Γιατί αυτό φτάνει στο γραφείο σας; Επειδή τα παράπονα φτάνουν πρώτα σε εσάς. Οι πάροχοι υπηρεσιών διαδικτύου κρίνουν τη φήμη του αποστολέα σας. Και οι ρυθμιστικές αρχές περιμένουν καθαρή προμήθεια, όχι δικαιολογίες από τους προμηθευτές. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σήμερα θα σας πούμε περισσότερα για τους νόμους περί απορρήτου και τους μεσίτες δεδομένων.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα συνδέσουμε τις τελείες. Τι κάνουν οι μεσίτες δεδομένων. Πώς πρέπει να λειτουργούν τα μητρώα. Τι σημαίνουν τα ευρήματα της EFF/PRC για τον κίνδυνο. Στη συνέχεια, θα καλύψουμε τους κινδύνους, τις βέλτιστες πρακτικές και θα σας δείξουμε έναν κατάλογο ελέγχου που μπορείτε να εκτελέσετε σήμερα.
Τι αποκαλύπτει η έρευνα του EFF & της PRC
Η συζήτηση για τους νόμους περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και τους μεσίτες δεδομένων έγινε πιο έντονη φέτος, όταν ερευνητές του Electronic Frontier Foundation (EFF) και του Privacy Rights Clearinghouse (PRC) αποκάλυψαν κάτι που θα πρέπει να κάνει κάθε έμπορο να σταματήσει. Διαπίστωσαν ότι πολλοί μεσίτες δεδομένων παραλείπουν συστηματικά το βασικό βήμα της εγγραφής στις κρατικές αρχές: 291 εταιρείες στην Καλιφόρνια, 524 στο Τέξας, 475 στο Όρεγκον και 309 στο Βερμόντ.
Αυτό αποτελεί κόκκινο πανί για οποιονδήποτε αγοράζει λίστες ή προσθέτει δεδομένα.
Αυτοί οι νόμοι περί καταχώρισης υπάρχουν για να δημιουργούν το φως του ήλιου. Κάνουν λίστα με τους μεσίτες δεδομένων:
- ποιοι είναι,
- τι είδους δεδομένα πωλούν,
- και πώς οι άνθρωποι μπορούν να διαγραφούν από αυτές τις βάσεις δεδομένων.
Όταν όμως εκατοντάδες από αυτές τις εταιρείες παραλείπουν την εγγραφή, η διαφάνεια αυτή εξαφανίζεται. Οι καταναλωτές χάνουν την ορατότητα σχετικά με το πού ταξιδεύουν τα στοιχεία τους και οι ρυθμιστικές αρχές χάνουν τον έλεγχο του ποιος είναι στην αγορά.
Η έκθεση δεν κατονόμασε δημοσίως κάθε μη καταχωρίζοντα, αλλά το μοτίβο ήταν σαφές. Δεκάδες επιχειρήσεις εγγράφηκαν σε μια δικαιοδοσία, αλλά αγνοούσαν άλλες με σχεδόν πανομοιότυπους κανόνες. Ορισμένες χρησιμοποιούσαν θυγατρικές εταιρείες για να λειτουργούν αθόρυβα σε κράτη όπου δεν είχαν καταθέσει έγγραφα.
Γιατί είναι προειδοποιητική λυχνία;
Οι μεσίτες δεδομένων τροφοδοτούν πολλές κοινές διαδικασίες μάρκετινγκ – ενοικιάσεις λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμπλουτισμό δεδομένων και μοντελοποίηση κοινού. Εάν ένας μεσίτης λυγίζει τους κανόνες σε έναν τομέα, οι πιθανότητες είναι ότι κόβει γωνίες σε άλλους τομείς. Η συνεργασία μαζί τους μπορεί να εκθέσει την εταιρεία σας σε έρευνες, μαύρες λίστες ή, ακόμη χειρότερα, στη δημόσια αμηχανία της σύνδεσης με προμηθευτές που παραβιάζουν την ιδιωτική ζωή.
Πώς υποτίθεται ότι λειτουργούν τα μητρώα διαμεσολαβητών δεδομένων
Κάθε κράτος με ένα τέτοιο σύστημα απαιτεί από τους μεσίτες να:
- υποβάλλετε τα στοιχεία επικοινωνίας,
- περιγράφουν τους τύπους δεδομένων που χειρίζονται,
- εξηγούν πώς συλλέγουν τη συγκατάθεση,
- και να γνωστοποιούν διαδικασίες εξαίρεσης.
