Tidak selalu dramatis. Terkadang lambat. Hal-hal kecil seperti nama perusahaan yang tidak ada, nomor telepon yang kosong, dan kontak tanpa penugasan pemilik yang jelas. Anda tidak bisa mengetahui apakah seseorang sudah menghubungi atau jika itu adalah prospek baru.
Itulah yang terjadi ketika data CRM tidak diperiksa. Sistem masih terlihat penuh, namun nilai sebenarnya hilang. Dan tiba-tiba, Anda benar-benar membutuhkan verifikasi data CRM yang tepat.
Verifikasi data CRM membantu bisnis modern untuk menjaga operasi pelanggan mereka agar tidak terurai.
Tanpa data yang bersih, alat Anda akan kehilangan tujuan, kampanye gagal, penjualan melambat, dan hubungan dengan pelanggan memudar. Dan orang-orang yang menggunakan CRM Anda (seperti pemasaran, dukungan, manajer akun) menjadi frustrasi dengan cepat.
Tidak masalah jika Anda menggunakan platform CRM dengan nama besar atau sesuatu yang ringan. Jika informasi di dalamnya tidak lengkap dan dapat dipercaya, maka Anda membangun strategi berdasarkan tebakan.
Mari kita pahami semuanya.
Apa yang dimaksud dengan verifikasi data CRM (dan mengapa Anda harus peduli)?
Verifikasi data CRM adalah proses pengecekan bahwa semua informasi yang ada di sistem CRM Anda akurat, dapat digunakan, dan nyata.
Tidak ketinggalan jaman. Tidak dibuat-buat. Tidak dimasukkan oleh seseorang yang memukul keyboard dengan siku mereka pada jam 5 sore di hari Jumat.
Ini mencakup segalanya, mulai dari memeriksa pengiriman email hingga menemukan duplikasi, memperbaiki masalah format, dan memvalidasi detail kontak seperti nomor telepon, nama perusahaan, jabatan, dan banyak lagi.
Kita bisa menyebutnya sebagai hal yang mendasar.
Data CRM yang terverifikasi memungkinkan Anda untuk benar-benar menjangkau kontak Anda, memahami audiens Anda, dan mengambil tindakan yang berarti. Ini adalah landasan untuk setiap keputusan yang dibuat oleh tim penjualan dan pemasaran Anda:
- Profesional pemasaran Anda membutuhkan daftar kontak yang bersih dan tersegmentasi untuk mengirim pesan yang tepat kepada orang yang tepat.
- Tenaga penjualan Anda mengandalkan catatan kontak terbaru untuk merencanakan tindak lanjut, mengatur pertemuan, dan memajukan kesepakatan.
- Tim layanan pelanggan Anda membutuhkan informasi kontak dan konteks yang akurat untuk membantu orang dengan cepat, tanpa membuang waktu.
Jadi, jika data CRM Anda salah, basi, atau terduplikasi, Anda tidak berbicara dengan orang yang tepat. Atau Anda tidak berbicara dengan siapa pun.
Ada juga lapisan teknologi untuk semua ini. CRM sekarang terhubung ke setiap sudut bisnis. Mereka mendukung otomatisasi. Feed dashboard. Memicu pesan. Ketika inputnya berantakan, seluruh sistem menjadi berisik.
Verifikasi data CRM membantu mencegah hal tersebut.
Ini adalah bagaimana Anda menjaga catatan CRM Anda tetap tajam, manajemen kontak Anda konsisten, dan upaya pemasaran dan penjualan Anda selaras dengan kenyataan.
Sekarang, kabar baiknya?
Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menggali spreadsheet atau meninjau setiap entri secara manual. Ada cara yang lebih cerdas untuk menangani hal ini.
Risiko nyata dari mengabaikan kualitas data
Ketika data CRM tidak terkelola dengan baik, Anda tidak akan langsung menyadari masalahnya. Dimulai dari hal-hal kecil-kampanye yang tidak berjalan dengan baik, tiket dukungan yang melambat, kontak yang terlihat aneh di sana-sini. Tidak ada yang dramatis atau mendesak.
Namun di balik itu, platform CRM Anda membengkak dengan input yang tidak dapat diandalkan. Dan kesenjangan tersebut mulai muncul di tempat lain dalam bisnis. Dan itulah yang membuatnya berbahaya.
