του CRM σας με τη στρατηγική σας στον πραγματικό κόσμο

Τα περισσότερα CRM διαθέτουν 50+ προεπιλεγμένα πεδία. Εσείς πιθανώς χρειάζεστε μόνο 12. Ίσως 20.

Αφαιρέστε πεδία που δεν χρησιμοποιείτε. Μετονομάστε τα ασαφή. Προσθέστε προσαρμοσμένα πεδία που αντικατοπτρίζουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας τμηματοποιεί τους υπάρχοντες πελάτες ή παρακολουθεί τις αλληλεπιδράσεις των πελατών.

Καθαρές πληροφορίες για τους πελάτες σημαίνουν συνάφεια. Θέλετε δεδομένα που αφηγούνται μια ιστορία, όχι απλά να κάθονται εκεί.

Βελτιώστε την ποιότητα των δεδομένων CRM για την επιτυχία της επιχείρησής σας

Ας είμαστε ρεαλιστές: οι καλές προθέσεις δεν έχουν κλίμακα. Θα μπορούσατε να προγραμματίσετε ένα καθάρισμα κάθε μήνα. Ή να αναθέσετε σε κάποιον να ελέγχει τις επαφές εβδομαδιαία. Ή να φτιάξετε μια ντουζίνα ροές Zapier για να διορθώσετε τις τρύπες.

Ή αφήνετε το AutoClean να το κάνει για εσάς.

✅ Δεν υπάρχουν υπενθυμίσεις

✅ Δεν υπάρχουν εξαγωγές

✅ Δεν υπάρχουν συζητήσεις “σε ποιον ανήκει αυτή η λίστα;”

Απλά καθαρά, υψηλής ποιότητας δεδομένα, που επαληθεύονται εν κινήσει.

Γιατί όταν το CRM σας λειτουργεί με συνεπή δεδομένα, όλα τα υπόλοιπα λειτουργούν καλύτερα. Οι καμπάνιες σας πετυχαίνουν τους σωστούς ανθρώπους και αρχίζετε να εμπιστεύεστε τους αριθμούς στις αναφορές σας. Το αισθάνονται και οι πελάτες. Είστε ταχύτεροι, ακριβέστεροι και πολύ πιο σχετικοί σε κάθε αλληλεπίδραση.

Με αυτόν τον τρόπο διατηρείτε τους υπάρχοντες πελάτες και εξυπηρετείτε τους πελάτες καλύτερα με λιγότερες εικασίες και περισσότερη σαφήνεια.

Είστε έτοιμοι να σταματήσετε να καθαρίζετε λογιστικά φύλλα; Αφήστε το AutoClean να το χειριστεί.