Ορισμένες απαιτούν ακόμη και ετήσιες ενημερώσεις για να αποδείξουν ότι οι πληροφορίες εξακολουθούν να είναι ακριβείς.
Η ιδέα είναι απλή: οι πολίτες θα πρέπει να μπορούν να μάθουν ποιος κατέχει τα δεδομένα τους και να τους αναγκάσουν να σταματήσουν αν το επιθυμούν.
Για τις επιχειρήσεις, αυτή η διαφάνεια θέτει τη βάση για ηθικές συνεργασίες. Όταν εξετάζετε έναν προμηθευτή, μπορείτε να αναζητήσετε το αρχείο καταχώρησής του, να δείτε ποιες κατηγορίες δεδομένων εμπορεύεται και να επαληθεύσετε ότι τηρεί τα αιτήματα διαγραφής.
Ωστόσο, τα συστήματα αυτά λειτουργούν μόνο όταν συμμετέχουν οι μεσίτες. Αν οι μισοί παίκτες παραμένουν κρυμμένοι, ο δημόσιος κατάλογος γίνεται ελλιπής και λιγότερο αξιόπιστος.
Ρυθμιστικό τοπίο για τη συγκατάθεση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/δεδομένων
Στις περισσότερες περιοχές, η opt-in έρχεται πρώτη.
Στην ΕΕ, ο ΓΚΠΔ και οι κανόνες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων αντιμετωπίζουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, οπότε χρειάζεστε σαφή και ενημερωμένη συγκατάθεση πριν στείλετε διαφημιστικό υλικό. Διατηρήστε αποδείξεις για το πότε και πώς τη λάβατε. Για συγκατάθεση με υψηλότερο κίνδυνο, η διπλή αποδοχή (double opt-in) είναι το ασφαλέστερο στοίχημά σας. Απαιτείται στη Γερμανία από δικαστικές αποφάσεις και αντιμετωπίζεται ως υποχρεωτική στην Αυστρία. Αρκετές άλλες ευρωπαϊκές αγορές το συνιστούν, ακόμη και αν δεν το επιβάλλουν.
Οι ΗΠΑ χρησιμοποιούν ένα μοντέλο opt-out στο πλαίσιο του CAN-SPAM, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι “όλα επιτρέπονται”. Χρειάζεστε μια ειλικρινή γραμμή θέματος, μια ορατή διαγραφή και μια φυσική διεύθυνση αλληλογραφίας σε κάθε μήνυμα. Πρέπει επίσης να επεξεργάζεστε τις αιτήσεις εξαίρεσης γρήγορα -εντός της καθορισμένης προθεσμίας.
Ο Καναδάς βρίσκεται στο αυστηρότερο άκρο με το CASL, το οποίο απαιτεί ρητή συγκατάθεση και σαφή προσδιορισμό σε κάθε μήνυμα. Φτάνει επίσης πέρα από τα σύνορα, όταν τα μηνύματα καταλήγουν στα καναδικά εισερχόμενα μηνύματα.
*Άλλες περιοχές τείνουν πιο κοντά στο μοντέλο της ΕΕ – η Αυστραλία και η Νέα Ζηλανδία εφαρμόζουν το σύστημα opt-in. Η Νότια Κορέα προσθέτει ένα ρυθμό ανανέωσης της συγκατάθεσης. Το Ηνωμένο Βασίλειο αντικατοπτρίζει την προσέγγιση της ΕΕ με τους δικούς του κανόνες PECR παράλληλα με τον ΓΚΠΔ του Ηνωμένου Βασιλείου.
Τώρα, σχετικά με τις πρακτικές υψηλού κινδύνου.
- 1. Οι αγορασμένες λίστες δημιουργούν κενά συγκατάθεσης που δεν μπορείτε να διορθώσετε αργότερα. Οι άνθρωποι δεν συμφώνησαν να ακούσουν από την επωνυμία σας, οπότε τα παράπονα αυξάνονται και η παραδοσιμότητα πέφτει.