Mari kita uraikan:
Anda membuang waktu untuk mengejar jalan buntu
Tim penjualan Anda menelepon nomor-nomor yang tidak dikenal. Kampanye pemasaran Anda dikirim ke alamat yang tidak terkirim. Dan email-email indah yang Anda habiskan berjam-jam untuk mendesainnya? Mereka mendarat di mana-mana.
Setiap menit yang dihabiskan tim Anda untuk bekerja dengan data yang buruk adalah satu menit mereka tidak terhubung dengan orang-orang yang sebenarnya. Dampaknya sangat cepat, terutama bagi staf penjualan dan pemasaran yang menangani puluhan (atau ratusan) prospek setiap minggunya.
Itu berarti pesan pemasaran Anda tidak mendarat di tempat yang seharusnya. Dan pelaporan kinerja Anda tidak akurat, karena diambil dari catatan yang tidak konsisten dan terfragmentasi.
Anda merusak otomatisasi dan alur kerja
Sistem manajemen hubungan pelanggan modern sangat terhubung. Satu alamat email yang buruk mungkin tidak terdengar seperti masalah besar, sampai alamat tersebut merusak seluruh urutan email, menandai kesalahan dalam sinkronisasi CRM Anda, atau menghentikan otomatisasi pipeline yang diandalkan oleh tim Anda.
Dan jangan sampai kita masuk ke dalam mimpi buruk proyek migrasi data yang dibangun di atas catatan yang kotor. Ini seperti menuangkan susu basi ke dalam botol yang bersih dan berharap tidak ada yang tahu.
Anda mengekspos diri Anda pada risiko kepatuhan
Hukum privasi tidak main-main. GDPR, CCPA, dan peraturan regional lainnya mengharapkan bisnis untuk menyimpan data pelanggan yang akurat, memberikan akses kepada orang-orang untuk melihat data mereka, dan menghapus informasi jika diminta.
Menyimpan informasi pelanggan yang duplikat, tidak benar, atau menyesatkan akan menempatkan perusahaan Anda pada risiko hukum. Terutama jika seseorang menerima pesan yang sebenarnya ditujukan untuk kontak yang berbeda.
Bagaimana sistem CRM Anda menjadi berantakan sejak awal
Ingin tahu bagaimana biasanya terjadi kesalahan? Berikut ini adalah skenario yang umum terjadi:
Entri data manual di bawah tekanan
Anggota tim Anda berbicara dengan prospek, membuat catatan, menjadwalkan tindak lanjut. Semua dilakukan secara manual. Dan di suatu tempat di antara semua itu, mereka memasukkan “John Doe” dua kali-sekali dengan nama perusahaan, sekali tanpa nama perusahaan. Mereka lupa untuk memeriksa format pada nomor telepon. Atau mereka salah mengetik email dan tidak menyadarinya.
Sepertinya bukan masalah besar. Tapi sekarang ada dua catatan. Dan separuh informasinya salah. Kalikan dengan seluruh tim, selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan, dan itu akan menjadi bola salju.
Daftar impor tanpa pagar pembatas
Katakanlah tim pemasaran Anda membeli daftar prospek atau mengimpor kontak dari webinar. Bagus. Namun jika tidak ada pemeriksaan atau validasi sebelum impor, Anda baru saja memasukkan sekumpulan catatan yang meragukan ke dalam sistem Anda.
Email lama. Peserta di luar kantor. Kontak dari lima perusahaan yang lalu. Semua tercampur menjadi satu dengan data asli Anda. Tidak ada filter, tidak ada bendera. Dan sekarang, catatan CRM Anda dipenuhi dengan kontak yang tidak akan pernah melakukan konversi.
Kesalahan integrasi
Mengambil kontak dari alat bantu seperti formulir pendaftaran, obrolan langsung, platform acara, atau sistem penagihan? Luar biasa, kecuali pengaturan sinkronisasi tidak selaras, bidangnya tidak cocok, atau deteksi duplikatnya lemah.
Sekarang, Anda memiliki tiga versi dari orang yang sama, jabatan yang berbeda, dan email yang saling bertentangan. Dan tidak ada yang yakin mana yang asli.
