Suurten videotiedostojen lähettäminen sähköpostitse voi olla haastava tehtävä, koska sähköpostipalveluntarjoajat asettavat rajoituksia tiedostokokoon ja liitetiedostojen rajoitusten suhteen. Pilvitallennuspalvelujen ja tiedostojen pakkaustekniikoiden myötä on kuitenkin tullut helpompaa jakaa suuria videoita sähköpostitse. Tässä oivaltavassa oppaassa saat vaiheittaiset ohjeet siitä, miten voit onnistuneesti lähettää suuria videoita sähköpostitse varmistaen yhteensopivuuden ja minimoiden mahdolliset ongelmat.
Valitse oikea tiedostonpakkausmenetelmä
Voit pienentää videotiedoston kokoa käyttämällä erilaisia pakkaustekniikoita. Yleisimpiä menetelmiä ovat mm:
- Videonpakkausohjelmisto: Hyödynnä videonpakkausohjelmia, kuten Handbrake, Adobe Media Encoder tai WinX HD Video Converter, pakkaamaan videotiedostojasi niiden laadusta tinkimättä. Näillä työkaluilla voit säätää resoluutiota, bittinopeutta ja muita parametreja tiedostokoon pienentämiseksi.
- Online Video Compressors: Clipchampin, CloudConvertin ja PS2PDF:n kaltaisia online-alustoja, jotka tarjoavat videopakkauspalveluja. Voit ladata videotiedostosi, valita haluamasi pakkausasetukset ja ladata pakatun version.
Lataa video pilvitallennuspalveluun
Jos pakattu videotiedosto on edelleen liian suuri liitettäväksi suoraan sähköpostiin, harkitse sen lataamista pilvitallennuspalveluun. Suosittuja vaihtoehtoja ovat Google Drive, Dropbox ja Microsoft OneDrive. Seuraa näitä ohjeita:
- Rekisteröidy tili valitulle pilvitallennuspalveluntarjoajalle, jos sinulla ei vielä ole sellaista.
- Lataa pakattu videotiedosto pilvitallennustilillesi.
- Luo jaettava linkki videotiedostolle. Varmista, että linkin avulla kuka tahansa, jolla on linkki, voi käyttää tiedostoa.
Sähköpostin laatiminen
Nyt kun videotiedostosi on ladattu pilvitallennuspalveluun, voit laatia sähköpostin:
- Avaa haluamasi sähköpostiohjelma tai webmail-palvelu.
- Laadi uusi sähköpostiviesti ja syötä vastaanottajan sähköpostiosoite.
- Laadi sähköpostin sisältöä tarkasti kuvaava otsikkorivi.
- Kerro sähköpostin tekstissä lyhyesti videosta ja mainitse, että se on ladattu pilvitallennuspalveluun.
- Lisää jaettava linkki videotiedostoon sähköpostiin. Voit joko liittää linkin suoraan tai käyttää hyperlinkkiominaisuutta, jotta se olisi helpommin saatavilla.
Lähetä sähköposti
Varmista ennen sähköpostin lähettämistä, että kaikki tiedot ovat oikein:
- Tarkista vastaanottajan sähköpostiosoite kahdesti, jotta vältät videon lähettämisen väärälle henkilölle.
- Varmista, että jaettava linkki toimii testaamalla sitä verkkoselaimessa.
- Liitä tarvittaessa muita tiedostoja tai asiakirjoja.
- Tarkista sähköpostiviesti oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheiden varalta.
- Klikkaa lopuksi "Lähetä"-painiketta lähettääksesi sähköpostiviestin, jossa on videolinkki.
Ilmoita vastaanottajalle
Jos haluat varmistaa, että vastaanottaja on tietoinen sähköpostiviestistä ja siihen liitetystä videosta, on suositeltavaa lähettää seurantaviesti. Tämä voi olla erillinen sähköpostiviesti tai pikaviesti jonkin muun viestintäkanavan kautta (esim. pikaviesti, puhelinsoitto). Kerro tässä ilmoituksessa lyhyesti, että olet lähettänyt sähköpostiviestin, jonka liitteenä on video, ja anna tarvittavat ohjeet videon käyttämiseksi.
Näitä ohjeita noudattamalla voit lähettää suuria videoita sähköpostitse ilman tiedostokokorajoituksia. Muista aina kunnioittaa vastaanottajan postilaatikon kapasiteettia ja internet-yhteyden rajoituksia ja harkitse vaihtoehtoisten menetelmien, kuten pilvitallennuksen, käyttämistä suurempien videotiedostojen lähettämiseen.