- 2. Η απόξεση και η συγκομιδή προκαλούν ζητήματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής και καταπολέμησης της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
- 3. Οι ασαφείς φόρμες αποτελούν επίσης παγίδα – εάν το πλαίσιο εγγραφής δεν αναφέρει τι λαμβάνουν οι άνθρωποι και πόσο συχνά, η συγκατάθεση δεν θα είναι έγκυρη κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.
Η καθαρή γλώσσα συγκατάθεσης, οι σαφείς προσδοκίες και τα αρχεία καταγραφής αποδείξεων σας κρατούν μακριά από προβλήματα.
Ένας γρήγορος έλεγχος της πραγματικότητας σχετικά με τις απαιτήσεις περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- 1. Κρατήστε τα στοιχεία του αποστολέα ειλικρινή.
- 2. Ταιριάξτε τη γραμμή θέματος με το σώμα.
- 3. Περιλάβετε έναν λειτουργικό σύνδεσμο διαγραφής και μια ταχυδρομική διεύθυνση.
Αυτά τα βασικά ακούγονται απλά, αλλά είναι το σημείο στο οποίο πολλές ομάδες σκοντάφτουν. Προστατεύουν επίσης τη φήμη του αποστολέα σας, καθώς οι πάροχοι γραμματοκιβωτίων αναζητούν αυτά τα σήματα όταν αποφασίζουν μεταξύ εισερχομένων και ανεπιθύμητων μηνυμάτων.
Ένα ακόμη κομμάτι: παρακολούθηση και εξατομίκευση.
Σε αυστηρότερες δικαιοδοσίες, η παρακολούθηση των ανοιγμάτων και των κλικ μπορεί να απαιτεί ξεχωριστή συγκατάθεση παρόμοια με τη συγκατάθεση για τα cookies. Ενημερώστε τους ανθρώπους για το τι παρακολουθείτε, δώστε τους τη δυνατότητα επιλογής και τεκμηριώστε το. Χρησιμοποιήστε μόνο τα δεδομένα που πραγματικά χρειάζεστε για την υπόσχεση που δώσατε κατά την εγγραφή. Έτσι το πρόγραμμά σας παραμένει σφιχτό και η διαδρομή ελέγχου σαφής.
Οι κίνδυνοι για τους έμπορους που προμηθεύονται δεδομένα από μεσίτες που δεν συμμορφώνονται
Ας μιλήσουμε για την πρακτική πλευρά: τι συμβαίνει όταν βασίζεστε σε επισφαλή δεδομένα;
#1 Νομική
Ακόμη και αν η εταιρεία σας δεν συνέλεξε η ίδια τα δεδομένα, οι ρυθμιστικές αρχές μπορούν να σας θεωρήσουν υπεύθυνους για τη χρήση πληροφοριών που δεν συλλέχθηκαν νόμιμα. Ορισμένα κράτη αντιμετωπίζουν την αγορά ή τη χρήση δεδομένων μη εγγεγραμμένων μεσιτών ως συμμετοχή στην ίδια παράβαση.
#2 Φήμη
Οι άνθρωποι γίνονται όλο και πιο ευαισθητοποιημένοι σε θέματα ιδιωτικότητας κάθε χρόνο. Αν αποκαλυφθεί ότι η βάση δεδομένων των συνδρομητών σας προέρχεται από έναν μεσίτη που βρίσκεται υπό έρευνα, η εμπιστοσύνη του κοινού σας εξανεμίζεται γρήγορα. Μόλις η ιστορία διαδοθεί στο διαδίκτυο, καμία δήλωση απορρήτου δεν μπορεί να καλύψει αυτό το κενό.
#3 Παραδοσιμότητα
Οι πάροχοι υπηρεσιών Διαδικτύου και τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας αντιλαμβάνονται τα μοτίβα καταγγελιών ταχύτερα από ό,τι οι ρυθμιστικές αρχές. Οι λίστες που προέρχονται από αμφισβητήσιμους μεσίτες τείνουν να περιέχουν ξεπερασμένους ή απρόθυμους παραλήπτες. Αυτό μεταφράζεται σε υψηλά ποσοστά αναπήδησης, καταγγελίες για spam και, τελικά, φιλτράρισμα από μεγάλους παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
#4 Τεκμηρίωση
Οι περισσότερες πολιτικές απορρήτου και οι όροι της πλατφόρμας μάρκετινγκ απαιτούν να συλλέγονται όλα τα δεδομένα επικοινωνίας με τη δέουσα συγκατάθεση. Εάν ένας έλεγχος αποκαλύψει ότι οι προμηθευτές σας δεν πληρούν αυτά τα πρότυπα, ενδέχεται να παραβιάζετε τη δική σας πολιτική και τους όρους του παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αναστολή λογαριασμού ή απώλεια πρόσβασης σε εργαλεία μάρκετινγκ.