Kurangnya kepemilikan
Di banyak perusahaan, tidak ada yang secara resmi bertanggung jawab atas data. Data itu hanya ada begitu saja… ada. Jadi, saat data mulai rusak, tidak ada yang tahu siapa yang harus memperbaikinya. Marketing menyalahkan Sales. Sales menyalahkan Ops. Ops mengatakan ini adalah masalah otomasi. Dan CRM masih penuh dengan kekacauan.
Data lama yang terseret-seret
Atau mungkin Anda melakukan migrasi data besar-besaran dari sistem lama Anda? Jika ya, mungkin migrasi tersebut membawa beberapa kerangka data. Bidang yang sudah usang, format yang rusak, atau kontak uji coba yang tersisa. Tidak ada yang menyadarinya pada saat itu, namun sekarang sudah tertanam dalam sistem baru Anda-dan menyebar secara perlahan.
Kualitas data CRM adalah sebuah proses. Dan ketika proses itu tidak ada, kerusakan akan terjadi. Secara diam-diam dan di setiap interaksi dengan pelanggan.
Pembersihan data CRM vs. validasi data vs. pengayaan data
Oke, jadi kau punya data yang berantakan. Apa sekarang? Di sinilah kebanyakan orang mendapatkan sedikit kusut:
- ada pembersihan
- ada validasi
- dan ada pengayaan
Kedengarannya mirip, tetapi mereka melakukan pekerjaan yang berbeda.
Peringatan spoiler: Jika Anda menggunakan alat bantu seperti Bouncer, Anda akan mendapatkan semua fitur di atas dalam satu atap.
Pembersihan data = memperbaiki atau menghapus
Ini adalah scrub dasar. Anda menemukan duplikat, menggabungkannya, dan menghapus email yang buruk. Anda memperbaiki pemformatan-nama yang menggunakan huruf besar, mengoreksi domain, menghapus emoji dari kolom Nama Depan (Anda akan terkejut betapa seringnya hal ini terjadi).
Pembersihan bersifat reaktif. Ini mengambil apa yang sudah ada di perangkat lunak CRM Anda dan mencoba menertibkan kekacauan.
Ini membantu, misalnya:
- Menggabungkan catatan duplikat
- Menghapus data uji
- Membakukan bidang
- Meningkatkan akurasi data
Ini setara dengan mengatakan, “Mari kita bersihkan dapur sebelum mulai memasak.”
Validasi data = memeriksa apakah data tersebut sah
Di sini, Anda menjalankan kontak Anda melalui logika verifikasi yang memeriksa, “Apakah ini nyata?”
Sebagai contoh:
- Dapatkah kami mengirim email ke alamat ini?
- Apakah nomor telepon ini diformat dengan benar?
- Apakah domain ini aktif dan tidak ditandai sebagai domain sekali pakai?
Ini bukan tentang pembersihan dan lebih tentang kepercayaan diri. Anda tidak ingin mengirim pesan kepada seseorang kecuali Anda cukup yakin bahwa mereka ada.
Ini melindungi Anda dari, antara lain:
- Memantul
- Keluhan spam
- Menyia-nyiakan upaya pemasaran dan penjualan
- Catatan yang tidak terkirim dalam kampanye pemasaran
Bonus: ketika CRM Anda memiliki validasi yang sudah terpasang (halo, Bouncer 👋), Anda hanya bekerja dengan kontak yang terverifikasi.
Pengayaan data = menambahkan konteks yang berguna
Ini adalah buah ceri di atas. Setelah Anda membersihkan dan memverifikasi, pengayaan data menambah kedalaman. Pikirkan:
- Mengambil ukuran perusahaan dari data publik
- Mengisi jabatan yang hilang secara otomatis
- Menambahkan riwayat pembelian atau tag perilaku
- Menautkan ke profil sosial
Ini mengubah kontak Anda dari “John di Gmail.com” menjadi “John, Kepala Pemasaran di perusahaan SaaS B2B dengan 50 orang.” Jauh lebih berguna, bukan?
Pengayaan membantu Anda:
- Mempersonalisasi jangkauan
- Membangun segmen yang lebih cerdas
- Menganalisis kelompok pelanggan tertentu
- Meningkatkan strategi layanan pelanggan
Dan ketika dipasangkan dengan validasi dan pembersihan? Di situlah CRM Anda menjadi kuat-bukanhanya penuh.
