Outlook on laajalti käytetty sähköpostiohjelma, joka tarjoaa useita ominaisuuksia tuottavuuden ja organisoinnin parantamiseksi. Vaikka se ei tarjoa sisäänrakennettua vaihtoehtoa sähköpostiviestien monistamiseen, on olemassa muutamia kiertoteitä, joiden avulla tämä tehtävä voidaan toteuttaa. Tässä oppaassa tarkastelemme eri menetelmiä sähköpostien kopioimiseksi Outlookissa.
Menetelmä 1: Kopioi ja liitä
Yksi suoraviivainen tapa kopioida sähköposteja Outlookissa on käyttää kopioi ja liitä -menetelmää. Näin voit tehdä sen:
1. Avaa Outlook ja siirry kansioon, joka sisältää sähköpostin, jonka haluat kopioida.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostiviestiä, jonka haluat kopioida, ja valitse ""Kopioi"."
3. Siirry haluamaasi kansioon, johon haluat sijoittaa kopioidun sähköpostin.
4. Napsauta kansiossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse ""Liitä""."
Tämä luo sähköpostin kaksoiskappaleen valittuun kansioon. On kuitenkin tärkeää huomata, että tämä menetelmä kopioi vain sähköpostin sisällön eikä sen metatietoja, kuten lähettäjän, vastaanottajan, päivämäärän ja kellonajan.
Menetelmä 2: Vedä ja pudota
Toinen tapa kopioida sähköposteja Outlookissa on käyttää vedä ja pudota -toimintoa. Seuraa näitä ohjeita:
1. Avaa Outlook ja siirry kansioon, joka sisältää sähköpostin, jonka haluat kopioida.
2. Napsauta ja pidä painettuna sähköpostiviestiä, jonka haluat kopioida.
3. Vedä sähköpostiviesti hiiren painiketta painettuna haluttuun kansioon, johon haluat sijoittaa kaksoiskappaleen.
4. Vapauta hiiren painike pudottaaksesi sähköpostin uuteen kansioon.
Tämä tekniikka on samanlainen kuin kopioi ja liitä -menetelmä, mutta se kopioi vain sähköpostin sisällön eikä sen metatietoja.
Menetelmä 3: Tallenna mallina
Jos sinun on kopioitava sähköposteja usein tai haluat säilyttää sähköpostin metatiedot, mallin luominen voi olla hyödyllinen vaihtoehto. Näin voit tehdä sen:
1. Avaa Outlook ja luo uusi sähköposti.
2. Muokkaa sähköpostiviesti haluamallasi sisällöllä, mukaan lukien aihe, runko ja mahdolliset liitteet.
3. Kun sähköpostiviesti on valmis, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa ""Tiedosto"" -välilehteä.
4. Valitse ""Tallenna nimellä"" ja valitse ""Outlook-malli"" pudotusvalikosta.
5. Anna mallille nimi ja tallenna se haluamaasi paikkaan.
Mallin käyttäminen ja sähköpostiviestin monistaminen:
1. Napsauta Outlookissa välilehteä ""Koti"".
2. Valitse ""Uudet kohteet"" ja napsauta sitten ""Lisää kohteita""."
3. Valitse ""Valitse lomake"" pudotusvalikosta.
4. Valitse ""Valitse lomake"" -ikkunassa ""User Templates in File System."".
5. Etsi ja valitse aiemmin tallennettu malli.
6. Napsauta ""Avaa"" ja muokkaa sähköpostia tarpeen mukaan.
7. Lähetä lopuksi kopioitu sähköposti halutuille vastaanottajille.
Mallien avulla voit kopioida sähköpostiviestejä ja säilyttää samalla metatiedot, kuten lähettäjän, vastaanottajan ja muut tiedot.
Päätelmä
Vaikka Outlook ei tarjoa suoraa vaihtoehtoa sähköpostien monistamiseen, edellä mainitut menetelmät tarjoavat tehokkaita kiertoteitä. Kopioi ja liitä, vedä ja pudota tai luo malleja, sähköpostiviestien monistaminen voi auttaa virtaviivaistamaan työnkulkua ja säästämään aikaa. Harkitse tehtäväsi erityisvaatimuksia ja valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva menetelmä."