#5 Control
Όταν βασίζεστε σε αδιαφανείς μεσίτες, παραιτείστε από την ορατότητα σχετικά με τον τρόπο απόκτησης των δεδομένων και το αν η συγκατάθεση εξακολουθεί να ισχύει. Αντίθετα, η συλλογή διευθύνσεων μέσω άμεσης επιλογής ή επαληθευμένων φορμών σας παρέχει αποδείξεις, χρονοσφραγίδες και μια σαφή διαδρομή ελέγχου. Είναι το ασφαλέστερο στοίχημα για κάθε περιοχή.
Στο τέλος της ημέρας, η συμμόρφωση μπορεί να δημιουργήσει ένα πρόγραμμα μάρκετινγκ που μπορεί να επιβιώσει από τον έλεγχο. Και όπως μας υπενθύμισαν τα ευρήματα της EFF, η περιστολή μπορεί να εξοικονομεί χρόνο σήμερα, αλλά κοστίζει πολύ περισσότερο όταν οι ρυθμιστικές αρχές ή οι πελάτες έρθουν αύριο.
Βέλτιστες πρακτικές για την προμήθεια συμβατών δεδομένων και τον έλεγχο των προμηθευτών
Πρώτον: η συμμόρφωση ξεκινά πολύ πριν στείλετε την πρώτη καμπάνια. Ξεκινά από τη στιγμή που επιλέγετε από πού προέρχονται τα δεδομένα επικοινωνίας σας. Το ασφαλέστερο μονοπάτι;
▢ Συνεργάζεστε μόνο με μεσίτες ή πλατφόρμες που έχουν ήδη περάσει το τεστ διαφάνειας.
Για να το κάνετε:
➡️ Ελέγξτε αν εμφανίζονται στα δημόσια μητρώα κάθε κράτους όπου δραστηριοποιούνται. Μια γρήγορη αναζήτηση μπορεί να σας πει αν έχουν εγγραφεί, αν έχουν ενημερώσει τα στοιχεία επικοινωνίας τους και αν έχουν παραθέσει μεθόδους αποχώρησης. Εάν το μητρώο τους λείπει, αυτό είναι η πρώτη κόκκινη σημαία σας.
Στη συνέχεια, κοιτάξτε βαθύτερα από την επιφάνεια. Ένας αξιόπιστος πωλητής εξηγεί ακριβώς ποιες κατηγορίες δεδομένων συλλέγει (επιχειρηματικά, δημογραφικά ή συμπεριφοράς) και πώς λαμβάνει τη συγκατάθεση για κάθε μία. Εάν η απάντηση ακούγεται ασαφής ή γεμάτη νομική ομίχλη, απομακρυνθείτε. Η πραγματική διαφάνεια δεν χρειάζεται να κρύβεται πίσω από την ορολογία. Επομένως, η διαφάνεια δεν πρέπει να κρύβεται πίσω από την κρυφή διαφάνεια:
▢ Μάθετε περισσότερα για τον σύντροφό σας. Εξηγεί ποια δεδομένα λαμβάνει; Πώς τα διαχειρίζονται;
Για να το κάνετε:
➡️ Ζητήστε τεκμηρίωση που να δείχνει από πού προήλθε κάθε επαφή και τι κάλυπτε η αρχική άδεια. Δεν γίνεστε δύσκολοι- προστατεύετε την ιστορία συμμόρφωσης της εταιρείας σας.