Mari kita perbaiki: Perkenalkan AutoClean dari Bouncer
Spreadsheet, ekspor, filter, flag, sakit kepala – semuanya berantakan. Dan jujur saja, tidak ada yang benar-benar melakukan audit data secara manual lagi. Semua orang mengatakan mereka akan melakukannya. Tidak ada yang benar-benar melakukannya.
Itulah mengapa Bouncer AutoClean ada . Ini adalah alat pembersihan data yang tenang yang menjaga kualitas data CRM dan integritas data Anda tetap tinggi tanpa mengganggu Anda untuk login atau mengunggah file.
AutoClean adalah alat verifikasi data CRM yang sepenuhnya otomatis yang terhubung langsung ke CRM Anda (dimulai dengan HubSpot). Alat ini secara konstan memeriksa daftar kontak Anda dan secara diam-diam menandai apa pun yang mencurigakan-seperti domain palsu, email yang salah ketik, atau alamat yang beracun.
AutoClean memeriksa entri baru setiap jam. Itu benar. Anda mendapatkan data terbaru dan akurat sepanjang hari, setiap hari. Kontrol penuh. Tidak ada spreadsheet.
Cara kerjanya seperti ini:
- Pilih daftar yang akan dipantau – Anda dapat memilih daftar kontak mana yang harus tetap bersih, dari bagian Verifikasi Daftar di Bouncer.
- Aturlogika Anda – Atur seberapa sering AutoClean harus memverifikasi kontak Anda. Anda dapat menjalankan pemindaian daftar lengkap pada pengaturan, verifikasi otomatis prospek baru setiap jam, dan menjadwalkan verifikasi ulang.
- Tetapkan aturan ekspor yang cerdas – Tentukan apa yang terjadi setelah verifikasi. Jaga alamat yang bersih dan terverifikasi. Menekan kiriman yang tidak terkirim atau berisiko. Karantina apa pun di antaranya.
- Pantausemuanya dalam satu dasbor – Lacak setiap pekerjaan AutoClean dari satu tampilan. Lihat kapan pekerjaan itu dibuat, kapan terakhir kali dijalankan, dan kapan akan dijalankan lagi. Anda dapat menjeda, mengedit, atau menjalankan ulang pemeriksaan secara manual kapan saja.
- Mengotomatiskan alur kerja Anda dengan data yang bersih – Gunakan bidang “Bouncer Recommends” untuk memicu logika di dalam platform CRM Anda.
Basis data CRM Anda tetap bersih tanpa perlu mengangkat satu jari pun
Dengan AutoClean dari Bouncer, Anda mulai mencegah:
- Anda tidak perlu menunggu laporan rasio pentalan untuk memberi tahu Anda bahwa ada yang tidak beres.
- Anda tidak akan mengetahui data yang tidak akurat setelah seseorang mengirimkan urutan.
Anda sudah selangkah lebih maju, karena data sudah diperiksa sebelum ada yang menyentuhnya. Tidak ada lagi daftar basi atau catatan duplikat yang menumpuk sementara semua orang terlalu sibuk untuk memperbaikinya.
Selain itu, Anda juga mendapatkan kontrol granular atas bagaimana alat ini menangani data Anda. Ingin lebih berhati-hati? Karantina apa pun yang mencurigakan. Merasa percaya diri? Tekan hanya pantulan yang keras dan simpan sisanya.
Anda tetap memegang kendali, namun AutoClean tetap menjalankan mesin. Begitulah cara Anda:
- Kirim email yang lebih cerdas
- Fokus pada wawasan yang berharga, bukan data yang kotor
- Menjangkau pelanggan potensial yang tepat
- Dan berhentilah membuang-buang waktu untuk catatan yang buruk
AutoClean sekarang tersedia untuk HubSpot. Hanya perlu beberapa menit untuk menyiapkannya-dan setelah aktif, Anda tidak perlu memikirkan verifikasi data CRM lagi.
Bonus: Praktik manajemen data CRM yang cerdas
CRM operasional Anda adalah sebuah sistem yang hidup. Dan seperti halnya sistem lainnya, sistem ini membutuhkan perawatan.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk menjaganya agar tetap dalam kondisi yang baik?
