Ο συγχρονισμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφέρεται στη διαδικασία διασφάλισης ότι το ίδιο σύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι προσβάσιμο και ενημερωμένο σε πολλαπλές συσκευές ή προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας απρόσκοπτης σύνδεσης μεταξύ του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των συσκευών που χρησιμοποιούνται για την πρόσβαση στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως τα smartphones, τα tablet, οι υπολογιστές ή οι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζονται στον ιστό.
Όταν είναι ενεργοποιημένος ο συγχρονισμός email, οποιαδήποτε ενέργεια εκτελείται σε μια συσκευή, όπως η ανάγνωση, η διαγραφή ή η μετακίνηση email, αντικατοπτρίζεται σε όλες τις άλλες συσκευές που είναι συνδεδεμένες στον ίδιο λογαριασμό email. Αυτός ο συγχρονισμός διασφαλίζει ότι η εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του χρήστη παραμένει συνεπής, ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιεί.
Ο συγχρονισμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βασίζεται σε ένα πρωτόκολλο γνωστό ως IMAP (Internet Message Access Protocol) ή Exchange ActiveSync (EAS). Το IMAP είναι το πιο συχνά χρησιμοποιούμενο πρωτόκολλο που επιτρέπει στους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να έχουν πρόσβαση και να χειρίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένα σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το EAS, από την άλλη πλευρά, είναι ένα πρωτόκολλο που αναπτύχθηκε από τη Microsoft και έχει σχεδιαστεί ειδικά για το συγχρονισμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών, ημερολογίων και άλλων δεδομένων μεταξύ διακομιστών και συσκευών.
Η διαδικασία συγχρονισμού περιλαμβάνει διάφορα βασικά βήματα. Πρώτον, το πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργεί μια σύνδεση με τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το κατάλληλο πρωτόκολλο. Αυτή η σύνδεση επιτρέπει στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αντλεί τις επικεφαλίδες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίες περιέχουν βασικές πληροφορίες για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ο αποστολέας, το θέμα και η χρονοσφραγίδα. Στη συνέχεια, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανακτά το πλήρες περιεχόμενο των επιλεγμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή.
Μόλις τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταφορτωθούν στη συσκευή-πελάτη, τυχόν αλλαγές που γίνονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως η επισήμανσή του ως αναγνωσμένο, η μετακίνησή του σε διαφορετικό φάκελο ή η διαγραφή του, αποστέλλονται πίσω στον διακομιστή. Στη συνέχεια, ο διακομιστής ενημερώνει αναλόγως τα αρχεία του, διασφαλίζοντας ότι οι αλλαγές αντικατοπτρίζονται σε όλες τις συσκευές που είναι συνδεδεμένες στο λογαριασμό.
Ο συγχρονισμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρει πολλά οφέλη στους χρήστες. Επιτρέπει την απρόσκοπτη πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διάφορες συσκευές, διασφαλίζοντας ότι δεν θα χάσετε ποτέ σημαντικά μηνύματα. Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαβαστεί σε ένα smartphone, θα εμφανιστεί ως αναγνωσμένο και στον υπολογιστή του χρήστη. Αυτός ο συγχρονισμός επεκτείνεται και σε άλλες δραστηριότητες που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως η σύνταξη, η απάντηση ή η προώθηση μηνυμάτων. Οποιεσδήποτε αλλαγές γίνονται στη δομή του γραμματοκιβωτίου, όπως η δημιουργία φακέλων ή η οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατηγορίες, συγχρονίζονται επίσης σε όλες τις συσκευές.
Επιπλέον, ο συγχρονισμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχει έναν αξιόπιστο μηχανισμό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Δεδομένου ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται στον διακομιστή, ακόμη και αν μια συσκευή χαθεί ή παρουσιάσει βλάβη, ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση στα μηνύματά του από άλλη συσκευή. Αυτός ο πλεονασμός διασφαλίζει ότι οι κρίσιμες πληροφορίες δεν χάνονται και μπορούν να ανακτηθούν εύκολα.