Επιπλέον, επανεξετάστε τον τρόπο με τον οποίο ορίζετε μια “ειδική λίστα”. Τα κοινά που βασίζονται στην άδεια, τα οποία έχουν βρεθεί από μόνοι τους, έχουν σταθερά καλύτερες επιδόσεις από οτιδήποτε αγοράζεται χύμα. Οι αγορασμένες λίστες, ακόμη και όταν διαφημίζονται ως “opt-in”, συχνά βασίζονται σε γενικευμένες συναινέσεις που δεν επεκτείνονται στο εμπορικό σας σήμα. Γι’ αυτό θα πρέπει να το κάνετε:
▢ Δημιουργήστε το κοινό σας απευθείας μέσω των δικών σας φορμών εγγραφής ή των επαληθευμένων συνεργατών σας αντί να αγοράζετε λίστες.
Για να το κάνετε:
➡️ Αν ποτέ μπείτε στον πειρασμό να κάνετε μια “γρήγορη λίστα”, ζητήστε γραπτή επιβεβαίωση ότι κάθε επαφή έδωσε ρητή, ειδική για το εμπορικό σήμα άδεια και ότι η εγγραφή του μεσίτη είναι σε ισχύ σε όλες τις σχετικές δικαιοδοσίες.
Επίσης, όταν ο κίνδυνος είναι μεγαλύτερος (όπως διεθνείς καμπάνιες ή ευαίσθητοι τομείς), χρησιμοποιήστε διπλό opt-in. Αυτό το δεύτερο κλικ επιβεβαίωσης αποδεικνύει την κυριότητα της διεύθυνσης και δημιουργεί ένα ψηφιακό ίχνος εγγράφου: ημερομηνία, ώρα και μέθοδος συγκατάθεσης. Έτσι, το συμπέρασμα:
▢ Χρήση διπλής επιλογής.
Για να το κάνετε:
➡️ Αποθηκεύστε αυτές τις πληροφορίες με ασφάλεια, ιδανικά σε ένα σύστημα που συνδέει κάθε εγγραφή με την ακριβή φόρμα εγγραφής. Όσο πιο ακριβές είναι το ίχνος ελέγχου, τόσο πιο ασφαλές γίνεται το πρόγραμμά σας κατά τους ρυθμιστικούς ελέγχους.
Τα δικά σας υλικά προστασίας της ιδιωτικής σας ζωής λένε επίσης μια ιστορία. Βεβαιωθείτε ότι κάθε φόρμα και σελίδα προορισμού είναι κατανοητή. Εάν πολλαπλές μάρκες μοιράζονται μία πλατφόρμα, προσδιορίστε κάθε αποστολέα. Η απλή γλώσσα δημιουργεί εμπιστοσύνη και σας προστατεύει από ισχυρισμούς περί κρυφής συγκατάθεσης.
▢ Διατηρήστε τις φόρμες εγγραφής και τις πολιτικές απορρήτου διαφανείς και κατανοητές.
Για να το κάνετε:
➡️ Περιγράψτε με σαφήνεια σε τι εγγραφείτε, πόσο συχνά θα επικοινωνείτε μαζί τους και πώς μπορούν να διαγραφούν. Ενημερώστε αυτή τη γλώσσα κάθε φορά που αλλάζει η συχνότητα ή ο σκοπός του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
Τέλος, αντιμετωπίστε τους ελέγχους δεδομένων ως συντήρηση ρουτίνας και όχι ως αγγαρεία που γίνεται μία φορά το χρόνο.
▢ Επανεξετάζετε τακτικά τις πηγές δεδομένων και τις συμβάσεις με τους προμηθευτές σας.
Για να το κάνετε:
➡️ Προγραμματίστε περιοδικές αναθεωρήσεις για να επιβεβαιώσετε ότι οι πηγές σας παραμένουν συμβατές. Επικαιροποιήστε τις συμβάσεις με τους προμηθευτές ώστε να περιλαμβάνουν ρήτρες σχετικά με την τήρηση της νομοθεσίας περί απορρήτου και την αποζημίωση. Εάν ένας συνεργάτης παραβιάσει τους κανόνες, θα έχετε γραπτή προστασία.
Ποια εργαλεία/επιλογές συμμόρφωσης και διαφάνειας υπάρχουν
Αφού οι πρακτικές προμήθειας δεδομένων είναι καθαρές, το επόμενο βήμα είναι να διατηρήσετε την απόδειξη και την ορατότητα υπό έλεγχο. Ευτυχώς, πολλά εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν.