Mengaudit apa yang sudah ada di dalamnya
Mulailah dari yang sederhana dan lihatlah di balik layar. Jalankan laporan CRM dasar untuk diperiksa:
- Kontak tanpa email
- Nomor telepon yang kosong atau mencurigakan (seperti 1234567890)
- Kontak tanpa pemilik atau sumber
- Orang yang belum diperbarui dalam 12+ bulan
Anda tidak perlu memperbaiki semuanya sekarang. Hanya dengan mengetahui cakupan kekacauan yang ada, Anda sudah memiliki kekuatan. Itulah langkah pertama menuju tata kelola data yang lebih baik.
Menetapkan aturan sebelum data baru masuk
Pembersihan data itu penting. Tetapi apa yang lebih penting lagi? Pencegahan. Oleh karena itu, buatlah aturan dasar:
- Pemformatan nama (tanpa huruf besar, tanpa emoji)
- Bidang yang harus diisi (jangan membuat catatan jika tidak ada email)
- Menstandarkan sumber (“Masuk – Formulir”, “Entri Manual”, dll.)
- Pemeriksaan duplikat (sebelum menyimpan kontak)
Anda ingin menjaga basis data CRM Anda sebisa mungkin dapat diprediksi.
Memberikan kepemilikan data kepada seseorang
Tidak harus berupa sebuah peran secara keseluruhan. Tetapi harus ada nama di samping tugas tersebut. Tentu saja, ini tidak berarti mereka melakukan semua pekerjaan. Tetapi mereka memastikan pekerjaan itu selesai. Tanpa itu, semua orang mengasumsikan orang lain yang menanganinya, dan begitulah kebiasaan buruk dalam memasukkan data yang tidak terkendali selama berbulan-bulan.
Katakan tidak pada impor sampah
Kita semua pernah melakukannya. Mengunduh CSV acak dari alat webinar. Mendapatkan daftar prospek “berkualitas tinggi” dari sponsor acara. Menyeret 500 nama dari file Excel yang kami temukan di folder bersama.
Dan kemudian mengimpornya langsung ke CRM tanpa memeriksa apa pun.
Mulai sekarang, Anda memeriksa daftar tersebut sebelum masuk ke sistem Anda. Tanyakan, apakah kontak-kontak ini benar-benar sesuai dengan target pelanggan kita? Apakah emailnya valid (gunakan pemeriksa email seperti Bouncer jika tidak yakin)? Lebih baik memulai dengan 100 kontak yang baik daripada 5.000 kontak berisiko yang dapat merusak keterkiriman Anda.
Menyelaraskan bidang CRM Anda dengan strategi dunia nyata Anda
Sebagian besar CRM hadir dengan 50+ bidang default. Anda mungkin hanya membutuhkan 12. Mungkin 20.
Hapus bidang yang tidak Anda gunakan. Ganti nama yang tidak jelas. Tambahkan bidang khusus yang mencerminkan bagaimana tim Anda benar-benar menyegmentasikan pelanggan yang ada atau melacak interaksi pelanggan.
Informasi pelanggan yang bersih berarti relevansi. Anda menginginkan data yang menceritakan sebuah cerita, bukan hanya diam di sana.
Tingkatkan kualitas data CRM untuk kesuksesan bisnis Anda
Jujur saja: niat baik tidak selalu berbuah manis. Anda bisa menjadwalkan pembersihan setiap bulan. Atau menugaskan seseorang untuk memeriksa kontak setiap minggu. Atau buat selusin aliran Zapier untuk menambal lubang.
Atau Anda dapat membiarkan AutoClean melakukannya untuk Anda.
✅ Tidak ada pengingat
✅ Tidak ada ekspor
✅ Tidak ada perdebatan “siapa yang memiliki daftar ini?”
Hanya data yang bersih dan berkualitas tinggi, yang diverifikasi dengan cepat.
Karena ketika CRM Anda berjalan dengan data yang konsisten, semua hal lainnya akan bekerja lebih baik. Kampanye Anda mengenai orang yang tepat, dan Anda mulai mempercayai angka-angka dalam laporan Anda. Pelanggan juga merasakannya. Anda lebih cepat, lebih akurat, dan jauh lebih relevan dalam setiap interaksi.
Itulah cara Anda mempertahankan pelanggan yang sudah ada dan melayani pelanggan dengan lebih baik dengan lebih sedikit menebak-nebak dan lebih jelas.
Siap berhenti menggosok spreadsheet? Biarkan AutoClean menanganinya.