Ξεκινήστε με τα κρατικά μητρώα. Η Καλιφόρνια, το Τέξας, το Όρεγκον και το Βερμόντ διατηρούν ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης των εγγεγραμμένων μεσιτών. Βάλτε τους σελιδοδείκτες. Ο έλεγχος της κατάστασης ενός πιθανού συνεργάτη πριν υπογράψετε οποιαδήποτε σύμβαση διαρκεί λίγα λεπτά και επιβεβαιώνει αν τηρεί τους κανόνες. Οι περισσότεροι κατάλογοι εμφανίζουν τις ημερομηνίες εγγραφής, τις επαφές των επιχειρήσεων και τυχόν παρεχόμενες διευθύνσεις URL εξαίρεσης.
Στη συνέχεια, υπάρχουν πλατφόρμες διαχείρισης συναίνεσης. Αυτά τα εργαλεία καταγράφουν και διαχειρίζονται τις άδειες των συνδρομητών σύμφωνα με τον GDPR, τον CCPA και παρόμοια πλαίσια προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Καταγράφουν κάθε ενέργεια συγκατάθεσης με χρονικές σφραγίδες και διευθύνσεις IP για να διατηρείτε την απόδειξη της συμμόρφωσής σας οργανωμένη και εύκολα ανακτήσιμη. Πολλά από αυτά συγχρονίζονται επίσης με λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορούν να επισημάνουν αυτόματα διευθύνσεις χωρίς έγκυρη συγκατάθεση.
Για βαθύτερο σφυγμό συμμόρφωσης, προγραμματίστε ελέγχους απορρήτου και διαφάνειας. Οι εσωτερικοί έλεγχοι ελέγχουν αν οι φόρμες, οι βάσεις δεδομένων και οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας σας εξακολουθούν να ευθυγραμμίζονται με τους εξελισσόμενους κανόνες προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Οι εξωτερικοί έλεγχοι (που διενεργούνται από συμβούλους ή νομικούς συνεργάτες) ελέγχουν το πρόγραμμά σας σε σχέση με τους κανονισμούς και τα πρότυπα επιβολής.
Οι μεγάλοι οργανισμοί μπορεί επίσης να χρειάζονται την εποπτεία του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων. Ένας DPO εξετάζει τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα ρέουν μέσω της στοίβας μάρκετινγκ, διασφαλίζει ότι γίνονται εκτιμήσεις επιπτώσεων στην προστασία της ιδιωτικής ζωής όταν εισάγονται νέα εργαλεία και εκπαιδεύει τις ομάδες στις βέλτιστες πρακτικές. Ακόμη και οι μικρότερες εταιρείες μπορούν να ορίσουν έναν υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Μια άλλη αχρησιμοποίητη τακτική είναι η αναθεώρηση της πολιτικής. Ακούγεται βαρετό αλλά αποδίδει. Επανεξετάστε την πολιτική απορρήτου, τη γλώσσα συγκατάθεσης και τις συμβάσεις με τους προμηθευτές σας κάθε τρίμηνο. Ενημερώστε τις όταν εμφανίζονται νέοι περιφερειακοί νόμοι ή όταν αλλάζει η στοίβα μάρκετινγκ.
Τέλος, διαβάστε τις εκθέσεις των ρυθμιστικών αρχών. Οργανισμοί όπως η EFF, η ΛΔΚ και διάφορες αρχές προστασίας δεδομένων δημοσιεύουν τακτικά ενημερώσεις σχετικά με νέες ερμηνείες των υφιστάμενων νόμων. Η παρακολούθηση των ενημερώσεών τους σας βοηθά να προβλέψετε τις αλλαγές πριν σας προλάβει η επιβολή της νομοθεσίας.
Πρακτικός κατάλογος ελέγχου
Έχετε διαβάσει το πλαίσιο, τους κινδύνους και τα εργαλεία. Τώρα εδώ είναι ο κατάλογος ελέγχου γρήγορης δράσης για να διατηρήσετε το μάρκετινγκ σας ασφαλές από άποψη απορρήτου όλο το χρόνο:
▢ Επαληθεύστε την κατάσταση εγγραφής κάθε μεσίτη.
Πριν από την ένταξη ενός συνεργάτη δεδομένων, ελέγξτε το όνομά του σε όλα τα σχετικά κρατικά μητρώα. Επιβεβαιώστε ότι τα στοιχεία ταιριάζουν με το φορέα της σύμβασής τους και ότι η καταχώριση δεν έχει λήξει.
▢ Αποδεχτείτε μόνο τεκμηριωμένη συγκατάθεση.
Συνεργάζεστε με τρίτους που μπορούν να παρουσιάσουν σαφή αποδεικτικά στοιχεία της άδειας – ημερομηνία, μέθοδο και κείμενο συγκατάθεσης. Όχι στιγμιότυπα οθόνης, όχι αόριστες δηλώσεις και όχι “εμπιστευτείτε μας”.
▢ Χρησιμοποιήστε διπλή επιλογή όταν το διακύβευμα είναι μεγάλο.
Όποτε απευθύνεστε σε χώρες με αυστηρότερους νόμους περί απορρήτου ή χειρίζεστε ευαίσθητα δεδομένα, ενεργοποιήστε τα μηνύματα επιβεβαίωσης. Καταγράψτε μεταδεδομένα όπως χρονοσφραγίδα, συσκευή και διαδρομή επιβεβαίωσης. Είναι η καλύτερη νομική σας διασφάλιση.
▢ Διατηρήστε τη διατύπωση της ιδιωτικής ζωής σαφή και ανθρώπινη.
Οι σελίδες εγγραφής σας θα πρέπει να αναφέρουν ακριβώς τι λαμβάνουν οι συνδρομητές και πόσο συχνά. Αποφύγετε τα κρυφά κουτάκια ή τις αόριστες υποσχέσεις. Κάντε την αποχώρηση χωρίς κόπο και ορατή σε κάθε μήνυμα. Η διαφάνεια κερδίζει την αξιοπιστία σας και σας βοηθά να αποφύγετε τις διαφωνίες.
▢ Παρακολουθείτε τακτικά τις αλλαγές στη νομοθεσία.
Οι νόμοι για την προστασία της ιδιωτικής ζωής σε κρατικό επίπεδο επεκτείνονται συνεχώς. Εγγραφείτε σε ενημερωτικά δελτία από οργανισμούς προστασίας δεδομένων ή παρατηρητές της ιδιωτικής ζωής. Μια απλή μηνιαία σάρωση μπορεί να σας σώσει από ξεπερασμένες πρακτικές.
Πέρα από τον κατάλογο, αντιμετωπίστε τη συμμόρφωση ως μια ζωντανή διαδικασία. Ενημερώσεις εγγράφων. Κρατήστε σημειώσεις ελέγχου. Κάντε την προστασία της ιδιωτικής ζωής μέρος της κουλτούρας μάρκετινγκ.
Τελευταία λόγια για τους νόμους περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και τους μεσίτες δεδομένων
Το μήνυμα για τους εμπόρους είναι πραγματικά απλό: να είστε διαφανείς, να λαμβάνετε πραγματική συγκατάθεση και να γνωρίζετε ακριβώς από πού προέρχονται τα δεδομένα σας. Τώρα ξέρετε πόσο μπερδεμένα μπορεί να γίνουν τα πράγματα με τους νόμους περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και τους μεσίτες δεδομένων. Αυτά τα κενά στην καταχώριση και την εποπτεία είναι κατά κάποιο τρόπο κόκκινες σημαίες, οι οποίες μπορούν να μεταδοθούν κατευθείαν στις δικές σας καμπάνιες.
Η έξυπνη κίνηση είναι να το προλάβετε. Συνεργάζεστε μόνο με μεσίτες που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση. Δημιουργήστε λίστες μέσω γνήσιων opt-ins και κρατήστε σφιχτά τα αρχεία συγκατάθεσης. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που παρακολουθούν τις άδειες, μείνετε περίεργοι για τους νέους κανόνες και ενημερώστε το υλικό προστασίας προσωπικών δεδομένων σας πριν σας το πει κάποιος.
Και αν χρειάζεστε βοήθεια με το μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την επαλήθευση λίστας, δοκιμάστε Bouncer. Τα εργαλεία μας σας βοηθούν να διατηρείτε τις λίστες σας καθαρές, συμβατές και υψηλής απόδοσης – και η ομάδα υποστήριξής μας είναι πάντα έτοιμη να σας βοηθήσει να το κάνετε σωστά.
